Personer som ikke er ansatt ved NTNU, må sende reiseregning og utgiftsrefusjon gjennom Betalmeg. Oppdragstakere får automatisk Betalmeg-tilgang fra startdato i kontrakten sin. Andre eksterne må få opprettet bruker. Tilgangen varer helt til du har vært inaktiv i omtrent ett år.

Ny rutine: Eksterne kan ikke lenger selv bestille tilgang. Det kan kun gjøres av en kontaktperson ved NTNU. Bestillingsskjemaet i NTNU Hjelp er forenklet med færre utfyllingsfelt.

English - Betalmeg - travel expenses and reimbursements for non-employees

Reise temaside | Reiseregning | Refusjon av personlige utlegg

Hva er Betalmeg?

En tilgang for eksterne som skal sende inn reiseregninger og utgiftsrefusjoner til NTNU via selvbetjeningsløsningen fra DFØ.

Oppdragstakere

Personer som har inngått oppdragskontrakt med NTNU, skal det ikke bestilles Betalmeg-tilgang til. Forutsatt at kontrakten er signert og godkjent, får oppdragstakeren automatisk tilgang til Betalmeg fra startdato i kontrakten.

Oppdragstakere skal ikke legge inn selve honoraret sitt i BetalMeg-løsningen. BetalMeg er kun for utgifter som skal tilbakebetales.

Bestille tilgang

Den eksterne kan ikke bestille tilgang selv. Det må gå via kontaktpersonen ved enheten ved NTNU som skal dekke utgiftene.

Bestill Betalmeg-tilgang i NTNU Hjelp

I NTNU Hjelp skal du fylle ut formålet med tilgangen, navn på ny bruker, fødselsdato (dag/måned/år), e-post-adresse, navn på enheten, koststed og delprosjektnummer (hvis brukeren skal knyttes til et spesifikt prosjekt).

Tilgangsbestillingen går til Tjenestesenteret for lønn og HR som innhenter personopplysninger direkte fra personen og fullfører registreringen.

Få tilgang

Du som skal ha tilgang, vil bli kontaktet av Tjenestesenteret ved NTNU som ber deg fylle ut et skjema for å fullføre bestillingen. Du vil få varsel på e-post fra systemleverandør DFØ når tilgangen er aktivert.

DFØ henter ut skattekort i forbindelse med registreringen.

Bruke Betalmeg

Veiledning Betalmeg (dfo.no)

Send inn reiseregning og utgiftsrefusjon

Logg inn i selvbetjeningsportalen Betalmeg

eller last ned DFØ_appen (dfo.no)

Hvis du ikke har norsk bank-ID må du logge inn på alternativ måte.

Hvis reisen din innebærer overnatting, er det viktig å velge riktig i feltet "regulativ" i reiseregningens trinn 1. Se Overnatting reise og kostgodtgjørelse for veiledning. Se mer info om utfylling av reiseregningen nederst på denne siden.

Pålogging for utenlandske brukere av Betalmeg

Utenlandske brukere som ikke kan logge seg på med bank-ID, mottar en e-post med et brukernavn. Første gang du logger deg på https://login.dfo.no/ velger du "other agencies".

Der skal du skrive inn brukernavn og velge "glemt passord". Du får da tilsendt en kode på SMS. Etter at denne er registrert, kan du lage ditt eget passord som du bruker ved pålogging. Hvis du har glemt eller ikke har mottatt brukernavn, kan du velge «glemt brukernavn». Se skjermbilder og steg-for-steg guide på engelsk wikiside om Betalmeg.

Obs! Mobiler registrert i landene på denne lista kan ikke motta SMS fra Betalmeg på grunn av en sikkerhetsinnstilling. Ta kontakt med Tjenestesenteret, hvis det skal sendes reiseregning eller refusjon fra disse landene.

Betalmeg-løsningen er tilgjengelig på både norsk og engelsk.

Utbetaling

Se lønnskjøringsplanen for utbetalingsdatoer og frister.

Lurer du på hvor langt reiseregningen din har kommet?

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Reiseregning blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Husk dette når du registrerer reiseregning og refusjon i Betalmeg

• Legg ved spesifiserte kvitteringer som dokumenterer alle utlegg. Med spesifisert kvittering menes det at kvitteringen viser hva det er betalt for. En bankutskrift som kun viser hvilket beløp som er betalt, vil derfor ikke være tilstrekkelig. Les mer om dokumentasjon.
• Kravet skal leveres innen en måned.
• Sørg for at opplysningene på skjema er korrekte og komplette
• For reiseutgifter som skal betales tilbake, velger du «Registrer reiseregning» når du kommer inn i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen Betalmeg. Hvis du krever refusjon for noe som ikke er knyttet til en reise, velger du «Registrer utgiftsrefusjon».
• Ikke-ansatte ved NTNU er ikke omfattet av statens reiseregulativ, og har derfor ikke krav på kost- og kilometergodtgjørelse. I enkelte tilfeller kan dette imidlertid avtales spesielt. NB! Ettersom kost- og kilometergodtgjørelse er skattepliktig, anbefales ikke dette til personer uten norsk skattekort på grunn av lang behandlingstid ved skattepliktsvurdering.

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller behov for hjelp med Betalmeg, kontakt Tjenestesenteret for lønn og HR.