Før reisen

• Regler: Sett deg inn i NTNUs retningslinjer for reise før du bestiller reisen. 
• Forhåndsgodkjenning av reise er ikke innført som et felles krav ved NTNU per 1. januar 2023. Det kan likevel være lokale føringer for det der du jobber. Om forhåndsgodkjenning.
• Forskudd: Du kan få reiseforskudd i spesielle tilfeller.
• Kredittkort: Før du bestiller reisen, kan du søke om å få et kredittkort med firmaansvar. Husk å registrere kredittkortet i Selvbetjeningsportalen (DFØ).

Bestille reise

Du må velge NTNUs avtalepartnere. Se avtalene for Fly | Hotell | Leiebil  

Spørsmål om NTNUs reiseavtaler? Kontakt Økonomiavdelingen.

Logg inn og bestill  

• App: Last  ned Berg-Hansen app-en fra App Store, Google Play eller berg-hansen.no
• Gruppereiser: Send e-post til grupper.trondheim@berg-hansen.no
• Sjekk at du har fått bekreftelse på e-post innen 4 timer etter at du bestilte reisen.
• Ved reiser som skal faktureres må du oppgi rekvisisjonsnummer til reiseselskapet som du får fra lokal bestiller.
• Hastesaker: Ring Berg-Hansen på 08050 (fra utlandet: 22 00 80 50). Etter normal åpningstid 08.00 – 17.00, vil tjenesten medføre en ekstra kostnad.
• Hvis du ikke vil vente til etter reisen med å få tilbakebetalt deltakeravgift på  konferanser, kan du registrere en utgiftsrefusjon i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen. 

Sikkerhet på reisen

• Husk  å tenke på informasjonssikkerhet under reisen.
• Sikringsråd for alle reiser - Sikresiden.no

Under reisen

• Ved krise utenlands: Viktige telefonnummer og råd. Husk å kontakte din leder.
• Ulykker eller hendelser mens du er på reise - Sikresiden.no
• Endring av reise, skademelding etc. - kontakt NTNUs reisebyrå Berg-Hansen.
• Reiseregning i app gjør det enkelt å holde orden på utgifter fortløpende under reisen. 
• Tid: Se hvilke koder du bruker for å registrerer reisetid i Selvbetjeningsportalen.

Reiseregning

• Ansatte sender reiseregning via Selvbetjeningsportalen 
• Ikke-ansatte sender reiseregning via Betalmeg-løsningen  
• Selvstendig næringsdrivende kan ikke sende reiseregning til NTNU 

Overnatting og kostgodtgjørelse i reiseregningen

Se oversikt over hva de ulike overnattingstypene/regulativene betyr og info om kostgodtgjørelse på siden Overnatting reise og kostgodtgjørelse - 

Mottatt reiseforskudd?

Da må du huske å sende reiseregning ved å konvertere reisesøknad til reiseregning.

Se også

• Refusjon av personlige utlegg
• Gaver og fordeler mottatt på reise