Behovshaver kontrakt: Det er en NTNU-medarbeider som bestiller kontrakten på fakultet, institutt eller avdeling. Bestillingen kan komme fra en rekvirent eller fra behovshaveren selv.

Hvis du skal bestille på vegne av flere enheter, kan du be om tilgang via NTNU Hjelp.

Andre roller involvert i prosessen med å opprette kontrakt:

Oppdragstaker/arbeidstaker: Den du bestiller kontrakter til.

Rekvirent: Den som har meldt inn behovet for oppdrags- aller arbeidstaker, f.eks. professor, prosjektleder eller emneansvarlig.

Koordinator kontrakt: Saksbehandler som oppretter kontrakten. Rollen er plassert i Tjenestesenteret for lønn og HR 

Kostnadsgodkjenner: Den som har budsjettdisponeringsmyndighet på ditt institutt, fakultet eller avdeling.

Kontrakter i Tilsetting og arbeidskontrakt skal bestilles til eksterne oppdragstakere eller time/månedslønnede. Se liste over type stillinger under punktet "Hvilken kontraktstype skal du velge?"

Tilfeller du ikke kan opprette kontrakt via TOA-løsningen:

• Ansettelser som er beskrevet i rutinen for nyansettelse
• Personer som allerede har en fast stilling ved NTNU.
• Ansatte som jobber 100% for NTNU i den aktuelle perioden
• Arbeidstakere under 18 år. 
• Personer som deltar i forskningsforsøk. 
• Studenter som får stipend av universitetet.

Det er to innganger for å bestille en kontrakt:

1. Behovshaver kontrakt mottar skjemaet Bestilling av midlertidig timelønns-, måneds- og oppdragsavtaler fra en rekvirent på enhetene. Dette inneholder all nødvendig informasjon for å bestille kontrakten.
2. Behovshaver kontrakt har nødvendig informasjon og starter selv prosessen med å bestille.

Bestilling av ny arbeidskontrakt kan gjøres enten i DFØ-appen eller i Selvbetjeningsportalen. 

Veiledning til systemet: Bestill ny arbeidskontrakt i selvbetjeningsportal eller Bestill ny arbeidskontrakt i DFØ-app.

Se også BOTT-rutine for veiledning.

Navn: Navnet må stemme overens med det som er folkeregistrert eller står i passet.  

Fødselsdato: Det er viktig å få med dette, slik at vi kan sikre at kontrakten kobles til riktig person. 

Epost: Forsikre deg om at eposten som registreres er aktiv. OBS: Hvis det er feil i e-postadresse vil ikke oppdragstaker/ansatt motta kontrakt for utfylling og signering. 

Mobilnummer: Mobiltelefonnummeret med landkode brukes for å sende en kode på SMS. Hvis mobilnummeret i bestillingen er feil, vil ikke SMS-en bli levert. I feltet "telefon" skriver du kun telefonnummer uten landkode. I feltet "landkode for telefon" skriver du inn landkoden uten + eller 00 foran. Du kan finne riktig landkode ved å trykke på de to firkantene til høyre i feltet. 

Nasjonalitet: Her skriver du nasjonaliteten til oppdragstaker/arbeidstaker. Det er viktig å oppgi nasjonalitet til det landet personen er statsborger i og skal skatte til, slik at Tjenestesenteret har riktig informasjon for å vurdere skatteplikt. Hvis du vet at nasjonaliteten (statsborgerskapet) ikke er det samme som landet personen er skattemessig bosatt i, kan du skrive dette i merknadsfeltet.

Start- og sluttdato for oppdraget: Oppdrag blir utbetalt etter at sluttdatoen er passert. For timelønte bør du sette sluttdato litt etter siste planlagte time, slik at de har tid til å registrere og få godkjent timene sine. 

Type kontrakt: Her skal du velge oppdragskontrakt, månedskontrakt eller timekontrakt.

Kontraktstype: For mer informasjon, se hvilken kontraktstype skal benyttes lenger ned i dokumentet.

Utdanningsnivå eller realkompetanse: Velg utdanningsnivået til personen som skal ha kontrakten.

Arbeidsoppgave (kun månedskontrakt): Skriv hvilken arbeidsoppgave som skal utføres iht. kontrakt.

Organisasjonsenhet: I utgangspunktet har du kun tilgang til din egen enhet. Hvis du har behov for å legge inn en annen enhet, bestill tilgang via NTNU Hjelp. 

Kostnadstilordning: Her må du ta stilling om kontrakten skal følge standard kontering til organisasjonsenheten eller om det skal være en avvikende kontering. Da velger du Kostnadstilordning "annen".  Her må du fylle ut Kostnadssted, Aktivitet (K5) og Arbeidsordre (K7). Det må fylles ut for både «Lønn» og «Reiseutgifter».

