Ledere (personalgodkjenner) og verter (behovshaver kontrakt) finner på denne siden informasjon om de tre stegene som må gjøres for å registere gjester ved NTNU:

1. Søk om formell godkjenning av gjesten
2. Legg gjesten inn i Gjestetjenesten
3. Bestill tilgang til andre fagsystem

English version: Guest Service

1) Søk om formell godkjenning av gjesten

Før en gjest får nødvendige tilganger via Gjestetjenesten, må gjesten godkjennes av nærmeste formelle leder.

Personalgodkjenner godtar Tilgangsavtalen for gjester, eksterne og andre uten arbeidsavtale.

 Søk om godkjenning av gjest

Se veiledning for hvordan du søker om tilgangsavtale for en gjest.

2) Legg til gjesten i Gjestetjenesten

Når gjesten er godkjent, må du legge gjesten inn i Gjestetjenesten. De registrerte får IT brukerkonto og grunnleggende tilganger på NTNU.

I Gjestetjenesten får du en oversikt over din enhets registrerte gjester, tillegg kan du:

• Registrere nye gjester, inkl. invitere gjester til å verifisere seg og registrere sine kontaktopplysninger
• Forlenge og avslutte dine gjesters tilknytninger

Det må foreligge en godkjent tilgangsavtale før en gjest kan registreres i Gjesteløsningen.

 Logg på Gjestetjenesten

Se veiledning for hvordan du bruker Gjestetjenesten.

3) Bestill tilgang til andre systemer

Skal gjesten ha tilgang til bygg eller spesielle IT-systemer? Du kan be om at gjesten får tilgang til ett eller flere av systemer i NTNU Hjelp:

 Bestill tilgang til andre systemer

Ofte stilte spørsmål om tilganger

Hvilke tilganger får gjester?

Registrerte gjester får IT-tilgang til NTNU. Dette gir blant annet Office-lisens (kun online, ikke lokal installasjon på egen PC), tilgang til eget hjemmeområde (M:\) og Feide-bruker som gjesten bruker for å logge seg på mange av NTNUs systemer.

Wiksiden //FEIDE innlogging// forteller hvilke systemer som bruker innlogging med Feide.

Ved enkelte fakultet, institutter, faggrupper får gjesten også tilgang til felles filområde (T:\).

Kontakt din enhets kontaktperson ved spørsmål om felles filområde.

Hvilke tilganger må det søkes om?

Tilgang til ePhorte, Felles Studentsystem, Emner på nett, timeplanlegging, romreservasjon, Blackboard og BEVISST er eksempler på systemer leder må bestille.

Skal gjesten ha tilgang til Teams eller organisatoriske kanaler på Innsida må dette bestilles.

Organisatoriske kanaler på Innsida er begrepet som brukes for kanaler som er knyttet til tilhørighet i organisasjonen. Kanaler som Alle ansatte i Trondheim, Alle ansatte i Gjøvik, Alle ansatte i Ålesund, fakultetskanaler, kanal for instituttet eller andre lignende kanaler må det søkes om tilgang til. Faste ansatte får automatisk tilgang, men som gjest må det søkes om tilgang.

Åpne kanaler som arrangement ved NTNU, GDPR og personvern ved NTNU eller HMS på NTNU må gjesten selv abonnere på.

Får gjesten en NTNU-e-post?

Kontakt Orakeltjenesten i NTNU Hjelp hvis gjesten har behov for NTNU e-post.

Gjester får e-postadresse på forespørsel. Har gjesten en e-postadresse fra før vil de beholde denne.

Får gjesten tilgang til eget hjemmeområde (M:\)?

Alle gjester får en egen M:\. Tilgang på hjemmeområde har de så lenge de har en brukertilgang ved NTNU.

Det er ingen forandring på dette fra tidligere, eneste endring er at det registreres i et nytt system.
Det vil derfor ikke skje noe annet enn at tilknytning i systemet endres når en bruker går over til å bli gjest

Videreføres tilgang til gjestens tidligere eller gamle hjemmeområde (M:\)?

En person ved NTNU har et hjemmeområde. Når en person slutter, deaktiveres brukeren. Vedkommende vil få flere varsler om deaktiveringen i løpet av de siste 30 dagene før tilgangen utløper. Da mister de IT-tilgang, som også inkluderer innhold lagret på M:\ og OneDrive.

