Wikier

Selvbetjeningspor...

Godkjenning i selvbetjeningsportalen - for ledere

Som leder har du rollen som personalgodkjenner og/ eller kostnadsgodkjenner. I lønnsprosessene godkjenner du i Selvbetjeningsportalen.

Se også Selvbetjeningsportalen (for ansatte)

Roller og tilganger for ledere

Når du ansettes som leder ved NTNU, får du ikke automatisk lederroller og -tilganger i Selvbetjeningsportalen. Den som har ansvar for rekrutteringen eller nærmeste leder må gi Tjenestesenteret for lønn og HR beskjed om

  • nytilsetting av ledere
  • endring av lederfunksjon
  • avslutning av arbeidsforhold for ledere

via NTNU Hjelp-skjemaet under.

Bestille roller

knapp Bestill roller i NTNU Hjelp

I skjemaet bestiller du roller som blant annet personalgodkjenner, kostnadsgodkjenner og stedfortreder.

Beskrivelse av de ulike rollene

For å inneha rollene må du være en formelt utnevnt leder. Det samme gjelder for stedfortrederen.

Organisatorisk leder

Dette er formell leder og eier av en organisatorisk enhet. I lønnssystemet/Selvbetjeningsportalen kan det kun være én slik leder ("leder med hatt") per organisatoriske enhet. Organisatorisk leder er mottaker av ulike varsler som er knyttet til sykefraværsoppfølging, manglende feriesøknader og tidsregistrering som avviker regelverket. Øvrige oppgaver og arbeidsflyt er avhengig av at du også har rollene nevnt nedenfor.

Personalgodkjenner

Denne rollen må ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Personalgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

  • vurdere og godkjenne ansettelser, oppsigelser, pensjoner og endringer i ansettelsesforhold
  • vurdere og godkjenne feriesøknader, fravær og overtid
  • vurdere og godkjenne reisesøknader og reiseforskudd ved reiser, stipendreiser og forskningstermin
  • vurdere og godkjenne sidegjøremål
  • søke om stedfortreder, og flytting av stilling
  • følge opp ansatte ved sykemeldinger, og foreldrepermisjoner slik at virksomheten får lønnsrefusjonene den har krav på

Kostnadsgodkjenner

Denne rollen må også ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Kostnadsgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

  • vurdere og godkjenne time,- oppdrag og månedskontrakter
  • vurdere og godkjenne reiseregninger, utgiftsrefusjoner og godtgjørelser

Veiledning til godkjenning i Selvbetjeningsportalen

Godkjenning av tid, fravær, ferie og sidegjøremål

Overføring av feriedager vil være kontrollert av en kontrollør (godkjenner 1) før det kommer til deg, mens reisesøknad, overtid, fravær og sidegjøremål vil gå rett til deg som personalgodkjenner.

Brukerveiledning

Godkjenningsfrister

Se Lønnskjøringsplan.

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg)

Reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg) vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Brukerveiledninger:

Time-, måneds- og oppdragskontrakter

Time-, måneds- og oppdragskontrakter, samt utbetaling av timer/oppdrag, håndteres i egen arbeidsflyt med utarbeidelse og attestasjon av deg som kostnadsgodkjenner, hvis du har fått tilgang til dette.

Brukerveiledning:

Stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Alle godkjennere må sørge for at oppgavene i Selvbetjeningsportalen håndteres av andre i ferie og annet fravær. Du må derfor sjekke at det er registrert stedfortreder for deg og at vedkommende er aktivert for perioden du skal være borte.

Hvem kan være stedfortreder?

Når du aktiverer en stedfortreder, overtar denne personen alle dine roller i Selvbetjeningsportalen. Personen må derfor oppfylle kravene til både personalgodkjenner og kostnadsgodkjenner. Hovedregelen er at du delegerer ansvaret oppover eller sideveis, f.eks. at lederen over deg overtar dine oppgaver - alternativt at en kollega på samme nivå stepper inn for deg (en kontorsjef blir stedfortreder for en annen kontorsjef).

Stedfortrederen må ha

  • budsjettdisponeringsmyndighet for aktuell enhet
  • gjennomført e-læringskursene og lest rollebeskrivelse under "Lønn" på Bott-samarbeidet
  • nødvendige tilganger i Selvbetjeningsportalen

Hvem er din stedfortreder?

Da NTNU gikk over til nytt system ved nyttår, ble det lest inn stedfortredere for de fleste godkjennere. Gå til stedfortreder-administrasjonen via din innkurv i Selvbetjeningsportalen for å se om/hvilken stedfortreder som står oppført hos deg. Hvis du ikke har oppført stedfortreder, eller du ønsker å endre, følg veiledningen under.

Slik aktiverer du stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Gå til veiledning på dfo.no
obs! Det er viktig at du klikker på "Min innkurv" før du åpner person-ikonet.

Hvis det står et navn under "planlagt" og dette er personen som skal være din stedfortreder i perioden som er registrert, er alt i orden. Personen vil da automatisk få dine oppgaver i sin innkurv.

Hvis det kun står et navn under "ikke planlagt", kan du aktivere vedkommende ved velge at personen skal være planlagt (=aktiv) i en definert tidsperiode.

Hvis personen som skal være din stedfortreder verken står oppført under "planlagt" eller "ikke planlagt", må du bestille denne tilgangen av Tjenestesenteret ved å krysse av for "stedfortreder" i tilgangsbestillingsskjemaet i NTNU Hjelp.

Tjenestesenteret sjekker om personen oppfyller kravene og bestiller tilgang fra DFØ. Merk at det kan ta et par dager før DFØ får registrert rollene. Gå til Selvbetjeningsportalen, og søk opp personen som skal være din stedfortreder. Velg om personen skal være planlagt eller ikke planlagt.

Hva er forskjellen på planlagt og ikke planlagt stedfortreder?

  • En planlagt stedfortreder (aktiv) har automatisk tilgang til dine oppgaver i sin innkurv i en gitt periode.
  • En ikke-planlagt stedfortreder (passiv) kan når som helst ta din rolle ved å overføre oppgaver (DFØ).

Alle godkjennere må ha stedfortredere

En godkjenner kan plutselig bli fraværende uten at hen rakk å aktivere stedfortreder. Derfor er det kritisk at det til en hver tid er registrert stedfortredere som kan steppe inn ved behov. Stedfortrederen kan når som helst ta over godkjenners oppgaver. Forutsetningen er at stedfortrederen allerede er registrert som "ikke planlagt". Hvis ikke, følg steg 5. c) beskrevet over så snart som mulig.

Hvis det ikke står noen oppført under stedfortreder, er det svært krevende å få utført dine oppgaver i Selvbetjeningsportalen hvis du skulle bli borte fra jobb.

Husk å slette stedfortreder, hvis du ikke lenger er godkjenner

Hvis du har gått ut av rollen som godkjenner i Selvbetjeningsportalen, må du slette eventuelle stedfortredere for at denne personen. Se veiledning: Slette stedfortreder (DFØ)