Wikier

Tjenestesenteret

Rutiner og prosesser for lønn og HR

Denne oversikten er laget for HR-medarbeidere og andre involvert i lønn- og HR-prosessene ved NTNU. Den viser oppgavefordeling, rutiner, prosesser og systemer. 

HR-prosesser

Hvem gjør hva i HR-prosessene? Se hvilke oppgaver som er lagt til det sentrale Tjenestesenteret for lønn og HR, og hvilke arbeidsoppgaver som tilhører HR og ledelse på enhetene.  Prosessene er tilpasset BOTT-rutinene. Du kan se presentasjonen om HR-prosesser fra april 2023, under punktet "fagkaféer og spørretimer" på Bott økonomi og lønn (Innsida)

Nyansettelse

Denne rutinen gjelder ikke for stillinger som opprettes via Tilsetting og arbeidskontrakt

Prosessen gjelder ved

Alle stillinger over seks måneder beskrevet i denne rutinen må være fastlønnet månedskontrakt.

Oppgaver ved enheten (HR)

  • Utarbeide og sende arbeidskontrakten til den nyansatte. Den nyansatte må være oppmerksom på sammenhengen mellom navn registrert i lønnssystemet/Folkeregisteret/Innsida. 
  • Ved behov, innhent oppholdstillatelse, pass, foreta eksportkontroll. For bistand i forbindelse med nytilsetting av utenlandsk ansatt, kontakt NTNU International Researcher Support (NIRS). For bistand i forbindelse med nytilsetting der arbeidsstedet er i utlandet, kontakt NTNUs støttefunksjon for grenseoverskridende arbeidsforhold (GOA)
  • Lagre signert arbeidsavtale i personalmappe i ePhorte. Bruk standardiserte arbeidsavtaler.
  • Sende sak med ePhorte-nummer til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Nyansettelse - NTNU Hjelp. Husk at startdato må være avklart før du sender saken i NTNU Hjelp.
  • Ved endringer i startdato etter signert kontrakt, opprett merknad i journalposten i ePhorte og oppdater saken i NTNU Hjelp.
  • Pass på at du får med bankkontonummer. Tjenestesenteret får ikke registrert den nyansatte i lønnssystemet uten det.
  • Den ansatte får basistilganger. Ekstra tilganger utover dette må bestilles av leder/BDM. Les mer om tilganger i avsnittet Hvem skal hvor

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

  • Registrere nyansatt i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Intern permisjon

Se Permisjon for å jobbe i en annen stilling ved NTNU

Under visse forutsetninger kan ansatte få intern permisjon for å jobbe i en annen stilling eller arbeidsrelatert aktivitet på NTNU. Det er noen vilkår som må være oppfylt for å få innvilget intern permisjon. Avgjørelsen ligger til arbeidsgivers styringsrett, og må vurderes i forhold til den enkelte enhets tjenstlige behov.

I Selvbetjeningsportalen er det ingen permisjonstype som heter «permisjon annen stilling internt». Den ansatte må derfor søke om denne type permisjon via NTNU Hjelp. Søknaden vil bli sendt til leder for godkjenning. 

  1. Ansatt søker om intern permisjon i NTNU Hjelp
  2. Tjenestesenteret kontrollerer søknaden i NTNU Hjelp, og gir råd/beslutningsgrunnlag til leder
  3. Leder behandler søknaden
  4. Ansatt får svar på søknaden i NTNU Hjelp
  5. Tjenestesenteret lagrer dokumentasjonen i personalmappe i ePhorte

Tilsetting og arbeidskontrakt

Se siden tilsetting og arbeidskontrakt for prosessen som gjelder ved oppdrag, timelønn og månedslønn som ikke går via rekruttering beskrevet i punktet om nyansettelse. 

Forlengelse

Oppgaver ved enheten (HR)

  • Vurdere forlengelse ut ifra gjeldende kriterier.
  • Utarbeide og sende forlengelsesbrev til den ansatte. Bruk standardisert forlengelsesbrev i ePhorte, ikke ny arbeidsavtale.
  • Lagre signert forlengelsesbrev i personalmappe i ePhorte. Send sak med ePhortenummer til Tjenestesenteret via skjemaet Forlengelse i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere forlengelsen i SAP med ny sluttdato. Skjema sendes til leder for godkjenning.
 

Tilleggsinformasjon

Oppfølging av sluttdato for midlertidig ansatt bør starte cirka tre måneder før sluttdatoen. Leder får påminnelse fra SAP. Både leder og lokal HR kan bruke DFØ Innsikt som oppfølgingsverktøy.

