Råd: Å arrangere en konferanse krever god planlegging og koordinering. NTNU har rammeavtaler, rutiner og krav som må følges. Du kan gjøre alt selv, men for å gjøre prosessen enklere anbefaler vi at du samarbeider med NTNU Konferanser. 

Sted: Finn lokale

GDPR: NTNU konferanser er tilpasset personvern og GDPR. Informasjon og lenker til nyttige sider.

Regnskap/økonomi

Opprett en programkomite med tydelige roller(Program, sosiale arrangementer, sponsor/utstilling/logistikk og økonomi 

• Sett opp et tentativt budsjett med break even analyse  
• Opprett prosjektnummer dersom det er større arrangement
• Kontakt din økonomirådgiver 
• Vurder om konferansen er MVA-pliktig 
• Vurder tilskudd og kartlegg potensielle sponsorer

Risikovurdering

For arrangementer med mer enn 50 deltakere, er det nødvendig å gjennomføre en risikovurdering.

• Bruk gjerne universitetets mal for risikovurdering. 
• Ha en rolleavklaring ved uforutsette hendelser. 

Se også veileder for sikkerhet ved store arrangementer.pdf Utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

Kommunikasjon

• Lage kommunikasjonsplan (nettside, sosiale medier, fotografere og dokumentere, plakater, skilting, mm.)
• Konferanse som trenger nettside; se domenenavn ved NTNU. Egne wikisider for konferansen er en annen mulighet.
• Logo og maler, produsere trykksaker
• Låne rollups om NTNU
• Call for papers: Ved vitenskapelig konferanse tilbyr NTNU konferanser et online registreringssystem som håndterer paper-prosessen.
• Tilrettelegging: Be deltakerne om å si fra om matallergi, religiøse preferanser til mat eller behov for spesiell tilrettelegging.
• Fotografering, filming og opptak av lyd må informeres tydelig om i invitasjon og på selve arrangementet, der det bør opprettes foto-/videofri sone. Om å informere og om praksis på arrangement.

Kjøreplan

Sette opp kjøreplan for konferansen. Noen tips:

• Opplys de som skal holde foredrag eller levere underholdning om tidspunkt. 
• Ha sesjonsansvarlige i alle rom. 
• Sett opp nok pauser mellom sesjonene og ha nok bevertning.
• Pausemat, både før og en etter lunsj.
• Kaffe/te/vann i hver pause.
• Starter konferansen med at mange kommer med transport samme dag er det lurt å tilby noe bevertning i tillegg til kaffe/te ved registrering.
• Bestill underholdning hvis det er aktuelt. Bruk gjerne NTNUs kultur- og musikkmiljø. 

Bestille

1. Bestille reise og hotell for gjestene, se avtalepartnere:
   1. Flyreiser
   2. Hotell
   3. Leiebil
2. Bestille mat og drikke.
3. Kontakt Enhet for læring og teknologi enhet om du trenger videooverøring, opptak, lys, lyd eller skjermer.
4. Bestille konferansemateriell fra Akademika.
5. Bestille gaver til foredragsholdere.
6. Bestille brosjyrer og Gemini (send e-post) for å gi til deltakerne. De fleste finnes på norsk og engelsk.
7. Kontakte vaktmester for låsing og andre driftstjenester hvis du bruker NTNUs lokaler. 

8. Flagging i byen: Skriftlig søknad om flagging sendes til Stabsenhet for byutvikling, senest 2 uker før. Kontakt: tlf. 72 54 26 50, E-post: stab-byutvikling.postmottak@trondheim.kommune.no. Flaggheising utføres av Trøndelag brann- og redningsjeneste IKS etter avtalt pris. Hvis NTNUs flagg skal brukes leveres de til Hovedbrannstasjonen i Kongens gt. 2 i god tid før.

Planlegge

9. Planlegge garderobeløsning og innsjekkingssted for deltakerne.
10. Planlegge bordplassering hvis konferansen skal ha en formell middag.
11. Planlegge evaluering. Du kan lage et digitalt skjema i et skjemaverktøy.

Opplysninger

• Skilting: Sjekk at skiltingen til konferansen er god nok.
• Nett: Opplyse om tilgang til nett.
• Hashtag: Informere om konferansens hashtag hvis det er aktuelt.
• Telefonnummer: Ha lett tilgjengelig en liste over viktige telefonnummer (matleverandør, underholdning, sykehus, teknisk hjelp mm.).

Registrering/mottakelse

• Sjekke inn deltakere, levere ut navnekort.
• Server gjerne kaffe til de som kommer tidlig.
• Legg til rette for journalister.
• Evt legge fram Gemini og brosjyrer fra NTNU.

Underveis

• Fotografere og dokumentere konferansen.
• Legge ut evalueringsskjema hvis dette ikke sendes via nett

• Evaluere konferansen.
• Legge ut presentasjoner på nettstedet. Du kan også bruke SlideShare. Videopresentasjoner krever skriftlig samtykke fra innledere.
• Summere opp regnskapet.