Denne rutinen gjelder ikke for stillinger som opprettes via Tilsetting og arbeidskontrakt. 

Prosessen gjelder ved

• ansettelser over seks måneder med rekruttering og stillingsutlysning. Det gjelder både vitenskapelige stillinger og teknisk-administrative stillinger bortsett fra eksamensvakter, timelønte og studentassistenter
• bistillinger (se definisjon og kriterier for bistillinger)
• midlertidige under 18 år (se egen rutine for registrering og lønn til unge arbeidstakere)
• utenlandske ansatte via rekruttering

Alle stillinger over seks måneder beskrevet i denne rutinen må være fastlønnet månedskontrakt.

Oppgaver ved enheten (HR)

• Utarbeide og sende arbeidskontrakten til den nyansatte. Den nyansatte må være oppmerksom på sammenhengen mellom navn registrert i lønnssystemet/Folkeregisteret/Innsida. 
• Ved behov, innhent oppholdstillatelse, pass, foreta eksportkontroll. For bistand i forbindelse med nytilsetting av utenlandsk ansatt, kontakt NTNU International Researcher Support (NIRS). For bistand i forbindelse med nytilsetting der arbeidsstedet er i utlandet, kontakt NTNUs støttefunksjon for grenseoverskridende arbeidsforhold (GOA)
• Lagre signert arbeidsavtale i personalmappe i Elements. Bruk standardiserte arbeidsavtaler.
• Sende sak med Elements-nummer til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Nyansettelse - NTNU Hjelp. Husk at startdato må være avklart før du sender saken i NTNU Hjelp.
• Ved endringer i startdato etter signert kontrakt, opprett merknad i journalposten i Elements og oppdater saken i NTNU Hjelp.
• Pass på at du får med bankkontonummer. Tjenestesenteret får ikke registrert den nyansatte i lønnssystemet uten det.
• Den ansatte får basistilganger. Ekstra tilganger utover dette må bestilles av leder/BDM. Les mer om tilganger i avsnittet Hvem skal hvor. 
• Se sammenhengen mellom Organisasjon og kontering

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

• Registrere nyansatt i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.
• Ved nytilsetting av ledere, bestiller Tjenestesenteret roller for personalgodkjenner og kostnadsgodkjenner i Selvbetjeningsportalen, og legger til stedfortredere for leder

Ansatt

• Sende inn permisjonssøknad i Selvbetjeningsportalen
• Gi beskjed om endring i pågående permisjon (via skjema i NTNU Hjelp)

Leder

• Ansvarlig for godkjenning/avslag på permisjonssøknaden
• Følge opp eventuell merknad fra saksbehandler på Tjenestesenteret

Tjenestesenteret

• Kontrollere permisjonssøknaden og kvalitetssikre i henhold til lov- og regelverk
• Rådgivning til ansatt og leder

Se Permisjon for å jobbe i en annen stilling ved NTNU

Under visse forutsetninger kan ansatte få intern permisjon for å jobbe i en annen stilling eller arbeidsrelatert aktivitet på NTNU. Det er noen vilkår som må være oppfylt for å få innvilget intern permisjon. Avgjørelsen ligger til arbeidsgivers styringsrett, og må vurderes i forhold til den enkelte enhets tjenstlige behov.

I Selvbetjeningsportalen er det ingen permisjonstype som heter «permisjon annen stilling internt». Den ansatte må derfor søke om denne type permisjon via NTNU Hjelp. Søknaden vil bli sendt til leder for godkjenning. 

1. Ansatt søker om intern permisjon i NTNU Hjelp
2. Tjenestesenteret kontrollerer søknaden i NTNU Hjelp, og gir råd/beslutningsgrunnlag til leder
3. Leder behandler søknaden
4. Ansatt får svar på søknaden i NTNU Hjelp
5. Tjenestesenteret lagrer dokumentasjonen i personalmappe i Elements

Se også wikisiden Foreldrepermisjon

1. Ansatt melder inn foreldrepermisjonen sin i NTNU Hjelp 
2. Ansatt får veiledning fra saksbehandler på Tjenestesenteret om foreldrepermisjonen
3. Tjenestesenteret inviterer til foreldrepermisjonsmøte med ansatt og leder hvis det er ønskelig eller nødvendig for avklaringer. Vi sender søknad om foreldrepenger til Nav og permisjonssøknad til NTNU sammen med den ansatte
4. Tjenestesenteret følger opp og gir veiledning til ansatt gjennom hele foreldrepermisjonen og helt til ansatt er tilbake i arbeid. Vi sørger for at inntektsmelding fra arbeidsgiver blir sendt til Nav og kvalitetssikrer at NTNU får riktig refusjon fra Nav

Det er leder som har oppfølgingsansvaret for en ansatt som er sykemeldt. Både Tjenestesenteret og lokal HR ved enheten gir lederstøtte i slike saker.

