Skjema: Rekvirere midlertidig timelønns-, måneds- og oppdragsavtaler

Skjemaet kan sendes inn av for eksempel professor, prosjektleder, emneansvarlig, fagansvarlig eller andre som har behov for en ansatt beskrevet øverst på denne siden. Skjemaet inneholder alle nødvendige trinn du må følge. Når du har sendt inn skjemaet, er din del av prosessen ferdig. Skjemaet går videre til en person som kan bestille kontrakten (steg 2).

Obligatoriske felt i skjemaet:

• Navn, e-post og mobilnummer til den som skal ansettes
• Start- og sluttdato for arbeidet
• Enhet ved NTNU
• Land hvor arbeidet skal utføres
• Type stilling (vitenskapelig assistent, studentassistent, sensur osv.)
• Beskrivelse av arbeidsoppgaver

Å rekvirere et skjema er ikke en obligatorisk del av prosessen. Kontraktsinngåelsen kan starte i steg 2 med bestilling fra behovshaver kontrakt. Sjekk rutinene ved din enhet.

Time-, måned og oppdragskontrakter skal bestilles i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Behovshaver kontrakt vurderer hvilken type kontrakt som skal bestilles og innhenter nødvendig informasjon. 

Veiledning

• NTNU-rutine for behovshaver kontrakt: Bestille og velge riktig kontrakt (inkludert rutiner for sensur, disputas og hasteoppdrag)  
• Veiledning til den digitale TOA-løsningen: Bestill ny kontrakt i Selvbetjeningsportalen (dfo.no) og Bestill ny arbeidskontrakt i DFØ-appen (dfo.no)
• Se eget team for behovshaver kontrakt: Tilsetting og arbeidskontrakt

NTNU har sentralisert funksjonen for å opprette kontrakt til Tjenestesenteret for lønn og HR. 

En leder eller andre med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) må godkjenne kontrakten. Veiledning: Godkjenne kontrakt (dfo.no)

Du kan ta ut rapporter i Selvbetjeningsportalen:

• kontrakt med status
• timelister
• oppdrag
• registrert arbeidstid

Veiledning: Hente rapporter på kontrakt (dfo.no) 

• Informasjon til oppdragstakere
• Informasjon til ansatte på time- eller månedskontrakt 

Hvis du skal inngå en time-, måneds- eller oppdragskontrakt med NTNU, får du tilsendt en e-post fra leverandør Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som forklarer hvordan du kontrollerer og signerer kontrakten. 

Dette må du huske å gjøre:

1. Kontrolle kontrakten: Sjekk at opplysningene i kontrakten og at alle nødvendige vedlegg er lagt ved. Se veiledning
2. Signere eller avvise kontrakten: Bekreft opplysningene og signer kontrakten. Hvis noe er feil, avviser du kontrakten og begrunner hvorfor. 
3. Logge inn: Etter signering vil du motta en ny e-post fra DFØ med informasjon om innlogging i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen.

Hvis du er timeansatt, må du registrere timene dine fortløpende og sende inn timeliste for å få utbetalt rett lønn til rett tid. 

Veiledning til utenlandske: Logge inn og signere kontrakt i Selvbetjeningsportalen

 

Opplever du tekniske problemer når du skal inngå kontrakt med NTNU?

Hvis du ikke mottar kontrakt på e-post eller sms aldri kommer fram til din mobil ved registrering,
kontakt Tjenestesenteret på telefon eller e-post. 

Hvis du får feilmelding ved signering av kontrakten: 

• Prøv å slette nettleserdata eller bruk privat vindu/inkognito modus i nettleseren din.
• Tilgangen til Selvbetjeningsportalen (for reiseregning, timeregistrering, lønnsslipp etc) gjelder fra startdato i kontrakten.
• Hvis det fremdeles ikke fungerer, kontakt Tjenestesenteret på telefon eller e-post. 
• Utenlandske oppdragstakere mottar en e-post fra NTNU om hvordan logge inn og signere kontrakt. E-posten fra NTNU kommer et par dager før DFØ sender kontrakten. 

I samarbeid med den som bestilte kontrakten (behovshaver kontrakt), følger Tjenestesenteret opp kontrakten videre og gjør eventuelle endringer.

Når leder har godkjent kontrakten, sørger Tjenestesenteret for utbetaling av lønn.

Når utbetales lønn/honorar?

• Timekontrakt: Ansatt fører timer fortløpende og får utbetalt lønn ut ifra fristene for innsending, godkjenning og utbetaling i lønnskjøringsplanen.
• Månedskontrakt: Ansatt får utbetalt lønn den 12. i måneden etter startdato på kontrakten.
• Oppdragskontrakt: Dagen etter sluttdato på kontrakten, sendes oppgjøret til godkjenning og videre til utbetaling.

Time- og månedslønte, samt de fleste oppdragstakere vil finne lønnsslippen i Selvbetjeningsportalen. Oppdragstakere som ikke har portalen eller appen, finner den i Altinn. Utenlandske oppdragstakere uten norsk adresse eller fødselsnummer vil få denne automatisk tilsendt fra DFØ per post.

 

Det er ulikt hvilke IT-tilganger og kontoer en arbeidstaker og en oppdragstaker får når en TOA-kontrakt inngås.

 

 

Arbeidstaker med time- eller månedskontrakt får samme tilganger som faste NTNU-ansatte. De vil få beskjed fra Orakeltjenesten om å aktivere sin brukerkonto som gir dem e-postadresse, feide-id og adgang til filområdet T: for enheten personen er tilknyttet. De får også MIcrosoft 365 ansattlisens. Eventuelle øvrige tilganger må lederen bestille gjennom NTNU Hjelp. 

 

Oppdragstakere, bortsett fra eksterne sensorer, får ikke oppdragstakere generelle IT-tilganger. Hvis det er behov for IT-tilganger til andre oppdragstakere, kan de registreres i Gjestetjenesten.  Se rutinen for inngåelse og utbetaling av sensorkontrakter for informasjon om tilgang til Inspera. 

Tilganger i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app:

Alle kan logge seg inn i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app etter startdato fra signert kontrakt, men de ser forskjellige "fliser" avhengig av sin rolle.

 

Oppdragstakere får tilgang til kontrakten, lønnsslipp, og mulighet til å registrere utgiftsrefusjon, reise eller godtgjørelse (Betalmeg).

 

Arbeidstakere får i tillegg mulighet til å føre timene sine. Timelønte registrerer tid via "Mine kontrakter" og må levere timeliste for å få utbetalt lønn.