Wikier

BOTT- og...

BOTT Økonomi og lønn innføringsprosjekt

 

Nasjonal side for BOTT Økonomi og lønn|Alle sider på Innsida merket med BOTT

Innføringsprosjektet for BOTT Økonomi og lønn ble avsluttet 1.januar 2023. Denne siden vil derfor ikke oppdateres.  

Vi er nå inne i en ny fase der de nye lønns- og økonomisystemene skal vedlikeholdes og utvikles videre. For mer informasjon om dette, se siden til NTNU økonomi og lønn forvaltning. 

Lurer du på noe om lønn, reise, ferie, permisjon, sykdom eller økonomi, sjekk ut deres sider med informasjon. Finner du ikke det du leter etter, bruk NTNU Hjelp

Mål for BOTT Økonomi og lønn

Prosjektets nasjonale mål er å utvikle mer brukervennlige og selvbetjente løsninger, og større grad av digitaliserte prosesser. Det er opprettet et innføringsprosjekt for BOTT Økonomi og lønn på NTNU med oppstart oktober 2020. Mål for innføringsprosjektet er å forberede organisasjonen på nye løsninger og prosesser som kommer fra BOTT økonomi og lønn nasjonalt, og samtidiggjøre tilpasninger i arbeidsorganisering og arbeidsdeling for å utnytte de nye mulighetene som systemene gir.

Vil du ha mer detaljert informasjon om nye prosesser, roller og rutiner som kommer med BOTT, kan du oppsøke det nasjonale BOTT-prosjektet sine hjemmesider, BOTT-samarbeidet.

Siste nytt fra prosjektet

Her vil det bli lagt ut oppdateringer fra prosjektet forløpende. Det legges også ut informasjon fra prosjektet på kanalen BOTT-samarbeidet.

2023

Januar

 

2022

 

Desember

November

Oktober

 

September

August

For å lese eldre nyehter fra prosjektet se på siden siste nytt.

 

 

Beskrivelse av nye prosesser, roller og rutiner

Roller

Beskrivelse av BOTT-prosessene, roller og rutiner finner du på det nasjonale BOTT-samarbeidets nettside.

Økonomimodellen

Her finner du informasjon om opplæring i ny økonomimodell(informasjon om ny økonomimodell, påmelding, opptak av tidligere kurs etc.)

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor bytter vi system?

Noe av årsaken var opprinnelig at avtalene med leverandører av økonomi og lønnssystemene (ERP-system) på de fire universitetene utgår på omtrent samme tidspunkt og man har derfor en unik mulighet til å tenke standardisering og utnytte de stordriftsfordelene som et felles innkjøp gir.

Mange av behovene for administrasjon og effektive tjenester for våre ansatte og fagspesialister innen økonomi og lønn er like. Ved at vi etablerer felles rutiner og tjenester, vil våre ansatte oppleve lik administrativ praksis på tvers av universitetene.

Samarbeidet skal også gjøre universitetssektoren mer samkjørt, som igjen vil gjøre det lettere med samarbeid på tvers av institusjonene.

BOTT: Det er etablert et samarbeid mellom de fire største universitetene i Norge (BOTT-samarbeidet) for å få på plass fire felles systemer: for saksbehandling og arkiv, økonomi og lønn, HR, og tilgangsstyring. Prosjektets nasjonale mål er å utvikle mer brukervennlige og selvbetjente løsninger, og større grad av digitaliserte prosesser. BOTT-samarbeidet er et fellesskap mellom UiB, UiO og NTNU og UiT og navnet kommer fra Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. BOTT skal finne og gjennomføre løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren. Løsningene skal være mer brukervennlige, skal legge opp til større grad av standardisering og selvbetjening, og skal digitalisere prosesser. Målet med prosessene er å frigjøre ressurser til å bedre støtte og utføre kjerneoppgavene.

I denne korte videoen kan du høre noen av lederne ved NTNU forklare nærmere om hvorfor vi bytter system. 

Hvem blir berørt?

Alle ansatte på NTNU blir berørt, men i ulik grad.

Hva betyr det for våre ansatte?

