Oversikt over organisasjonsstruktur og økonomimodell som brukes i NTNUs lønnssystem SAP. Denne informasjonen gjelder for deg som er leder, controller eller prosjektøkonom på NTNU.

NTNU er en del av BOTT-samarbeidet, og har derfor felles økonomimodell med universitetene i Bergen, Oslo og Tromsø.

Begreper

• Organisasjonsenhet: Organisatorisk tilknytning, basert på organisasjonsstrukturen.
• Kostnadssted: Kostnadssted definerer hvilken enhet i organisasjonen transaksjonen tilordnes. Kostnadssted er en kode med tall på 8 siffer, og har en hierarkisk oppbygging som angir nivået i organisasjonen.
• Arbeidspakke: Noen eksternfinansierte forskningsprosjekter (BOA-prosjekter) kan være tilknyttet arbeidspakker som en ekstra dimensjon for detaljering. I SAP finner du arbeidspakke i feltet «K-element 5». Ansatt som ikke har arbeidspakke har dummyverdi «-».
• Delprosjekt: Delprosjekt er en 11-sifret kode som viser detaljert aktivitets- og styringsinformasjon om et prosjekt. Alle delprosjekt starter med bokstavene «UV» og deretter 9-tall bak. En ansatt som ikke har delprosjekt har UV999999999. I SAP finner man delprosjektet i feltet «K-element 7».

All økonomisk aktivitet ved NTNU blir regnskapsført og fulgt opp i prosjekter. Det gjelder både i eksternfinansierte forskningsprosjekter (BOA-prosjekter) og for midler som vi får tildelt over statsbudsjettet (BFV-prosjekter). Sistnevnte blir fulgt opp i det vi kaller «interne prosjekt» og brukes til å finansiere NTNUs primæroppgaver som undervisning, forskning og utvikling og vedlikehold av universitetets bygningsmasse. For hjelp med rett konteringsinformasjon, ta kontakt med lokal controller (for fakultet/institutt/avdeling.

Arbeidsforhold og konteringsforhold

Et arbeidsforhold skal kunne knyttes til en arbeidsavtale og sier blant annet noe om hvilken stillingsprosent du er tilsatt i, hvilken enhet du er tilsatt ved (organisasjonsstruktur) og dermed også utledes hvilken organisatorisk leder du har. Det er med andre ord arbeidsforholdet og hvor det hører hjemme som styrer hvem som har personaloppfølgings-ansvar som for eksempel medarbeidersamtaler og sykefraværsoppfølging. Konterings-forholdet sier noe om hvor arbeidsforholdets kostnader skal påløpe, det vil si informasjon om hvilket eller, hvis delt kontering, hvilke kostnadssteder, delprosjekt lønnskostnaden belastes.

Konteringsstrengen i SAP består av kostnadssted, delprosjekt og i en håndfull tilfeller; arbeidspakke.

Endring i organisasjonsenhet og/eller kostnadsfordeling

Organisasjons-struktur og kostnadssteds-struktur er ofte sammenfallende, men er ikke alltid 1:1. I tillegg har organisasjonsenhetene i organisasjonsstrukturen et tilfeldig valgt løpenummer, mens kostnadsstedene har et logisk tilordnet nummer. En endring av organisasjonstilhørighet vil være resultat av at en ansatt har fått et nytt arbeidsforhold eller at stillingen (det eksisterende arbeidsforholdet), har blitt flyttet fra en enhet til en annen som følge av omorganisering.

Endring av organisasjonsenhet kan også gi en endring i kostnadsfordelingen. Ved slike endringer er det viktig å informere om det skal være endring i konteringen eller ikke. Skal den være som før, skal det være en delt kontering og hvordan er fordelingen, hvilket/hvilke kostnadssted og delprosjekt skal det etter endringen konteres på?

I noen tilfeller kan det være aktuelt å kun endre på konterings-forholdet. Typisk hvis det er gjort en avtale mellom enheter at man skal dele på lønnskostnadene, eller hvis kontering er feil. En endring av kun konteringsforhold alene vil aldri endre organisatorisk tilhørighet og hvem som har personaloppfølgings-ansvaret. Endring av konteringsforhold kan for øvrig gjøres tilbake i tid (innen rimelig tid), dette har en gevinst i at SAP re-kalkulerer kostnadsfordelingen ved neste lønnskonterings-kjøring.

Huskeregel: organisasjonsenhet styrer flyter/tilganger og kostnadssted styrer økonomien.

Hovedstilling vs tilleggsstilling

Hovedstillingens kostnader kan fordeles, men om det dreier seg om et annet arbeidsforhold i tillegg til hovedstilling vil det være aktuelt å registrere dette arbeidsforholdet som en egen stilling. Dette omtales som tilleggstilling. Når det gjelder tilleggstilling så vil denne konteres ut fra hovedstillingens kontering om ikke annet er angitt. Det betyr at tilleggstillingens kostnader også fordeles om det er registrert en delt kontering på hovedstilling. Hvis det er behov at tilleggstillingen skal ha sin egen kontering, er det verdt å merke seg en begrensning at denne ikke kan fordeles på flere konteringer (kun 100%).

