Hvordan levere økonomisk oppgjør for mobilitetsstipend/reisestipend etter forskningstermin og stipendreiser

Engelsk: How to submit your mobility grant settlement

Temasiden om forskningstermin | Økonomisk støtte under forskningsterminen

Ser du etter noe annet? Se samleside om forskningsmidler | Sider merket med stipend

Levere økonomisk oppgjør

Du skal levere det økonomiske oppgjøret som en reiseregning i Selvbetjeningsportalen. Du må sende oppgjøret senest en måned etter at oppholdet er ferdig.

Hold oversikten underveis

Registrer utlegg og kvitteringer under oppholdet for å holde orden på utgiftene. Bruk enten Selvbetjeningsportalen i nettleseren eller DFØ-appen på mobilen. Følg veiledningen videre på denne siden.

Slik sender du oppgjøret i Selvbetjeningsportalen

For å fullføre registreringen av reiseregningen, må du ha følgende dokumentasjon:

• tildelingsbrevet ditt
• utfylt og signert pendlererklæringsskjema (xlsx)
• husleiekontrakt og kvitteringer på betalt husleie
• første reise til utlandet
• siste reise tilbake til Norge
• flyttekostnader
• innreisekostnader (visum, vaksine, legeundersøkelse ol.)

eventuelt:

• hjemreiser i forbindelse med pendling (dersom du oppfyller vilkårene for å være pendler)
• fripolise (gjelder NTNU sitt mobilitetsstipend / forskningstermin)
• utdanningsstipend (gjelder NTNU sitt mobilitetsstipend / forskningstermin)

Fripolise og utdanningsstipend må du søke NIRS spesielt om. Legg bekreftelsen fra NIRS ved oppgjøret.

Logge inn og finne riktig skjema

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

Bruk Feide-brukernavn og passord (samme som du bruker ellers på NTNU).

Gå til fanen «Reise»

Konvertere reisesøknad til reiseregning

Du kan søke om reiseforskudd før oppholdet gjennom en reisesøknad i Selvbetjeningsportalen. Se Forskudd mobilitetsstipend forskningstermin

Hvis du har fått reiseforskudd for oppholdet, må du konverterer reisesøknaden til en reiseregning. Det er for at reiseforskuddet skal trekkes riktig og gjøres opp mot reiseutgiftene for oppholdet. Se veiledning: konvertere reisesøknad til reiseregning (dfo.no). Du har nå fått en reiseregning klar til utfylling. Følg veiledningen videre fra Reiseregningen trinn for trinn.

Hvis du ikke fikk reiseforskudd for oppholdet, oppretter du en ny reiseregning i Selvbetjeningsportalen ved å velge skjema "Registrer reiseregning" og trykker deretter på den blå «+ Lag ny»-knappen nederst i venstre hjørne. Du får da opp et reiseregningsskjema i fem trinn.

Reiseregningen trinn for trinn

Trinn 1: Reiserute

• Datoer: Hvis du skal registrere flere reiseregninger under forskningsoppholdet, bør du legge inn en fiktiv dato her. Det er fordi det i Selvbetjeningsportalen ikke er mulig å ha flere reiseregninger i samme tidsperiode. Reelle datoer kan du da skrive i trinn 5 Kommentarer.
• Formål: Skriv hva reisen gjelder, for eksempel forskningstermin eller forskningsopphold.
• Land/Region og sted: Skriv hvor oppholdet var. Hvis oppholdet skal være flere steder, velger du + Legg til nytt reisemål.
• Regulativ: Dersom du har vært på forskningsopphold/stipendreise, velger du Trekkfri Hyb/Leil m/kok, Priv

*

• • Kostnadsfordeling: Hvis utgiftene for oppholdet skal dekkes av arbeidsplassen du jobber til daglig, lar du den stå som «standard». Hvis utgiftene skal føres på et bestemt prosjekt, krysser du av for «annen» og finner feltet Arbeidsordre K7. Skriv UV i feltet, da får du opp ei liste over prosjektnummer og -navn. Delprosjektnummeret som skal fylles ut her, vil du vanligvis finne i tildelingsbrevet.

Hvis du sendte reisesøknaden i Selvbetjeningsportalen, vil kostnadsfordelingen fra søknaden automatisk fylles ut i reiseregningen.

Hvis du lurer på hvilket nummer du skal skrive, kan du spørre prosjektøkonom for eksternfinansierte prosjekt og controller for interne prosjekt eller snakk med din nærmeste leder.