En ansatt kan være sykmeldt med sykepenger i maksimalt 52 uker («maksdato»). Tre måneder før denne datoen inntreffer, vil Tjenestesenteret kontakte leder og ansatt.

Ansatt

• Dialog med leder
• Delta på veiledningsmøte (hvis ønskelig)
• Sende permisjonssøknad i Selvbetjeningsportalen

Leder v/enhet

• Oppfølgingsansvar for ansatt
• Delta på veiledningsmøte (hvis ønskelig)
• Godkjenne permisjonssøknad i Selvbetjeningsportalen

Tjenestesenteret

• kvalitetssikrer riktig maksdato ut ifra fraværshistorikk
• sender informasjonsbrev (veien videre, arbeidstaker/arbeidsgiver oppgaver, frister osv.)
• inviterer til veiledningsmøte (hvis ønskelig)
• lagrer nødvendig dokumentasjon i Elements.
• registrerer pensjonsmelding til SPK
• kontrollerer permisjonssøknad i Selvbetjeningsportalen
• gir generell rådgivning til ansatt og leder

Saksflyt: Tjenestesenteret oppretter sak i NTNU Hjelp. Brev om maksdato og opphør av lønn går ut til leder og ansatt via saken og Elements. Saken settes på vent. Leder og/eller ansatt må svare før saken lukkes. Ved fortsatt sykefravær bistår vi i søknad om permisjon uten lønn fra NTNU og melder inn uførepensjon til SPK. Ved friskmelding lukkes saken.

Oppgaver ved enheten (HR)

• Vurdere forlengelse ut ifra gjeldende kriterier.
• Utarbeide og sende forlengelsesbrev til den ansatte. Bruk standardisert forlengelsesbrev i Elements, ikke ny arbeidsavtale.
• Lagre signert forlengelsesbrev i personalmappe i Elements. Send sak med Elements-nummer til Tjenestesenteret via skjemaet Forlengelse i NTNU Hjelp.
• Se sammenhengen mellom Organisasjon og kontering

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Tilleggsinformasjon

Oppfølging av sluttdato for midlertidig ansatt bør starte cirka tre måneder før sluttdatoen. Leder får påminnelse fra SAP. Både leder og lokal HR kan bruke DFØ Innsikt som oppfølgingsverktøy. 

Oppgaver ved enheten (leder/controller/prosjektøkonom)

Sende skjema om endring av kontering til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Endring kontering.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i kontering i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinfo

Tjenestesenteret kan kontere tilbake i tid i SAP, så controller/prosjektøkonom trenger ikke ompostere for perioden etter 01.01.2023.

Se sammenhengen mellom Organisasjon og kontering

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om endring av stillingsandel til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Endring stillingsandel. Legg ved dokumentasjon i saken i NTNU Hjelp eller i Elements.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i stillingsandel i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinfo

Merk at ved varig reduksjon i stilling, skal den ansatte si opp deler av stillingen og delvis sluttoppgjør vil bli utbetalt.

Se sammenhengen mellom Organisasjon og kontering

Brukes ved

• midlertidig omdisponering
• konstituering
• permisjon annen stilling internt
• permanent flytting av enkeltansatt

Denne rutinen gjelder ikke ved flytting av flere ansatte som del av større omorganiseringer.

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om endring av organisasjonsenhet til Tjenestesenteret: Endring organisasjonsenhet i NTNU Hjelp.

Se sammenhengen mellom Organisasjon og kontering

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i organisasjonsenhet i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinformasjon

Det er ikke mulig å ha flere enn to arbeidsforhold i SAP. Ved flytting av 100 prosent stilling, vil man få ny hovedstilling.

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Gjøre ny lønnsvurdering i henhold til gjeldende kriterier i hovedtariffavtalen (HTA). Sende skjema om endring i lønn til Tjenestesenteret: Endring lønn i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

• Registrere lønnsendring i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.
• Brev om ny lønn sendes til den ansatte med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i Elements.

Tilleggsinformasjon

• Vær obs på hvilken avtale den ansatte tilhører (lønnstrinn vs årslønn)
• Ved 2.5.3-forhandlinger mottar Tjenestesenteret alle signerte protokoller fra sentral HR.
• Det er sjeldent 2.5.5,3-sakene kommer innen det har gått et år fra startdato i stillingen, ofte lenge etter. Vi planlegger for å sende påminnelse til leder fra SAP når det nærmer seg et år.
• HTA 2.5.1 inngår ikke i denne rutinen, og fortsetter på samme måte som i dag Se Hovedtariffavtalene i staten 1. mai 2022–30. april 2024 - regjeringen.no.

