Wikier

Tilsetting og...

Bestille time- måneds- og oppdragskontrakt

Dette er en rutine for behovshaver kontrakt som bestiller kontrakt i den digitale løsningen for tilsetting og arbeidskontrakt. Målet med rutinen er at du får informasjonen du trenger for å bestille en kontrakt med god datakvalitet.  

Gå til hovedsiden Tilsetting og arbeidskontrakt.

Se egne rutiner for hasteoppdrag, disputas og sensorkontrakter nederst på denne siden. 


Det er viktig at kontrakten bestilles så snart behovet er klart

Timelønnede får ikke tilgang til systemet før kontrakten er signert og registrert i systemet. Fordi de skal føre timene sine via DFØ-appen eller Selvbetjeningsportalen, er det viktig at dette er klart fra det tidspunktet de starter arbeidet for NTNU. 

Roller i prosessen

Behovshaver kontrakt: Det er en NTNU-medarbeider som bestiller kontrakten på fakultet, institutt eller avdeling basert på en bestilling fra en rekvirent, enhet eller selv sitter med behovet for en midlertidig ansatt eller oppdragstaker. Dersom du har behov for å bestille tilganger til flere enheter ved bestilling av kontrakter, kan du be om det via NTNU Hjelp.

I tillegg er følgende roller involvert i prosessen med å opprette kontrakt:

Oppdragstaker/arbeidstaker: Den du bestiller kontrakter til.

Rekvirent: Den som har meldt inn behovet for oppdrags- aller arbeidstaker.

Koordinator kontrakt: Den som oppretter kontrakten i Seksjon for lønn og HR-tjenester (Tjenestesenteret).

Kostnadsgodkjenner: Den som har budsjettdisponeringsmyndighet på ditt institutt/fakultet/avdeling.

Hvilke kontrakter skal bestilles via Tilsetting og arbeidskontrakt?

Kontrakter i Tilsetting og arbeidskontrakt skal bestilles til eksterne oppdragstakere eller time/månedslønnede. Se liste over type stillinger under punktet Hvilken kontraktstype skal du velge?

Tilfeller du ikke kan opprette kontrakt via denne løsningen

Personer som allerede har en fast stilling hos universitetet, eller som har 100%-stilling i den aktuelle perioden går som før via rekruttering. Administrative ansettelser kan ikke inngå kontrakt. Disse behandles av lønn i delprosessen for å registrere ansatte ansatt via rekruttering.

Arbeidstakere under 18 år kan ikke få kontrakt i TOA.

I tillegg behandles følgende tilfeller utenfor løsningen:

• Personer som deltar i forskningsforsøk. Disse bilagene må behandles som manuelle lønnsbilag av personvernhensyn

• Studenter som får stipend av universitetet

• Enkeltstående oppdrag med økonomisk ramme på under 1000 kr. I disse tilfellene skal skjema for manuelle lønnsbilag benyttes og sendes inn via NTNU Hjelp. Er det mer enn en person som skal ha stipend, kan dere sende liste i henhold til dagens rutine. Studenter i praksis er det laget egen rutine for.

Starte en bestilling av kontrakt

Det er to innganger for å bestille en kontrakt:

  1. Behovshaver kontrakt mottar et skjemaet Bestilling av midlertidig timelønns-, måneds- og oppdragsavtaler fra en rekvirent på enhetene. Dette inneholder all nødvendig informasjon for å bestille kontrakten.
  2. Behovshaver kontrakt har selv behovet og har nødvendig informasjon.

Bestilling av ny arbeidskontrakt kan gjøres enten i DFØ-app eller i Selvbetjeningsportalen. Følg BOTT-rutine for veiledning. Generell rutinebeskrivelse fra DFØ finner du her: Bestill ny arbeidskontrakt i selvbetjeningsportal eller Bestill ny arbeidskontrakt i DFØ-app.

Felt som må fylles ut i bestillingen

Navn: Navnet må stemme overens med det som er folkeregistrert eller står i passet.  

Epost: Forsikre deg om at eposten som registreres er aktiv. OBS: Hvis det er feil i e-postadresse vil ikke oppdragstaker/ansatt motta kontrakt for utfylling og signering. 

Mobilnummer: Mobiltelefonnummeret med landkode brukes for å sende en kode på SMS. Det er viktig å være klar over at SMS ikke vil bli levert dersom det er oppgitt feil mobilnummer i bestillingen. I feltet "telefon" legger du kun telefonnummer uten landkode. I feltet "landkode for telefon" legger du inn landkoden uten + eller 00 foran. Du kan søke opp riktig landkode ved å trykke på de to firkantene til høyre i feltet. 