Endringen innebærer at alle ansatte går fra å benytte HR-portalen til DFØs selvbetjeningsportal og app fra 01.01.23. Her kan du blant annet registrere tid, reiseregninger, utgiftsrefusjon, permisjonssøknader, ekstra skattetrekk, feriesøknad og overføring av feriedager. 

Må jeg gjøre noe?

Prosjektet har en plan for involvering kommunikasjon som allerede er godt i gang. Det vil komme informasjon om det som skal skje i god tid via ulike kanaler (Innsida, wiki, linja, kafeer, møter og andre kanaler). Inntil videre kan du følge med på denne siden og følge kanalen vår på innsida, BOTT-samarbeidet. Din leder vil også motta informasjon om prosjektet kontinuerlig framover med oppfordring om å dele. Det vil bli gitt opplæring i de nye systemene som du får mulighet til å delta på.

Hva betyr prosjektet for økonomi-, HR- og lønnsmedarbeidere?

  • Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT
  • Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet
  • Ny digital løsning for tilsetting og arbeidskontrakt (TOA)
  • Det er opprettet et nytt Tjenestesenter for lønn, reise og fravær

Oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut:

  • Økonomisystem  (Unit4 ERP) - erstatter Oracle - inkludert prosjektøkonomi og ‘PreAward’ 
  • Lønnssystem  (SAP) - erstatter PAGA og dagens HR-portal
  • Bestillings- og fakturaløsning  (Unit4 ERP) - erstatter Basware 
  • Bevisst Plan og Innsikt videreføres som budsjett- og rapporteringsverktøy

Dette betyr at vi forenkler gjennom bruk av færre systemer, men de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet må endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene.

Fra BOTT-samarbeidet.no Ofte stilte spørsmål:

Hvilke endringer vil det bli?

Fra 2021 har Universitetet i Bergen (UiB) og Universitetet i Oslo (UiO) brukt de nye løsninger innenfor områdene lønnsutbetalinger, bestillinger, fakturahåndtering, prosjektadministrasjon for eksternt finansierte prosjekter og økonomisystem. Fra 2022 benyttet Universitetet i Tromsø (UIT) de nye løsningene. NTNU har utsatt innføringen til 1. januar 2023.

Dette betyr at det blir endringer innenfor systemer, arbeidsoppgaver/rutiner og arbeidsprosesser på disse områdene.

 

Prosjektmandat

Virksomhetsmål

NTNU er et velfungerende universitet med effektiv administrasjon som understøtter kjernevirksomheten

Effektmål

NTNU har et moderne og effektivt støtteapparat som yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til kjerneaktivitetene

Resultatmål

Innføring og forankring av de nye BOTT-løsningene innen økonomi og lønnsområdet (BOTT ØL):

  • Helhetlige prosesser og organisasjonsutvikling i grensesnittet mellom systemløsningene, kjerneprosesser, faglig aktivitet ut fra et samlet perspektiv og ut fra hva som tjener «Ett NTNU» best.
  • Standardiserte arbeidsprosesser med saksgang, roller, rutinebeskrivelser og kompetansekrav i henhold til BOTTs standardisering.
  • Sikker drift ved overgangen til nye løsninger

Suksesskriterier for effektmål

  • Administrative kostnader reduseres
  • De nye systemene har god stabilitet og driftssikkerhet med en høy oppetid
  • Administrativt ansatte opplever de nye løsningene som gode og effektive arbeidsverktøy som øker kvaliteten i arbeidet
  • Vitenskapelige personale opplever at de har fått bedre hjelpemidler til planlegging og oppfølging av virksomheten (prosjekter) og at de har et bedre beslutningsunderlag samt sparer tid på administrative oppgaver
  • Gode og brukervennlige selvbetjeningsløsninger gir ansatte bedre og mer effektive tjenester når de trenger det

Suksesskriterier for resultatmål

  • Organisasjonen har utviklet kompetanse til å håndtere nye verktøy effektivt og drive organisasjons og effektiviseringsarbeid i etterkant av implementeringen
  • NTNUs organisering av tjenestene er tilpasset brukernes behov og systemenes krav som gir oss en effektive (lavere tidsbruk) og solide (få feil) tjenester.
  • Et stabilt system fra 1. januar har hindret avbrudd i tjenestene

Lenke til hele prosjektmandat

 

 

20153 Visninger
Vedlegg

Child Pages (8)