Bott økonomi og lønn - Siste nytt - Kunnskapsbasen
BOTT Økonomi og...
Bott økonomi og lønn - Siste nytt
Her vil det bli lagt ut oppdateringer fra prosjektet forløpende. Det legges også ut månedlig oppsummering fra prosjektet på kanalen BOTT-samarbeidet.
Nasjonal side for BOTT Økonomi og lønn|Alle sider på Innsida merket med BOTT
2022
November
- 8.november
Oktober
- 25. oktober ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for controller, periodeavslutter enhet, anleggshåndterer og bilagsbehandler
- 20.oktober ble det avholdt informasjonsmøte for kommunikasjonsrådgivere
- 17.oktober
- 8. oktober ble det avholdt informasjonsmøte for ledere sammen med NTNU Sak
September
- Månedpakke for september
- 22. september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Fordring til innbetaling
- 21.septeber ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Prosjektøkonomi
- 20.september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Behov til betaling:
- 12.september
- Informasjonsmøte for ledere BOTT ØL og NTNU Sak
-
Kommunikasjonspakke - for ansatte som ikke kjenner til BOTT ØL
-
2. september: Fagkafè BOTT ØL - TOA (Tilsetning og arbeidskontrakt)
August
- Månedsinformasjon juni + august
-
31. august ble det holdt kickoff for innføringsledere og seksjonsledere
-
22.august ble det holdt styringsgruppemøte
Juni
- 23. juni ble det gjennomført en demonstrasjon av prosjektøkonomiløsningen som kommer ved innføringen av BOTT
- 20.juni ble det holdt styringsgruppemøte
- 17. juni: BOTT ØL kafè
- 10. juni: Informasjonsmøte for ledere
- 10. juni: BOTT ØL fagcafe Prosjektøkonomi
- 7. juni: BOTT ØL fagcafe Behov til betaling (BTB)
Mai
- Månedsoppsummering april fra BOTT ØL
- 25.mai ble holdt informasjonsmøte om rollen behovshaver kontrakt
- 23. mai: Styringsgruppemøte
- 10.mai ble det holdt informasjonsmøte om rollen fagrekvirent
- 11.mai ble det holdt et informasjonsmøte om rollen salgsordreoppretter.
- 4. mai hadde vi felles informasjonsmøte for ledere for BOTT ØL og NTNU Sak.
April
Mars
Av store/definerende aktiviteter i mars har vi følgende:
- Styringsgruppemøte 28.03
- Arbeid med innføringsavtale med DFØ, et arbeid som snarlig er i mål etter planen
- Stor framgang med DFØ angående test- og utforskingsmulighetene vi kan få - vi har fått tilgang til våre egne data i DFØs systemer
- Arbeid med prosessrådgivere for å gi tidlig opplæring og tilgang til systemene for utforsking alt før sommeren
- Dialog med fakulteter ang. innmeldte roller og oppdatering av disse. Frist for innmelding i nye roller er før sommeren.
Februar
- Prosjektledelse: Tor Sivertsen Prestegard går etter planen inn som permanent prosjektleder. Merete Aagesen vil gå inn i prosjektkontor 50% for NTNU sak og fortsetter 50% i BOTT ØL. Tore Hugubakken vil delta i BOTT HR i tillegg til prosjektkontor for BOTT ØL. Dette er gjort med mål om å ha fokus på bedre koordinering mellom prosjektene.
- Det planlegges felles informasjonsmøte for ledere i mars.
Januar
- Replanlegge av innføringsarbeidet
- Prosjektplan 2022 (ikke avklart, tentativ arbeidsplan)
2021
Oktober
- 12. okt: Vedtak.
- Innføring av nye lønns -og økonomisystemer (BOTT ØL) utsettes fra 01.01.2022 med sikte på innføring 01.01.2023.
- BOTT ØL Innføring får ansvar for å replanlegge innføringsarbeidet.
- Implementeringsarbeidet må legges opp med sikte på at ambisjoner, målsettingene, suksessfaktorer og suksesskriterier for BOTT ØL innføring ivaretas.
September
Det er opprettet egen nettside med Spørsmål og svar Konvertering til SAP.
- 24. sep: BOTT ØL-kafè på Zoom
- 23. sep: Informasjonsmøte for ledere - kl. 13.30-15
- 20. sept: Styringsgruppemøte 20.09
Juli
Juni
- 30. juni: Styringsgruppemøte 30.08 - saksliste med vedlegg
- 21. juni: Styringsgruppemøte 21.06 - saksliste med vedlegg
- 18. juni: BOTT ØL-kafè / Sommeravslutning 18.06.Presentasjon
- 10. juni: Informasjonsmøte for ledere -Presentasjon/opptak av møtet
- 07. juni: Styringsgruppemøte - saksliste
- 07. juni: Ettersendt: Sak 5: Felles tjenestesenter for "Lønn og lønnsnær HR" - organisatorisk plassering.