Nasjonalitet: Her legger du inn nasjonaliteten til oppdragstaker/arbeidstaker. Det er viktig at nasjonalitet blir oppgitt til det landet personen er statsborger i og skal skatte til, slik at Tjenestesenteret har riktig informasjon når de skal vurdere om det skal beskattes eller unntas skatt. Skriv eventuelt i merknadsfeltet hvis du vet at nasjonalitet (statsborgerskap) ikke er det samme som personen er skattemessig bosatt i.

Start- og sluttdato for oppdraget: Oppdrag blir ikke utbetalt før etter sluttdato. Når det gjelder timelønte, bør du sette sluttdato litt etter siste planlagte time, slik at de rekker å registrere og få godkjent timene sine. 

Type kontrakt: Her skal det velges oppdragskontrakt, månedskontrakt eller timekontrakt.

Kontraktstype: For mer informasjon se hvilken kontraktstype skal benyttes lenger ned i dokumentet.

Organisasjonsenhet: I utgangspunktet har du kun tilgang til din egen enhet. Hvis du har behov for å legge inn en annen enhet, bestill tilgang via NTNU Hjelp. 

Hvilket land oppdraget/arbeidet utføres i: Arbeidsland skal fylles ut. Dette er viktig for å få korrekt rapportering og skatteberegning. Vi ønsker ikke at dere skal benytte dere av «delvis utland» på spørsmålet hvor skal arbeidet utføres. I tilfeller arbeidet skal utføres delvis i Norge og utland ønsker vi at dere skal lage to kontrakter: én for arbeid i Norge og én for arbeid i utlandet. 

I merknadsfeltet skal du legge inn informasjon om: 

Oppdragskontakt (Sensur, bedømmelse mm) :

  • størrelse på oppdrag (antall oppgaver, vekting, sats pr. time)  
  • totalbeløp som skal utbetales i norske kroner
  • dersom beløpet er endelig, kan dere legge inn "Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll"
  • beskrivelse av arbeidsoppgave (oversettelse, møtedeltakelse osv.)  
  • kontering (husk både koststed og delprosjekt) 
  • kontaktperson dersom dette er en annen enn du som bestiller  

Merk at det er laget en egen intern rutine for ​​inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter. 

Timekontrakter/månedskontrakter :

  • stilling eks. 1009 Universitetslektor, 1019 Vitenskapelig assistent eventuelt kompetanse 
  • omfang i timer og evt. vekting for timekontrakt, stillingsprosent for månedskontrakt  
  • emnekode (hvis relevant for timekontrakt ved undervisning)  
  • lønnsinformasjon (lønnstrinn/årslønn)  
  • beskrivelse av arbeidsoppgaver  
  • kontering (husk både koststed og delprosjekt) 
  • kontaktperson dersom dette er annen enn bestiller 
  • kun månedskontrakter: Informasjon om høyeste gjennomførte utdanning  

Merk: For informasjon om hvilke kontraktstyper som skal benyttes når, se lenger ned i rutinen 

Dersom vedkommende skal tilsettes i en annen organisasjonsenhet enn bestiller, er det viktig at dette fremkommer i kommentarfeltet.

Det er din oppgave å fastsette lønn. 

Hvilken kontraktstype skal du velge

Se Ulike typer TOA-kontrakter for veiledning.

 

Hvilken status kan kontraktene ha?

Når du har startet på en bestilling vil du alltid kunne finne denne under «Mine kontrakter» i DFØ-appen og Selvbetjeningsportalen.
 
Oppgaven kan ha en av følgende statuser:
Utkast: Dette betyr at du har startet på en bestilling, men du har ikke sendt den fra deg enda.
Hos saksbehandler: Dette betyr at kontrakten ligger til opprettelse hos koordinator kontrakt.
Hos godkjenner 2: Dette betyr at kontrakten ligger til godkjenning hos den som har budsjettdisponeringsmyndighet over kostnadsstedet kontrakten skal belastes.
Signering: Dette betyr at kontrakten ligger hos den aktuelle oppdragstaker/arbeidstaker til signering.
Returnert: Dette betyr at kontrakten er sendt i retur.
Ferdig: Dette betyr at kontrakten er lastet inn i lønnssystemet.
Slettet: Dette betyr at kontrakten har blitt slettet fra systemet.
Admin: Dette betyr at det er en feil på kontrakten som følges opp av koordinator kontrakt.

