Bestill fly, tog, hotell og leiebil

Du må velge NTNUs avtalepartnere: Fly | Hotell | Leiebil  

Logg inn og bestill  

Hastesaker: Ring Berg-Hansen på 08050 (fra utlandet: 22 00 80 50). Etter normal åpningstid 08.00 – 17.00, vil tjenesten medføre en ekstra kostnad.

Regelverk: Sett deg inn i NTNUs retningslinjer for reise.

• Sjekk at du har fått bekreftelse på e-post innen 4 timer etter at du bestilte reisen.
• Last ned Berg-Hansen app-en fra App Store, Google Play eller berg-hansen.no
• Bruk kredittkort med firmaansvar når du reiser.
  Det har flere fordeler, bl.a. bestill tidlig - betal etter reisens slutt. Husk å registrere kredittkortet ditt i HR-portalen.
• Ved reiser som skal faktureres må du oppgi rekvisisjonsnummer til reiseselskapet som du får fra lokal bestiller.
• Du kan få reiseforskudd i spesielle tilfeller.
• Søk om forhåndsgodkjenning av tjenestereise hvis du trenger det.

Husk også å tenke på informasjonssikkerhet under reisen.

Gruppereiser: Send e-post til grupper.trondheim@berg-hansen.no

Under reisen

• Ved krise: Viktige telefonnummer og råd. Husk å kontakte din leder.
• Endring av reise, skademelding etc. - kontakt NTNUs reisebyrå Berg-Hansen.
• Overnatting reise - kostgodtgjørelse.
• Ta vare på kvitteringer. Du kan for eksempel bruke Genius Scan for iPhone og Android for å skanne og holde rede på kvitteringene.
• Reiseregning på mobil gjør det enklere å holde orden på utgifter fortløpende under reisen.

Reiseregning

Fyll ut reiseregning i HR-portalen  | Slik fyller du ut reiseregningen

• Du kan ikke sende inn reiseregning frem i tid. Send inn reiseregning snarest mulig etter gjennomført reise, senest en måned etter avsluttet reise.
• Du er selv ansvarlig for at reisen blir betalt av rett kostnadssted. Se brukerveiledning.
• Legg ved originalkvitteringer i reiseregningen.
  I reiseregningen må du føre utlegg nøyaktig slik de vises på kvitteringene, med riktig dato, sum og valuta. Se råd for å unngå å få reiseregningen i retur og forsinket utbetaling. 
• Du skal kun registrere egne utlegg.
• Hvis flere skal dele på reiseutgiftene.
• Bruk av eget kjøretøy - kjørebok.
• Satser for reiser i innland og utland. I HR-portalen vil satsen komme inn automatisk ved utfylling av reiseregningen.

Dersom refusjonen kun gjelder taxi, bompenger, parkering eller kjøregodtgjørelse bruker du Kjørebok i HR-portalen (under Skjema/oppgaver i menyen) i stedet for å opprette reiseregning.

Se også

• Refusjon av personlige utlegg i HR-portalen
• Gaver og fordeler mottatt på reise