Betalmeg gir eksterne muligheten til å sende reiseregning og utleggsrefusjon til NTNU. Oppdragstakere får denne tilgangen automatisk gjennom sin kontrakt. Andre eksterne må få opprettet bruker. Tilgangen varer helt til du har vært inaktiv i omtrent ett år.

English - Betalmeg - travel expenses and reimbursements for non-employees

Reise temaside | Reiseregning | Refusjon av personlige utlegg

Hva er Betalmeg?

Betalmeg er en tilgang for eksterne som skal sende inn reiseregninger og utgiftsrefusjoner til NTNU via selvbetjeningsløsningen fra DFØ.

Oppdragstakere

Personer som har inngått oppdragskontrakt med NTNU, skal det ikke bestilles Betalmeg-tilgang til. Så lenge kontrakten er signert og godkjent, får oppdragstakeren automatisk tilgang til Betalmeg fra kontraktens startdato.

Bestille tilgang

Den eksterne kan ikke bestille tilgang selv. Det må gå via kontaktpersonen ved enheten ved NTNU som skal dekke utgiftene.

Bestill Betalmeg-tilgang i NTNU Hjelp

I NTNU Hjelp skal du fylle ut formålet med tilgangen, navn på ny bruker, fødselsdato (dag/måned/år), e-postadresse, navn på enheten, koststed og eventuelt delprosjektnummer (hvis brukeren skal knyttes til et spesifikt prosjekt).

Tilgangsbestillingen går til Tjenestesenteret for lønn og HR som innhenter personopplysninger direkte fra personen og fullfører registreringen.

Få tilgang

Du som skal ha tilgang, vil bli kontaktet av Tjenestesenteret ved NTNU og bedt om å fylle ut et skjema for å fullføre bestillingen. Du får varsel på e-post fra systemleverandør DFØ når tilgangen er aktivert.

DFØ henter ut skattekort i forbindelse med registreringen.

Bruke Betalmeg

Veiledning Betalmeg (dfo.no)

Sende reiseregning og utgiftsrefusjon

Logg inn i selvbetjeningsportalen Betalmeg

eller last ned DFØ_appen (dfo.no)

Hvis du ikke har norsk bank-ID må du logge inn på en alternativ måte.

For reiseutgifter som skal betales tilbake, velger du «Registrer reiseregning» når du kommer inn selvbetjeningsløsningen. Hvis du krever refusjon for noe som ikke er knyttet til en reise, velger du «Registrer utgiftsrefusjon».

Hvis reisen din innebærer overnatting, er det viktig å velge riktig i feltet "regulativ" i reiseregningens trinn 1. Se veiledning for overnatting reise og kostgodtgjørelse. For mer informasjon om utfylling av reiseregningen, se nederst på denne siden.

Pålogging for utenlandske brukere av Betalmeg

Se skjermbilder og steg-for-steg guide på engelsk wikiside om Betalmeg.

Utenlandske brukere som ikke kan logge seg inn med bank-ID, mottar en e-post med et brukernavn.

1. Første gang du logger deg på https://login.dfo.no/ velger du "other agencies".
2. Skriv inn brukernavn og velg "glemt passord". Du får da tilsendt en kode på SMS (mobiler land på denne lista kan ikke motta SMS*)
3. Etter at du har registrert koden, kan du lage ditt eget passord som du bruker ved pålogging.
4. Hvis du har glemt eller ikke har mottatt brukernavn, kan du velge «glemt brukernavn».

Betalmeg-løsningen er tilgjengelig på både norsk og engelsk.

*Kontakt Tjenestesenteret, hvis det skal sendes reiseregning eller refusjon fra disse landene.

Utbetaling

Dato for utbetalingen avhenger av når du sendte inn reiseregningen og når lederen din godkjente den. Se innsendingsfrister og utbetalingsdatoer for reise og utlegg.

Status på skjemaet

Gå til "Registrer reiseregning". Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent.
• Utbetalt: Skjemaet er klar til utbetaling eller har blitt utbetalt.

Husk dette når du registrerer reiseregning og refusjon i Betalmeg

• Legg ved spesifiserte kvitteringer som dokumenterer alle utlegg. Med spesifisert kvittering menes det at kvitteringen viser hva det er betalt for. En bankutskrift som kun viser hvilket beløp som er betalt, vil derfor ikke være tilstrekkelig. Les mer om dokumentasjon.
• Kravet skal leveres så snart som mulig etter reisen.
• Sørg for at opplysningene på skjemaet er korrekte og komplette
• Ikke-ansatte ved NTNU er ikke omfattet av statens reiseregulativ, og har derfor ikke krav på kost- og kilometergodtgjørelse etter statens satser. I enkelte tilfeller kan dette imidlertid avtales spesielt. NB! Ettersom kost- og kilometergodtgjørelse er skattepliktig, anbefales ikke dette til personer uten norsk skattekort på grunn av lang behandlingstid ved skattepliktsvurdering.

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller behov for hjelp med Betalmeg, kontakt Tjenestesenteret for lønn og HR.