Endre eller slette en kontrakt 

Endre kontrakt

Du har ikke selv mulighet til å endre en bestilling når denne er sendt til koordinator kontrakt for opprettelse. Hvis du oppdager feil etter at du har sendt inn bestillingen til godkjenning, må du sende en sak via ​​NTNU Hjelp. Dette vil da bli tatt hånd om av koordinator kontrakt i Tjenestesenteret.
 
 

Slette kontrakt

Du har mulighet til å slette en opprettet bestilling dersom denne ikke har blitt sendt til behandling hos koordinator kontrakt. Du må da notere deg sekvensnummeret til kontrakten. Deretter må du gå til “Hjem” i Selvbetjeningsportalen og velge “Liste over alle sendte skjema”. Her kommer alle skjemaene du har opprettet opp, men kun med sekvensnummer. Marker den/de du vil fjerne og velg “Slett valgte skjema”. Dersom dette ikke går må du sende sak via NTNU Hjelp for bistand. 

Se også punkt om oppsigelse av kontrakt lenger ned på siden. 

 

Du vil stå som kontaktperson på kontrakten

Personen som har bestilt kontrakten vil stå som kontaktperson. Det kan derfor være at du mottar spørsmål fra den det er inngått kontrakt med.
 
Utenlandske oppdragstakere vil motta en e-post (på engelsk) fra Tjenestesenteret ved NTNU et par dager før kontrakten kommer fra DFØ. I e-posten informerer Tjenestesenteret om hvordan utenlandske logger inn og signererer kontrakten. De får også oppgitt Tjenestesenteret som kontaktpunkt for hjelpe med innlogging og signering. 
 

Tilganger

Generelle IT-tilganger: Det er forskjellig for en oppdragstaker og arbeidstaker hva som følger med av tilganger/kontoer når en TOA-kontrakt inngås.
De som har time- eller månedskontrakt blir arbeidstakere på NTNU og får samme tilganger som faste ansatte. De vil få beskjed fra Orakeltjenesten om å aktivere sin brukerkonto som gir dem e-postadresse, feide-id og adgang til filområdet T: for enheten de er tilknyttet. De får også Microsoft 365 ansattlisens.
Bortsett fra eksterne sensorer, får ikke oppdragstakere generelle IT-tilganger. Dersom det er behov for IT-tilganger til andre oppdragstakere, kan de registreres i Gjestetjenesten
 
Se rutinen for inngåelse og utbetaling sensorkontrakter, for informasjon om tilgang til Inspera. 

Tilganger i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app: Alle kan logge seg inn i Selvbetjeningsportalen/DFØ-app etter startdato fra signert kontrakt, men har forskjellige "fliser" de ser.  En oppdragstaker får tilgang til kontrakten, lønnsslipp, samt mulighet til å registrere en utgiftsrefusjon, reise eller godtgjørelse (Betalmeg). En arbeidstaker får i tillegg mulighet til å føre timene sine. Timelønte registrerer tid via "Mine kontrakter" og må levere timeliste for å få utbetalt lønn. 

Husk skattekort til utenlandske oppdragstakere

For at utenlandske oppdragstakere skal få riktig skattetrekk på sin utbetaling, må de ha skattekort som gjelder fra oppstartsdato i kontrakten sin. Hvis ikke vil de automatisk trekkes 50 prosent i skatt for perioden det ikke foreligger skattekort. 

Hvis oppdragstakeren selv ikke har anledning til å ordne skattekort før de starter en kontrakt, kan arbeidsgiver søke på vegne av vedkommende. Se informasjon på Skatteetaten: 

 Arbeidsgiver søke om skattekort på vegne av utenlandsk arbeidstaker - Skatteetaten 

Oppsigelse av time/månedskontrakt

Ansatte med timekontrakter og studentassistenter med månedskontrakter skal ikke bruke skjemaet i Selvbetjeningsportalen ved oppsigelse. Isteden må enheten gi Tjenestesenteret beskjed via NTNU Hjelp-skjemaet Time- måned og oppdragskontrakt (TOA).

 

Rutiner for sensurkontrakter, hasteoppdrag og disputas 

Sensoroppdrag

Hasteoppdrag

Intern rutine for håndtering av oppdrag på kort varsel 

Normalt skal kontrakter bestilles i god tid før oppdraget starter, men dersom det på grunn av for eksempel sykdom hos underviser eller sensor må tas inn en oppdragstaker på kort varsel, gjelder følgende rutine: 

  1. Behovshaver kontrakt oppretter bestilling som vanlig via Selvbetjeningsportalen i henhold til standard rutine. 

  2. Behovshaver kontrakt sender en sak via ​​​​NTNU Hjelp titulert «Oppdragskontrakt haster». I saken må det beskrives hvorfor saken haster, og sekvensnummer må oppgis. 

