BOTT Økonomi og lønn innføringsprosjekt - Kunnskapsbasen
BOTT Økonomi og lønn innføringsprosjekt
Nasjonal side for BOTT Økonomi og lønn|Alle sider på Innsida merket med BOTT
Innføringsprosjektet for BOTT Økonomi og lønn ble avsluttet 1.januar 2023. Denne siden vil derfor ikke oppdateres.
Vi er nå inne i en ny fase der de nye lønns- og økonomisystemene skal vedlikeholdes og utvikles videre. For mer informasjon om dette, se siden til NTNU økonomi og lønn forvaltning.
Lurer du på noe om lønn, reise, ferie, permisjon, sykdom eller økonomi, sjekk ut deres sider med informasjon. Finner du ikke det du leter etter, bruk NTNU Hjelp.
Mål for BOTT Økonomi og lønn
Prosjektets nasjonale mål er å utvikle mer brukervennlige og selvbetjente løsninger, og større grad av digitaliserte prosesser. Det er opprettet et innføringsprosjekt for BOTT Økonomi og lønn på NTNU med oppstart oktober 2020. Mål for innføringsprosjektet er å forberede organisasjonen på nye løsninger og prosesser som kommer fra BOTT økonomi og lønn nasjonalt, og samtidiggjøre tilpasninger i arbeidsorganisering og arbeidsdeling for å utnytte de nye mulighetene som systemene gir.
Vil du ha mer detaljert informasjon om nye prosesser, roller og rutiner som kommer med BOTT, kan du oppsøke det nasjonale BOTT-prosjektet sine hjemmesider, BOTT-samarbeidet.
Siste nytt fra prosjektet
Her vil det bli lagt ut oppdateringer fra prosjektet forløpende. Det legges også ut informasjon fra prosjektet på kanalen BOTT-samarbeidet.
2023
Januar
- 5.januar ble det holdt en spørretime for behovshaver kontrakt
- 4. januar ble det holdt informasjonsmøte for ledere om nye økonomi- og lønnsystemer
2022
Desember
- 14.desember ble det holdt informasjonsmøte for ledere om BOTT ØL og NTNU Sak
- 9.desember ble det holdt kurs for rollene personal- og kostnadsgodkjenner
- 8.desember ble det holdt kurs for rollen behovshaver kontrakt
- 5.desember ble det holdt Styringsgruppemøte
- 5.desember ble det holdt introduksjonskurs til opplæring for Innkjøpere
- 5.desember ble det holdt introduksjonskurs til opplæring for roller i Fordring til innbetaling
- 2. desember ble det holdt informasjonsmøte for ledere om BOTT ØL og NTNU Sak
- 1. desember ble det holdt fagcafé om TOA-prosessen
November
- Månedspakke november
- 28. november ble det holdt møte mellom prosjektet/linje og tillitsvalgte
- 25.november ble det holdt en informasjonskafé for prosjektledere
- Presentasjon fra møte (Norsk)
- Presentation from the meeting (English)
- Opptak fra møte(english subtitles will be added later)
- 21.november
- 21.november ble det holdt et introduksjonskurs til opplæring for fagrekvirenter
- 18.november ble det holdt et informasjonsmøte for instituttledere
- Cut-off plan for NTNU
- 11.november ble det avhold informasjonsmøte for ledere
- 8.november
Oktober
- Månedspakke for Oktober
- 25. oktober ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for controller, periodeavslutter enhet, anleggshåndterer og bilagsbehandler
- 20.oktober ble det avholdt informasjonsmøte for kommunikasjonsrådgivere
- 17.oktober
- 8. oktober ble det avholdt informasjonsmøte for ledere sammen med NTNU Sak
September
- Månedpakke for september
- 22. september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Fordring til innbetaling
- 21.septeber ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Prosjektøkonomi
- 20.september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Behov til betaling:
- 12.september
- Informasjonsmøte for ledere BOTT ØL og NTNU Sak
-
Kommunikasjonspakke - for ansatte som ikke kjenner til BOTT ØL
-
2. september: Fagkafè BOTT ØL - TOA (Tilsetning og arbeidskontrakt)
August
- Månedsinformasjon juni + august
-
31. august ble det holdt kickoff for innføringsledere og seksjonsledere
-
22.august ble det holdt styringsgruppemøte
For å lese eldre nyehter fra prosjektet se på siden siste nytt.