- Bistand til organisasjonen i forberedelsene med endringssamtaler og kompetansekartlegging
- Organisasjonsmessig behandling av anbefaling av tjenestesenter
- Arbeid med Økonomimodellen - konvertering og opplæring
- Rammer for opplæring og kompetanseheving for BOTT ØL innføring
- BOTT ØL nasjonalt intensiverer innføringsaktiviteter for NTNU
Mai - april
*27. mai: Frist for fakulteter/enheter å melde inn antall i roller
- 26: mai: Styringsgruppemøte (saker: Økonomimodellen, grunnlag for videreinnføring, arbeid med tjenestesenter)
- 21. mai: Drøfting i SESAM
- 15. mai: FRIST - Bestilling: Rydding av RD og RSO-prosjekt som forberedelse
- 10. mai: Oppsummering av arbeidet så langt i prosjektet
- 10. mai: Styringsgruppemøte
- 07. mai: BOTT-ØL-kafè for alle ansatte
- 06. mai: Informasjonsmøte for ledere -Presentasjon/opptak av møtet/Spørsmål og svar
- 06. mai: Informasjonsmøte for kontorsjefer og seksjonsledere
- 06. apr: Bott ØL-kafe presentasjon
- 08. apr: Allmøte - Zoom -Behov til betaling (BtB) -presentasjon/opptak fra møtet/spørsmål og svar
- Styringsgruppa behandlet løsningsforslag etter design sprint for lønn og lønnsnær HR, prosjektøkonomi og Behov til betaling (BtB). Forslagene går til prosjekteier.
- Forberede endringsarbeidet av arbeidsprosesser.
- Bistå organisasjonen i forberedelsene med å endre arbeidsorganisering og rollefordeling
- Avklare løsninger og tidsplan for systemmessige integrasjoner
- Utarbeide detaljerte fremdriftsplaner og avklare gjensidige avhengigheter
- Gjennomføring av usikkerhetsanalyse
For de tre prosessene "Lønn og lønnsnær HR", "Prosjektøkonomi" og "Behov til betaling (BtB)" har enhetene gjennomført en GAP-analyse og gitt innspill på løsningsforslagene. Disse er summert opp og vært en del av saksgrunnlaget for behandling i styringsgruppa:
Mars
- 25. mars: Prosjektøkonomi - presentasjon /opptak fra møtet/Spørsmål og svar
- 18. mars: Lønn og lønnsnær HR -presentasjon/opptak fra møtet/Spørsmål og svar
- 09. mars: Workshop endringsledelse 9. mars -presentasjon fra workshop/video fra workshop
- Uke 11: BTB (Behov til betaling) -prosessgjennomganger -Design sprint metodikk
- Uke 10: Prosjektøkonomi -prosessgjennomganger -Design sprint metodikk
- Uke 9: Lønn og lønnsnær HR - prosessgjennomganger -Design sprint metodikk
Februar
- Fastsetting av ambisjonsnivå (dekanmøte og prosjekteier)
- Utvikle detaljert oversikt over teknisk innføring og integrasjoner
- Utvikle arbeidsform og tidsplan for prosessgjennomganger
- 11. feb: Kick-off med lokale enheter for innføringsarbeidet-Se presentasjon/Se video/Se spørsmål og svar fra kick-off
- Arbeid med tiltaksplan på kommunikasjon, sentralt og lokalt
Januar
- Lokale innføringsledere utpekt
- Oppstart og dialog med innføringsprosjekt på fakultet og i Fellesadministrasjonen
- Etablert kommunikasjonskanaler og kommunikasjonsplan
- Fastsatt prosjektmetodikk og prosjektorganisasjon
- Organisasjonsmessig behandling av ambisjonsnivå (SESAM, ALF)
- Presentasjon av prosjektet i ledermøter på fakultetene
- Felles workshop med administrative ledere og styringsgruppa om mål, status og ambisjonsnivå (07.01)
2020
Desember
- Felles workshoper med administrative ledere og styringsgruppa om muligheter og ambisjoner(18.12)
- Presentasjon av prosjektet i ledermøter på fakultetene
- Innhenting av kunnskapsgrunnlag og GAP-analyse for å forstå endringer som kommer, hvilke endringer vi kan og vil gjøre
November
- Første møte i Styringsgruppa (30.11.2020)
- Opprettet styringsstruktur for BOTT ØL Innføring på NTNU som innebærer at Økonomi og eiendomsdirektøren er prosjekteier. Opprettet styringsgruppe som på vegne av prosjekteier styrer prosjektet. Mandat for prosjektet utarbeidet og sammensetning av styringsgruppen er fastsatt.
- Utarbeidet overordnet fremdriftsplan med milepæler for organisasjonsmessig forberedelse og milepæler for den systemtekniske innføringen. Begge med sikte på oppstart i nytt system fra og med 01.01.2022.
Oktober
- Oppstart for BOTT ØL Innføringsprosjekt
- Her kan du lese om hva som skjer i det nasjonale BOTT Økonomi og lønn-prosjektet.
Kontakt
For spørsmål om BOTT Økonomi og lønn innføring, kontakt prosjektet via skjema i NTNU Hjelp.