Skjema: Bestilling av midlertidig timelønns-, måneds- og oppdragsavtaler

Skjemaet kan sendes inn av for eksempel professor, prosjektleder, emneansvarlig, fagansvarlig eller andre som har behov for en ansatt beskrevet øverst på denne siden. I skjemaet står alt du skal gjøre i din del av prosessen. Når du har sendt inn skjemaet, er din oppgave ferdig. 

Obligatoriske felt i skjemaet er navn, e-post og mobilnummer til den som skal ansettes, start- og sluttdato på arbeidet, enhet ved NTNU, hvilket land det skal utføres i og hva slags type stilling det er snakk om (vitenskapelig assistent, studentassistent, sensur osv.) og beskrivelse av arbeidsoppgaver. 

Alle enheter har kvalifiserte medarbeidere med rollen «behovshaver kontrakt». Hit kommer skjemaet som ble sendt i steg 1. Du som er behovshaver kontrakt må vurdere hvilken type kontrakt du skal bestille og innhente nødvendig informasjon. 

Time-, måned og oppdragskontrakter skal fra 2023 bestilles og opprettes i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Løsningene leveres av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). 

NTNU-rutine for behovshaver kontrakt: Bestille og velge riktig kontrakt (inkludert rutiner for sensur, disputas og hasteoppdrag)  

Logg inn og bestill: Selvbetjeningsportalen (dfo.no) eller DFØ-appen (dfo.no). 

Annen opplæring, rutiner og veiledning: 

• Veiledning til den digitale TOA-løsningen: Bestill ny kontrakt i Selvbetjeningsportalen (dfo.no) og Bestill ny arbeidskontrakt i DFØ-appen (dfo.no)
• Se den standardiserte BOTT-rutinen for å opprette kontrakt og for å opprette kontrakt for utenlandske
• Det er utarbeidet en brukerveiledning på BOTT-samarbeidets nettside på engelsk for å hjelpe utenlandske personer med signering av kontrakten. 
• Oppdateringer om opplæring og fagkaféer for behovshaver kontrakt finner du på siden Bott økonomi og lønn - opplæring
• Se også eget team for Tilsetting og arbeidskontrakt

NTNU har sentralisert funksjonen for å opprette kontrakt. Det er Tjenestesenteret for lønn og HR som har ansvar for den delen av prosessen og som har rollen «koordinator kontrakt». Koordinator kontrakt i Tjenestesenteret oppretter og behandler kontrakt i Selvbetjeningsportalen (dfo.no).

Opplæring, rutiner og veiledning: 

• Opplæring i rollen finner du i e-æringskurset for koordinator kontrakt (UiB)
• Veiledning til den digitale TOA-løsningen ser du på Opprette eller behandle kontrakt (dfo.no)
• Se den standardiserte BOTT-rutinen for å opprette kontrakt og for å opprette kontrakt for utenlandske.

En leder eller andre med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) må godkjenne kontrakten. Du godkjenner kontrakten i Selvbetjeningsportalen (dfo).

Opplæring, rutiner og veiledning: 

• Veiledning til den digitale TOA-løsningen: Godkjenne kontrakt (dfo.no)
• Oversikt kurs og fagkaéer: Bott økonomi og lønn - opplæring
   

Ta ut rapporter i Selvbetjeningsportalen

Du kan ta ut følgende rapporter i selvbetjeningsportalen:

• kontrakt med status
• timelister
• oppdrag

• Veiledning: Hente rapporter på kontrakt (dfo.no)

Standardiserte BOTT-rutiner: 

• Opprette kontrakt 
• Opprette kontrakt for utenlandske
• Kurs og fagkaféer for kostnadsgodkjenner på Bott økonomi og lønn - opplæring

• Informasjon til oppdragstakere
• Informasjon til personer ansatt på time- og månedskontrakt 
• Veiledning: Kontrollere og signere kontrakt, 
• Veiledning: Logge inn i Selvbetjeningsportalen
• Veiledning til utenlandske: Logge inn og signere kontrakt i Selvbetjeningsportalen

Hvis du skal inngå en time-, måneds- eller oppdragskontrakt med NTNU, får du tilsendt en e-post fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som forklarer hvordan du kontrollerer og signerer kontrakten. DFØ er NTNUs leverandør av lønns- og økonomitjenester.

Kontroller at opplysningene i kontrakten og eventuelle vedlegg stemmer, og at alle nødvendige vedlegg er lagt ved. Bekreft opplysningene og signer kontrakten eller avvis kontrakten og begrunn hvorfor. 