Opplæring
For mer informasjon se egen side med informasjon om opplæring.
Ordbok BOTT ØL
Kortnamn/ord | Forklaring |
BOTT | BOTT er forkortelse for de de fire universitetea Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø, som saman blir BOTT. BOTT fungerer som eit samarbeidsorganisasjon og struktur mellom dei fire universiteta. Det er disse som i fellesskap har kravstilt løysingar, standardisert prosessar og laga rollar. NTNU bidrar inn i forvaltning av løysingane i lag med dei andre i BOTT-samarbeidet. Sjå meir her: Forsiden - BOTT (bott-samarbeidet.no) |
ØL | Blir brukt som kortnamn for Økonomi- og Lønnsløysingar som er det DFØ leverer til NTNU. Desse løysingane erstattar dagens system (Paga/Paga Web/Paga 2.0., maconomy/iAccess, Oracle og Basware) frå 01.01.23. |
DFØ | Står for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring og er leverandør av dei nye økonomi og lønnsløysingane som NTNU skal nytta. DFØ leverer slike løysingar til mange av dei statlege aktørane. |
SAP | SAP er fagsystem for lønn som skal nyttast av fagbrukarane på NTNU, men ikkje alle tilsette. Alle tilsette skal nytta sjølvbetjeningsportalen og ikkje SAP. Sjølve forkortinga står for: System Analysis Program Development (Tysk/internasjonalt selskap) |
Unit4 ERP | Unit4 er det nye økonomisystem som DFØ leverer til NTNU. ERP står for “Enterprise Resource Planning” - på godt norsk eit økonomisystem. |
DFØs selvbetjeningsportal | DFØ leverer ein sjølvbetjeningsportal som alle tilsettehar tilgang til frå 01. januar. I denne kan ein sjå lønsslippar, redigera informasjon om seg sjølv, senda reiserekningar og refusjonar, registrera arbeid og søka om og sjå status på fråvær og tid. Meir informasjon: Selvbetjeningsportalen - Kunnskapsbasen - NTNU |
DFØs App | DFØ har ein app som er utvikla som supplement til sjølvbetjeningsportalen. Denne kan tilsette som ynskjer det lasta ned og nytta i staden for denne. Meir informasjon: Selvbetjeningsportalen - Kunnskapsbasen - NTNU |
BtB | Er kortnamn for Bestilling til Betaling - løysingane der me bestiller varer og tjenestar til NTNU |
PØ | Er kortnamn for prosjektøkonomi og er modulen der prosjektøkonomar og prosjektcontrollerar fyljer opp prosjekta |
ToA | Er kortnamn for Tilsetting og arbeidskontrakt og er modulen for etablering av time-, måneds- og oppdragskontrakt. |
FtI | FtI står for Fordring til Innbetaling og er systemet for utsending av faktura og oppføljing av betaling til NTNU |
BEVISST | Er NTNU sitt verksemdstyringssystem. Sjå meir: BEVISST - System for virksomhetsstyring - Kunnskapsbasen - NTNU |
GREG | Står for GjesteRegistreringstjenesten og er ei ny teneste på NTNU for registrering av eksterne utan utbetaling/honorar på NTNU. Behovshaver kontrakt (ei rolle i BOTT ØL) vil få rolla som “vert” i nytt system. Sjå meir: Gjestetjenesten - Kunnskapsbasen - NTNU |
FDVu | Er kostnader knytte til Forvaltning, Drift, Vedlikehold og utvikling av system eller løysingar på NTNU. BOTT ØL har FDVu-kostnadar for 2023 etter at prosjektet har levert systema til drift. |
BoA | Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. En finansieringskilde for NTNU. |