1. Ansatt søker til leder
2. Leder godkjenner søknad og henvender seg til lokal HR. Leder og lokal HR kan henvende seg til Seksjon for HR NTNU for bistand og rådgivning: GOA@hr-hms.ntnu.no
3. Lokal HR utarbeider tilleggsavtale «Forflytting av arbeidssted» og lagrer den i Elements. Deretter sendes sak til Tjenestesenteret via NTNU Hjelp.
4. Tjenestesenteret kontrollerer, registrerer i lønnssystemet SAP, og sørger for riktig rapportering til norske myndigheter.

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om faste tillegg til Tjenestesenteret: Faste tillegg i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrerer fast tillegg i SAP.

Tilleggsinformasjon

• Gjelder alle tillegg og særavtaler som ikke inngår i 2.5.3.
• Det arbeides fortsatt med tilleggslønn i samarbeid med flere på NTNU. Se Hovedtariffavtalene i staten 1. mai 2022–30. april 2024 - regjeringen.no

Ansatt og leders oppgaver

• Den ansatte sender selv inn oppsigelse via Selvbetjeningsportalen (DFØ).
• Oppsigelsen går til leder for godkjenning.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

• Oppsigelsen lagres i personalmappe i Elements.
• Standard fratredelsesbrev inkludert sjekkliste ved fratreden sendes til ansatt med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i Elements.
• Registrerer sluttoppgjør i SAP.

Tilleggsinformasjon

• Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.
• Det er ikke nødvendig å sende oppsigelse til Tjenestesenteret dersom den ansatte fortsetter i annen stilling på NTNU. Den ansatte må orientere sin leder.

Melding om sluttoppgjør:

• midlertidig ansatt
• avslutning av stilling på grunn av manglende finansiering
• oppsigelse av hovedstilling utenfor NTNU
• dødsfall

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Når sluttdato er avklart, sendes skjema om sluttoppgjør i NTNU Hjelp Fratredelse.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

• Standard fratredelsesbrev, inkludert sjekkliste ved fratreden, sendes til ansatt med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i Elements.
• Registrerer sluttoppgjør i SAP.

Tilleggsinformasjon

• Oppfølging av sluttdato for midlertidig ansatt bør starte cirka tre måneder før sluttdato. Leder får påminnelse fra SAP.
• Både leder og lokal HR kan bruke DFØ Innsikt som oppfølgingsverktøy.
• Ved midlertidig ansettelse over ett år, må det sendes varsel om fratredelse senest 1 måned før sluttdato.
• Lønnssystemet avslutter ikke lønna automatisk ved sluttdato. Tjenestesenteret henter ut rapport før hver lønnskjøring over ansatte som når sluttdato i løpet av den kommende måneden, og deretter stopper lønn manuelt for de vi ikke har fått beskjed om skal forlenges/fratre. På lengre sikter er det ønskelig at leder/lokal HR følger opp alle sluttdatoer selv.
• Tjenestesenteret ta ut kvartalsvis rapport over ansatte som det allerede er stoppet lønn på, men som mangler sluttoppgjør.
• Tjenestesenteret tar ut kvartalsvis rapport over ansatte som har nådd sluttdato, men ikke har fått sluttoppgjør og kontakter enhet/leder for avklaring.
• Ved dødsfall sender Tjenestesenteret pensjonsmelding til Statens pensjonskasse (SPK) og registrerer sluttoppgjør i SAP.
• Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.

Den ansatte

Den ansatte sender selv inn skjema om pensjon i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

• Registrere pensjonsmelding til SPK.
• Sende standard pensjonsbrev til ansatt med leder på kopi.
• Lagre brev, pensjonsmelding og bekreftelse fra NTNU Hjelp i personalmappe i Elements.
• Registrere endring stillingsandel (delvis pensjon) eller sluttoppgjør (hel pensjon) i SAP.

Tilleggsinformasjon

• Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.
• Ved delvis alderspensjon eller delvis AFP sier man opp deler av sin stilling, og delvis sluttoppgjør vil utbetales. 
• Ved ønske om det, bistår Tjenestesenteret i samtaler med leder og den som ønsker å gå av med pensjon.

HR-rutine for utbetaling av stipend

• organisasjonsendringer

Se prosessbeskrivelse for nyansettelse øverst på siden for info om målgruppe og registrering. 

Tilganger

1. IT-avdelingen gir basis-tilgang basert på det som er registrert i lønnssystemet SAP. Basis-tilganger vil bl.a. si NTNU brukernavn og passord, Feide, printer, Innsida, Teams, filomårder m.m. Tjenestesenteret gir godkjenner-roller i Selvbetjeningsportalen ved tilsetting av ledere.
2. Den ansatte aktiverer brukerkontoen sin selv. Bestillingen kan sendes i god tid før den ansatte starter, men ingen tilganger er aktive før første arbeidsdag. 
3. Den ansatte vil i tillegg få tilgang til Selvbetjeningsportalen for lønn, reiseregninger, ferie, fravær og eventuelt tidregistrering. 
4. Andre tilganger må bestilles via skjema for tilgangsbestilling i NTNU Hjelp.

