Wikier

Oppgjør etter forskningstermin - rutinebeskrivelse

På denne siden finner du som forsker en rutinebeskrivelse for oppgjør av mobilitetsstipendet etter forskningstermin.

Temasiden om forskningstermin | Økonomisk støtte under forskningsterminen

Ser du etter noe annet? Se samleside om forskningsmidler | Sider merket med stipend

Definisjon

Rutinen omfatter oppgjør og praktisk håndtering av mobilitetsstipend gitt til faste vitenskapelig ansatte ved NTNU som har fått innvilget mobilitetsstipend og vært på forskningstermin i utlandet iht. NTNUs retningslinjer om forskningstermin.

Hovedregelen etter skatteloven er at stipend regnes som skattepliktig inntekt når det er så nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd at det er naturlig å se stipendet som en fordel vunnet ved arbeid. NTNU legger til grunn at stipend til forskningstermin er skattepliktig.

Skatteplikten bortfaller imidlertid helt eller delvis dersom man etter endt forskningstermin kan fremlegge et regnskap med kvitteringer som viser at stipendet er brukt til fradragsberettigede utgifter. Med fradragsberettigede utgifter, menes det de utgiftene man kan få skattemessig fradrag for i skattemeldingen.

Mobilitetsstipendet omfattes ikke av reiseregulativets bestemmelser og reisen er ikke tjenestereise med mulighet for å sende reiseregning.

Forarbeid

Utførende: Den reisende og HR- og HMS- avdelingen v/NIRS

Den ansatte er innvilget forskningstermin og mobilitetsstipend til forskningsopphold i utlandet. Mobilitetsstipendet har faste satser som er beregnet ut fra antall reisende (den ansatte og eventuell medfølgende familie) og utbetales iht. antall måneder i utlandet. Vilkårene kommer frem i vedtaksbrev om tildelt forskningstermin.

Før utreise får den ansatte tilbud om deltagelse på utreiseseminar der det er bl.a. informert om bruk av- og skattemessig håndtering av mobilitetsstipendet. Før utreise skal den ansatte ha vært på individuell veiledning hos HR- og HMS- avdelingen v/NIRS. På veiledningsmøtet er situasjonen til den enkelte kartlagt og pendlererklæring fylt ut. I tillegg tilbys den ansatte skattebistand hos eksterne skatterådgivere dersom oppholdet er av en varighet på mer enn 6 måneder.

Før reisen kan den ansatte søke om forskudd på deler av mobilitetsstipendet. Forskuddet er inntil 60% eller 80% av tildelt mobilitetsstipend. Dette er for å ta høyde for skatt slik at den ansatte ved oppgjør ikke vil bli skyldig beløp som skal dekke skatten. Størrelsen avhenger også av om vedkommende vurderes å oppfylle vilkår som pendler i skattemessig forstand.

Dersom skattemessige vilkår til å vurderes som pendler er oppfylt kan bl.a. boutgifter i utlandet utbetales uten skatteplikt.

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (xlsx) som også inneholder regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring

Pendling

Den ansatte kan ha krav på fradrag for en del av utgiftene som påløper ved forskningstermin. Man kan få fradrag for flyttekostnader, og de som defineres som pendlere kan også få fradrag for pendlerutgifter.

Den delen av stipendet som tilsvarer slike fradragsberettigede utgifter kan behandles som trekkfritt, og altså ikke skattepliktig stipend.

Ved vurdering av fradragsretten for pendlerkostnadene i utlandet så må følgende vilkår være oppfylt:

  • Den reisende er å anse som bosatt i Norge etter norsk internrett
  • Den reisende er skattepliktig til Norge for inntekt av arbeid utført i utlandet
  • Den reisende disponerer bolig i Norge (bolig i Norge ikke leid ut), og
  • Den reisende leier bolig i utlandet

I tillegg kreves det besøksreiser til hjemmet i Norge.

Reisehyppigheten for enslige / de som reiser med familien til utlandet skal være følgende:

  • Minst 8 hjemreiser i året ved opphold i Norden
  • Minst 4 hjemreiser i året ved opphold i Europa utenfor Norden
  • Minst 2 hjemreiser i året ved opphold i andre land

Dersom familien til den reisende er igjen i felles hjem i Norge stilles det ikke krav til besøksreiser. Som familie regnes; ektefelle, barn under 22 år og søsken som forsørges av den reisende.

