Veiledning til deg som skal sende søknad om forskudd før du reiser på forskningstermin.

Engelsk Travel advance mobility grant

Temaside forskningstermin

Om reiseforskudd

• Søknaden om reiseforskuddet sender du i Selvbetjeningsportalen. Skjemaet går til din nærmeste leder for godkjenning.
• Skjemaet går ikke an å slette. Du må endre det dersom lederen din ikke godkjenner.
• Husk å lagre skjemaet.
• Oversikt over hvilke utgifter som kan dekkes av mobilitetsstipendet, finner du på Økonomisk støtte under forskningsterminen
• 1. januar 2023 fikk NTNU nye kostnadssted og prosjektnumre. Hvis du ikke vet hvilke numre som gjelder, kan du spørre prosjektøkonom eller controller ved fakultetet ditt eller kontakte International Researcher Support (NIRS).

Husk å registrere kredittkort

Alle ansatte med reise og utlegg for NTNU kan få et for å kunne belaste sine jobbrelaterte utlegg. Du må huske å registrere kredittkortet i Selvbetjeningsportalen før du begynner å registrere reiseregning. Les mer og søk om kredittkort

Slik sender du søknaden om forskudd

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

eller last ned DFØ-appen

Se veiledning fra DFØ: Registrere reisesøknad og reiseforskudd (dfo.no)

• Velg Reise og skjemaet «Registrer reisesøknad og -forskudd».

• Velg "lag ny"
• Du får nå opp skjemaet som består av fire deler: 1) reiserute, 2) kostnader, 3) transportmiddel og godkjenning og til slutt 4) vedlegg.

Trinn 1 Reiserute

• Fra/ til: Før opp dato for utreise i «Fra» og en fiktiv dato for retur. Skriv gjerne dagen etter utreisedato som retur. Grunnen til det, er at Selvbetjeningsportalen låser muligheten for å registrere flere reiseregninger i samme tidsrom.
• Formål: Her skal du skrive «Forskningstermin».
• Land/Region/Sted: Fyll inn landet og stedet du skal til. Hvis du skal til flere land, kan du trykke på + tegnet og legge til flere land og steder.
• Kostnadstilordning: NB! Velg «Annen». Klikk på boksen med kostnadsfordeling, så åpnes en fane som heter «Tilordningsdetaljer».

Kostnadssted: Denne vil være ferdig utfylt med kostnadsstedet som gjelder for din stilling. Hvis forskningsterminen skal føres på et annet kostnadssted, skriver du det her.

Arbeidsordre (K7): Dette er det samme som prosjektnummer, og må endres til det prosjektnummeret som gjelder for forskningsterminen. Når man endrer prosjektnummeret skal man bare endre tallene, UV skal stå foran tallet. Så i rubrikken Arbeidsordre (K7) kan det for eksempel stå UV951010100.

De andre feltene under "tilordningsdetaljer" skal du ikke gjøre noe med. Trykk lagre når du er ferdig og deretter på pila til venstre for «Tilordningsdetaljer».

Trinn 2 Kostnader

Estimerte kostnader: Her skal du føre opp en andel av beløpet du har fått tildelt. Det kan for eksempel være tildelt mobilitetsstipend + reisekostnader (opp til taket du har fått).

Husk å ta hensyn til skatt når du søker om forskudd. En del av det tildelte mobilitetsstipendet vil være skattepliktig. Hvor stor denne andelen er, vil avhenge av flere faktorer. De mest vanlige faktorene er om du a) har pendlerstatus og b) om du skal til USA:

a) Hvis du skal til USA, er hovedregelen at du søker om 80 prosent av tildelt mobilitetsstipend. Hvis du ikke skal til USA, søker du om 60 prosent av tildelt mobilitetsstipend.

b) Hvis du har pendlerstatus og husleiekostnadene kommer til å være høyere enn satsene over, kan du søke om inntil 100 prosent av tildelt mobilitetsstipend.

VIKTIG: Husk å trykke på +Legg til forskudd, før du går videre

Skriv inn samme sum som du førte opp i «estimerte kostnader».

Trinn 3 Transportmiddel til godkjenning

Du skal kun fylle ut trinn 3, hvis du skal kjøre egen bil til og fra stedet du skal være under forskningsterminen.

• Business-/førsteklasse skal du ikke fylle ut fordi du i staten skal benytte rimeligste reisemåte.

Trinn 4 Vedlegg

Når du søker om forskudd i forbindelse med forskningstermin, skal følgende vedlegg legges ved:

• Tildelingsbrevet om forskningstermin
• Budsjett/ oversikt over kostnader (lag et enkelt excel-ark)
• Pendlererklæring (xlsx) dersom du søker om beløp utover 60/80 prosent av tildelt mobilitetsstipend (se Trinn 2 «Kostnader»).