Trinn 2: Reisegodtgjørelser

Dette trinnet skal du hoppe over. Du skal ikke krysse av for kostgodtgjørelse eller kompensasjonstillegg, da dette normalt ikke dekkes ved mobilitetsstipend / forskningstermin. Derfor krysser du ikke av for det.

Trinn 3: Utgifter

Du kan velge selv om du vil registrerer utgifter måned for måned eller slå sammen for hele året. Hvis du slår sammen utgifter for et helt år, må det legges ved et underregnskap som viser hvordan du har kommet fram til sammenslått totalbeløp.

Velg + Legg til ny utgiftspost for hver utgift du skal registrere.

Du kan velge mellom to ulike typer:

1. «Stipend ref. m/bilag Trekkfri» brukes til dokumenterte utgifter. Du lager en linje per utgift du har hatt, og så legger du inn hvilken utgift det er i feltet “Beskrivelse”. Last opp bilag til alle utgiftene du legger inn her.
2. «Stipend ref. u/bilag Tr.pliktig» brukes til udokumenterte utgifter eller trekkpliktige utgifter. Hvis du ikke har brukt opp hele det tildelte stipendet, må du legge inn den resterende delen av stipendet under denne utgiftstypen. Dette blir da innrapportert som trekkpliktig stipend og beskattet.

Se mer informasjon om Skatt ved forskningstermin og stipendreiser (oversikt: hva er skattepliktig og skattefritt?), Pendlerstatus (hva gir pendlerstatus?), Skatt og utenlandsopphold.

• Husleie: Spesifiser leieperioden og legg ved kvittering. Husleiekontrakten laster du opp i trinn 4.
• Reisekostnader: Spesifiser i felt for beskrivelse hva som gjelder første reise til / siste reise fra oppholdet.
• Kostnadsfordeling: Her får du ny mulighet til å belaste et spesielt prosjekt for spesifikke utgifter utenom tildelinga. Hvis alle utgifter skal belastes tildelinga, kryss av for «følger reisens generelle. tilordning».
• Vedlegg: Last opp kvittering for hvert utlegg.

Trinn 4: Vedlegg

Her ser du vedleggene du lastet opp i trinn 3. I tillegg må du laste opp annen dokumentasjon:

Se over at du har med alle vedlegg i tillegg til det du lastet opp i trinn 3.

Trinn 5: Kommentarer

• Oppgi oppholdssted / land og faktiske datoer for reisens start og slutt / oppholdstid i utlandet. til/fra for reisen. Dette for å kunne beregne nøyaktig tildelt stipend ved NTNU sitt mobilitetsstipend forsknings- og utviklingstermin.
• Tildelt beløp for reisekostnader beregnes ut ifra vedlagte utgifter for første reise til og siste reise fra.
• Skriv om reiseregningen er et stipend, oppgjør, faglig reise eller mobilitetsstipend.
• Opplys om reiseforskuddet har blitt utbetalt tidligere.
• Sjekk om du har fått reiseforskudd utbetalt i forrige lønnssystem før 2023, slik at saksbehandler kan registrere dette manuelt i lønnssystemet.

Ved oppgjør av stipendreiser kan det i enkelte tilfeller oppstå en differanse på en udokumentert andel av tildelingen. Denne differansen må da registreres selv av stipendmottaker som «stipend uten bilag trekkpliktig». Legg ved bekreftelse på tildelt beløp, f. eks. i form av tildelingsbrev eller annen bekreftelse. Ved NTNU sitt mobilitetsstipend / forskningstermin er saksbehandler ved Tjenestesenteret behjelpelig med beregning og føring av evt. udokumentert andel av stipendet til utbetaling.

• Til slutt trykker du «Gå til innsending». Skjemaet vil da sendes til din nærmeste leder eller ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

Mer info og veiledning

For ansatt som skal sende reiseregning/oppgjør:
Reiseregning og utgiftsrefusjon for ansatte | DFØ (dfo.no)

For leder/BDM som skal godkjenne:

Behandle reiseregning, utgiftsrefusjon og e-skjema – godkjenner 1 | DFØ (dfo.no)

For HR, saksbehandler, leder og andre administrative i prosessen:

Nasjonal BOTT-rutine 2.5.2 Behandle stipendreiser

2.5.2.1 Utbetale forskudd

2.5.2.2 Levere og gjøre opp merutgifter

Kontakt

• Tjenestesenteret
• NTNU International Researcher Support (NIRS):
  • Linda Sigrudardottir, Internasjonal HR-rådgiver ved HR- og HMS-avdelingen
  • Kjell Sætre, Internasjonal HR-rådgiver ved HR- og HMS-avdelingen
  • Anette Moen, Internasjonal HR-rådgiver ved HR- og HMS-avdelingen