Bestille

1. Bestille reise og hotell for gjestene, se avtalepartnere:
   1. Flyreiser
   2. Hotell
   3. Leiebil
2. Bestille mat og drikke.
3. Kontakt enhet for konferanser om du trenger videooverøring, opptak, lys, lyd eller skjermer.
4. Bestille konferansemateriell fra Akademika.
5. Bestille gaver til foredragsholdere.
6. Bestille brosjyrer og Gemini (send e-post) for å gi til deltakerne. De fleste finnes på norsk og engelsk.
7. Kontakte vaktmester for låsing og andre driftstjenester hvis du bruker NTNUs lokaler. 

Planlegge

9. Planlegge garderobeløsning og innsjekkingssted for deltakerne.
10. Planlegge bordplassering hvis konferansen skal ha en formell middag.
11. Planlegge evaluering. Du kan lage et digitalt skjema i et skjemaverktøy.

Opplysninger

• Skilting: Sjekk at skiltingen til konferansen er god nok.
• Nett: Opplyse om tilgang til nett.
• Hashtag: Informere om konferansens hashtag på Twitter hvis det er aktuelt.
• Telefonnummer: Ha lett tilgjengelig en liste over viktige telefonnummer (matleverandør, underholdning, sykehus, teknisk hjelp mm.).

Registrering/mottakelse

• Sjekke inn deltakere, levere ut navnekort.
• Server gjerne kaffe til de som kommer tidlig.
• Legg til rette for journalister.
• Legge fram Gemini og brosjyrer fra NTNU.

Underveis

• Fotografere og dokumentere konferansen.
• Legge ut evalueringsskjema hvis dette ikke sendes via nett.

• Evaluere konferansen.
• Legge ut presentasjoner på nettstedet. Du kan også bruke SlideShare. Videopresentasjoner krever skriftlig samtykke fra innledere.
• Summere opp regnskapet.