Som ansatt eller student ved NTNU kan du reservere undervisningsrom og grupperom til aktiviteter som er knyttet til NTNU. Romreservasjon kan skje først når timeplanen er ferdig i juni/desember.

Rom kan reserveres alle dager mellom 8-23, unntatt helligdager. Noen rom er unntatt med begrensninger på tilgjengelighet og åpningstid. 

Rom som er reservert i rombestilling skal tas i bruk innen 15 minutter fra bestilt tid, etter det kan rommet tas i bruk av andre.  

Praktisk informasjon når du bestiller rom

• Sjekk om rommet er opptatt, finn informasjon om rommet og lenke til kart (MazeMap)
• Hjelp til bruk av rombestillingssystemet. (Lenken går til UiO, som administrerer systemet).
• Les hele reglementet. De viktigste retningslinjene finner du i egen fane.
• Ta kontakt med adgangskontrollen på campus for å undersøke om du har tilgang til aktuelle rom.
• Rom som er reservert utenfor ordinær arbeidstid (ukedager 8-16) skal være åpne hvis de er reservert og godkjent i forkant. Er reservert rom låst, kontakt vaktmester
• Husk å avbestille rom som ikke skal brukes. Du avbestiller rom i romreservasjonssystemet under «Vis mine bestillinger»

Har du problemer med reservasjon av grupperom? Ta kontakt i NTNU Hjelp

Egne retningslinjer for ansatte

Ansatte kan bestille undervisningsrom for hele semesteret når rombestilling åpner. Dette skjer etter at timeplanen er lagt. Bestillingen vil automatisk bli godkjent. Oversikt over dine bestillinger finner du under «Vis mine bestillinger» i Rombestilling.

Timeplanlagte aktiviteter skal ikke bestilles i rombestilling. Se mer under timeplaninfo.

Rom som ikke er tilgjengelige i rombestilling eller bestillinger som er langt frem i tid (konferanser), må du reservere via NTNU Hjelp. Henvendelsen må inneholde informasjon om formål, samt ønske om tid og sted. Bestillingen vil bli vurdert etter formålet. 

Møterom

Ansatte kan bestille møterom via kalenderen i Outlook.

Timeplaninfo

Ta kontakt med studiekonsulenten ved ditt institutt ellereller i NTNU Hjelp for å etterbestille/endre rom eller tid til timeplanlagte aktiviteter. Dette er viktig for å sikre en korrekt timeplanvisning og for å kunne frigjøre ressurser som ikke skal brukes.

Innmelding av undervisningsbehov til timeplanlegging skjer innen 1. mars (for høstemner) og 1. september (for våremner) via TP Grunnlagsdata.

Publisering av timeplan skjer ca. 15. juni/1. desember.

Datasaler

Datasaler kan kun reserveres for undervisning og av ansatte.

Konferanselokaler

Finn lokaler til kurs og konferanser

Flere tips: Arrangere konferanse 

Reservasjon av undervisningsrom til konferanser langt frem i tid, som ikke er åpnet i rombestilling, sendes inn i NTNU Hjelp.

Svar på henvendelsen kommer først etter at timeplan for aktuelt semester er klar. Bestillinger i perioder utenfor undervisnings- og eksamensperioder kan få svar tidligere.

Egne retningslinjer for studenter

Studenter har rett til å reservere grupperom og en del mindre undervisningsrom via rombestiling.

Begrensninger:

• Studenter kan bestille rom to uker frem i tid.
• Enkeltstudenter kan reservere rom i inntil 4 timer per bestilling og maks 8 bestillinger innenfor en 14 dagers periode.
• Bibliotekets studieceller/grupperom kan bare brukes i bibliotekets åpningstid og har egne regler for hvor lenge de kan reserveres for.
• Datasaler kan bare reserveres av ansatte.

Leseplasser og datasaler

Oversikt over leseplasser og datasaler ved de ulike campusene.

Lavere grad-leseplasser kan brukes fritt av alle studenter. Ekstra leseplasser blir kunngjort på oversiktssiden i forkant av eksamensperioden.

Datasaler kan ikke reserveres av studenter, men brukes så lenge de ikke er i bruk til undervisning.

Øvrige rom

Undervisningsrom som ikke er tilgjengelige for studenter via rombestilling må reserveres i NTNU Hjelp. Henvendelsen må inneholde informasjon om formål, samt ønske om tid og sted. Bestillingen vil bli vurdert etter formålet. 

Linjeforeninger og studentorganisasjoner tilknyttet NTNU

Linjeforeninger og andre studentorganisasjoner som har behov for å bestille rom til sine aktiviteter må også søke om dette i NTNU Hjelp.

Henvendelsen må inneholde informasjon om formål, samt ønske om tid og sted. Bestillingen vil bli vurdert etter formålet.  Disse reservasjonene vil ikke gå på bestillingskvoten til den enkelte student.

Studentarrangement

Ved reservasjon av rom til større arrangement på dagtid i semesteret (for eksempel bedrifts- og karrieredager) gjelder følgende:

• Ved ledig kapasitet kan du reservere ønsket rom via rombestilling.
• Dersom du ønsker å reservere et rom som er opptatt med undervisning eller annen aktivitet, må du kontakte faglærer for eventuelt å avtale bytte. Et bytte forutsetter at et likeverdig rom finnes tilgjengelig. 
• Etter at et bytte er avtalt, må det gis beskjed om byttet i NTNU Hjelp.

Romreservasjon for eksterne samarbeidspartnere må skje via e-post til kontakt@sa.ntnu.no. Reservasjonen blir etter formålet og krever godkjenning. Formålet må være relatert til NTNUs kjernevirksomhet.

Hvem kan bestille rom:

• Underleverandører
• SiT
• SINTEF
• Andre organisasjoner knyttet til NTNU

NTNU leier ikke ut rom til eksterne aktører. 

Retningslinjer for reservasjon og bruk av NTNUs rom

Som låntaker av NTNUs rom forventes du å ha lest retningslinjene for bruk av undervisningsrom.

• Bestiller er ansvarlig for at rommet brukes i tråd med tillatelsen som er gitt.
• Bestiller skal alltid være til stede når rommet er i bruk.
• Rom som er leid ut skal være klargjort til låsing senest kl. 24.00.

I løpet av semesteret blir det gjennomført kontroll av om rombruk er i tråd med reservert aktivitet og om bruken er i samsvar med regler for bruk av rom.