Når du er innlogget, trykker du på Registrer reiseregning og Lag ny. Hvis du tidligere har sendt reisesøknad for reisen du skal sende regning for, henter du isteden opp reisesøknaden din fra skjemaoversikten og velger «konverter til reiseregning».

Regulativ: Pass på at du velger riktig type reise («Regulativ»)

Land/region/sted: Legg eventuelt inn flere reisemål ved å klikke på Legg til nytt reisemål. Merk at du alltid må gjøre dette hvis du har hatt ulike typer overnatting på reisen. Dette gjelder også ved overnatting i flere land under reisen.

Kostnadsfordeling: Når du fyller ut reiseregningen, vil kostnaden automatisk følge ansattforholdet ditt. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn du jobber til vanlig, må du oppgi ekstra informasjon. Velg da kostnadsfordeling annen. Slik legger du inn annen kostnadsfordeling. 

Her kan du registrere de godtgjørelsene (økonomisk kompensasjon) du har krav på. Hva du kan ha krav på avhengig av ditt ansattforhold, hvilken type reise og om det er utenlands eller ikke. Dersom du er usikker hva du har krav på, ta kontakt med din leder.

(Hopp til avsnitt påbegynt døgn, nattillegg, kjøregodtgjørelse, kompensasjonstillegg)

Kostgodtgjørelse: Kompensasjon for måltider. Det er hovedsakelig faste/midlertidige ansatte på tjenestereise som har krav på det. Kontakt din leder/kontaktperson, hvis du er usikker på hva du har krav på.

For å registrere, trykk på Velg kostgodtgjørelse. Sett kryss ved eventuelle måltider du har fått dekket/påspandert på din reise. For eksempel, hvis frokost var inkludert i prisen på hotellet.

Kostgodtgjørelse og påbegynt døgn: Et påbegynt døgn er antall timer utover hele døgn (24 timer). Når du huker av for at du skal ha kostgodtgjørelse og du har et påbegynt døgn på over 12 timer, vil du få følgende valg:

• Velg Påbeg. døgn u/overnatting hvis du ikke har overnattet i påbegynt døgn.
• Velg Påbeg. døgn m/overnatting hvis påbegynt døgn i reiseregningen er over 12 timer og du har hatt overnatting i det påbegynte døgnet.

Overnatting innebærer at du har arbeidsfri og mulighet for hvile.

Nattillegg: Gjelder kun på innenlandsreiser. Du kan ha krav på nattillegg, hvis det ikke er kostnader ved overnatting på din tjenestereisereise. Det kan f.eks. gjelde hvis du har overnattet privat hos familie eller venner. Det gis ikke hvis du har overnattet i egen/ektefelles/samboers bolig/hytte/hybel, eller hvis sovekupé/lugar er inkludert i billetten. Hvis du har krav på nattillegg, huk av for Velg nattillegg og for de dagene du skal ha tillegg.

Kilometergodtgjørelse (kjøring): Hvis du har brukt eget kjøretøy, kan du registrere det ved å klikke på Legg til ny distanse. Det er viktig at du velger riktig type kjøretøy, slik at kilometergodtgjørelsen blir riktig. Hvis du i tillegg krever passasjertillegg, må du skrive fullt navn på passasjeren. Hvis du har hatt passasjer på deler av strekningene, må du registrere flere strekninger, slik at passasjer blir registrert på riktig strekning. For å få passasjertillegg, må passasjeren være knyttet til formålet med reisen.

Kompensasjonstillegg: Dette er et tillegg du kan få for reiser til utlandet som en kompensasjon for at du må reise utenfor Norge. Det beregnes automatisk på bakgrunn av antall timer i utlandet.

Hvis du har registrert reisemål i både Norge og utlandet og oppholdet i Norge varer i mer enn 12 timer, må du ta stilling til om du skal krysse av for Jeg har ikke hatt oppdrag i Norge på vei til eller fra utenlandsoppholdet for riktig beregning av antall kompensasjonstillegg. Det er hovedsakelig faste/midlertidige ansatte som har vært på en tjenestereise i utlandet som har krav på kompensasjonstillegg.

Dersom du f.eks. er en stipendiat/post.doc. eller ekstern må det avklares med din nærmeste leder dersom du skal ha dette.

Opprett utgiftspost ved å klikke på Legg til ny utgiftspost. Velg utgiftstype i feltet Type, og fyll inn de andre feltene for utgiftsposten: valuta, beløp, beskrivelse og kostnadsfordeling. Husk også at det er krav til dokumentasjon.

Utenlandsk valuta: I feltet valuta kan velge at utgiften er betalt i utenlandsk valuta. Systemet henter inn valutakurser daglig, og benytter da valutakursen som ble hentet på datoen for reisen.

Hente transaksjoner fra kredittkort: Hvis du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du klikke på kredittkort-ikonet til høyre for å få transaksjoner fra kredittkortet direkte inn i reiseregningen. Husk å kontrollere at den foreslåtte utgiftstypen stemmer. Hvis utgiftstypen ikke stemmer, kan du endre den til en mer passende utgiftstype. Hvis arbeidsgiver kun skal dekke en del av utlegget kan du også endre beløpet, men kun til en lavere verdi.

