Rutinebeskrivelse: Slik leverer du det økonomiske oppgjøret for mobilitetstipendet / reisestipendet etter forskningstermin og stipendreiser.

Siden har fått nytt innhold pga nytt lønnssystem. Opprinnelig tekst ligger nederst på siden og vil snart bli slettet.

Engelsk: How to submit your mobility grant settlement

Temasiden om forskningstermin | Økonomisk støtte under forskningsterminen

Ser du etter noe annet? Se samleside om forskningsmidler | Sider merket med stipend

Fra og med 2023 skal du levere det økonomiske oppgjøret som en reiseregning i Selvbetjeningsportalen. Du må sende oppgjøret senest en måned etter oppholdet er ferdig.

Hold oversikten underveis

Du kan registrere utlegg og kvitteringer under oppholdet for å holde orden på utgiftene. Du kan enten bruke Selvbetjeningsportalen i nettleseren din eller laste ned DFØ-appen til din mobil. Følg veiledningen videre på denne siden.

Slik sender du oppgjøret i Selvbetjeningsportalen

For å fullføre registreringen av reiseregningen, må du ha følgende dokumentasjon:

• tildelingsbrevet ditt
• utfylt og signert pendlererklæringsskjema (xlsx)
• husleiekontrakt og kvitteringer på betalt husleie
• første reise til utlandet
• siste reise tilbake til Norge
• flyttekostnader
• innreisekostnader (visum, vaksine, legeundersøkelse ol.)

eventuelt:

• hjemreiser i forbindelse med pendling (kvitteringer må vedlegges for å vurdere om du oppfyller vilkårene for å være pendler).
• fripolise (gjelder NTNUs mobilitetsstipend / forskningstermin)
• utdanningsstipend (gjelder NTNUs mobilitetsstipend / forskningstermin)

Fripolise og utdanningsstipend må du søke NIRS spesielt om. Legg bekreftelsen fra NIRS ved oppgjøret.

Logg inn og finn riktig skjema

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

• Logg inn med Feide-brukernavn og passord (samme som du bruker ellers på NTNU).

Bruk Feide-brukernavn og passord (samme som du bruker ellers på NTNU).

Gå til fanen «Reise»

Hvis du sendte reisesøknaden i Selvbetjeningsportalen før oppholdet

Fra og med 2023 skal du bruke Selvbetjeningsportalen før og etter forskningstermin. Før oppholdet sender du skjemaet «Registrer reisesøknad og -forskudd». Les mer på Forskudd mobilitetsstipend forskningstermin

• Når du skal begynne å registrere reiseregninger, finner du reisesøknaden din i Selvbetjeningsportalen og konverterer den til en reiseregning. Se veiledning: konvertere reisesøknad til reiseregning (dfo.no)

Du har nå fått en reiseregning klar til utfylling. Følg veiledningen videre fra Reiseregningen trinn for trinn.

Hvis forskningsoppholdet ditt startet før 2023

Hvis du ikke har sendt reisesøknad i Selvbetjeningsportalen, oppretter du en ny reiseregning i Selvbetjeningsportalen ved å trykke på den blå «+ Lag ny»-knappen nederst i venstre hjørne. Du får da opp et reiseregningsskjema i fem trinn.

Reiseregningen trinn for trinn

Trinn 1: Reiserute

Datoer: Hvis du skal registrere flere reiseregninger under forskningsoppholdet, bør du her legge inn en fiktiv dato. Det er fordi det i Selvbetjeningsportalen ikke er mulig å ha flere reiseregninger i samme tidsperiode. Reelle datoer kan du da skrive i trinn 5 kommentarer.

Formål: Skriv hva reisen gjelder, for eksempel forskningstermin eller forskningsopphold.

Land/Region og sted: Skriv hvor oppholdet var. Hvis oppholdet skal være flere steder, velger du + Legg til nytt reisemål.

Regulativ: velg trekkfri «Hhybel/Leil/Privat m/k kok»

Kostnadsfordeling:

Hvis utgiftene for oppholdet skal dekkes av arbeidsplassen du jobber til daglig, lar du den stå som «standard». Hvis utgiftene skal føres på et bestemt prosjekt, krysser du av for «annen» og finner feltet Arbeidsordre K7. Skriv UV i feltet, da får du opp ei liste over prosjektnummer og -navn. Delprosjektnummeret som skal fylles ut her, vil du vanligvis finne i tildelingsbrevet.

