Ansatte ved NTNU skal sende reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, sender du reiseregningen via Betalmeg.

English - Accounting for travel expenses

Temaside Reise | Betalmeg for ikke-ansatte | Refusjon for andre utlegg enn reise

Veiledning til reiseregningen

• Registrere reiseregninger i Selvbetjeningsportalen i nettleser (dfo.no)
• Registrere reiseregning med DFØ-appen (dfo.no)
• Velge riktig overnattingstype og info om kostgodtgjørelse
• Registrere kredittkort (du må logge inn med Feide for å se siden)
• Hvordan føre kostnader (kontering)

Utbetaling av reiseregningen

Send reiseregning så snart du kan etter at du har kommet hjem. For innsendingsfrister og utbetalingsdatoer, se lønnskjøringsplanen.

Lurer du på hvor langt reiseregningen har kommet?

Sende reiseregning

Ansatte med måneds- eller timelønn

Send reiseregningen:

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

eller last ned DFØ_appen

Når du sender inn regningen, går den via Tjenestesenteret og til din leder som godkjenner kostnader.

Oppdragstakere som mottar honorar

Hvis du har inngått en oppdragskontrakt med NTNU, skal du sende reiseregning via Betalmeg-løsningen i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Når du har signert en oppdragskontrakt, vil du få tilgang til Betalmeg fra startdato i kontrakten din. Det trengs altså ikke å bestilles en tilgang til Betalmeg i tillegg til kontrakten.

Les mer om Betalmeg for oppdragstakere

Hvis reisen innebærer overnatting, er det viktig at du velger riktig type i feltet "regulativ" i reiseregningens trinn 1. Se mer info på siden overnatting og kostgodtgjørelse

Selvstendig næringsdrivende kan ikke sende reiseregning til NTNU.

Gjest/ikke-ansatte

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, men skal ha tilbakebetalt reiseutgifter, benytter du deg av Betalmeg-løsningen i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift ol. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk), legger du ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget.

Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Merk at fra 2023 skal kostnader føres på en ny måte

Når du fyller ut reiseregning i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen, vil kostnaden automatisk følge ditt ansattforhold. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn det som er knyttet til arbeidsforholdet ditt, må du oppgi ekstra informasjon. I reiseregnigens trinn 1 i reiseregningen velger du da kostnadsfordeling "annen" (i appen finner du det under fane 2 "kostnadstilordningn generelt".

Koststed: Hvis kostnaden skal på et annet koststed enn det som er knyttet til ditt ansattforhold, skriver du det i feltet "kostnadssted". Du kan søke opp steder ved å trykke på de to firkantene til høyre i feltet eller se oversikt på siden Finn ditt koststed.

Delprosjekt: Dersom kostnaden skal på et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/-navn i feltet «Arbeidsordre (K7)» . Feltet er søkbart. Ved å starte på å skrive enten navn på delprosjekt eller de første sifrene, får du opp en liste over valgbare delprosjekt. Hvis du ikke vet hvilket delprosjektnummer du skal bruke, spør din lokale controller om interne prosjekter og prosjektøkonom om eksterne prosjekter. Hvis du ikke vet hvem som er controller/prosjektøkonom, spør din nærmeste leder.

Hvis kostnaden ikke skal på et spesifikt prosjekt, trenger du ikke å gjøre endringer i feltet «Arbeidsordre (K7)», verdien «Generelle driftskostnader» (default-verdi) skal da stå i feltet.

Les mer på siden Regnskap - kontering.

Ledere/BDM godkjenner reiseregninger i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Brukerveiledninger:

• Godkjenne reiseregninger og utgiftsrefusjoner (dfo.no)
• Godkjenne godtgjørelse (dfo.no)
• Les mer om å godkjenne i Selvbetjeningsportalen

Lurer du på hvor langt reiseregningen din har kommet?

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Reiseregning blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Ønsker du å få refundert utgifter til andre ting enn reise?

Se Refusjon av personlige utlegg

Forhåndsgodkjenning reise

I Selvbetjeningsportalen er det mulig å sende søknad om reise. NTNU har ikke innført felles krav om å bruke forhåndsgodkjenning av reiser. Det kan likevel være lokale føringer for dette ved enheten der du jobber.

Se NTNUs retningslinjer for reise.

Har du reiseregninger fra før 2023?

I Selvbetjeningsportalen kan du ikke legge inn datoer før 2023. Slike regninger må derfor registreres med en fiktiv dato. Hvis du har flere regninger, må den neste ha en annen dato enn den første.

Kontakt

Ved spørsmål, kontakt Tjenestesenteret.