• Kostnadssted: K-sted kontrakten skal konteres på (NB. En kontrakt kan bare være knyttet til ett k-sted).
• Aktivitet (K5): Arbeidspakke. Om det ikke skal konteres på arbeidspakke legger man inn «-» timeføring her.
• Arbeidsordre (K7): Delprosjekt. Skal være i format UV987654321, dersom den ikke skal konteres på delprosjekt må det legges inn UV999999999 her.

De andre feltene under kostnadstilordning, som ikke er nevnt over, trenger du ikke å fylle ut. 

Hvilket land oppdraget/arbeidet utføres i: Arbeidsland må fylles ut for å få korrekt rapportering og skatteberegning. Ikke bruk "delvis utland" på spørsmålet om hvor arbeidet skal utføres. Hvis arbeidet skal utføres delvis i Norge og utlandet, lag to kontrakter: én for arbeid i Norge og én for arbeid i utlandet.

Trinn 3

 Oppdragskontrakt

Arbeidsoppgave: Skriv hvilken arbeidsoppgave som skal utføres.

Kostnadstilordning: Hvis kontrakten skal følge konteringen som er lagt inn i Trinn 2, lar du denne stå på «Følger kontraktens generelle fordeling». Du kan legge inn flere linjer under "arbeidsoppgave" og kontere på ulike delprosjekt.

Beløp: Oppgi beløp per arbeidsoppgave.

Arbeidsland: Du må oppgi hvilket land oppdraget skal utføres i for at skattevurderingen og rapportering skal bli korrekt. En kontrakt kan bare benytte ett land. Hvis for eksempel  en disputas skal foregå i flere land, må det opprettes flere kontrakter.

Kommentar:

• Kontaktperson, dersom dette er en annen enn du som bestiller.
• Du kan også skrive en kort tekst som skal vises på kontrakten.

Merk at det er en egen intern rutine for ​​inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter. 

Timekontrakt

Arbeidsoppgave:

• Arbeidsoppgave: Velg fra listen.
• Emnekode: Der det er relevant.
• Antall timer: Antall timer per arbeidsoppgave i kontrakten.
• Vekting: Der det er aktuelt.
• Arbeidsland: Skriv hvilket land arbeidet skal utføres i. Det er for at rapporteringen skal bli korrekt. En kontrakt kan bare ha ett arbeidsland. Dersom arbeidet utføres i flere land, må du bestille én kontrakt per land.
• Kostnadstilordning: Hvis kontrakten skal følge konteringen som er lagt inn i Trinn 2, lar du denne stå på «Følger kontraktens generelle fordeling». Du kan legge inn flere linjer under "arbeidsoppgave" og kontere på ulike delprosjekt.

Kommentar:

• Stillingskode, f eks. 1009 Universitetslektor, 1019 Vitenskapelig assistent eventuelt kompetanse.
• Lønnsinformasjon (årslønn).
• Kontaktperson dersom det er annen enn bestiller.
• Du kan også skrive en kort tekst som skal vises på kontrakten.
• Arbeidssted hvor arbeidet skal foregå
• Skal det jobbes kveld, natt, helg eller helligdag, må du oppgi det.
• Arbeidsplan, f.eks. hvis personen skal jobbe hver tirsdag eller har arbeidstid i henhold til undervisningsplanen.

Månedskontrakt

Månedskontrakter kan bare bestilles for studentassistenter (1429 Aspirant), læringsassistenter (1429 Aspirant) og vitenskapelig assistenter (1018, 1019 og 1020 Vitenskapelig assistent).

Kommentar:

• Stillingskode eks. 1429 Aspirant, 1019 Vitenskapelig assistent eventuelt kompetanse.
• Lønnsinformasjon (lønnstrinn/årslønn).
• Stillingsprosent.
• Kontaktperson dersom dette er annen enn bestiller.
• Du kan også skrive en kort tekst som skal vises på kontrakten.
• Arbeidsstedet hvor arbeidet skal foregå
• Skal det jobbes kveld, natt, helg eller helligdag, må du oppgi det.
• Arbeidsplan, f.eks. hvis personen skal jobbe hver tirsdag eller har arbeidstid i henhold til undervisningsplan.

Merk: For informasjon om hvilke kontraktstyper som skal benyttes når, se punktet under.

Det er din oppgave å fastsette lønn. 

Se Ulike typer TOA-kontrakter for veiledning.