Hvis du sendte reisesøknaden i Selvbetjeningsportalen, vil kostnadsfordelingen fra søknaden automatisk fylles ut i reiseregningen.

Hvis du lurer på hvilket nummer du skal skrive, kan du spørre prosjektøkonom for eksternfinansierte prosjekt og controller for interne prosjekt eller snakk med din nærmeste leder.

Trinn 2: Reisegodtgjørelser

Dette trinnet skal du hoppe over. Du skal ikke krysse av for kostgodtgjørelse eller kompensasjonstillegg, da dette normalt ikke dekkes ved mobilitetsstipend / forskningstermin. Derfor krysser du ikke av for det.

Trinn 3: Utgifter

Du kan velge selv om du vil registerer utgifter måned for måned eller slå sammen for hele pret. Hvis du slår sammen utgifter for et helt år, må det legges ved et underregnskap som viser hvordan du har kommet fram til sammenslått totalbeløp

Velg + Legg til ny utgiftspost for hver utgift du skal registrere.

Du kan velge mellom to ulike typer:

1. «Stipend ref. m/bilag Trekkfri» brukes til dokumenterte utgifter. Du lager en linje pr utgift du har hatt, og så legger du inn hvilken utgift det er i feltet “Beskrivelse”. Last opp bilag til alle utgiftene du legger inn her.
2. «Stipend ref. u/bilag Tr.pliktig» brukes til udokumenterte utgifter eller trekkpliktige utgifter. Hvis du ikke har brukt opp hele det tildelte stipendet, må du legge inn den resterende delen av stipendet under denne utgiftstypen. Dette blir da innrapportert som trekkpliktig stipend og beskattet.

Beskrivelser:

Husleie: Spesifiser leieperioden og legg ved kvittering. Husleiekontrakten laster du opp i trinn 4.
Reisekostnader: Spesifiser i felt for beskrivelse hva som gjelder første reise til / siste reise fra oppholdet.

Les mer om skatt nederst på denne siden - ny side om skatt kommer snart.
Kostnadsfordeling: Her får du ny mulighet til å belaste et spesielt prosjekt for spesifikke utgifter utenom tildelinga. Hvis alle utgifter skal belastes tildelinga, kryss av for «følger reisens generelle. tilordning».
Vedlegg: Last opp kvittering for hvert utlegg.

Trinn 4: Vedlegg

Her ser du vedleggene du lastet opp i trinn 3. I tillegg må du laste opp annen dokumentasjon:

Se over at du har med alle vedlegg i tillegg til det du lastet opp i trinn 3.

Trinn 5: Kommentarer

• Oppgi oppholdssted / land og faktiske datoer for reisens start og slutt / oppholdstid i utlandet. til/fra for reisen.Dette for å kunne beregne nøyaktig tildelt stipend ved NTNUs mobilitetsstipend forskningstermin.
• Tildelt beløp for reisekostnader beregnes ut ifra vedlagte utgifter for første reise til og siste reise fra.
• Skriv om reiseregningen er et stipend, oppgjør, faglig reise eller mobilitetsstipend.
• Opplys om reiseforskuddet har blitt utbetalt tidligere.
• Sjekk om du har fått reiseforskudd utbetalt i forrige lønnssystem før 2023, slik at saksbehandler kan registrere dette manuelt i lønnssystemet.

Ved oppgjør av stipendreiser kan det i enkelte tilfeller oppstå en differanse på en udokumentert andel av tildelinga. Denne differansen må da registreres selv av stipendmottaker som «stipend uten bilag trekkpliktig». Legg ved bekreftelse på tildelt beløp, f. eks. i form av tildelingsbrev eller annen bekreftelse. Ved NTNUs mobilitetsstipend / forskningstermin er saksbehandler ved Tjenestesenteret behjelpelig med beregning og føring av evt. udokumentert andel av stipendet til utbetaling.