Personalgodkjenner | Personalgodkjennar er ei rolle som har myndigheit til å godkjenna knytta til ferie, fravær, overtid, m.m. Personalgodkjennar skal som hovedregel ha en formell lederrolle i NTNU-organisajonen. Ein personalgodkjennar har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) Rollen er en av de definerte BOTT-rollene og i praksis utfører oppgaver i SAP. |
Kostnadsgodkjenner | Kostnadsgodkjennar har myndigheit til å godkjenna kostnadar på eit gitt Koststed. Rolla finnes både i SAP og i UNIT4. Ein kostnadsgodkjennar har rolla BDM. |
Tjenestesenteret | Seksjon for lønn og HR-tjenester – tjenestesenteret er ein seksjon i HR/HMS-avdelingen som har ansvar for fagtjenestane knytta til lønn og HR for heile NTNU. Seksjon for løn og HR-tenester - Tenestesenteret - NTNU |
Økonomimodell | Ein økonomimodell er eit rammeverk for å styra og ivareta behov for kontroll med økonomien. NTNU får ein ny økonomimodell frå 01.01.23. Her får me nye Koststed, ny konteringsstreng og ny kontoplan. Sjå meir: BOTT - Økonomimodellen - Brukerstøtte - Kunnskapsbasen - NTNU |
Beskrivelse av nye prosesser, roller og rutiner
Roller
Beskrivelse av BOTT-prosessene, roller og rutiner finner du på det nasjonale BOTT-samarbeidets nettside.
Økonomimodellen
Her finner du informasjon om opplæring i ny økonomimodell(informasjon om ny økonomimodell, påmelding, opptak av tidligere kurs etc.)
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor bytter vi system?
Noe av årsaken var opprinnelig at avtalene med leverandører av økonomi og lønnssystemene (ERP-system) på de fire universitetene utgår på omtrent samme tidspunkt og man har derfor en unik mulighet til å tenke standardisering og utnytte de stordriftsfordelene som et felles innkjøp gir.
Mange av behovene for administrasjon og effektive tjenester for våre ansatte og fagspesialister innen økonomi og lønn er like. Ved at vi etablerer felles rutiner og tjenester, vil våre ansatte oppleve lik administrativ praksis på tvers av universitetene.
Samarbeidet skal også gjøre universitetssektoren mer samkjørt, som igjen vil gjøre det lettere med samarbeid på tvers av institusjonene.
BOTT: Det er etablert et samarbeid mellom de fire største universitetene i Norge (BOTT-samarbeidet) for å få på plass fire felles systemer: for saksbehandling og arkiv, økonomi og lønn, HR, og tilgangsstyring. Prosjektets nasjonale mål er å utvikle mer brukervennlige og selvbetjente løsninger, og større grad av digitaliserte prosesser. BOTT-samarbeidet er et fellesskap mellom UiB, UiO og NTNU og UiT og navnet kommer fra Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. BOTT skal finne og gjennomføre løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren. Løsningene skal være mer brukervennlige, skal legge opp til større grad av standardisering og selvbetjening, og skal digitalisere prosesser. Målet med prosessene er å frigjøre ressurser til å bedre støtte og utføre kjerneoppgavene.
Hvem blir berørt?
Alle ansatte på NTNU blir berørt, men i ulik grad.
Hva betyr det for våre ansatte?
Endringen innebærer at alle ansatte går fra å benytte HR-portalen til DFØs selvbetjeningsportal og app fra 01.01.23. Her kan du blant annet registrere tid, reiseregninger, utgiftsrefusjon, permisjonssøknader, ekstra skattetrekk, feriesøknad og overføring av feriedager.
