Å arrangere en konferanse krever planlegging, koordinering og oppfølging. NTNU har rammeavtaler, rutiner og krav som må følges. Du kan organisere arrangementet selv, eller samarbeide med NTNU Konferanser for støtte i hele eller deler av prosessen. 

Start med å avklare ansvar, økonomi og rammer for konferansen. 

Organisering 

Opprett en programkomité med tydelige roller. Typiske ansvarsområder er: 

• Faglig program 
• Sosiale arrangement 
• Sponsor, utstilling og logistikk 
• Økonomi og budsjett 

Økonomi og budsjett 

Start tidlig med å etablere en  økonomisk ramme for konferansen. 

• Sett opp et tentativt budsjett for å finne punktet der inntekter dekker kostnader (break-even). 
• Kontakt bestiller-/økonomiansvarlig ved ditt institutt/fakultet. 
• Opprett prosjektnummer dersom det er et større arrangement. 
• Vurder om konferansen er MVA-pliktig. 

• Kartlegg mulige tilskudd og sponsorer/utstillere. 

Risiko og sikkerhet 

For arrangementer med mer enn 50 deltakere skal det gjennomføres en risikovurdering. 

• Bruk NTNUs mal for risikovurdering. 
• Avklar roller ved uforutsette hendelser (eksempel: brannansvarlig/sesjonsansvarlig) 
• Se også veileder fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap om sikkerhet ved store arrangementer og Sikresiden.no 

Når rammene er klar, starter den praktiske planleggingen av konferansen. 

Sted og dato 

Finn et egnet konferanselokale. 

Hvis arrangementet er på campus, må du kontakte: 

• Rom/timeplan: rom og utstillerplasser 
• Lunsj og pausemat: Bestilling av mat til møter og konferanser
• Vakt og service: låsing, vektertjeneste og nøkler/kort 
• Vaktmester/drift: bord, stoler, skilt, renhold 
• IT brukerstøtte: teknisk utstyr i rom 

Påmelding og deltakerinformasjon 

NTNU Konferanser kan sette opp påmeldingsside med betalingsløsning. 

Du kan velge mellom:  

• Nettskjema (har ikke et system for betaling) 
• NTNU Billett

• EventsAIR (inkluderer fakturaløsning). Dette må administreres av NTNU Konferanser  

Et påmeldingsskjema bør inneholde: 

• deltakeravgift 
• ulike registreringskategorier 
• samtykke til behandling av personopplysninger 
• eventuell lenke til hotellreservasjon 
• avbestillingsregler 
• matallergier 
• behov for tilrettelegging 

Ved registrering av deltakere må personopplysninger behandles korrekt. 

• Les mer om personvern

Kommunikasjon 

Lag en enkel kommunikasjonsplan. 

Vurder om konferansen har behov for: 

• nettside eller wikiside 
• sosiale medier 
• fotografi og dokumentasjon
• plakater og skilting (Grafisk senter kan kontaktes for materiell og profilering) 

Faglig program 

• Avklar foredragsholdere og sesjoner 
• Send ut call for papers ved vitenskapelige konferanser 
• Lag plan for innsamling av presentasjoner 
• Avklar samtykke til publisering eller opptak 

Teknisk gjennomføring 

Vurder og avklar behov for: 

• streaming eller opptak 
• lyd, lys og skjermer 
• videoproduksjon 

Kontakt Enhet for læring og teknologi eller rammeleverandør for eventbistand. 

Bestillinger 

Ved bestillinger gjelder NTNUs rammeavtaler. Oversikt over rammeavtaler finner du på siden Avtalekatalog og rammeavtaler ved NTNU 

Du kan blant annet bestille: 

• mat og drikke 
• konferansemateriell (navneskilt, nøkkelbånd, gaver) 
• teknisk produksjon 
• fotograf 
• brosjyrer og informasjonsmateriell 

• NTNU-produkter

Reise og hotell 

For gjester skal NTNUs avtalepartnere brukes:

• Reise
• Hotell
• Leiebil

Sosiale arrangement 

Planlegg eventuelle sosiale aktiviteter: 

• mottakelse 
• bevertning/aperitiff  
• konferansemiddag 
• sett opp en kjøreplan for kvelden  
• kulturelle innslag  

Større arrangement i Trondheim, kan det søkes om å få orgelkonsert i Nidarosdomen (gratis). Krever søknad i god tid før arrangementet skal avholdes.  

Invitasjonsbrev og visum 

Vurder nøye hvem som skal motta invitasjonsbrev. Som hovedregel sendes invitasjonsbrev først etter at påmeldingen er betalt, eventuelt kun til bekreftede foredragsholdere. NTNUs brevmal kan benyttes. 

Når konferansen starter må oppgaver og ansvar være tydelig fordelt. 

Kjøreplan 

Se veileder: Lag kjøreplan for konferansen

Kjøreplanen bør minimum inneholde: 

• tidspunkt for alle innlegg 
• ansvarlige for sesjoner 
• pauser og servering 
• tekniske oppgaver 

Bemanning 

Sørg for nok personell til gjennomføringen. Typiske roller som er involvert i konferansegjennomføring er: 

• sesjonsledere 
• teknikere 
• registrering og sekretariat 
• praktisk vertskap 

Flere konferanser har engasjert studenter som frivillige. 

Registrering og mottak 

Et tydelig og godt organisert registreringsområde bidrar til en god opplevelse for deltakerne ved ankomst. Sørg for klare rutiner og god skilting for:

• innsjekk og utdeling av navneskilt
• garderobe
• informasjonspunkt

Server gjerne kaffe til deltakere som kommer tidlig, og legg til rette for journalister og presse. 

Praktisk informasjon 

Sørg for at deltakerne får nødvendig informasjon. 

• tilgang til trådløst nett 
• konferansens hashtag 
• tydelig skilting 
• reserverte plasser ved behov 
• nødutganger og hjertestartere

Ha også en telefonliste med viktige nummer tilgjengelig, for eksempel: 

• teknisk support 
• matleverandør 
• arrangør 
• nødetater 

Etterarbeidet er viktig for læring og økonomisk avslutning. 

Evaluering 

En evaluering gir verdifull innsikt som kan brukes til å forbedre framtidige konferanser og arrangementer. Be derfor deltakerne om tilbakemeldinger etter konferansen. Det er mulig å benytte seg av Microsoft Forms 

Publisering 

På konferansens nettside bør presentasjoner og opptak legges ut. Det forutsetter at foredragsholdere har gitt samtykke. Dersom det er opptak, så må dette tekstes (i henhold til universell utforming av videoer)

Økonomi

Avslutt prosjektet økonomisk

• sørg for at alle fakturaer er mottatt og betalt 
• oppsummer budsjett og regnskap 

• eksterne foredragsholdere kan sende reiseregning via Betalmeg

Dokumentasjon 

Lag en kort oppsummering av konferansen: 

• deltakerantall 
• økonomi 
• erfaringer og forbedringspunkter