På denne siden får du veiledning til reiseregningen. NTNU-ansatte sender reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Studenter og eksterne sender reiseregning via Betalmeg. 

English Travel expense claims

Andre sider: Reise temaside | Betalmeg for ikke-ansatte | Retningslinjer reise | Andre utlegg

Innhold

• Utbetaling
• Sende reiseregning
• Krav til kvittering/dokumentasjon
• Veiledning til leder som skal godkjenne
• Reisesøknad før reisen
• Kontakt
• Ofte stilte spørsmål

Utbetaling av reiseregningen

Dato for utbetalingen avhenger av når du sendte inn reiseregningen og når lederen din godkjente den. Se innsendingsfrister og utbetalingsdatoer for reise og utlegg. 

Lurer du på hvor langt regningen din har kommet? Se hva de ulike statusene i Selvbetjeningsportalen betyr.

Sende reiseregning

Send reiseregningen så snart som mulig etter at du kommer tilbake fra reisen. 

Logge inn

Logg inn i Selvbetjeningsportalen eller last ned DFØ-appen.

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, må du ha Betalmeg-bruker for å logge inn og sende regning. Oppdragstakere får automatisk Betalmeg-bruker fra startdatoen i signert oppdragskontrakt.

Opprette regning

Når du er innlogget, trykker du på "Registrer reiseregning" og "Lag ny".

Hvis du tidligere har sendt reisesøknad for reisen du skal sende regning for, skal du ikke opprette en ny reiseregning. I stedet henter du fram reisesøknaden din fra skjemaoversikten og velger «konverter til reiseregning».

Reiserute

Regulativ: Pass på at du velger riktig type reise («Regulativ»)

Land/region/sted: Legg eventuelt inn flere reisemål ved å klikke på "Legg til nytt reisemål". Du må alltid legge til flere reisemål, hvis du har hatt ulike typer overnatting på reisen. Det gjelder også hvis du har overnattet i flere land.

Kostnadsfordeling: Når du fyller ut reiseregningen, vil kostnaden automatisk følge ansattforholdet ditt. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn du jobber til vanlig, må du oppgi ekstra informasjon. Velg da "kostnadsfordeling annen". Slik legger du inn annen kostnadsfordeling. 

Reisegodtgjørelse

Her kan du registrere de godtgjørelsene (økonomisk kompensasjon) du har krav på. Hva du kan ha krav på avhengig av ditt ansattforhold, hvilken type reise og om det er utenlands eller ikke. Hvis du er usikker hva du har krav på, ta kontakt med din leder.

(Hopp til avsnitt påbegynt døgn, nattillegg, kjøregodtgjørelse, kompensasjonstillegg)

Kostgodtgjørelse: Kompensasjon for måltider. Det er hovedsakelig faste/midlertidige ansatte på tjenestereise som har krav på det. Kontakt din leder/kontaktperson, hvis du er usikker på hva du har krav på.

For å registrere, trykk på "Velg kostgodtgjørelse". Sett kryss ved eventuelle måltider du har fått dekket/påspandert på din reise. For eksempel, hvis frokost var inkludert i prisen på hotellet.

Kostgodtgjørelse og påbegynt døgn: Et påbegynt døgn er antall timer utover hele døgn (24 timer). Når du huker av for at du skal ha kostgodtgjørelse og du har et påbegynt døgn på over 12 timer, vil du få følgende valg:

• Velg "Påbeg. døgn u/overnatting" hvis du ikke har overnattet i påbegynt døgn.
• Velg "Påbeg. døgn m/overnatting" hvis påbegynt døgn i reiseregningen er over 12 timer og du har hatt overnatting i det påbegynte døgnet.

Overnatting innebærer at du har arbeidsfri og mulighet for hvile.

Nattillegg: Gjelder kun på innenlandsreiser. Du kan ha krav på nattillegg, hvis det ikke er kostnader ved overnatting på din tjenestereisereise. Det kan f.eks. gjelde hvis du har overnattet privat hos familie eller venner. Hvis du har krav på nattillegg, huk av for Velg nattillegg og for de dagene du skal ha tillegg.

Du får ikke nattillegg når

• du har overnattet i egen/ektefelles/samboers bolig/hytte/hybel, eller
• sovekupé/lugar er inkludert i billetten. 

Kilometergodtgjørelse (kjøring): Hvis du har brukt eget kjøretøy, kan du registrere det ved å klikke på Legg til ny distanse. Det er viktig at du velger riktig type kjøretøy, slik at kilometergodtgjørelsen blir korrekt.

Passasjer: For å få passasjertillegg må du skrive fullt navn på vedkommende. Passasjeren må være knyttet til formålet med reisen. Registrer flere strekninger hvis passasjeren var med på deler av reisen.