Lønn

Lønn utbetales fra NTNUs lønnssystem SAP. Den ansatte får lønnsslippen i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Se datoer for utbetalinger.

Reiseregninger og refusjoner

Den ansatte registrerer selv i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. 

Tid og ferie

Teknisk-administrativ ansatte med fleksitids-avtale, registrerer arbeidstid i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Vitenskapelig ansatte fører timer BOA-prosjekt og i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Se også info om overtid på andre steder enn der man jobber til vanlig. 

Alle ansatte registrerer ferie selv i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Se prosessen for Tilsetting og arbeidskontrakt

Eksempler

• Studentmentorer (som refunderes av NAV)
• Alderspensjonist med pensjonistvilkår)
• Eksamensvakt ikke pensjonistvilkår)
• Undervisning)
• Vitenskapelig assistent)
• Studentassistent)
• Arkeolog – Feltleder<)
• Arkeolog - Assisterende feltleder)
• Arkeolog – Feltassistent)
• Arkeolog – Utgravingsleder)
• Assistentarbeid)
• Feltarbeid)
• PC-stuevakt)
• Prosjektarbeid<)
• Studentarbeid)
• Studiebesøk)
• Teknisk støtte)
• Saksbehandling)
• Skrankevakt / skrankearbeid)
• Kontorarbeid)
• Ressursperson student/studentassistent)
• Driftsoppgaver / vaktmestertjenester)
• Registrering)

1. En med rollen behovshaver kontrakt ved enheten personen skal ansettes, bestiller kontrakt via Tilsetting og arbeidskontrakt
2. Tjenestesenteret oppretter kontrakt i Selvbetjeningsportalen, data flyter over til  lønnssystemet SAP.

Tilganger

De som har time- eller månedskontrakt, blir arbeidstakere på NTNU og får samme rettigheter og tilganger som faste ansatte.

Den ansatte aktiverer brukerkontoen sin selv.

Tilgangen til Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen gjelder fra startdato i signert kontrakt. 

Lønn

Utbetales i NTNUs lønnssystem SAP. Lønnsslippen kommer i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Se datoer for utbetalinger.

Timelønte må registrere tid og levere timeliste (via "Mine kontrakter") for å få utbetalt lønn. 

Reiseregning og refusjon

Den ansatte registrerer selv i  Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. 

Tid

Timeansatte registrerer timer og leverer én timeliste i måneden per kontrakt.

Les mer om kontraktsignering, tidregistrering, lønn m.m. på Midlertidig time- eller månedskontrakt

Se rutine for Inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter 

Registrering

Tilganger

1. Etter at Tjenestesenteret har registrert sensoren i TOA, vil hen motta e-post om signering av kontrakt. Utenlandske oppdragstakere får e-post fra Tjenestesenteret et par dager før de mottar kontrakten. I e-posten får de praktisk info om innlogging/signering og kontaktinfo for bistand. 

2. Dagen etter at kontrakten er signert, kan behovshaver kontrakt knytte sensor mot kommisjon i FS.

En sensor vil også motta en e-post om å aktivere brukerkonto ved NTNU som gir basistilganger som Feide, e-post, Office m.m. 

 Denne aktiveringen er ikke nødvendig for å få tilgang til Inspera. Unntaket er sensorer uten ID-porten som må logge inn via Feide. 

3. Når startdato for signert kontrakt er passert, vil sensor få e-post med informasjon fra DFØ og tilgang til DFØs tjenester som f.eks. Betalmeg for reiseregninger. 

Unntak fra tilgangsrutinen:

• Sensorer som ikke har fødselsnummer/D-nummer må meldes inn til FS-gruppen på NTNU (skjema via NTNU Hjelp) før sensor kan knyttes mot kommisjon.
• Dersom dere ikke har mulighet til å inngå TOA-kontrakt på sensorer før dere skal knytte mot kommisjon (første gang en sensor skal sensurere), må dere registrere sensoren i Gjestetjenesten i tillegg til å bestille kontrakt. Dette er merarbeid for både dere og sensoren. 

For illustrasjon av prosessen med kontrakt og tilganger, se slide 4 og 5 i spørretime om sensorkontrakter 28. april 2023. 

Se prosessen for Tilsetting og arbeidskontrakt

Eksempler

Registrering

Eksempler

Utbetaling

Reiseregning og refusjon

Registreres i Gjestetjenesten for å få tilganger. 

Må få opprettet bruker i Betalmeg for å få refundert reiseregninger og utlegg.