Som leder har du rollen som personalgodkjenner og/ eller kostnadsgodkjenner. I lønnsprosessene godkjenner du i Selvbetjeningsportalen.

Obs! DFØ har lansert ny innkurv for permisjonssøknader. Vær oppmerksom på at permisjonssøknader havner i ny innkurv uten at det sendes ut varsel fra systemet. Ledere må derfor sjekke denne nye innkurven jevnlig. Se melding på Innsida.

Se også Selvbetjeningsportalen (for ansatte)

Roller og tilganger for ledere

Når du ansettes som leder ved NTNU, vil Tjenestesenteret bestille lederroller og -tilganger i Selvbetjeningsportalen. Den som har ansvar for rekrutteringen eller nærmeste leder må gi Tjenestesenteret for lønn og HR beskjed om

• nytilsetting av ledere
• endring av lederfunksjon
• avslutning av arbeidsforhold for ledere

Legge til roller

Rollene legges til av Tjenestesenteret ved nyansettelse og endring i stilling. DIsse fjernes ved oppsigelse.

Beskrivelse av de ulike rollene

For å inneha rollene må du være en formelt utnevnt leder. Det samme gjelder for stedfortrederen.

Organisatorisk leder

Dette er formell leder og eier av en organisatorisk enhet. I lønnssystemet/Selvbetjeningsportalen kan det kun være én slik leder ("leder med hatt") per organisatoriske enhet. Organisatorisk leder er mottaker av ulike varsler som er knyttet til sykefraværsoppfølging, manglende feriesøknader og tidsregistrering som avviker regelverket. Øvrige oppgaver og arbeidsflyt er avhengig av at du også har rollene nevnt nedenfor.

Se hvilke skjema som går fra og til organisatorisk leder

Personalgodkjenner

Denne rollen må ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Personalgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

• vurdere og godkjenne ansettelser, oppsigelser, pensjoner og endringer i ansettelsesforhold
• vurdere og godkjenne feriesøknader, fravær og overtid
• vurdere og godkjenne sidegjøremål
• søke om stedfortreder, og flytting av stilling
• følge opp ansatte ved sykemeldinger, og foreldrepermisjoner slik at virksomheten får lønnsrefusjonene den har krav på

Se hvilke skjema som går direkte fra ansatt til deg, og hvilke som går via Tjenestesenteret

Kostnadsgodkjenner

Denne rollen må også ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Kostnadsgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

• vurdere og godkjenne time,- oppdrag og månedskontrakter
• vurdere og godkjenne reiseregninger, utgiftsrefusjoner og godtgjørelser
• vurdere og godkjenne reisesøknader og reiseforskudd ved reiser, stipendreiser og forskningstermin (denne ble flyttet fra personalgodkjenner til kostnadsgodkjenner i april 2024)

Se hvilke skjema som går direkte fra ansatt til deg, og hvilke som går via Tjenestesenteret

Veiledning til godkjenning i Selvbetjeningsportalen

• Logg inn og bruk DFØ Innsikt for HR og lønn (dfo.no)
• Brukerveiledninger i Selvbetjeningsportalen for ledere (dfo.no)
• Kurs og opplæring for ulike roller økonomi og lønn
• innføring i ny Økonomimodell
• Organisasjon og kontering

Godkjenne tid, fravær, ferie og sidegjøremål

Overføring av feriedager vil være kontrollert av en kontrollør (godkjenner 1) før det kommer til deg, mens reisesøknad, overtid, fravær og sidegjøremål vil gå rett til deg som personalgodkjenner.

Brukerveiledning

• Finne feriedata i Innsikt (fagkafé for ledere 27.03.2023)
• Godkjenne overføring av feriedager (dfo.no)
• Godkjenne tid
• Godkjenne overtid
• Teamkalender

Godkjenningsfrister

Se Lønnskjøringsplan.

Godkjenne reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg)

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Brukerveiledninger:

• Godkjenne reiseregninger og utgiftsrefusjoner (dfo.no)
• Godkjenne godtgjørelse (dfo.no)

Godkjenne reisesøknad og reiseforskudd

Når en ansatt sender en reisesøknad og søknad om forskudd i Selvbetjeningsportalen, går den direkte til leder med rollen "kostnadsgodkjenner". Denne søknaden må leses nøye før du godkjenner: Vær oppmerksom på at du må trykke på en PDF-lenke under konteringer ("tilleggsinformasjon") for å se hva den ansatte har søkt om i et eventuelt reiseforskudd. Det kan være et annet beløp enn det som er oppgitt under estimerte kostnader.