Når du har startet på en bestilling, vil du alltid kunne finne denne under «Mine kontrakter» i DFØ-appen og Selvbetjeningsportalen.

Oppgaven kan ha en av følgende statuser:

Utkast: Du har startet på en bestilling, men ikke sendt den fra deg enda.

Hos saksbehandler: Kontrakten ligger til opprettelse hos saksbehandler i Tjenestesenteret.

Hos godkjenner 2: Kontrakten ligger til godkjenning hos den som har budsjettdisponeringsmyndighet over kostnadsstedet kontrakten skal belastes.

Signering: Kontrakten ligger hos den aktuelle oppdragstaker/arbeidstaker til signering.

Returnert: Kontrakten er sendt i retur.

Ferdig: Kontrakten er lastet inn i lønnssystemet.

Slettet: Kontrakten har blitt slettet fra systemet.

Admin: Det er en feil på kontrakten som følges opp av saksbehandler i Tjenestesenteret.

Endre kontrakt

Du har ikke selv mulighet til å endre en bestilling etter at den er sendt i Selvbetjeningsportalen. Hvis du oppdager feil etter at du har sendt inn bestillingen til godkjenning, må du sende en sak til Tjenestesenteret via NTNU Hjelp. 

Slette kontrakt

Du har mulighet til å slette en opprettet bestilling dersom denne ikke har blitt sendt til behandling hos saksbehandler i Tjenestesenteret. Du må da notere deg sekvensnummeret til kontrakten. Deretter må du gå til “Hjem” i Selvbetjeningsportalen og velge “Liste over alle sendte skjema”. Her vises alle skjema du har opprettet, men kun med sekvensnummer. Marker den du vil fjerne og velg “Slett valgte skjema”. Hvis det ikke går, må du kontakte Tjenestesenteret i NTNU Hjelp for bistand. 

Se også punkt om oppsigelse av kontrakt lenger ned på siden. 

Personen som har bestilt kontrakten vil stå som kontaktperson. Det kan derfor være at du mottar spørsmål fra den det er inngått kontrakt med.

Utenlandske oppdragstakere vil motta en e-post (på engelsk) fra Tjenestesenteret ved NTNU et par dager før kontrakten kommer fra DFØ. I e-posten informerer Tjenestesenteret om hvordan utenlandske logger inn og signererer kontrakten. De får også oppgitt Tjenestesenteret som kontaktpunkt for hjelpe med innlogging og signering. 

Generelle IT-tilganger: Det er forskjellig for en oppdragstaker og arbeidstaker hva som følger med av tilganger/kontoer når en TOA-kontrakt inngås.
De som har time- eller månedskontrakt blir arbeidstakere på NTNU og får samme tilganger som faste ansatte. De vil få beskjed fra Orakeltjenesten om å aktivere sin brukerkonto som gir dem e-postadresse, feide-id og adgang til filområdet T: for enheten de er tilknyttet. De får også Microsoft 365 ansattlisens.
Bortsett fra eksterne sensorer, får ikke oppdragstakere generelle IT-tilganger. Dersom det er behov for IT-tilganger til andre oppdragstakere, kan de registreres i Gjestetjenesten. 

Se rutinen for inngåelse og utbetaling sensorkontrakter, for informasjon om tilgang til Inspera. 

Tilganger i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app: Alle kan logge seg inn i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app etter startdato fra signert kontrakt, men har forskjellige fliser de ser.  En oppdragstaker får tilgang til kontrakten, lønnsslipp, samt mulighet til å registrere en utgiftsrefusjon, reise eller godtgjørelse (Betalmeg). En arbeidstaker får i tillegg mulighet til å føre timene sine. Timelønte registrerer tid via "Mine kontrakter" og må levere timeliste for å få utbetalt lønn. 

For at utenlandske oppdragstakere skal få riktig skattetrekk på sin utbetaling, må de ha skattekort som gjelder fra oppstartsdato i kontrakten sin. Hvis ikke vil de automatisk trekkes 50 prosent i skatt for perioden det ikke foreligger skattekort. 

Hvis oppdragstakeren selv ikke har anledning til å ordne skattekort før de starter en kontrakt, kan arbeidsgiver søke på vegne av vedkommende. Se informasjon på Skatteetaten: 

 Arbeidsgiver søke om skattekort på vegne av utenlandsk arbeidstaker - Skatteetaten 

Ansatte med timekontrakter og studentassistenter med månedskontrakter skal ikke bruke skjemaet i Selvbetjeningsportalen ved oppsigelse. Isteden må enheten gi Tjenestesenteret beskjed via NTNU Hjelp-skjemaet Time- måned og oppdragskontrakt (TOA).