Endre kontering

Oppgaver ved enheten (leder/controller/prosjektøkonom)

Sende skjema om endring av kontering til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Andre endringer arbeidsforhold.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i kontering i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinfo

Tjenestesenteret kan kontere tilbake i tid i SAP, så controller/prosjektøkonom trenger ikke ompostere for perioden etter 01.01.2023.

Endre stillingsandel

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om endring av stillingsandel til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp: Andre endringer arbeidsforhold. Legg ved dokumentasjon i saken i NTNU Hjelp eller i ePhorte.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i stillingsandel i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinfo

Merk at ved varig reduksjon i stilling, skal den ansatte si opp deler av stillingen og delvis sluttoppgjør vil bli utbetalt.

Endre organisasjonsenhet

Brukes ved

  • midlertidig omdisponering
  • konstituering
  • permisjon annen stilling internt
  • permanent flytting av enkeltansatt

Denne rutinen gjelder ikke ved flytting av flere ansatte som del av større omorganiseringer.

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om endring av organisasjonsenhet til Tjenestesenteret: Andre endringer arbeidsforhold i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i organisasjonsenhet i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.

Tilleggsinformasjon

Det er ikke mulig å ha flere enn to arbeidsforhold i SAP. Ved flytting av 100 prosent stilling, vil man få ny hovedstilling.

Endre lønn

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Gjøre ny lønnsvurdering i henhold til gjeldende kriterier i hovedtariffavtalen (HTA). Sende skjema om endring i lønn til Tjenestesenteret: Andre endringer arbeidsforhold i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

  • Registrere lønnsendring i SAP. Skjema sendes til leder for godkjenning.
  • Brev om ny lønn sendes til den ansatte med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i ePhorte.

Tilleggsinformasjon

  • Vær obs på hvilken avtale den ansatte tilhører (lønnstrinn vs årslønn)
  • Ved 2.5.3-forhandlinger mottar Tjenestesenteret alle signerte protokoller fra sentral HR.
  • Det er sjeldent 2.5.5,3-sakene kommer innen det har gått et år fra startdato i stillingen, ofte lenge etter. Vi planlegger for å sende påminnelse til leder fra SAP når det nærmer seg et år.
  • HTA 2.5.1 inngår ikke i denne rutinen, og fortsetter på samme måte som i dag Se Hovedtariffavtalene i staten 1. mai 2022–30. april 2024 - regjeringen.no.

Endre arbeidsland

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrere endring i arbeidsland i SAP.

Tilleggsinformasjon

  • Tjenestesenteret registrerer periode (dato fra og til) for utenlandsoppholdet i SAP. Det er ikke mulig å registrere en prosentandel i ett land og en annen prosentandel i et annet land.
  • Det er mulig for den ansatte selv å sende inn reiseplanlegger dersom man har flere perioder frem og tilbake mellom flere land: Reiseplanlegger - NTNU Hjelp.
  • Denne prosessen er under arbeid, og Tjenestesenteret samarbeider med GOA om mer informasjon, oppdatere maler for dokumentasjon osv.

Faste tillegg

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Sende skjema om faste tillegg til Tjenestesenteret: Andre endringer arbeidsforhold i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

Registrerer fast tillegg i SAP.

Tilleggsinformasjon

Fratredelse ved oppsigelse

Ansatt og leders oppgaver

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

  • Oppsigelsen lagres i personalmappe i ePhorte.
  • Standard fratredelsesbrev inkludert sjekkliste ved fratreden sendes til ansatt med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i ePhorte.
  • Registrerer sluttoppgjør i SAP.

Tilleggsinformasjon

  • Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.
  • Det er ikke nødvendig å sende oppsigelse til Tjenestesenteret dersom den ansatte fortsetter i annen stilling på NTNU. Den ansatte må orientere sin leder.
* Rutinen gjelder ikke ansatte med TOA-kontrakt. Ansatte med TOA-kontrakter sier ifra til enheten sin, som sender sak til Tjenestesenteret i NTNU Hjelp-skjemaet time- måned og oppdragskontrakt.

Annen fratredelse

Melding om sluttoppgjør:

  • midlertidig ansatt
  • avslutning av stilling på grunn av manglende finansiering
  • oppsigelse av hovedstilling utenfor NTNU
  • dødsfall

Oppgaver ved enheten (leder/HR)

Når sluttdato er avklart, sendes skjema om sluttoppgjør i NTNU Hjelp Fratredelse.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

  • Standard fratredelsesbrev, inkludert sjekkliste ved fratreden, sendes til ansatt med leder på kopi. Brevet lagres i personalmappe i ePhorte.
  • Registrerer sluttoppgjør i SAP.

