I denne veiledning finner verter/bestillere informasjon om hvordan redigere og endre i Gjestetjenesten. Det må foreligge en godkjent tilgangsavtale før en gjest kan registreres i Gjesteløsningen.

English version: Guest Service - user guide/ Gjester: Se egen veiledning for gjester.

Logg inn i Gjestetjenesten

 Logg på Gjestetjenesten og trykk Verter

Register ny gjest

Trykk på Registrer ny gjest:

Søk opp om gjesten allerede er registrert. Det kan være lurt å sjekke om e-postadressen eller fødselsnummer gir treff på person. Du kan også søke på navn, men være oppmerksom på at listen viser max 20 treff.

Trykk på den blå knappen Registrer ny gjest nede i venstre hjørne

Fyll inn gjestens fornavn, etternavn og e-post

Legg til rolle og periode

Velg gjesterolle og organisasjon

Definer perioden personen skal være gjest

Trykk på Neste

Lagre skjema

Se over informasjonen i skjema.

Rett opp feil ved å trykke på Tilbake

Fullfør registeringen ved å trykke på Lagre.

Godkjenn ventende gjester

Gjesten som har brukt manuell registrering, må du som vert godkjenne. Det gjør du slik:

VelgGjester som venter på godkjenning

Finn gjester med status Trenger godkjenning

Trykk på Detaljer

Klikk på Bekreftfor å bekrefte og opprette gjestekontoen.

Se liste over godkjente gjester

Velg Godkjente gjester i hovedmenyen

Listen viser godkjente gjester, med status AktivellerUtgått.

Rediger godkjente gjester

Finn gjesten du vil redigere, trykk på Detaljer

• VelgSend for å sende invitasjonen på nytt.
• Velg Kanseller for å kansellere invitasjonen.
• Velg Tilbake for å komme til hovedmenyen.
• Velg Legg til rolle for å endre gjestens rettigheter

Du kan i den øverste delen klikke Send for å sende invitasjonen på nytt, eller Kanseller for å kansellere invitasjonen.
I den nederste delen kan du klikke Legg til rolle.
Dersom du vil tilbake til hovedmenyen klikker du Tilbake.

Endre rolle

Velg Legg til rolle for å endre gjestens rettigheter

Fyll inn ny informasjon

Trykk Lagre

Gå ut av redigeringen ved å velge Tilbake.

Se sendte invitasjoner

Velg Sendte invitasjoner i hovedmenyen

Gjester har status Venter på gjest til de har svart på invitasjonen

Godkjente gjester har vurdert om de skal være søkbare. De har også forpliktet seg til å følge NTNUs etiske retningslinjer og universitetets politikk for informasjonsikkerhet.

Sjekk gjestens legitimasjon

Sjekk av gjestens legitimasjon stemmer med det som er registrert i systemet. Verifiseringen gjøres ved fysisk oppmøte eller ved å visuelt se person og ID sammen.

Internasjonale gjester, som ikke kan bruke ID-porten, må oppgi passnummer, for å legitimere seg.

Sammenlign at gjestens ID-papir er likt som nummet i Gjestetjenesten.

Steget er viktig for å unngå identitetsforvekslinger.