Råd: Du kan gjøre alt selv – eller kjøpe tjenester etter behov. Kontakt NTNU konferanser. 

Sted: Finn lokale

GDPR

NTNU konferanser er tilpasset personvern og GDPR. Informasjon og lenker til nyttige sider.

Regnskap/økonomi

• Skaff deg en økonomisk ramme for konferansen.
• Opprett prosjektnummer dersom det er et større arrangement. Kontakt din økonomirådgiver.
• Vurder om konferansen er MVA-pliktig.

Kommunikasjon

• Lage kommunikasjonsplan (nettside, sosiale medier, fotografere og dokumentere, plakater, skilting, mm.)
• Logo og maler, produsere trykksaker
• Låne rollups om NTNU
• Call for papers: Ved vitenskapelig konferanse tilbyr NTNU konferanser et online registreringssystem som håndterer paper-prosessen.
• Tilrettelegging: Be deltakerne om å si fra om matallergi, religiøse preferanser til mat eller behov for spesiell tilrettelegging.
• Fotografering, filming og opptak av lyd må informeres tydelig om i invitasjon og på selve arrangementet, der det bør opprettes foto-/videofri sone. Om å informere og om praksis på arrangement.

Kjøreplan

• For arrangementer med mer enn 50 deltakere, er det nødvendig å gjennomføre en risikovurdering. Bruk gjerne universitetets mal for risikovurdering.
• Bestille underholdning hvis det er aktuelt. Bruk gjerne NTNUs kultur- og musikkmiljø.
• Sette opp kjøreplan for konferansen. Opplys de som skal holde foredrag eller levere underholdning om tidspunkt.

Bestille

1. Bestille reise og hotell for gjestene, se avtalepartnere:
   1. Flyreiser
   2. Hotell
   3. Leiebil
2. Bestille mat og drikke.
3. Bestille videooverføring eller opptak fra Multimediesenteret.
4. Kontakte AV-tjenesten hvis du trenger lys, lyd og skjermer.
5. Bestille konferansemateriell fra Akademika.
6. Bestille gaver til foredragsholdere.
7. Bestille brosjyrer og Gemini (send e-post) for å gi til deltakerne. De fleste finnes på norsk og engelsk.
8. Kontakte vaktmester for låsing og andre driftstjenester hvis du bruker NTNUs lokaler. 

Planlegge

9. Planlegge garderobeløsning og innsjekkingssted for deltakerne.
10. Planlegge bordplassering hvis konferansen skal ha en formell middag.
11. Planlegge evaluering. Du kan lage et digitalt skjema i et skjemaverktøy.

Opplysninger

• Skilting: Sjekk at skiltingen til konferansen er god nok.
• Nett: Opplyse om tilgang til nett.
• Hashtag: Informere om konferansens hashtag på Twitter hvis det er aktuelt.
• Telefonnummer: Ha lett tilgjengelig en liste over viktige telefonnummer (matleverandør, underholdning, sykehus, teknisk hjelp mm.).

Registrering/mottakelse

• Sjekke inn deltakere, levere ut navnekort.
• Server gjerne kaffe til de som kommer tidlig.
• Legg til rette for journalister.
• Legge fram Gemini og brosjyrer fra NTNU.

Underveis

• Fotografere og dokumentere konferansen.
• Legge ut evalueringsskjema hvis dette ikke sendes via nett.

• Evaluere konferansen.
• Legge ut presentasjoner på nettstedet. Du kan også bruke SlideShare. Videopresentasjoner krever skriftlig samtykke fra innledere.
• Summere opp regnskapet.