Til slutt trykker du «Gå til innsending». Skjemaet vil da sendes til din nærmeste leder eller ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

Mer info og veiledning

For ansatt som skal sende reiseregning/oppgjør:
Reiseregning og utgiftsrefusjon for ansatte | DFØ (dfo.no)

For leder/BDM som skal godkjenne:

Behandle reiseregning, utgiftsrefusjon og e-skjema – godkjenner 1 | DFØ (dfo.no)

For HR, saksbehandler, leder og andre administrative i prosessen:

Nasjonal BOTT-rutine 2.5.2 Behandle stipendreiser

2.5.2.1 Utbetale forskudd

2.5.2.2 Levere og gjøre opp merutgifter

Gammel tekst

Definisjon

Rutinen omfatter oppgjør og praktisk håndtering av mobilitetsstipend gitt til faste vitenskapelig ansatte ved NTNU som har fått innvilget mobilitetsstipend og vært på forskningstermin i utlandet iht. NTNUs retningslinjer om forskningstermin.

Hovedregelen etter skatteloven er at stipend regnes som skattepliktig inntekt når det er så nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd at det er naturlig å se stipendet som en fordel vunnet ved arbeid. NTNU legger til grunn at stipend til forskningstermin er skattepliktig.

Skatteplikten bortfaller imidlertid helt eller delvis dersom man etter endt forskningstermin kan fremlegge et regnskap med kvitteringer som viser at stipendet er brukt til fradragsberettigede utgifter. Med fradragsberettigede utgifter, menes det de utgiftene man kan få skattemessig fradrag for i skattemeldingen.

Mobilitetsstipendet omfattes ikke av reiseregulativets bestemmelser og reisen er ikke tjenestereise med mulighet for å sende reiseregning.

Forarbeid

Utførende: Den reisende og HR- og HMS- avdelingen v/NIRS

Den ansatte er innvilget forskningstermin og mobilitetsstipend til forskningsopphold i utlandet. Mobilitetsstipendet har faste satser som er beregnet ut fra antall reisende (den ansatte og eventuell medfølgende familie) og utbetales iht. antall måneder i utlandet. Vilkårene kommer frem i vedtaksbrev om tildelt forskningstermin.

Før utreise får den ansatte tilbud om deltagelse på utreiseseminar der det er bl.a. informert om bruk av- og skattemessig håndtering av mobilitetsstipendet. Før utreise skal den ansatte ha vært på individuell veiledning hos HR- og HMS- avdelingen v/NIRS. På veiledningsmøtet er situasjonen til den enkelte kartlagt og pendlererklæring fylt ut. I tillegg tilbys den ansatte skattebistand hos eksterne skatterådgivere dersom oppholdet er av en varighet på mer enn 6 måneder.

Før reisen kan den ansatte søke om forskudd på deler av mobilitetsstipendet. Forskuddet er inntil 60% eller 80% av tildelt mobilitetsstipend. Dette er for å ta høyde for skatt slik at den ansatte ved oppgjør ikke vil bli skyldig beløp som skal dekke skatten. Størrelsen avhenger også av om vedkommende vurderes å oppfylle vilkår som pendler i skattemessig forstand.

Dersom skattemessige vilkår til å vurderes som pendler er oppfylt kan bl.a. boutgifter i utlandet utbetales uten skatteplikt.

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (xlsx) som også inneholder regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring

Pendling

Den ansatte kan ha krav på fradrag for en del av utgiftene som påløper ved forskningstermin. Man kan få fradrag for flyttekostnader, og de som defineres som pendlere kan også få fradrag for pendlerutgifter.

Den delen av stipendet som tilsvarer slike fradragsberettigede utgifter kan behandles som trekkfritt, og altså ikke skattepliktig stipend.

Ved vurdering av fradragsretten for pendlerkostnadene i utlandet så må følgende vilkår være oppfylt:

• Den reisende er å anse som bosatt i Norge etter norsk internrett
• Den reisende er skattepliktig til Norge for inntekt av arbeid utført i utlandet
• Den reisende disponerer bolig i Norge (bolig i Norge ikke leid ut), og
• Den reisende leier bolig i utlandet

I tillegg kreves det besøksreiser til hjemmet i Norge.

Reisehyppigheten for enslige / de som reiser med familien til utlandet skal være følgende:

• Minst 8 hjemreiser i året ved opphold i Norden
• Minst 4 hjemreiser i året ved opphold i Europa utenfor Norden
• Minst 2 hjemreiser i året ved opphold i andre land

Dersom familien til den reisende er igjen i felles hjem i Norge stilles det ikke krav til besøksreiser. Som familie regnes; ektefelle, barn under 22 år og søsken som forsørges av den reisende.

