Behovshaver kontrakt: Det er en NTNU-medarbeider som bestiller kontrakten på fakultet, institutt eller avdeling basert på en bestilling fra en rekvirent, enhet eller selv sitter med behovet for en midlertidig ansatt eller oppdragstaker. Dersom du har behov for å bestille tilganger til flere enheter ved bestilling av kontrakter, kan du be om det via NTNU Hjelp.

I tillegg er følgende roller involvert i prosessen med å opprette kontrakt:

Oppdragstaker/arbeidstaker: Den du bestiller kontrakter til.

Rekvirent: Den som har meldt inn behovet for oppdrags- aller arbeidstaker.

Koordinator kontrakt: Den som oppretter kontrakten i Seksjon for lønn og HR-tjenester (Tjenestesenteret).

Kostnadsgodkjenner: Den som har budsjettdisponeringsmyndighet på ditt institutt/fakultet/avdeling.

Kontrakter i Tilsetting og arbeidskontrakt skal bestilles til eksterne oppdragstakere eller timelønnede. Se liste over type stillinger under punktet Hvilken kontraktstype skal du velge?

Tilfeller du ikke kan opprette kontrakt via denne løsningen

Personer som allerede har en fast stilling hos universitetet, eller som har 100%-stilling i den aktuelle perioden går som før via rekruttering. Administrative ansettelser kan ikke inngå kontrakt. Disse behandles av lønn i delprosessen for å registrere ansatte ansatt via rekruttering.

Arbeidstakere under 18 år kan ikke få kontrakt i TOA.

I tillegg behandles følgende tilfeller utenfor løsningen:

• Personer som deltar i forskningsforsøk. Disse bilagene må behandles som manuelle lønnsbilag av personvernhensyn

• Studenter som får stipend av universitetet

• Enkeltstående oppdrag med økonomisk ramme på under 1000 kr. I disse tilfellene skal skjema for manuelle lønnsbilag benyttes og sendes inn via NTNU Hjelp. Er det mer enn en person som skal ha stipend, kan dere sende liste i henhold til dagens rutine. Studenter i praksis er det laget egen rutine for.

Det er to innganger for å bestille en kontrakt:

1. Behovshaver kontrakt mottar et skjemaet Bestilling av midlertidig timelønns-, måneds- og oppdragsavtaler fra en rekvirent på enhetene. Dette inneholder all nødvendig informasjon for å bestille kontrakten.
2. Behovshaver kontrakt har selv behovet og har nødvendig informasjon.

Bestilling av ny arbeidskontrakt kan gjøres enten i DFØ-app eller i Selvbetjeningsportalen. Følg BOTT-rutine for veiledning. Generell rutinebeskrivelse fra DFØ finner du her: Bestill ny arbeidskontrakt i selvbetjeningsportal eller Bestill ny arbeidskontrakt i DFØ-app.

Navn: Navnet må stemme overens med det som er folkeregistrert eller står i passet.  

Epost: Forsikre deg om at eposten som registreres er aktiv. OBS: Hvis det er feil i e-postadresse vil ikke oppdragstaker/ansatt motta kontrakt for utfylling og signering. 

Mobilnummer: Mobiltelefonnummeret med landkode brukes for å sende en kode på SMS. Det er viktig å være klar over at SMS ikke vil bli levert dersom det er oppgitt feil mobilnummer i bestillingen. I feltet "telefon" legger du kun telefonnummer uten landkode. I feltet "landkode for telefon" legger du inn landkoden uten + eller 00 foran. Du kan søke opp riktig landkode ved å trykke på de to firkantene til høyre i feltet. 

Nasjonalitet: Her legger du inn nasjonaliteten til oppdragstaker/arbeidstaker. Det er viktig at nasjonalitet blir oppgitt til det landet personen er statsborger i og skal skatte til, slik at Tjenestesenteret har riktig informasjon når de skal vurdere om det skal beskattes eller unntas skatt.

Start- og sluttdato for oppdraget: Oppdrag blir ikke utbetalt før etter sluttdato. Når det gjelder timelønte, bør du sette sluttdato litt etter siste planlagte time, slik at de rekker å registrere og få godkjent timene sine. 

Hvilket land oppdraget/arbeidet utføres i: Arbeidsland skal fylles ut. Dette er viktig for å få korrekt rapportering og skatteberegning. Vi ønsker ikke at dere skal benytte dere av «delvis utland» på spørsmålet hvor skal arbeidet utføres. I tilfeller arbeidet skal utføres delvis i Norge og utland ønsker vi at dere skal lage to kontrakter: én for arbeid i Norge og én for arbeid i utlandet. 