Tilleggsinformasjon

  • Oppfølging av sluttdato for midlertidig ansatt bør starte cirka tre måneder før sluttdato. Leder får påminnelse fra SAP.
  • Både leder og lokal HR kan bruke DFØ Innsikt som oppfølgingsverktøy.
  • Ved midlertidig ansettelse over ett år, må det sendes varsel om fratredelse senest 1 måned før sluttdato.
  • Lønnssystemet avslutter ikke lønna automatisk ved sluttdato. Tjenestesenteret henter ut rapport før hver lønnskjøring over ansatte som når sluttdato i løpet av den kommende måneden, og deretter stopper lønn manuelt for de vi ikke har fått beskjed om skal forlenges/fratre. På lengre sikter er det ønskelig at leder/lokal HR følger opp alle sluttdatoer selv.
  • Tjenestesenteret ta ut kvartalsvis rapport over ansatte som det allerede er stoppet lønn på, men som mangler sluttoppgjør.
  • Tjenestesenteret tar ut kvartalsvis rapport over ansatte som har nådd sluttdato, men ikke har fått sluttoppgjør og kontakter enhet/leder for avklaring.
  • Ved dødsfall sender Tjenestesenteret pensjonsmelding til Statens pensjonskasse (SPK) og registrerer sluttoppgjør i SAP.
  • Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.

Pensjon

Den ansatte

Den ansatte sender selv inn skjema om pensjon i NTNU Hjelp.

Oppgaver ved Tjenestesenteret for lønn og HR

  • Registrere pensjonsmelding til SPK.
  • Sende standard pensjonsbrev til ansatt med leder på kopi.
  • Lagre brev, pensjonsmelding og bekreftelse fra NTNU Hjelp i personalmappe i ePhorte.
  • Registrere endring stillingsandel (delvis pensjon) eller sluttoppgjør (hel pensjon) i SAP.

Tilleggsinformasjon

  • Sluttoppgjør mottas måneden etter sluttdato.
  • Ved delvis alderspensjon eller delvis AFP sier man opp deler av sin stilling, og delvis sluttoppgjør vil utbetales. 
  • Ved ønske om det, bistår Tjenestesenteret i samtaler med leder og den som ønsker å gå av med pensjon.
  • Tjenestesenteret arbeider med pensjonsområdet, og har flere planer og mål for dette området i 2023.

Prosesser under arbeid

  • organisasjonsendringer
  • oppfølging av maksdato (uførepensjon)
  • forlengelse for stipendiater/postdoktorer
  • permisjoner
  • Foreldrepermisjon består slik den er i dag.

HR-rutine for utbetaling av stipend

 

Skjemaflyt

Skjema som går direkte fra ansatt til personalgodkjenner

  • reisesøknad
  • fraværssøknad
  • overtid
  • overføring/utbetaling av reise-/overtidssaldo
  • sidegjøremål

Skjema som går fra ansatt via Tjenestesenteret før personalgodkjenner

  • permisjonssøknad
  • overføring av ferie
  • oppsigelse

Skjema som går fra ansatt via Tjenestesenteret før kostnadsgodkjenner

  • reiseregning
  • godtgjørelse
  • utgiftsrefusjon
  • time-, måned- og oppdragskontrakt

Skjema som sendes fra godkjenner til Tjenestesenteret

  • melde inn fungeringstillegg

Skjema som går fra organisatorisk leder til Tjenestesenteret

Arbeidet kan også gjøres av HR ved bemyndigelse fra organisatorisk leder

  • bestille tilganger og roller
  • fratredelse midlertidig ansatte
  • registrere eksterne i lønnssystemet
  • utbetalinger (engangs eller faste)

Oppfølging av organisatorisk leder

På disse tre områdene genereres det et varsel i systemet, og det er organisatorisk leder sitt ansvar å følge disse opp:

  • manglende feriesøknad
  • manglende tidregistrering
  • sykmeldte

Hvem skal hvor i systemene?

Oversikten skal hjelpe deg med å se hvordan de ulike målgruppene registreres, får tilganger, lønn, refusjoner mm.

"Vanlig" ansatt via rekruttering

Se prosessbeskrivelse for nyansettelse øverst på siden for info om målgruppe og registrering. 