Utgifter arbeidsgiveren din har betalt for: Hvis arbeidsgiver har lagt ut for utlegg på reisen din velger du en kategori som slutter med «…betalt av virksomheten», ved for eksempel hotell, velger du utgiftstype Hotell betalt av virksomhet.

Legge til vedlegg på utgiftsposten: For å knytte et vedlegg direkte til utgiftsposten, kan du laste opp vedlegget ved å klikke på Legg til vedlegg nederst. Du kan også legge ved vedlegg i trinn fire. Avslutt med å klikke på OK og klikk deg videre til neste trinn.

Her kan du legge ved vedlegg. Her vil du også få opp eventuelle vedlegg som du registrerte under utgifter.

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG

2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet. En kontoutskrift, bankterminalutskrift o.l. oppfyller kun det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav.

Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk), legger du ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget. Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Her kan du legge inn eventuell melding til godkjenner/leder. Hvis det er informasjon som er viktig at kommer med i reiseregningen, for eksempel om du har lagt ut for andre eller andre har lagt ut for deg, kan du skrive dette i kommentarfeltet.

Klikk på Gå til innsending for å se over reiseregningen og sende den inn. Se over refusjonskravet og kontroller at alt er riktig. Hvis du har behov for å rette noe kan du klikke på Rediger. Klikk på Send for å sende inn reiseregningen. Du får nå opp en samtykkeerklæring som du må ta stilling til. Hvis du samtykker, klikker du på Send inn for å sende reiseregningen til godkjenning.

For å endre kostnadsfordeling går du til 1. del av reiseregningen og klikk “annen”. Du vil da blant annet kunne endre kostnadssted og delprosjektnummer. Delprosjektnummer vil kunne endres under “Arbeidsordre (K7)”. Dersom du kun har 1 kostnadsfordeling lar du andel stå som 100(%). Ved ønske om flere kostnadsfordelinger, klikk “fordel på flere” og endre prosenten tilsvarende det som er ønskelig Det er også mulig å endre kostnadsfordeling på de spesifikke utgiftene. Bla ned til selve utgiften og klikk på den. Klikk deretter på “Tilpasset” og endre slik som beskrevet over. OBS! Her kan du velge prosent eller beløp. Viktig at dersom hele utgiften skal legges på et prosjekt, at man velger prosent og lar det stå 100 ved “andel”.

Se mer info på Hvordan endre kostnadsfordeling

• Hvilken utgiftskategori man skal velge er avhengig av hva slags utgift du har hatt, men de mest vanlige er “Flyreise”, “Hotell/overnatting”, “Kollektivtransport”, “Kurs-/seminarutgift”, “Leiebil/kj.tøy m/div utgifter”, “Taxi” og “refusjon div. andre utg.”
• Vær obs på at dersom du velger en utgiftskategori som slutter med “... betalt av virksomheten”, vil det bety at kostnaden allerede er dekt og det vil derfor ikke skapes en refusjon.

Det er hovedsakelig faste ansatte som skal ha kostgodtgjørelse og kompensasjonstillegg. Dersom du ikke er fast ansatt, men er usikker på om du har krav på dette, ta kontakt med din leder/kontaktperson.

a. Dokumentasjonen må tydelig vise betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt Dersom du mangler kvittering og ønsker å få refusjonen utbetalt skattefritt, må du laste opp en annen form for dokumentasjon som bookingbekreftelse og banktransaksjon eller lignende. Uten noen form for dokumentasjon, sletter du refusjonen, eller ta kontakt med tjenestesenteret for å avklare om det kan refunderes. Er man i land der kvitteringer sjeldent utstedes, kan det i noen tilfeller gjøres unntak. Ta kontakt med tjenestesenteret for å få avklart dette.

• Regulativ skal gjenspeile hvordan man har overnattet under oppholdet. De vanligste regulativene er “Dagsreise”, “ferie/privat opphold”, “Hybel/leil m/kok, Privat” eller “Hybel u/kok,Pensjonat/Brakke”
• Unngå regulativ “Feltavtale“. Det er kun et fåtall som skal bruke “pendler...”, “tokt” og andre regulativer.

For å dokumentere at reisen er fullført kan man enten laste opp boardingpass eller laste opp den nyeste versjonen av flykvitteringer. For kvittering fra Berg-hansen kan du finne det ved å gå inn på på https://www.berg-hansen.no/ , gå til “tidligere reiser” og laste ned den nyeste versjonen som er generert etter reisen er fullført. Norwegian og Widerøe tilbyr også «reist» kvittering.

På side 1 i skjemaet kan du velge «legg til nytt reisemål» her fyller du ut på samme måte som gjort for første reisedestinasjon/overnattingssted. Du velger da Fra og Til tidspunkt som tilsvarer dato og tidspunktene du var på de forskjellige stedene.

Du kan få full oversikt over reiseregningen ved å åpne reiseslippen.

• På datamaskin: Dette gjør du ved å trykke på de 4 vertikale prikkene nederst til høyre på siden og deretter «vis slipp». Last den så ned for å se den fulle siden.
• På mobil: Dette gjør du ved å klikke på de 3 vertikale prikkene øverst på siden når du åpner reiseregningen/utgiftsrefusjonen og deretter «vis slipp».