Type kontrakt: Her skal det velges oppdragskontrakt eller timekontrakt  

Kontraktstype: For mer informasjon se hvilken kontraktstype skal benyttes lenger ned i dokumentet 

Oppdragskontakt (Sensur, bedømmelse mm) :

• størrelse på oppdrag (antall oppgaver, vekting, sats pr. time)  
• totalbeløp som skal utbetales i norske kroner
• dersom beløpet er endelig, kan dere legge inn "Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll"
• beskrivelse av arbeidsoppgave (oversettelse, møtedeltakelse osv.)  
• kontering (husk både koststed og delprosjekt) 
• kontaktperson dersom dette er en annen enn du som bestiller  

Merk at det er laget en egen intern rutine for ​​inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter. 

Timekontrakter/månedskontrakter :

• stilling eks. 1009 Universitetslektor, 1019 Vitenskapelig assistent eventuelt kompetanse 
• omfang i timer og evt. vekting  
• emnekode (hvis relevant for timekontrakt ved undervisning)  
• lønnsinformasjon (lønnstrinn/årslønn)  
• beskrivelse av arbeidsoppgaver  
• kontering (husk både koststed og delprosjekt) 
• kontaktperson dersom dette er annen enn bestiller 
• kun månedskontrakter: Informasjon om høyeste gjennomførte utdanning  

Merk: For informasjon om hvilke kontraktstyper som skal benyttes når, se lenger ned i rutinen 

Dersom vedkommende skal tilsettes i en annen organisasjonsenhet enn bestiller, er det viktig at dette fremkommer i kommentarfeltet.

Det er din oppgave å fastsette lønn. 

Oppdragskontrakter

Sensur/veiledning/retting: Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur i tilfeller der man samme semester har undervist på samme emne utbetales som timelønn. Sensur omfatter både sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting. Se rutine for sensoroppdrag. 

Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas: Denne gruppen bør ikke slås sammen med andre typer bedømmelser, da bedømmelse her også innebærer deltakelse i disputas. For oppdragstakere i utlandet vil normalt gjennomføringen av oppdraget være delt mellom Norge og oppdragstakerens hjemland.

Bedømmelse av kompetanseopprykk: Med dette menes kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling, jf. forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.

Bedømmelse av søkere til stilling: Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komitéen som foretar bedømmelse av søkere til vitenskapelig stilling.

Generell (annet): Noen arbeidsoppgaver vil rutinemessig bli håndtert som oppdrag. Dette kan eksempelvis dreie seg om gjesteforelesere (enkeltstående forelesninger utenom ordinær undervisning), eksterne oppdragstakere som holder innlegg på konferanser. Her vil det imidlertid være så stor variasjon at det anses lite hensiktsmessig å standardisere egne kontraktstyper.

Merk at studentmentorer (som refunderes av NAV) er en egen kategori under type kontrakt når du velger oppdragskontrakt. Denne skal ikke benyttes. Studentmentorer skal ha timekontrakter fordi NAV krever at timene må dokumenteres.

Pensjonister som har offentlig tjenestepensjon skal ikke ha oppdragskontrakt, men timelønnskontrakt med pensjonistvilkår. 

 

Time- og månedskontrakter:

C-tabell med oppdaterte satser for 2023 

Alderspensjonist med pensjonistvilkår: Dette omfatter gruppen alderspensjonister med offentlig tjenestepensjon, som skal ha en fastsatt timesats og ikke rapporteres til SPK. Mange ansatte på pensjonistvilkår er eksamensvakter, men det brukes også eksempelvis i forbindelse med undervisning, bistand med saksbehandling og opplæring. Se SPKs definisjon på pensjonslønn med kriteriene for å benytte dette. Pensjonistavlønning skal gjelde kortvarig arbeid og ikke være oppgaver av fast og varig karakter. Det skal ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.

Vitenskapelig assistent: Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent med stillingskode 1018, 1019 eller 1020 skal ifølge forskriften gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år. Ingen kan ansettes i mer enn en åremålsperiode i samme stillingskategori ved samme institusjon, jf. forskriftens § 2-1.

Studentassistent: Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver. Den må ikke forveksles med vitenskapelig assistent som er en åremålsstilling. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes.

Studentmentorer (som refunderes av NAV): For denne gruppen utbetaler universitetene timelønn til studenter og krever refusjon av NAV. De skal innrapporteres til AA-registeret. 

Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår): Denne kontraktstypen skal benyttes for eksamensvakter som ikke har offentlig tjenestepensjon.

Undervisning: Dette fatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer etc.).

Generell (annet): Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til å velge når arbeidet utføres, eksempelvis til arrangementer, feltarbeid, kontorarbeid etc

Når du har startet på en bestilling vil du alltid kunne finne denne under «Mine kontrakter» i DFØ-appen og Selvbetjeningsportalen.

 

Utkast: Dette betyr at du har startet på en bestilling, men du har ikke sendt den fra deg enda.

Hos saksbehandler: Dette betyr at kontrakten ligger til opprettelse hos koordinator kontrakt.

Hos godkjenner 2: Dette betyr at kontrakten ligger til godkjenning hos den som har budsjettdisponeringsmyndighet over kostnadsstedet kontrakten skal belastes.

Signering: Dette betyr at kontrakten ligger hos den aktuelle oppdragstaker/arbeidstaker til signering.

Returnert: Dette betyr at kontrakten er sendt i retur.

Ferdig: Dette betyr at kontrakten er lastet inn i lønnssystemet.

Slettet: Dette betyr at kontrakten har blitt slettet fra systemet.

Admin: Dette betyr at det er en feil på kontrakten som følges opp av koordinator kontrakt.

Endre kontrakt

Du har ikke selv mulighet til å endre en bestilling når denne er sendt til koordinator kontrakt for opprettelse. Hvis du oppdager feil etter at du har sendt inn bestillingen til godkjenning, må du sende en sak via ​​NTNU Hjelp. Dette vil da bli tatt hånd om av koordinator kontrakt i Tjenestesenteret.

 

 

 

Personen som har bestilt kontrakten vil stå som kontaktperson. Det kan derfor være at du mottar spørsmål fra den det er inngått kontrakt med.

 

Utenlandske oppdragstakere vil motta en e-post (på engelsk) fra Tjenestesenteret ved NTNU et par dager før kontrakten kommer fra DFØ. I e-posten informerer Tjenestesenteret om hvordan utenlandske logger inn og signererer kontrakten. De får også oppgitt Tjenestesenteret som kontaktpunkt for hjelpe med innlogging og signering. 

 

Generelle IT-tilganger: Det er forskjellig for en oppdragstaker og arbeidstaker hva som følger med av tilganger/kontoer når en TOA-kontrakt inngås.
De som har time- eller månedskontrakt blir arbeidstakere på NTNU og får samme tilganger som faste ansatte. De vil få beskjed fra Orakeltjenesten om å aktivere sin brukerkonto som gir dem e-postadresse, feide-id og adgang til filområdet T: for enheten de er tilknyttet. De får også Microsoft 365 ansattlisens.
Bortsett fra eksterne sensorer, får ikke oppdragstakere generelle IT-tilganger. Dersom det er behov for IT-tilganger til andre oppdragstakere, kan de registreres i Gjestetjenesten. 

 

Se rutinen for inngåelse og utbetaling sensorkontrakter, for informasjon om tilgang til Inspera. 

Tilganger i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app: Alle kan logge seg inn i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app etter startdato fra signert kontrakt, men har forskjellige "fliser" de ser.  En oppdragstaker får tilgang til kontrakten, lønnsslipp, samt mulighet til å registrere en utgiftsrefusjon, reise eller godtgjørelse (Betalmeg). En arbeidstaker får i tillegg mulighet til å føre timene sine. Timelønte registrerer tid via "Mine kontrakter" og må levere timeliste for å få utbetalt lønn. 

For at utenlandske oppdragstakere skal få riktig skattetrekk på sin utbetaling, må de ha skattekort som gjelder fra oppstartsdato i kontrakten sin. Hvis ikke vil de automatisk trekkes 50 prosent i skatt for perioden det ikke foreligger skattekort. 

Hvis oppdragstakeren selv ikke har anledning til å ordne skattekort før de starter en kontrakt, kan arbeidsgiver søke på vegne av vedkommende. Se informasjon på Skatteetaten: 

 Arbeidsgiver søke om skattekort på vegne av utenlandsk arbeidstaker - Skatteetaten 

Ansatte med timekontrakter og studentassistenter med månedskontrakter skal ikke bruke skjemaet i Selvbetjeningsportalen ved oppsigelse. Isteden må enheten gi Tjenestesenteret beskjed via NTNU Hjelp-skjemaet Time- måned og oppdragskontrakt (TOA).