Dersom oppholdet er av kortere varighet, så kan antall hjemreiser være forholdsmessig ut fra antall måneder i utlandet. Hjemreisene må gjennomføres av mottakeren av stipendet. Ektefelles reisemønster er ikke relevant i denne vurderingen. Dersom oppholdets varighet er på under
6 måneder stilles det ikke krav til hjemreiser (gitt at bolig i Norge ikke er leid ut).

Levere oppgjør og dokumentere bruk av stipend

Utførende: Den reisende

Den reisende skal fylle ut oppgjørsskjema og levere til tjenestesenteret innen 1 måned etter avsluttet reise.

Mobilitetsstipendet skal gå til å dekke etablerings- og merkostnader knyttet til utenlandsoppholdet, slik den reisende ønsker. Bruk av mobilitetsstipendet skal dokumenteres slik forklart i regnskapet og på oppgjørsskjemaet. Kvitteringer skal vedlegges. Den reisende kan sende inn scannet kopi av kvitteringer, men må selv oppbevare originaler i tilfelle de blir etterspurt av Skatteetaten. Andre utgifter enn de som er nevnt på regnskap og oppgjørsskjema skal ikke dokumenteres til NTNU.

Den (eventuelle) delen av stipendet som ikke er dokumentert med kvitteringer i oppgjørsskjemaet blir av NTNU innrapportert som skattepliktig stipend. Dersom den ansatte mener han kan ha ytterligere fradrag enn det NTNU tar inn i oppgjøret, må eventuelt fradrag kreves i skattemeldingen.

Utgifter som normalt er skattepliktige er de som er av privat karakter: Leiebil, kjøp av bil, forsikringer, treningsstudio, fritidsaktiviteter for barn, barnehageutgifter, husholdningsartikler, medisiner, klær, vask av bolig, reiser (bortsett fra første/siste reise og pendlerreiser). Listen er ikke uttømmende.

"Preeschool" er skole og dekkes skattefritt.

Belastningssted (K-sted, prosjektnummer og ev. analyse) skal påføres skjemaet. Det vil normalt stå på tildelingsbrevet. Oppgjørsskjema med vedlegg skal oversendes tjenestesenterets e-postadresse: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (tilgjengelig her øverst). Skjemaet inneholder også regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring.

Forklaring på oppgjørsskjemaet

Se oppgjørskjemaet (xlxs)

Skjemaet er i 4 deler:

1. Regnskap
2. Underregnskap
3. Pendlererklæring
4. Oppgjørsskjema

1. Regnskap

I første del skal den reisende oppgi personopplysninger.

Faktisk periode i utlandet på forskningstermin må fylles ut, idet mobilitetsstipendet gis for faktisk periode i utlandet. Dersom den reisende har blitt tildelt 12 måneder i mobilitetsstipend, men oppholdets varighet ble på 10 måneder, vil man få mobilitetsstipend kun for den faktiske perioden man oppholdt seg i utlandet.

For å få tildelt familiesatser og reiseutgifter for familie så må familien være med i minimum 3 måneder. Medfølgende barn regnes som barn under 18 år, eller som fortsatt går på videregående skole.

Dersom den ansatte bor i sin egen bolig i utlandet eller ikke har utgifter til bolig i utlandet under forskningsterminen kan mobilitetsstipendet bli redusert med 30 %.

I regnskapet er oversikt over de utgiftspostene NTNU ønsker at den reisende skal dokumentere. Dette er også de utgiftene den reisende kan få utbetalt trekkfritt, avhengig av pendlerstatus. Følgende presiseres om merutgifter:

• Boligutgifter (leie, strøm og forsikringer):
  
  • Dokumenterte utgifter til leie, strøm og forsikringer i utlandet dekkes trekkfritt dersom pendlervilkårene er oppfylt. Selv om den ansatte oppfyller pendlervilkårene må den ansatte være oppmerksom dersom boligutgifter i utlandet er lave. Dette kan medføre at en større andel av mobilitetsstipendet blir skattepliktig.
• Første reise til utlandet:
  
  • Her dokumenteres totale utgifter på første reise fra Norge til oppholdssted i utlandet. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i Norge til hjem i utlandet. Dekkes trekkfritt.
• Siste reise hjem til Norge:
  
  • Her dokumenteres totale utgifter på siste reise fra oppholdssted i utlandet til Norge. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i utlandet til hjem i Norge. Dekkes trekkfritt
• Flyttekostnader:
  
