Reiseregninger, utgiftsrefusjon og godtgjørelser fra studenter og eksterne skal fra 2023 registreres i Betalmeg. En person som ikke er ansatt ved NTNU, må først få opprettet bruker i Betalmeg før hen kan registrere en regning.

Er du NTNU-ansatt? Se Reiseregning

English - Betalmeg - travel expenses claim for non-employees

Temaside reise

Slik får en ikke-ansatt tilgang til Betalmeg-løsningen

1) Send inn skjema til Tjenestesenteret

Det må først sendes inn skjema til Tjenestesenteret. Tjenestesenteret vil da opprette brukeren i systemet.

• Hvis du som ikke-ansatt selv skal sende opplysninger, bruker du dette skjemaet for eksterne: Bestilling av tilganger til BetalMeg-løsningen
• Hvis du er NTNU-ansatt og skal sende inn opplysninger på vegne av en ekstern, bruker du skjemaet Bestill tilgang til Betalmeg i NTNU Hjelp

I skjemaet skal du skrive:

• Personalia og kontaktinformasjon til ny bruker
• Bankinformasjon. Skal utbetaling skje til en utenlandsk bankkonto, må skjema for utenlandsbetaling være utfylt og legges ved skjemaet i NTNU Hjelp.
• Informasjon om enheten brukeren skal registrere ved. Det inkluderer kostnadssted og organisasjons-id. Alle enheter ved NTNU har en organisasjons-id. Dette er ikke det samme som kostnadssted eller stedkode, som ble brukt tidligere. Ta kontakt med HR-medarbeider på enheten din hvis du ikke kjenner organisasjons-id'en brukeren av BetalMeg-løsningen skal knyttes til.

2) Når personen er registrert i systemet, vil hen motta en e-post

I e-posten vil det stå en del informasjon om hvordan hen logger inn og hva som er viktig å huske på. E-posten sendes fra DFØ som leverer Betalmeg-løsningen for NTNU. Hvis personen ikke mottar e-posten, kan den ha havnet i spam-filter.

DFØ henter ut skattekort i forbindelse med registreringen av bruker.

Send inn utgifter

Når NTNU har opprettet bruker til deg, kan du som ikke-ansatt be om å få refundert utgiftene dine enten via Selvbetjeningsportalen Betalmeg eller DFØ-appen:

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

eller Last ned DFØ_appen (dfo.no)

Veiledning

Slik bruker du Selvbetjeningsportalen Betalmeg (dfo.no)

Utbetaling

Se lønnskjøringsplanen for utbetalingsdatoer og frister.

Husk dette når du sender inn

• Legg ved spesifiserte kvitteringer som dokumenterer alle utlegg. Med spesifisert kvittering menes det at kvitteringen viser hva det er betalt for. En bankutskrift som kun viser hvilket beløp som er betalt vil derfor ikke være tilstrekkelig.
• Kravet skal leveres innen en måned.
• Sørg for at opplysningene på skjema er korrekte og komplette
• For reiseutgifter som skal betales tilbake, velger du «Registrer reiseregning» når du kommer inn i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen Betalmeg. Hvis du krever refusjon for noe som ikke er knyttet til en reise, velger du «Registrer utgiftsrefusjon».
• Oppdragstakere skal ikke legge inn selve honoraret sitt i Betalmeg-løsningen. Betalmeg-løsningen er kun for utgifter som skal betales tilbake. Selve honoraret vil en oppdragstaker få utbetalt etter sluttdatoen for oppdraget.
• Ikke-ansatte ved NTNU er ikke omfattet av statens reiseregulativ, og har derfor ikke krav på kost- og kilometergodtgjørelse. I enkelte tilfeller kan dette imidlertid avtales spesielt. NB! Ettersom kost- og kilometergodtgjørelse er skattepliktig, anbefales ikke dette til personer uten norsk skattekort på grunn av lang behandlingstid ved skattepliktsvurdering.

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller behov for hjelp med innlogging eller bruk av løsningene ta kontakt med DFØ enten vita chatboten Lara, e-post lonn@dfo.no eller via telefon 400 18 659.

Hvis du har spørsmål knyttet til selve oppdraget eller trenger tilgang til løsningene kontakt Tjenestesenteret