  3. Koordinator kontrakt som får tildelt saken finner sekvensnummeret og prioriterer å opprette denne kontrakten fremfor de andre bestillingene, og sender kontrakten til kostnadsgodkjenner for godkjenning. 

  4. Behovshaver kontrakt må sørge for at kostnadsgodkjenner er informert om at kontrakten kommer til budsjettdisponering slik at denne raskt blir godkjent. 

I slike unntakstilfeller er det viktig at behovshaver kontrakt sikrer at oppdragstaker er godt informert om at kontrakten kommer til signering og at det er viktig å få signert den raskt.

Disputas

Det opprettes to kontrakter knyttet til disputas. Normalt bestilles det en kontrakt for et oppdrag og så utbetales kontrakten når oppdraget er fullført. Når det gjelder disputas må oppdraget deles i to fordi en ikke vet om disputasen skal gjennomføres før avhandlingen har blitt vurdert. Oppdrag knyttet til disputas skal derfor håndteres på følgende måte:

1. Behovshaver kontrakt oppretter bestilling på å vurdere avhandlingen, og sender inn denne bestillingen i henhold til standard rutine. Behovshaver kontrakt velger kontraktstype “Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas”. Sluttdato settes da lik sluttdatoen for å vurdere om avhandlingen er godkjent og klar til disputering eller ikke. Beløpet som legges inn er beløpet vedkommende skal ha i honorar for å vurdere om avhandlingen er godkjent.

2. Koordinator kontrakt oppretter kontrakten basert på bestillingen og velger arbeidsoppgaven «For bedømmelse av avhandlingen».

3. Kontrakten går så til kostnadsgodkjenner og så til signering i henhold til standard rutine. Oppdragstakeren vil få utbetalt for dette oppdraget når vurderingen av avhandlingen er ferdigstilt.

4. Dersom vurderingen er at avhandlingen er godkjent og at stipendiaten skal disputere, oppretter behovshaver en ny kontrakt. Behovshaver kontrakt velger kontraktstype “Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas”. Denne kontrakten har sluttdato lik datoen for disputasen. Her legges beløpet vedkommende skal ha i honorar for å bedømme disputasen. Behovshaver kontrakt må her også legge inn informasjon om oppdragstakeren skal være 1. opponent, 2. opponent eller disputasleder.

5. Koordinator kontrakt oppretter kontrakten og velger arbeidsoppgaven «1. opponent», «2. opponent» eller «Disputasleder» alt ettersom hva som stemmer for det aktuelle oppdraget.

6. Oppdraget går til kostnadsgodkjenner og oppdragstaker for signering og vil bli utbetalt når disputasen er gjennomført.

Alternativ opprettelse av én kontrakt dersom alt foregår i samme land

Det er mulig å opprette én kontrakt med to arbeidsoppgaver hvis alt foregår i samme land, én for avhandling og én for disputas. Da vil oppdraget bli utbetalt i sin helhet først når disputasen er gjennomført. Dersom disputasen ikke skal gjennomføres, må behovshaver kontrakt kontakte koordinator kontrakt på Tjenestesenteret via NTNU Hjelp. Behovshaver kontrakt må informere om at avhandlingen og oppdraget er ferdigstilt, og hva som er endelig beløp på oppdraget.
 
Ved endringer på avtalt beløp i kontrakt
Dersom det er behov for å justere beløpet som er avtalt, må behovshaver kontrakt kontakte koordinator kontrakt på Tjenestesenteret om endringen via NTNU Hjelp.
 

 

Standardisert BOTT-rutine:  

Kontakt

Har du spørsmål om time-, måned- eller oppdragskontrakter? Kontakt Tjenestesenteret 

Send henvendelse i NTNU Hjelp

Vi har også et team for Tilsetting og arbeidskontrakt der du kan stille generelle spørsmål, få tips og råd. Hovedmålgruppa er ansatte med rollen behovshaver kontrakt. 

Child Pages (2)

  • Inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter

    Dette er en rutine som tilhører prosessen Tilsetting og arbeidskontrakt. Målet med rutinen er at sensor får utbetalt honoraret sitt så raskt som mulig etter at sensoroppdraget er sluttført. I denne...

  • Ulike typer TOA-kontrakter

    Denne siden gir en oversikt over hvilke typeroppdrags-, time- og månedskontrakter du kan velge mellom i rutinen Bestille time- måneds- og oppdragskontrakt. Hovedside Tilsetting og arbeidskontrakt...