Wikier

Reiseregning

Side under arbeid: Vi strukturerer om innholdet, for at det skal bli enklere å finne fram. Beklager rotet mens vi rydder!

Ansatte ved NTNU sender reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, sender du reiseregningen via Betalmeg.

English - Travel expense claims


Reise | Betalmeg for ikke-ansatte | Retningslinjer reise| Andre utlegg


Utbetaling av reiseregningen

Send reiseregning så snart du kan etter at du har kommet hjem. Se frister og utbetalingsdatoer.

Lurer du på hvor langt regningen din har kommet? Se hva de ulike statusene i Selvbetjeningsportalen betyr.

Send reiseregning

 Logg inn i Selvbetjeningsportalen

eller last ned DFØ_appen

Ikke ansatt ved NTNU?

Da må du ha Betalmeg-bruker for å logge inn og sende regning. Oppdragstakere får automatisk Betalmeg-bruker fra startdatoen i signert oppdragskontrakt.

Har du sendt reisesøknad for reisen?

Dahenter du opp reisesøknaden din fra skjemaoversikten og velger «konverter til reiseregning».

Veiledning til reiseregningen

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

  1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
  2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift ol. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk), legger du ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget.

Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Slik fører du kostnader

Når du fyller ut reiseregningen, vil kostnaden automatisk følge ansattforholdet ditt.

Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet kostnadssted enn du jobber til vanlig, må du oppgi ekstra informasjon. Velg da kostnadsfordeling "annen". Se Hvordan endre kostnadsfordeling for veiledning.

Ledere/BDM godkjenner reiseregninger i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Brukerveiledninger:

Lurer du på hvor langt reiseregningen din har kommet?

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

  • Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
  • Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
  • Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
  • Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling.
  • Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Ønsker du å få refundert utgifter til andre ting enn reise?

Se Refusjon av personlige utlegg

Forhåndsgodkjenning reise

I Selvbetjeningsportalen er det mulig å sende søknad om reise. NTNU har ikke innført felles krav om å bruke forhåndsgodkjenning av reiser. Det kan likevel være lokale føringer for dette ved enheten der du jobber.

Når du som ansatt sender en reisesøknad i Selvbetjeningsportalen, går den direkte til din leder rollen "kostnadsgodkjenner".

Kontakt

Ved spørsmål, kontakt Tjenestesenteret.

Child Pages (4)

  • Hvordan endre kostnadsfordeling

    Når du fyller ut reiseregningen, vil kostnaden automatisk følge ansattforholdet ditt. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn du jobber til vanlig, må du...

  • Overnatting reise og kostgodtgjørelse

    Når du skal skrive reiseregning, er det viktig at du velger riktig type overnatting. Hvis du skal ha godtgjørelse for måltider under oppholdet, er overnattingstypen avgjørende for hvor mye skatt...

  • Reiseforskudd

    Du kan få reiseforskudd ved mobilitetsstipend før forskningstermin. Ellers gis reiseforskudd kun i ekstraordinære tilfeller. Alle ansatte bør i utgangspunktet bruke Eurocard kredittkort for å...

  • Retningslinjer for reise

    Retningslinjene er laget for å samordne kjøp av reisetjenester, øke spareevne og kostnadsbevisstheten til NTNU-ansatte, og bidra til reduksjon av samlet klimafotavtrykk. English version: Travel...