  • Dokumenterte utgifter kan dekkes skattefritt. Det kan f.eks. være ekstra bagasje på flyet eller å sende noen esker med post. Utgifter til leie av møbler i utlandet er skattepliktig. Du kan lese mer om flyttekostnader hos Skatte-ABC 2022/23, Skatteetaten.
• Innreisekostnader (visum, vaksine, legeundersøkelser og lignende):
  
  • Utgifter i forbindelse med visum og søknad om visum er trekkfrie. Dette gjelder ikke utgifter til fornyelse av pass. Andre innreiseutgifter som er nødvendige for reisen, som vaksiner eller legesjekk kan dekkes trekkfritt.
• Skolepenger:
  
  • Skolepenger for barn kan dekkes i tilfeller privatskole er nødvendig for å opprettholde en standard på barnas skolegang tilsvarende den i Norge. Nødvendig skoleuniform og skolemateriell som ikke kreves eller er gratis i Norge er trekkfri merutgift.
• Hjemreiser:
  
  • Besøksreise til hjemmet i Norge kan dekkes trekkfritt for den ansatte dersom pendlervilkår er oppfylt. Når familien er med i utlandet kan ikke besøksreiser dekkes trekkfritt for familiemedlemmene.
    
    • Merk at yrkesreiser du foretar i jobbsammenheng i utlandet kan dekkes trekkfritt uavhengig av pendlerstatus.
• Fripolise og utdanningsstipend:
  • Fripolise og utdanningsstipend er skattepliktig. Les mer om rutine og informasjon om fripolise og utdanningsstipend.

Annen bruk av mobilitetsstipendet enn den som fremgår i oppgjørsmalen skal ikke dokumenteres ovenfor arbeidsgiver. Udokumentert mobilitetsstipend utbetales som skattepliktig stipend/inntekt for den ansatte. Dersom det er andre utgifter den ansatte mener han/hun bør ha fradrag for så skal det tas på skattemeldingen.

2. Underregnskap

Er for å hjelpe til å ha oversikt over utgifter underveis under oppholdet.

Dersom underregnskapet er utfylt vil beløpene oppsummeres automatisk og føres i riktig post i regnskapet.

3. Pendlererklæring

Er for å avklare pendlerstatus. Her skal den reisende krysse av for å komme til konklusjon om han/hun er å anse som pendler eller ikke iht. Skattelovens definisjon av pendler.

Som hovedregel er pendler er en person som har to hjem (bolig i Norge ikke utleid). Da må pendleren reise regelmessig for å besøke hjemmet sitt i Norge.
Dersom du leier ut boligen din i Norge er du ikke pendler. Se mer detaljert informasjon i avnsittet om pendling. Pendlererklæringen fylles ut både i forbindelse med søknad om forskuddsutbetaling før utreise, og ved endelig oppgjør da pendlerstatus kan endre seg for den reisende.

4. Oppgjørsskjema

Del 1 i oppgjørsskjemaet skal fylles ut av den ansatte. Personalia og periode i utlandet skal kopieres over fra regnskapet. Vær oppmerksom på at satser mobilitetsstipend oppdateres ved årsskifte. Antall måneder i hvert kalenderår ganges med satsene.

Det er viktig at nødvendige vedlegg legges ved oppgjøret.

Når regnskaps- og oppgjørsskjema er ferdig utfylt av den ansatte er prosessen videre:

• Skriv ut, signer og scan del 1 av oppgjørsskjema
• Fyll ut, skriv ut, signer og scan pendlererklæring
• Scan husleiekontrakt og alle andre relevante bilag
• Send scannede bilag, signerte sider og hele regnearket til tjenestesenteret: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Dersom oppgjøret ikke blir levert innen rimelig tid etter avsluttet forskningsopphold, vil hele stipendet bli innrapportert som skattepliktig inntekt for mottaker.

Hjelp

• Oppgjørsskjema forskningstermin (xlsx)
• Oppgjør etter forskningstermin - rutinebeskrivelse for lønnsmedarbeidere
• Informasjon om andre oppgjør (lenke kommer, siden er under arbeid, des. 2021)

Kontakt

• Tjenestesenteret
• NTNU International Researcher Support (NIRS):
  • Linda Sigrudardottir, Internasjonal HR-rådvgiver ved HR- og HMS-avdelingen
  • Kjell Sætre, Internasjonal HR-rådvgiver ved HR- og HMS-avdelingen
  • Anette Moen, Internasjonal HR-rådvgiver ved HR- og HMS-avdelingen