Før du skal på jobbreise, må arbeidsgiver definere om reisen er en tjenestereise eller en stipendreise. Forskjellen handler hovedsakelig om hvem som tar initiativ til reisen og hva som er formålet med reisen. Definisjonen har betydning for hvilke rettigheter og refusjonsordninger som gjelder.

English: The difference between official travel and grant-funded travel

Temaside reise | Reiseregning | Overnatting og kostgodtgjørelse

Leder avgjør

Du må alltid avklare med nærmeste leder med budsjettansvar om du kan reise. Det gjelder både for tjenestereiser og stipendreiser. Samtidig som lederen din godkjenner at du kan reise, må hen definere hva slags reise det er snakk om.

Hva er en tjenestereise?

Når du drar på tjenestereise, reiser du på oppdrag for NTNU og i statens tjeneste. Det vi si at reisen er pålagt eller godkjent av arbeidsgiver som en del av dine arbeidsoppgaver. Det kan både være sporadiske reiser og rutinemessige, faste tjenesteoppdrag. Tjenestereiser regnes som arbeid. Se definisjon på regjeringen.no

Eksempler på tjenestereise

• deltakelse på konferanse for å presentere forskning fra NTNU
• møter i regi av NTNU

Kompensasjon og refusjon på tjenestereise

Når du er på tjenestereise, har du krav på

• kompensasjonstillegg når du er på reise i utlandet
• kostgodtgjørelse (dekning av utgifter til mat – se definisjon)
• refusjon for utgifter

Det gjelder også midlertidig ansatte, inkludert stipendiater, så lenge reisen oppfyller kravene til en tjenestereise. Regler og satser finner du på regjeringen.no:

• Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands
• Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

Hva er en stipendreise?

En stipendreise er noe du selv tar initiativ til. Reisen er ikke pålagt av arbeidsgiver, og du reiser ikke på oppdrag for NTNU. Lederen din kan likevel godkjenne en slik reise, fordi den har faglig relevans og støtter arbeidet ditt med forskning, undervisning eller faglig utvikling. Slike reiser regnes ikke som arbeid, men har som regel et faglig formål.

Eksempler på stipendreise

• studieopphold ved et annet universitet
• forskningssamarbeid som du selv har tatt initiativ til

Stipendreiser er særlig relevant for stipendiater.

Kompensasjon og refusjon på stipendreise

Kompensasjonstillegg: En stipendreise i utlandet gir som hovedregel ikke krav på kompensasjonstillegg etter statens reiseregulativ. Det skyldes at en stipendreise ikke regnes som en reise i statens tjeneste, men som en reise knyttet til faglig utvikling, forskning eller utdanning – typisk en del av doktorgradsarbeidet. En stipendiat kan likevel få kompensasjonstillegg, men da må reisen oppfylle kriteriene til en tjenestereise.

Kostgodtgjørelse: Du kan få hel eller delvis kostgodtgjørelse. Det må avklares med lederen din på forhånd.

Refusjon for utgifter: Hva som skal dekkes av arbeidsgiver og hva som eventuelt skal dekkes av deg, må avklares med lederen din før du bestiller reisen.

Tjenestereise og stipendreise kan kombineres

Hvis du skal reise til en konferanse på oppdrag for NTNU, for å presentere forskning, vil det som regel begrense seg til noen dager. Hvis du på eget initiativ vil forlenge oppholdet på grunn av faglig utvikling, kan deler av reisen defineres som stipendreise. Dette må avklares på forhånd.

Kontakt

Har du spørsmål om definisjonen på tjenestereise og stipendreise? Kontakt Tjenestesenteret for lønn og HR.