På denne siden finner du veiledning til reiseregning i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen.

English - Accounting for travel expenses

Temaside reise | Betalmeg for ikke-ansatte | Refusjon for andre utlegg

Slik sender du reiseregning

Merk at også måten å skrive kostnader på (kontering) er endret fra 2023.

Ansatte med måneds- eller timelønn: Bruk Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

og åpne fanen Reise eller last ned DFØ_appen

• Veiledning: Registrer reiseregninger i Selvbetjeningsportalen (dfo.no)
• Veiledning: Registrer reiseregning med DFØ-appen (dfo.no)
• Veiledning: Registrer kredittkort (hvis du hadde registrert Eurocard i HR-portalen, må du selv legge dem inn på nytt i Selvbetjeningsportalen).

Oppdragstakere som mottar honorar: Bruk Betalmeg eller DFØ-appen

Hvis du har inngått en oppdragskontrakt med NTNU, skal du sende reiseregning via Betalmeg-løsningen i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Du får tilgang til Betalmeg fra startdato av oppdragskontrakten. En oppdragstaker trenger ikke å registreres som bruker i Betalmeg som andre eksterne. Tilgangen kommer gjennom selve kontrakten.

Gjest/ikke-ansatte skal sende reiseregning via Betalmeg eller DFØ_appen

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, men skal ha tilbakebetalt reiseutgifter, benytter du deg av Betalmeg-løsningen i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Selvstendig næringsdrivende kan ikke sende reiseregning til NTNU

Se mer info på siden om lønn til selvstendig næringsdrivende

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift ol. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk), legger du ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget.

Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Merk at fra 2023 skal kostnader føres på en ny måte

Når du fyller ut reiseregning i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen, vil kostnaden automatisk følge ditt ansattforhold. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn det som er knyttet til arbeidsforholdet ditt, må du oppgi ekstra informasjon.

Koststed: Hvis kostnaden skal på et annet koststed enn det som er knyttet til ditt ansattforhold, kan du skrive det i feltet «Koststed». Feltet finner du samme sted som «Arbeidsordre (K7)», beskrevet over. Finn ditt koststed.

Delprosjekt: Dersom kostnaden skal på et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/-navn i feltet «Arbeidsordre (K7)» . Feltet finner du i Trinn 1 Reiserute - Kostnadsfordeling - "Annen" i Selvbetjeningsportalen. Feltet er søkbart. Ved å starte på å skrive enten navn på delprosjekt eller de første sifrene, får du opp en liste over valgbare delprosjekt. I DFØ-appens reiseregningsskjema ligger det under fanen Refusjoner og knappen Kostnadstilordning. Hvis du ikke vet hvilket delprosjektnummer du skal bruke, spør din lokale controller om interne prosjekter og prosjektøkonom om eksterne prosjekter. Hvis du ikke vet hvem som er controller/prosjektøkonom, spør din nærmeste leder.

Hvis kostnaden ikke skal på et spesifikt prosjekt, trenger du ikke å gjøre endringer i feltet «Arbeidsordre (K7)», verdien «Generelle driftskostnader» (default-verdi) skal da stå i feltet.

Les mer på siden Hvordan kontere med ny økonomimodell.

Ledere/BDM godkjenner reiseregninger i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Brukerveiledninger:

• Godkjenne reiseregninger og utgiftsrefusjoner (dfo.no)
• Godkjenne godtgjørelse (dfo.no)
• Les mer om å godkjenne i Selvbetjeningsportalen

Utbetaling

Send reiseregning så snart du kan etter at du har kommet hjem. For innsendingsfrister og utbetalingsdatoer, se lønnskjøringsplanen.

Lurer du på hvor langt reiseregningen din har kommet?

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Reiseregning blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Ønsker du å få refundert utgifter til andre ting enn reise?

Se Refusjon av personlige utlegg

Forhåndsgodkjenning reise

I Selvbetjeningsportalen er det mulig å sende søknad om reise. NTNU har per 1. januar 2023 ikke innført felles krav om å bruke forhåndsgodkjenning av reiser. Det kan likevel være lokale føringer for dette der du jobber.

Det skal gjennomføres en prosess i 2023 for å avklare om/hvordan NTNU skal praktisere forhåndsgodkjenning.

Det er mulig for enheter å innføre forhåndsgodkjenning, men Tjenestesenteret vil ikke ha kapasitet til å bistå med dette i overgangen til 2023.

Se NTNUs retningslinjer for reise.

Har du reiseregninger fra 2022?

Fristen for å sende reiseregning var 8. desember 2022. I Selvbetjeningsportalen kan du ikke legge inn datoer før 2023. Slike regninger må derfor registreres med en fiktiv dato. Skriv 1.1.23 og oppgi den reelle datoen i merknadsfeltet. Hvis du har flere regninger, må den neste ha en annen dato enn den første.

Kontakt

Ved spørsmål, kontakt Tjenestesenteret.