Det kun mulig med to stillinger i DFØs løsning; én hovedstilling og én tilleggstilling. Det er den prosentvise største stillingen som skal registreres som hovedstilling, uavhengig av hvilken stilling den ansatte allerede er ansatt i eller skal ha som sin faste stilling.

Delt kontering

Delt kontering er når det er hovedstillingens kostnader som skal fordeles. Delt kontering må ikke forveksles med flere stillinger (når man har både hovedstilling og tilleggsstilling).

Prosentandel må angis hvis hovedstillingens kontering skal fordeles. Prosentvis fordeling i kontering må ikke forveksles med stillingsprosent. Konteringen skal alltid fordeles slik at fordelingen i sum er 100% uavhengig av om det er en 80% eller 100% stilling. Slik fordeles den totale lønnskostnaden ut fra konteringsfordelingen.

Hvis det er hovedstillingens kostnader som skal fordeles så er det delt kontering som vil være det riktige valget. Dette må ikke forveksles med flere stillinger (Tilleggstilling. Se avsnitt Hovedstilling vs tilleggstilling).

Eventuell tredje stilling

Vi har noen svært få ansatte på NTNU med en “tredje stilling”. Slik DFØ sin SAP-løsning er satt opp, så vil en tredje stilling ikke bli synlig som en egen stilling. I hvert tilfelle må det i dag vurderes hvilke endringer som må gjøres i de to eksisterende stillingene og i praksis vil den tredje stillingen kun utgjøre et tillegg. Dette tillegget kan ha sin egen kontering. Det er meldt inn et behov for en bedre løsning enn dagens løsning, men ifølge FØ krever det omfattende systemendringer. Det er ikke endelig avklart om DFØ vil gjøre endringer rundt dagens registreringsmuligheter for tilfeller med mer enn to stillinger.

Registreringspraksis ved Tjenestesenteret

• Registrerer ikke kontering lenger frem i tid, kun til neste lønnskjøring. Virkningsdato for kontering har betydning for når Tjenestesenteret registrerer i SAP (settes på oppfølging frem til lønnskjøringen for virkningsdatoen).
• Hovedregelen er at all kontering skal foregå i SAP (noen unntak) – ellers omposteringsløsningen
• Vi kan endre kontering tilbake i tid innenfor nåværende år. Endringer i foregående år må omposteres i Omposteringsløsningen.

Rapportverktøy

DFØ Innsikt

DFØ Innsikt for HR og Lønn og DFØ Lederinnsikt er rapportverktøyet DFØ leverer og som inneholder rapporter og analyser på den informasjonen som er registrert i SAP. Løsningen har mange gode rapporter, men også en del åpenbare svakheter.

Det viktigste å merke seg er at informasjon om tilleggstillingens lønn og kontering er mangelfull. Dette er meldt som et endringsønske. I tillegg ser vi at det har vært tilfeller hvor tilleggstilling ikke fremkommer i det hele tatt. Denne feilen er meldt til DFØ.

Det er avdekket flere svakheter som allerede er meldt inn i felleskap med de andre universitetene i BOTT-samarbeidet.

Ansattrapporten i Bevisst:

BEVISST innsikt er NTNUs egen rapportløsning. Foreløpig er det to ansattrapporter som henter data fra SAP. De er påfallende like og variasjonen er at mens den ene har et organisasjonsfokus har den andre et konteringsfokus. Ansattrapport SAP organisasjon lister ut alle personer som har et arbeidsforhold knyttet til enheten på en bestem dato med informasjon om arbeidsforholdets lønn, kontering. Den viser også tydelig hva som er tilleggstilling og hovedstilling. I tillegg kan du se en persons fravær, men kun om det er et fravær med eller uten lønn.

For detaljert informasjon om rapporten, så er det en egen brukerveiledning i selve rapporten. Den andre rapporten «Ansattrapport SAP kontering» er stort sett likedan, men lister ut personer som er kontert på kostnadsstedene til din enhet. Her vil skal du se hvilke ansatte som ikke nødvendigvis er ansatt ved din enhet, men som enheten betaler lønnskostnader for. I tillegg er det ikke fravær i denne rapporten.

Hvilke system skal brukes til hva?

Ansattrapportene i BEVISST Innsikt var i hovedsak tenkt til controllere og prosjektøkonomer som ikke har tilgang til DFØ innsikt for HR og Lønn. Men siden DFØs løsning gir et noe uoversiktlig bilde av grunnleggende informasjon om arbeidsforholdet, og i noen tilfeller glipper på tilleggstillinger, så vil Ansattrapportene i BEVISST være et godt alternativ, også for HR-medarbeidere, for å se arbeidsforhold ved enheten på en bestemt dato og utvalgte detaljer på dette arbeidsforholdet.

Hva ser du i de to ulike rapportene?

BEVISST innsiktsrapportene er grunnleggende rapporter som viser arbeidsforhold ved enheten og utvalgt nøkkelinformasjon på disse arbeidsforholdene. Den kan være et godt alternativ til DFØ sin «Medarbeiderliste» for å se årslønn og kontering i samme bilde