Tilganger

  1. IT-avdelingen gir basis-tilgang basert på det som er registrert i lønnssystemet SAP. Basis-tilganger vil bl.a. si NTNU brukernavn og passord, Feide, printer, Innsida, Teams, filomårder m.m. 
  2. Den ansatte aktiverer brukerkontoen sin selv. Bestillingen kan sendes i god tid før den ansatte starter, men ingen tilganger er aktive før første arbeidsdag. 
  3. Den ansatte vil i tillegg få tilgang til Selvbetjeningsportalen for lønn, reiseregninger, ferie, fravær og eventuelt tidregistrering
  4. Andre tilganger må bestilles via skjema for tilgangsbestilling i NTNU Hjelp.

Lønn

Lønn utbetales fra NTNUs lønnssystem SAP. Den ansatte får lønnsslippen i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Se datoer for utbetalinger.

Reiseregninger og refusjoner

Den ansatte registrerer selv i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. 

Tid og ferie

Teknisk-administrativ ansatte med fleksitids-avtale, registrerer arbeidstid i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Vitenskapelig ansatte fører timer BOA-prosjekt og i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Se også info om overtid på andre steder enn der man jobber til vanlig. 

Alle ansatte registrerer ferie selv i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

 

Ansatt på time- eller månedskontrakt

Se prosessen for Tilsetting og arbeidskontrakt

Eksempler

  • Studentmentorer (som refunderes av NAV)
  • Alderspensjonist med pensjonistvilkår)
  • Eksamensvakt ikke pensjonistvilkår)
  • Undervisning)
  • Vitenskapelig assistent)
  • Studentassistent)
  • Arkeolog – Feltleder<)
  • Arkeolog - Assisterende feltleder)
  • Arkeolog – Feltassistent)
  • Arkeolog – Utgravingsleder)
  • Assistentarbeid)
  • Feltarbeid)
  • PC-stuevakt)
  • Prosjektarbeid<)
  • Studentarbeid)
  • Studiebesøk)
  • Teknisk støtte)
  • Saksbehandling)
  • Skrankevakt / skrankearbeid)
  • Kontorarbeid)
  • Ressursperson student/studentassistent)
  • Driftsoppgaver / vaktmestertjenester)
  • Registrering)
  1. En med rollen behovshaver kontrakt ved enheten personen skal ansettes, bestiller kontrakt via Tilsetting og arbeidskontrakt
  2. Tjenestesenteret oppretter kontrakt i Selvbetjeningsportalen, data flyter over til  lønnssystemet SAP.

Tilganger

De som har time- eller månedskontrakt, blir arbeidstakere på NTNU og får samme rettigheter og tilganger som faste ansatte.

Den ansatte aktiverer brukerkontoen sin selv.

Tilgangen til Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen gjelder fra startdato i signert kontrakt. 

Lønn

Utbetales i NTNUs lønnssystem SAP. Lønnsslippen kommer i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Se datoer for utbetalinger.

Timelønte må registrere tid og levere timeliste (via "Mine kontrakter") for å få utbetalt lønn. 

Reiseregning og refusjon

Den ansatte registrerer selv i  Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. 

Tid

Timeansatte registrerer timer og leverer én timeliste i måneden per kontrakt.

Les mer om kontraktsignering, tidregistrering, lønn m.m. på Midlertidig time- eller månedskontrakt

 

Ekstern sensor

Se rutine for Inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter 

Registrering

1) En med rollen behovshaver kontrakt ved enheten personen skal utføre oppdrag for, bestiller kontrakt via Tilsetting og arbeidskontrakt
2) Tjenestesenteret oppretter kontrakt i Selvbetjeningsportalen, data flyter over til  lønnssystemet SAP.
 

Tilganger

1. Etter at Tjenestesenteret har registrert sensoren i TOA, vil hen motta e-post om signering av kontrakt. Utenlandske oppdragstakere får e-post fra Tjenestesenteret et par dager før de mottar kontrakten. I e-posten får de praktisk info om innlogging/signering og kontaktinfo for bistand. 

2. Dagen etter at kontrakten er signert, kan behovshaver kontrakt knytte sensor mot kommisjon i FS.

En sensor vil også motta en e-post om å aktivere brukerkonto ved NTNU som gir basistilganger som Feide, e-post, Office m.m. 

 Denne aktiveringen er ikke nødvendig for å få tilgang til Inspera. Unntaket er sensorer uten ID-porten som må logge inn via Feide. 

3. Når startdato for signert kontrakt er passert, vil sensor få e-post med informasjon fra DFØ og tilgang til DFØs tjenester som f.eks. Betalmeg for reiseregninger. 