Må jeg gjøre noe?
Prosjektet har en plan for involvering kommunikasjon som allerede er godt i gang. Det vil komme informasjon om det som skal skje i god tid via ulike kanaler (Innsida, wiki, linja, kafeer, møter og andre kanaler). Inntil videre kan du følge med på denne siden og følge kanalen vår på innsida, BOTT-samarbeidet. Din leder vil også motta informasjon om prosjektet kontinuerlig framover med oppfordring om å dele. Det vil bli gitt opplæring i de nye systemene som du får mulighet til å delta på.
Hva betyr prosjektet for økonomi-, HR- og lønnsmedarbeidere?
- Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT
- Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet
- Ny digital løsning for tilsetting og arbeidskontrakt (TOA)
- Det er opprettet et nytt Tjenestesenter for lønn, reise og fravær
Oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut:
- Økonomisystem (Unit4 ERP) - erstatter Oracle - inkludert prosjektøkonomi og ‘PreAward’
- Lønnssystem (SAP) - erstatter PAGA og dagens HR-portal
- Bestillings- og fakturaløsning (Unit4 ERP) - erstatter Basware
- Bevisst Plan og Innsikt videreføres som budsjett- og rapporteringsverktøy
Dette betyr at vi forenkler gjennom bruk av færre systemer, men de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet må endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene.
Hvilke endringer vil det bli?
Fra 2021 har Universitetet i Bergen (UiB) og Universitetet i Oslo (UiO) brukt de nye løsninger innenfor områdene lønnsutbetalinger, bestillinger, fakturahåndtering, prosjektadministrasjon for eksternt finansierte prosjekter og økonomisystem. Fra 2022 benyttet Universitetet i Tromsø (UIT) de nye løsningene. NTNU har utsatt innføringen til 1. januar 2023.
Dette betyr at det blir endringer innenfor systemer, arbeidsoppgaver/rutiner og arbeidsprosesser på disse områdene.
Prosjektdetaljer
Hvem jobber i prosjektet?
Styringsgruppe
Styringsgruppas leder: Anne Rossvoll.
Prosjektmandat
Virksomhetsmål
NTNU er et velfungerende universitet med effektiv administrasjon som understøtter kjernevirksomheten
Effektmål
NTNU har et moderne og effektivt støtteapparat som yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til kjerneaktivitetene
Resultatmål
Innføring og forankring av de nye BOTT-løsningene innen økonomi og lønnsområdet (BOTT ØL):
- Helhetlige prosesser og organisasjonsutvikling i grensesnittet mellom systemløsningene, kjerneprosesser, faglig aktivitet ut fra et samlet perspektiv og ut fra hva som tjener «Ett NTNU» best.
- Standardiserte arbeidsprosesser med saksgang, roller, rutinebeskrivelser og kompetansekrav i henhold til BOTTs standardisering.
- Sikker drift ved overgangen til nye løsninger
Suksesskriterier for effektmål
- Administrative kostnader reduseres
- De nye systemene har god stabilitet og driftssikkerhet med en høy oppetid
- Administrativt ansatte opplever de nye løsningene som gode og effektive arbeidsverktøy som øker kvaliteten i arbeidet
- Vitenskapelige personale opplever at de har fått bedre hjelpemidler til planlegging og oppfølging av virksomheten (prosjekter) og at de har et bedre beslutningsunderlag samt sparer tid på administrative oppgaver
- Gode og brukervennlige selvbetjeningsløsninger gir ansatte bedre og mer effektive tjenester når de trenger det
Suksesskriterier for resultatmål
- Organisasjonen har utviklet kompetanse til å håndtere nye verktøy effektivt og drive organisasjons og effektiviseringsarbeid i etterkant av implementeringen
- NTNUs organisering av tjenestene er tilpasset brukernes behov og systemenes krav som gir oss en effektive (lavere tidsbruk) og solide (få feil) tjenester.