Når kontrakten er signert, vil du motta en ny e-post fra DFØ med informasjon om innlogging i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen.

Hvis du er timeansatt, er det viktig at du registrerer timene dine fortløpende og sender inn timeliste. Det er avgjørende for at du skal få utbetalt rett lønn til rett tid. 

Opplever du tekniske problemer når du skal inngå kontrakt med NTNU?

Hvis du ikke mottar kontrakt på e-post eller sms aldri kommer fram til din mobil ved registrering,
kontakt Tjenestesenteret på telefon eller e-post. 

Hvis du får feilmelding ved signering av kontrakten: 

• Prøv å slette nettleserdata eller bruk privat vindu/inkognito modus i nettleseren din.
• Det kan oppstå utfordringer ved bruk av mac/iPhone/iPad, spesielt med GoogleChrome. Bruk gjerne Windows sammen med Google chrome når du skal signere, hvis du har muligheten til det. 
• Tilgangen til Selvbetjeningsportalen (for reiseregning, timeregistrering, lønnsslipp etc) gjelder fra startdato i kontrakten.
• Hvis det fremdeles ikke fungerer, kontakt Tjenestesenteret på telefon eller e-post. 
• Utenlandske oppdragstakere mottar en e-post fra NTNU om hvordan logge inn og signere kontrakt. E-posten fra NTNU kommer et par dager før DFØ sender kontrakten. 

I samarbeid med den som bestilte kontrakten (behovshaver kontrakt), følger koordinator kontrakt i Tjenestesenteret opp kontrakten videre og gjør eventuelle endringer.

Veiledning: Hente rapporter på kontrakt (dfo.no)

Se BOTT-rutine: 

• 2.1.1.5 Følge opp status på kontrakter
• 2.1.4.4 Registrere, kontrollere og godkjenne timelister
• 2.1.4.5 Kontrollere og godkjenne oppdrag
• 2.1.4.9 Følge opp timelister
•  

For at timelønn og oppdragshonorar skal bli utbetalt, må Tjenestesenteret godkjenne dette i Selvbetjeningsportalen. De vil da gi beskjed til den ansatte/oppdragstakeren, hvis noe er feil og forklare hva som rettes opp. 

Når utbetales lønn/honorar?

• Timekontrakt: Ansatt fører timer fortløpende og får utbetalt lønn ut ifra fristene for innsending, godkjenning og utbetaling i lønnskjøringsplanen.
• Månedskontrakt: Ansatt får utbetalt lønn den 12. i måneden etter startdato på kontrakten.
• Oppdragskontrakt: Dagen etter sluttdato på kontrakten, sendes oppgjøret til godkjenning og videre til utbetaling.

Time- og månedslønte, samt de fleste oppdragstakere vil finne lønnsslippen i Selvbetjeningsportalen. Oppdragstakere som ikke har portalen eller appen, finner den i Altinn. Utenlandske oppdragstakere uten norsk adresse eller fødselsnummer vil få denne automatisk tilsendt fra DFØ per post.

Generelle IT-tilganger: Det er forskjellig for en oppdragstaker og arbeidstaker hva som følger med av tilganger/kontoer når en TOA-kontrakt inngås.

De som har time- eller månedskontrakt, blir arbeidstaker på NTNU og får samme tilganger som faste ansatte. De vil få beskjed fra Orakeltjenesten om å aktivere sin brukerkonto som gir dem e-postadresse, feide-id og adgang til filområdet T: for enheten de er tilknyttet. De får også MIcrosoft 365 ansattlisens.

Bortsett fra eksterne sensorer, får ikke oppdragstakere generelle IT-tilganger. Dersom det er behov for IT-tilganger til andre oppdragstakere, kan de registreres i Gjestetjenesten.  Se rutinen for inngåelse og utbetaling sensorkontrakter, for informasjon om tilgang til Inspera. 

Tilganger i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app: Alle kan logge seg inn i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app etter startdato fra signert kontrakt, men har forskjellige "fliser" de ser.  En oppdragstaker får tilgang til kontrakten, lønnsslipp, samt mulighet til å registrere en utgiftsrefusjon, reise eller godtgjørelse (Betalmeg). En arbeidstaker får i tillegg mulighet til å føre timene sine. Timelønte registrerer tid via "Mine kontrakter" og må levere timeliste for å få utbetalt lønn.