Hvis en person er først ansatt, og fortsetter som gjest uten avbrudd, videreføres brukeren og tilhørende hjemmeområdet (M:\).

Ofte stilte spørsmål om gjesteregistrering

Hva er en gjest?

Personer som skal være tilknyttet NTNU i en kortere eller lengre periode som trenger tilgang til NTNUs systemer for å utføre sitt oppdrag regnes som gjester. Studenter i FS og ansatte i lønnssystemet skal normalt ikke registreres som gjest.

Sensor, gjesteforeleser (som ikke skal ha betalt), emeritus, pensjonist, praksislærer, ekstern studieveileder, ekstern konsulent og innleide fra vikarbyrå er gjester som kan registreres i Gjestetjenesten.

Hva er en vert, bestiller eller behovshaver kontrakt?

Behovshaverkontrakt er en person som har rett til å starte prosessen for kontraktsopprettelse ved å søke om formell godkjenning og legge gjesten inn i Gjestetjenesten. I tillegg har personen også ofte rollen vert eller bestiller. Faggruppeledere er et eksempel på personer som har rollen.

Personalgodkjenner vurderer og godkjenner om en gjest skal få tilgang til universitetets systemer. Personalgodkjenner blir gjestens leder og er ansvarlig for at gjesten opptrer i henhold til NTNUs IT-reglement.

Hvordan får jeg tilgang som vert?

Behovshaver kontrakt og personalgodkjenner kan inne ha rollen som vert.

Bestiller er rollen som kan søke om formell godkjenning av en gjest. Som bestiller får du også rollen vert i Gjestetjenesten. Det er en forutsetning å ha rollen behovhaver kontrakt i Økonomi og HR-systemet.

For at du skal kunne registrere i Gjestetjenesten, må du være registrert som vert (behovshaver kontrakt eller personalgodkjenner i økonomi- og lønnssystemet.) Bestilling av tilgang som vert gjøres i NTNU Hjelp.

Hvordan inviterer jeg en gjest?

Først må du søke om godkjenning av gjest. Så logge på gjestetjenesten. Trykk registrer ny gjest knappen. Prøv å finne gjesten ved å søke på navn, mobilnummer, fødselsnummer og e-postadresse. Hvis gjesten allerede finnes, kan du legge til en ny rolle ved en av dine enheter på gjesten. Hvis ikke trykker du på knappen merket registrer ny gjest under søkefeltet.

Hvordan utvider jeg perioden gjesten skal være hos oss?

Dersom gjesten allerede er aktiv vil du finne den under Godkjente gjester. Du kan også bruke søkefeltet på siden registrer ny gjest. Når du har funnet gjesten vil det være en liste over gjestens roller, med en knapp til høyre for hver linje merket detaljer. Ved å trykke på denne knappen får du opp informasjon om rollen du er interessert i, med datofelt for start- og sluttdato. Velg ønsket dato, og husk å lagre når du er ferdig.

Jeg har fått e-post om at jeg må godkjenne gjesten. Hva gjør jeg?

Dersom gjesten din valgte å registrere seg manuelt må du, som vert, se på id-papirene til personen og verifisere at gjestens papirer samsvarer med det som er registrert i Gjestetjenesten. Dette vil typisk være passnummer, men kan også være fødselsnummer. Her er det viktig at det man ser på også inkluderer bilde av personen.

Gjesten jeg inviterer får ikke e-post. Hva gjør jeg?

Dobbeltsjekk at du skrev riktig e-postadresse da du inviterte. Du finner gjesten under Sendte invitasjoner, og adressa kan endres når som helst. (Husk å lagre endringer). Dersom adressa er riktig, kan det tenkes at invitasjonen har endt i spam-filteret til gjesten. Dersom det fortsatt ikke er i orden, sjekk om det er en driftsmelding om problemer med tjenesten, og hvis ikke ta kontakt via NTNU Hjelp.

Feilmelding "Kunne ikke opprette invitasjon"

Jeg prøver å registrere en bruker men får feilmelding "Kunne ikke opprette invitasjon, Statuskode: 400 () Melding: Det eksisterer allerede en gjest med gitt e-postadresse." Da er det beste å søke opp e-postadressen under Registrer ny gjest. Når du får treff på personen kan du legge til en ekstra rolle for din enhet.