- Et stabilt system fra 1. januar har hindret avbrudd i tjenestene
Dokumentoversikt
Denne siden er under arbeid. Dersom du har problemer med å komme inn på lenkene, ta kontakt med Merete Aagesen.
- Styringsgruppa (Se siste nytt fra prosjektet)
- SESAM
- Systeminnføring
- Prosess
- Kommunikasjon
- Planer
- BOTT-samarbeidet
- Cuff-off plan
Lokal innføring på enhetene
Innføringsledere
- HF - John Kamsvåg
- IE - Bernt Asle Arntsen
- IV - Anne Rossvold
- MH - Ellen Fjellheim Opland
- NV - Elin Cecilie Balstad
- SU - Britt Elin Stene
- ØK - Rannveig Helene Pedersen
- VM - Ivar Margido Jensås
- AD - Marianne Lyngdal Dyresen
- FA (Fellesadministrasjonen) - Gunn Nancy Halsetrønning
Prossessrådgivere BTB
- HF - Cecilie Heimdal
- IE - Åse Vibeke Belsvik, Guri Schjølberg
- IV - Silje Storsul, Wenche Wilhelmsen Finseth
- MH - Marianne Storset, Hanna Sundli
- NV - Anne-Grethe Nilsen(midl.)
- SU - Brit Elin Stene(fung.)
- ØK - Randi Leikvold
- VM - Anna Gulla
- AD - Yana Bezdudna
- FA - Kristin Brevik Antonsen
Prossessrådgivere prosjektøkonomi
- HF - Siri Bjørnerud
- IE - Anders Kongsli Kvernberg, Magnhild Tangvik
- IV - Jannike Vaag Kvendset, Magnus Lyslo Haugskott, Thomas A.E. Blichfeldt
- MH - Hanne Stene Snerting, Henning Boganes, Kamilla Korsnes Rivera
- NV - Tor Magne Volden, Tomas Hermansen
- SU - Anniken Herje
- ØK - Magnus Brenne Domben
- VM - Klaus Ramberg
- AD - Åse Lereggen
- FA -Linda Katrin Myren Vada
Child Pages (8)
-
BOTT - Lønn - Brukerstøtte
Bott økonomi og lønn - Brukerstøtte lønn
-
BOTT - Opplæring i nytt økonomisystem
Bott økonomi og lønn - Opplæring
-
BOTT - Økonomimodellen - Brukerstøtte
Økonomimodellen ved NTNU - standarder og anbefalinger Innholdsfortegnelse [-] Økonomimodellen ved NTNU BOTT økonomimodell BOTT økonomimodell ved NTNU Hovedprinsipper Prosjektstruktur for...
-
Bott økonomi og lønn - Brukerstøtte lønn
BOTT økonomi og lønn - ofte stilte spørsmål - lønn
-
Bott økonomi og lønn - Brukerstøtte økonomi
BOTT økonomi og lønn - ofte stilte spørsmål - økonomi
-
BOTT økonomi og lønn - ofte stilte spørsmål - lønn
På denne siden finner du spørsmål og svar om hvordan overgangen til Selvbetjeningsportalen påvirker deg som ansatt. Finner du ikke svar på det du lurer på? Send spørsmål til prosjektet i NTNU...
-
BOTT økonomi og lønn - ofte stilte spørsmål - økonomi
På denne siden finner du spørsmål og svar om overgangen til nytt økonomisystem fra 1. januar 2023. Finner du ikke svar på det du lurer på? Send spørsmål til prosjektet i NTNU Hjelp. BOTT Økonomi og...
-
Bott økonomi og lønn - Siste nytt
Her vil det bli lagt ut oppdateringer fra prosjektet forløpende. Det legges også ut månedlig oppsummering fra prosjektet på kanalen BOTT-samarbeidet. Nasjonal side for BOTT Økonomi og lønn|Alle...