Kompensasjonstillegg: Dette er et tillegg du kan få for reiser til utlandet som en kompensasjon for at du må reise utenfor Norge. Det beregnes automatisk på bakgrunn av antall timer i utlandet.

Hvis du har registrert reisemål i både Norge og utlandet, og oppholdet i Norge varer i mer enn 12 timer, må du vurdere om du skal krysse av for Jeg har ikke hatt oppdrag i Norge på vei til eller fra utenlandsoppholdet for riktig beregning av antall kompensasjonstillegg. Det er hovedsakelig faste/midlertidige ansatte som har vært på en tjenestereise i utlandet som har krav på kompensasjonstillegg.

Utgifter

Opprett utgiftspost ved å klikke på Legg til ny utgiftspost. Velg utgiftstype i feltet "Type", og fyll inn valuta, beløp, beskrivelse og kostnadsfordeling. Husk også at det er krav til dokumentasjon.

Utenlandsk valuta: I feltet "Valuta" kan du krysse av for at utgiften er betalt i utenlandsk valuta. Systemet henter inn valutakurser daglig, og bruker kursen fra datoen for reisen.

Hente transaksjoner fra kredittkort: Hvis du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du klikke på kredittkort-ikonet til høyre for å få transaksjoner fra kortet direkte inn i reiseregningen. Husk å kontrollere at den foreslåtte utgiftstypen stemmer. Hvis utgiftstypen ikke stemmer, kan du endre den til en mer passende utgiftstype. Hvis arbeidsgiver kun skal dekke en del av utlegget kan du endre beløpet til en lavere verdi.

Utgifter arbeidsgiveren din har betalt for: Hvis arbeidsgiver har lagt ut for utgifter på reisen din, velger du en kategori som slutter med «…betalt av virksomheten». Eksempel "Hotell betalt av virksomhet".

Legge til vedlegg på utgiftsposten: For å knytte et vedlegg direkte til utgiftsposten, kan du laste opp vedlegget ved å klikke på "Legg til vedlegg" nederst. Du kan også laste opp vedlegg i trinn fire. Avslutt med å klikke på OK og klikk deg videre til neste trinn.

Vedlegg

Her kan du laste opp vedlegg. Du vil også se eventuelle vedlegg som du registrerte under utgifter. 

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG

2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

Her kan du legge ved vedlegg. Du vil også se eventuelle vedlegg som du registrerte under utgifter.

Krav til dokumentasjon: Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. Betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. Betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet. En kontoutskrift, bankterminalutskrift o.l. oppfyller kun det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav.

Hvis dette ikke er tilgjengelig, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk, svensk, dansk), legg ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget. Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Kommentar: Her kan du legge inn eventuell melding til godkjenner/leder. Hvis det er viktig informasjon som må væremed i reiseregningen, for eksempel om du har lagt ut for andre eller andre har lagt ut for deg, kan du skrive dette i kommentarfeltet.

Send inn

Du vil få en bekreftelse på at reiseregningen er sendt til godkjenning hos din leder. Hvis reiseregningen har feil eller mangler, vil den blir sendt i retur til innkurven din i Selvbetjeningsportalen. Reiseregningen vil nå ligge i oversikten under "Registrer reiseregning" med status "Sendt".

Status på reiseregningen din

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Reiseregning blir utbetalt på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Forhåndsgodkjenning av reise

I Selvbetjeningsportalen kan du sende søknad om reise. NTNU har ikke felles krav om å bruke forhåndsgodkjenning av reiser, men det kan være lokale føringer for dette der du jobber.

Når du sender en reisesøknad i Selvbetjeningsportalen, går den direkte til din leder med rollen "kostnadsgodkjenner". Husk at du må sende reiseregning etter at reisen er ferdig ved å konvertere søknaden til regning.

Se NTNUs retningslinjer for reise.

Godkjenne reiseregninger

Ledere/BDM godkjenner reiseregninger i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Veiledninger: 

• Godkjenne reiseregninger og utgiftsrefusjoner (dfo.no)
• Les mer om å godkjenne i Selvbetjeningsportalen

Flere veiledninger til reiseregningen

• Velge riktig overnattingstype og kostgodtgjørelse
• Kredittkortet Eurocard (du må logge inn med Feide for å se siden)
• Hvordan føre kostnader (kontering)
• Registrere reiseregninger i Selvbetjeningsportalen i nettleser (dfo.no)
• Registrere reiseregning med DFØ-appen (dfo.no)

Kontakt

Ved spørsmål, kontakt Tjenestesenteret.

Ofte stilte spørsmål om reiseregninger