Hvis du godkjenner søknaden bare basert på estimerte kostnader uten å åpne PDF'en, kan du godkjenne et forskudd du ikke har sett.

Godkjenne time-, måneds- og oppdragskontrakter

Time-, måneds- og oppdragskontrakter, samt utbetaling av timer/oppdrag, håndteres i egen arbeidsflyt med utarbeidelse og attestasjon av deg som kostnadsgodkjenner, hvis du har fått tilgang til dette.

Brukerveiledning:

• Godkjenne time-, måneds- og oppdragskontrakter
• NTNUs hovedside om time-, måned- og oppdragskontrakter Tilsetting og arbeidskontrakt
• Hente rapporter på kontrakt (dfo.no)
• Ledere og saksbehandlere (koordinator kontrakt) som har behov for det, kan ta ut rapporter med info om kontrakt med status, timelister og oppdrag.

Stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Alle godkjennere må sørge for at oppgavene i Selvbetjeningsportalen håndteres av andre i ferie og annet fravær. Du må derfor sjekke at det er registrert stedfortreder for deg, og at vedkommende er aktivert for perioden du skal være borte.

Hvem kan være stedfortreder?

Når du aktiverer en stedfortreder, overtar denne personen alle dine roller i Selvbetjeningsportalen. Personen må derfor oppfylle kravene til både personalgodkjenner og kostnadsgodkjenner. Hovedregelen er at du delegerer ansvaret oppover eller sideveis, f.eks. at lederen over deg overtar dine oppgaver - alternativt at en kollega på samme nivå stepper inn for deg (en kontorsjef blir stedfortreder for en annen kontorsjef).

Stedfortrederen må ha

• budsjettdisponeringsmyndighet for aktuell enhet
• gjennomført e-læringskursene og lest rollebeskrivelse under "Lønn" på Bott-samarbeidet
• nødvendige tilganger i Selvbetjeningsportalen

Hvem er din stedfortreder?

Gå til stedfortreder-administrasjonen via din innkurv i Selvbetjeningsportalen for å se om/hvilken stedfortreder som står oppført hos deg. Hvis du ikke har oppført stedfortreder, eller du ønsker å endre stedfotreder, følger du veiledningen under.

Slik aktiverer du stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

1. Gå til «Min innkurv» under «Hjem» i selvbetjeningsportalen.
2. Klikk på personikonet øverst til høyre.
3. Klikk på «Administrer mine stedfortredere».

Se veiledning med skjermbilder på Registrere stedfortreder(DFØ)

Hvis det står et navn under "planlagt" og dette er personen som skal være din stedfortreder i perioden som er registrert, er alt i orden. Personen vil da automatisk få dine oppgaver i sin innkurv.

Hvis det kun står et navn under "ikke planlagt", kan du aktivere vedkommende ved å velge at personen skal være planlagt (=aktiv) i en definert tidsperiode.

Hvis personen som skal være din stedfortreder verken står oppført under "planlagt" eller "ikke planlagt", må du gi beskjed til Tjenestesenteret ved å krysse av for "stedfortreder" i tilgangsbestillingsskjemaet i NTNU Hjelp.

Tjenestesenteret sjekker om personen oppfyller kravene og bestiller tilgang fra DFØ. Merk at det kan ta et par dager før DFØ får registrert rollene. Gå til Selvbetjeningsportalen, og søk opp personen som skal være din stedfortreder. Velg om personen skal være planlagt eller ikke planlagt.

Hva er forskjellen på planlagt og ikke planlagt stedfortreder?

• En planlagt stedfortreder (aktiv) har automatisk tilgang til dine oppgaver i sin innkurv i en gitt periode.
• En ikke-planlagt stedfortreder (passiv) kan når som helst ta din rolle ved å overføre oppgaver (DFØ).

Alle godkjennere må ha stedfortredere

En godkjenner kan plutselig bli fraværende uten at hen rakk å aktivere stedfortreder. Derfor er det kritisk at det til en hver tid er registrert stedfortredere som kan steppe inn ved behov. Stedfortrederen kan når som helst ta over godkjenners oppgaver. Forutsetningen er at stedfortrederen allerede er registrert som "ikke planlagt". Hvis ikke, følg veiledningen over.

Husk å slette stedfortreder, hvis du ikke lenger er godkjenner

Hvis du har gått ut av rollen som godkjenner i Selvbetjeningsportalen, må du slette eventuelle stedfortredere. Se veiledning: Slette stedfortreder (DFØ)

Kontakt

Ved spørsmål eller trenger hjelp med Selvbetjeningsportalen, kontakt Tjenestesenteret.