Kjøp av varer og tjenester skal gjøres gjennom NTNU sine rutiner for bestilling. Veiledningen på denne siden gjelder for unntakstilfellene der du skal ha refusjon for personlige utlegg.

For utgifter på reise, se Reiseregning

English: Reimbursement of personal expenses

Send utleggsrefusjon

Veiledning: Registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)

Utgiftsrefusjoner sender du i Selvbetjeningsportalen eller i DFØ-appen.

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

Velg Reise, og Registrer utgiftsrefusjon.

Når du sender inn skjemaet, går det via Tjenestesenteret til din leder som godkjenner kostnader.

Refusjon av utlegg for studenter og eksterne

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, men skal ha dekket utgifter og godtgjørelser, benytter du deg av Betalmeg-løsningen.

Hva kan refunderes?

Etter avtale med lederen din, kan du sende refusjon for

• bøker som ikke kan bestilles via bestilling.
• kurs og konferanseavgift.
• øvrige varer og tjenester som ikke kan gå via bestillingssystemet.

For en utdypning av øvrige bestillinger, kontakt din lokale innkjøper.

Slik fører du kostnadene på riktig prosjekt og sted

Når du fyller ut reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen, vil kostnaden automatisk følge ditt ansattforhold. Du trenger ikke gjøre noe med mindre kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed/enhet enn det som følger arbeidsforholdet ditt.

Prosjekt: Hvis kostnaden skal på et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/navn i feltet «Arbeidsordre (K7)» . Feltet finner du i Trinn 1 Formål - Kostnadsfordeling - "Annen" i Selvbetjeningsportalen. Feltet er søkbart. I appen finner du det under "Kostnadstilordning".

Dersom kostnaden ikke skal føres på et spesifikt prosjekt, trenger du ikke å gjøre endringer i feltet «Arbeidsordre (K7)». Da skal verdien «Generelle driftskostnader» stå i feltet.

Hvis du ikke vet hvilket delprosjektnummer du skal bruke, spør din lokale controller om interne prosjekter og prosjektøkonom om eksterne prosjekter. Hvis du ikke vet hvem som er controller/prosjektøkonom, spør din nærmeste leder.

Koststed: Hvis kostnaden skal føres på et annet koststed enn det som er knyttet til ditt ansattforhold, kan du legge det inn i feltet «Koststed». Dette feltet finner du samme sted som «Arbeidsordre (K7)».

Les mer på siden Regnskap - kontering.

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse viser bare hva utgiften gjelder. En kontoutskrift eller bankterminalutskrift viser bare at utgiften er betalt. En godkjent kvittering viser begge deler.

Hvis du ikke har en kvittering som viser begge deler, kan du bruke to bilag som til sammen viser både betalingsgrunnlag og betalingsbekreftelse.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på et annet språk enn engelsk, norsk, svensk eller dansk, må du legge ved en beskrivelse av hva utgiften gjelder.

Behold originaldokumentene til refusjonen er utbetalt, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Utbetaling

Dato for utbetalingen avhenger av når du sendte inn reiseregningen og når lederen din godkjente den. Se innsendingsfrister og utbetalingsdatoer for reise og utlegg

Status for refusjonen

Gå til "Registrer utgiftsrefusjon" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Skjemaet er lagret i din innkurv. Fullfør skjemaet og send det inn for videre behandling/godkjenning og utbetaling.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent av lederen din.
• Utbetalt: Er utbetalt eller blir utbetalt ved neste utbetalingsdato for reise og utlegg.

Medlemskontingent skal sendes som godtgjørelse

Medlemskontingenter skal ikke sendes som utgiftsrefusjon, men via skjemaet godtgjørelsesskjema i Selvbetjeningsportalen.

Arbeidsgiver betaler for utgiften, og du må skatte av fordelen. Skattereglene for kontingenter finner du på Skatteetatens sider. Bruk utgiftstype "1521: Arbg. Ref. konting. Utb." (arbeidsgivers refusjon av kontingent) når du registrerer medlemskontingent/medlemskap.

Unntaksvis, i enkelte særtilfeller, kan kontingenter være skattefrie dersom medlemskapet er pålagt i arbeidsavtalen. Legg da ved saksnummeret til arbeidsavtalen, i merknadsfeltet i godtgjørelsesskjemaet.

Kontakt

For spørsmål om varer og tjenester i forbindelse med rammeavtale, ta kontakt med din lokale innkjøper.

Har du spørsmål om utgiftsrefusjoner, kontakt Tjenestesenteret.