Dersom oppholdet er av kortere varighet, så kan antall hjemreiser være forholdsmessig ut fra antall måneder i utlandet. Hjemreisene må gjennomføres av mottakeren av stipendet. Ektefelles reisemønster er ikke relevant i denne vurderingen. Dersom oppholdets varighet er på under
6 måneder stilles det ikke krav til hjemreiser (gitt at bolig i Norge ikke er leid ut).

Levere oppgjør og dokumentere bruk av stipend

Utførende: Den reisende

Den reisende skal fylle ut oppgjørsskjema og levere til tjenestesenteret innen 1 måned etter avsluttet reise.

Mobilitetsstipendet skal gå til å dekke etablerings- og merkostnader knyttet til utenlandsoppholdet, slik den reisende ønsker. Bruk av mobilitetsstipendet skal dokumenteres slik forklart i regnskapet og på oppgjørsskjemaet. Kvitteringer skal vedlegges. Den reisende kan sende inn scannet kopi av kvitteringer, men må selv oppbevare originaler i tilfelle de blir etterspurt av Skatteetaten. Andre utgifter enn de som er nevnt på regnskap og oppgjørsskjema skal ikke dokumenteres til NTNU.

Den (eventuelle) delen av stipendet som ikke er dokumentert med kvitteringer i oppgjørsskjemaet blir av NTNU innrapportert som skattepliktig stipend. Dersom den ansatte mener han kan ha ytterligere fradrag enn det NTNU tar inn i oppgjøret, må eventuelt fradrag kreves i skattemeldingen.

Utgifter som normalt er skattepliktige er de som er av privat karakter: Leiebil, kjøp av bil, forsikringer, treningsstudio, fritidsaktiviteter for barn, barnehageutgifter, husholdningsartikler, medisiner, klær, vask av bolig, reiser (bortsett fra første/siste reise og pendlerreiser). Listen er ikke uttømmende.

"Preeschool" er skole og dekkes skattefritt.

Belastningssted (K-sted, prosjektnummer og ev. analyse) skal påføres skjemaet. Det vil normalt stå på tildelingsbrevet. Oppgjørsskjema med vedlegg skal oversendes tjenestesenterets e-postadresse: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Reiseoppgjøret leveres på et eget oppgjørsskjema for forskningstermin (tilgjengelig her øverst). Skjemaet inneholder også regnskapsskjema, underregnskap og pendlererklæring.

Forklaring på oppgjørsskjemaet

Se oppgjørskjemaet (xlxs)

Skjemaet er i 4 deler:

  1. Regnskap
  2. Underregnskap
  3. Pendlererklæring
  4. Oppgjørsskjema

1. Regnskap

I første del skal den reisende oppgi personopplysninger.

Faktisk periode i utlandet på forskningstermin må fylles ut, idet mobilitetsstipendet gis for faktisk periode i utlandet. Dersom den reisende har blitt tildelt 12 måneder i mobilitetsstipend, men oppholdets varighet ble på 10 måneder, vil man få mobilitetsstipend kun for den faktiske perioden man oppholdt seg i utlandet.

For å få tildelt familiesatser og reiseutgifter for familie så må familien være med i minimum 3 måneder. Medfølgende barn regnes som barn under 18 år, eller som fortsatt går på videregående skole.

Dersom den ansatte bor i sin egen bolig i utlandet eller ikke har utgifter til bolig i utlandet under forskningsterminen kan mobilitetsstipendet bli redusert med 30 %.

I regnskapet er oversikt over de utgiftspostene NTNU ønsker at den reisende skal dokumentere. Dette er også de utgiftene den reisende kan få utbetalt trekkfritt, avhengig av pendlerstatus. Følgende presiseres om merutgifter:

  • Boligutgifter (leie, strøm og forsikringer):
    • Dokumenterte utgifter til leie, strøm og forsikringer i utlandet dekkes trekkfritt dersom pendlervilkårene er oppfylt. Selv om den ansatte oppfyller pendlervilkårene må den ansatte være oppmerksom dersom boligutgifter i utlandet er lave. Dette kan medføre at en større andel av mobilitetsstipendet blir skattepliktig.
  • Første reise til utlandet:
    • Her dokumenteres totale utgifter på første reise fra Norge til oppholdssted i utlandet. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i Norge til hjem i utlandet. Dekkes trekkfritt.
  • Siste reise hjem til Norge:
    • Her dokumenteres totale utgifter på siste reise fra oppholdssted i utlandet til Norge. Dette inkluderer bl.a. fly/taxi/buss fra hjem i utlandet til hjem i Norge. Dekkes trekkfritt
  • Flyttekostnader:
    • Dokumenterte utgifter kan dekkes skattefritt. Det kan f.eks. være ekstra bagasje på flyet eller å sende noen esker med post. Utgifter til leie av møbler i utlandet er skattepliktig. Du kan lese mer om flyttekostnader hos Skatteetaten.
  • Innreisekostnader (visum, vaksine, legeundersøkelser og lignende):
    • Utgifter i forbindelse med visum og søknad om visum er trekkfrie. Dette gjelder ikke utgifter til fornyelse av pass. Andre innreiseutgifter som er nødvendige for reisen, som vaksiner eller legesjekk kan dekkes trekkfritt.
  • Skolepenger:
    • Skolepenger for barn kan dekkes i tilfeller privatskole er nødvendig for å opprettholde en standard på barnas skolegang tilsvarende den i Norge. Nødvendig skoleuniform og skolemateriell som ikke kreves eller er gratis i Norge er trekkfri merutgift.
  • Hjemreiser:
    • Besøksreise til hjemmet i Norge kan dekkes trekkfritt for den ansatte dersom pendlervilkår er oppfylt. Når familien er med i utlandet kan ikke besøksreiser dekkes trekkfritt for familiemedlemmene.
      • Merk at yrkesreiser du foretar i jobbsammenheng i utlandet kan dekkes trekkfritt uavhengig av pendlerstatus.
  • Fripolise og utdanningsstipend:

Annen bruk av mobilitetsstipendet enn den som fremgår i oppgjørsmalen skal ikke dokumenteres ovenfor arbeidsgiver. Udokumentert mobilitetsstipend utbetales som skattepliktig stipend/inntekt for den ansatte. Dersom det er andre utgifter den ansatte mener han/hun bør ha fradrag for så skal det tas på skattemeldingen.

2. Underregnskap

Er for å hjelpe til å ha oversikt over utgifter underveis under oppholdet.

Dersom underregnskapet er utfylt vil beløpene oppsummeres automatisk og føres i riktig post i regnskapet.

3. Pendlererklæring

Er for å avklare pendlerstatus. Her skal den reisende krysse av for å komme til konklusjon om han/hun er å anse som pendler eller ikke iht. Skattelovens definisjon av pendler.

Som hovedregel er pendler er en person som har to hjem (bolig i Norge ikke utleid). Da må pendleren reise regelmessig for å besøke hjemmet sitt i Norge.
Dersom du leier ut boligen din i Norge er du ikke pendler. Se mer detaljert informasjon i avnsittet om pendling. Pendlererklæringen fylles ut både i forbindelse med søknad om forskuddsutbetaling før utreise, og ved endelig oppgjør da pendlerstatus kan endre seg for den reisende.

4. Oppgjørsskjema

Del 1 i oppgjørsskjemaet skal fylles ut av den ansatte. Personalia og periode i utlandet skal kopieres over fra regnskapet. Vær oppmerksom på at satser mobilitetsstipend oppdateres ved årsskifte. Antall måneder i hvert kalenderår ganges med satsene.

Det er viktig at nødvendige vedlegg legges ved oppgjøret.

Når regnskaps- og oppgjørsskjema er ferdig utfylt av den ansatte er prosessen videre:

  • Skriv ut, signer og scan del 1 av oppgjørsskjema
  • Fyll ut, skriv ut, signer og scan pendlererklæring
  • Scan husleiekontrakt og alle andre relevante bilag
  • Send scannede bilag, signerte sider og hele regnearket til tjenestesenteret: lonnhr@hr-hms.ntnu.no

Dersom oppgjøret ikke blir levert innen rimelig tid etter avsluttet forskningsopphold, vil hele stipendet bli innrapportert som skattepliktig inntekt for mottaker.

Hjelp

Kontakt