Behovsskjema skal benyttes til kjøp av varer/tjenester, og behandles av din lokale bestiller. Du kan likevel få dispensasjon fra gjeldende rutine etter avtale med leder. På denne siden finner du informasjon om personlige utlegg som skal refunderes. Husk å ta vare på dine kvitteringer.

Opplæringsvideo om føring av utlegg (Youtube)

English version - Reimbursement of personal expenses

Temasiden om bestilling | Bestillere kontaktinformasjon

Bruk av skjemaet refusjon av utlegg i HR-portalen

Følgende kan refunderes gjennom skjemaet refusjon av utlegg i HR-portalen etter avtale med din leder.

• Avis (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bredbånd (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bruk av telefon i jobbsammenheng (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bøker som ikke kan bestilles via behovsskjema.
• Kurs og konferanseavgift.
• Medlemskontingent.
• Øvrige bestillinger som ikke kan gå via bestillingssystemet.

For en utdypning av øvrige bestillinger, kontakt din lokale bestiller.

Merk: Skjemaet skal ikke brukes til refusjon av reiseutgifter. Dette fører du i reiseregningsskjemaet.

Andre utlegg

• Bestillingssystemet: PC, mobiltelefoner, møtemat, blomster, kompendiet, hotel, fly og andre.
• *Kjørebok *skjemaet i HR-portalen: kjørebok/bruk av egen bil, taxi, bompenger eller parkering.
• *Reiseregning* skjemaet i HR-portalen:utgifter i forbindelse med reise, også for kansellerte reiser.
• *Rekvisisjon*: databriller

Utfylling av skjemaet refusjon av utlegg

Logg på HR-portalen og klikk på Oppgaver øverst til høyre eller i Min Mappe, klikk på Nytt skjema, deretter velg Refusjon av utlegg.

Får du ikke opp skjemaet? Sjekk om du har pop-up blokkering på din nettleser som forhindrer tilgang, eller prøv en annen nettleser.

Utlegg første side

• Gå rett til knappen Legg til dersom utlegget skal belastes ditt arbeidssted (ditt vanlige kostnadssted).
• Hvis utlegget skal belastes et annet k-sted, eller du skal refundere noe i forbindelse med prosjekt, må du klikke på Fyll inn prosjektnummer/analysekode reisen skal belastes her (Du kan også gjøre dette under registrering av hvert enkelt utlegg).
• Skriv inn en forklarende tittel på utlegg og eventuelt merknad

NB! Husk at du må lagre skjemaet for å kunne laste opp kvitteringer og vedlegg. Trykk på Lagre øverst til høyre i skjemaet etter at du har lagt til utleggene dine.

Legg til utlegg

Under Legg til skal du fylle inn detaljer om utlegget som dato, type utlegg, kort beskrivelse og beløp.

Når du velger Type utlegg får du automatisk beskjed om kvitteringen kreves eller ikke.

Følg med på beskrivelser i selve skjemaet. Du kan ha flere ulike utlegg i samme skjema.

Kvittering

NB! Husk at du må lagre skjemaet for å kunne laste opp kvitteringer og vedlegg.

Ta et bilde av kvitteringen med telefonen din, eller skann den på en kopimaskin. Når du lagret skjemaet, kan du trykke på det registrerte utlegget og laste opp kvittering der. Eller kan du laste opp alle kvitteringene på den siste side.

Send skjemaet til registreringskontroll, ved å trykke på Send og så velg Variabel Lønn.

Utbetaling

Refusjon utbetales to ganger per måned, rundt den 12. og 25. Nøyaktig oversikt over frister for innsending og utbetalingsdatoer finner du i HR-portalen.

Refusjon av utlegg for eksterne

Bruk digitalt skjema for refusjon av utlegg/utbetaling der faktura ikke foreligger.

Skjemaet gjelder utbetalinger til både innland og utland for ikke-ansatte ved NTNU. Det kan brukes i forbindelse med refusjoner av utlegg, pasienthonorar, stipend, reisestipend til studenter i grunnutdanning, tilskudd, premiering og lignende.

Merk: Legg ved kvitteringer og andre aktuelle vedlegg i PDF-format.

Skjemaet skal ikke brukes til å dekke reiseutgifter for ansatte. Se informasjon om reiseregning for ikke-ansatte.

Kontakt

For spørsmål om varer og tjenester i forbindelse med rammeavtale, ta kontakt med din lokale bestiller.

Har du spørsmål om skjema refusjon av utlegg, kontakt tjenestesenteret:

NTNU hjelp

• E-postadresse: lonnhr@hr-hms.ntnu.no
• Servicetelefon: 73 41 31 40