Unntak fra tilgangsrutinen:

  • Sensorer som ikke har fødselsnummer/D-nummer må meldes inn til FS-gruppen på NTNU (skjema via NTNU Hjelp) før sensor kan knyttes mot kommisjon.
  • Dersom dere ikke har mulighet til å inngå TOA-kontrakt på sensorer før dere skal knytte mot kommisjon (første gang en sensor skal sensurere), må dere registrere sensoren i Gjestetjenesten i tillegg til å bestille kontrakt. Dette er merarbeid for både dere og sensoren. 

For illustrasjon av prosessen med kontrakt og tilganger, se slide 4 og 5 i spørretime om sensorkontrakter 28. april 2023

Utbetaling av honorar

Utbetales fra NTNUs lønnssystem SAP etter sluttdato på kontrakten. Lønnsslippen kommer i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Hvis personen ikke har tilgang til portalen, kan hen finne slippen i Altinn. Utenlandske oppdragstakere uten norsk adresse eller fødselsnummer vil få denne automatisk tilsendt fra DFØ per post.

Reiseregning og refusjoner

Oppdragstaker kan registrere reiseregning i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen gjennom sin Betalmeg-tilgang.

Andre oppdragstakere

Se prosessen for Tilsetting og arbeidskontrakt

Eksempler

• Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas
• Bedømmelse av kompetanseopprykk
•Bedømmelse av søkere til stilling
• Assistentarbeid
• Gjesteforeleser
• Enkeltseminar
• Kurs
• Koordinator
• Medlem av styrer, råd og utvalg
• Møtedeltakelse
• Prosjektarbeid
• Språkvask/oversettelse
• Studentarbeid
• Studiebesøk
• Teknisk Støtte
• Utarbeidelse av eksamen
 

Registrering

1) En med rollen behovshaver kontrakt ved enheten personen skal utføre oppdrag for, bestiller kontrakt via Tilsetting og arbeidskontrakt.
2) Tjenestesenteret oppretter kontrakt i Selvbetjeningsportalen, data flyter over til  lønnssystemet SAP.
 

Tilganger

 

Etter at Tjenestesenteret har registrert oppdragstakeren i TOA, vil oppdragstakeren motta e-post om signering av kontrakt. Utenlandske oppdragstakere får e-post fra Tjenestesenteret et par dager før de mottar kontrakten. I e-posten får de praktisk info om innlogging/signering og kontaktinfo for bistand. 

Oppdragstakeren får tilgang til DFØs Selvbetjeningsportal eller - app fra startdato i signert kontrakt. Tilgangen varer etter sluttdato i kontrakten, men fjernes etter en stund, hvis brukeren har vært inaktiv.

En oppdragstaker får ingen øvrige NTNU-tilganger. Hvis en oppdragstaker trenger en tilgang til NTNUS systemer, må hen registreres i Gjestetjenesten.

Utbetaling av honorar

Utbetales fra NTNUs lønnssystem SAP etter sluttdato på kontrakten. Lønnsslippen kommer i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen. Hvis personen ikke har tilgang til portalen, kan hen finne slippen i Altinn. Utenlandske oppdragstakere uten norsk adresse eller fødselsnummer vil få denne automatisk tilsendt fra DFØ per post.

Reiseregning og refusjon

Oppdragstaker kan registrere reiseregning i Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen gjennom sin Betalmeg-tilgang.

 

Andre utbetalinger

 

Eksempler

• Studenter som får stipend av universitetet
• Personer som deltar i forskningsforsøk

Utbetaling

Hvis en student skal ha stipend-utbetaling fra NTNU, sender enheten skjema i NTNU Hjelp til Tjenestesenteret. 
 

Reiseregning og refusjon

Studenten registrerer refusjoner selv i Betalmeg etter at NTNU har opprettet bruker. 

 

Gjester som ikke skal ha utbetaling

 

Registreres i Gjestetjenesten for å få tilganger. 

Må få opprettet bruker i Betalmeg for å få refundert reiseregninger og utlegg. 

Kontakt

For spørsmål om prosessene, kontakt Tjenestesenteret for lønn og HR.

5065 Visninger

Child Pages (1)

  • Unge arbeidstakere

    På denne siden finner du rutinen for å ansette arbeidstakere mellom 15 og 18 år ved NTNU. Innholdsfortegnelse [-] Stillingskode Lønnstrinn Opprykk ved fylte år Månedslønn Hvem gjør hva av lokal HR,...