Som leder har du rollen som personalgodkjenner og/ eller kostnadsgodkjenner. Lønn - og HR-skjema godkjennes i Selvbetjeningsportalen.

Se også Selvbetjeningsportalen (for ansatte) | Lederportalen

Logge inn

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

• Bruk Feide-brukernavn og passord.
• Du kan også logge inn via https://login.dfo.no/. Velg "Feide" fra menyen før du går videre til Selvbetjeningsportalen.
• Problemer med å logge inn? Se tips til løsning

Roller og tilganger for ledere

Når du ansettes som leder ved NTNU, vil Tjenestesenteret bestille lederroller og -tilganger i Selvbetjeningsportalen. Den som har ansvar for rekrutteringen eller nærmeste leder må gi Tjenestesenteret for lønn og HR beskjed om

• nytilsetting av ledere
• endring av lederfunksjon
• avslutning av arbeidsforhold for ledere

Legge til roller

Rollene legges til av Tjenestesenteret ved nyansettelse og endring i stilling. Disse fjernes ved oppsigelse.

Beskrivelse av de ulike rollene

For å inneha rollene må du være en formelt utnevnt leder. Det samme gjelder for stedfortrederen.

Organisatorisk leder

Dette er formell leder og eier av en organisatorisk enhet. I lønnssystemet/Selvbetjeningsportalen kan det kun være én slik leder ("leder med hatt") per organisatoriske enhet. Organisatorisk leder er mottaker av ulike varsler som er knyttet til sykefraværsoppfølging, manglende feriesøknader og tidsregistrering som avviker regelverket. Øvrige oppgaver og arbeidsflyt er avhengig av at du også har rollene nevnt nedenfor.

Se hvilke skjema som går fra og til organisatorisk leder

Personalgodkjenner

Denne rollen må ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Personalgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

• vurdere og godkjenne ansettelser, oppsigelser, pensjoner og endringer i ansettelsesforhold
• vurdere og godkjenne feriesøknader, fravær og overtid
• vurdere og godkjenne sidegjøremål
• søke om stedfortreder, og flytting av stilling
• følge opp ansatte ved sykemeldinger og foreldrepermisjoner slik at virksomheten får lønnsrefusjonene den har krav på

Se hvilke skjema som går direkte fra ansatt til deg, og hvilke som går via Tjenestesenteret

Kostnadsgodkjenner

Denne rollen må også ha delegert budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det innebærer å sikre at disposisjoner, avtaler og krav som medfører økonomisk forpliktelse for universitetet, er i tråd med gjeldende lover, regler, retningslinjer og rutiner.

Kostnadsgodkjenners oppgaver i Selvbetjeningsportalen;

• vurdere og godkjenne time,- oppdrag og månedskontrakter
• vurdere og godkjenne reiseregninger, utgiftsrefusjoner og godtgjørelser
• vurdere og godkjenne reisesøknader og reiseforskudd ved reiser, stipendreiser og forskningstermin

Se hvilke skjema som går direkte fra ansatt til deg, og hvilke som går via Tjenestesenteret

Veiledning til godkjenning i Selvbetjeningsportalen

• Logg inn og bruk DFØ Innsikt for HR og lønn (dfo.no)
• Brukerveiledninger i Selvbetjeningsportalen for ledere (dfo.no)
• Kurs og opplæring for ulike roller økonomi og lønn
• Innføring i ny Økonomimodell
• Organisasjon og kontering

Godkjenne tid, fravær, ferie og sidegjøremål

Overføring av feriedager vil være kontrollert av en kontrollør (godkjenner 1) før det kommer til deg. Reisesøknad, overtid, fravær og sidegjøremål går rett til deg som personalgodkjenner.

Veiledning:

• Godkjenne overføring av feriedager (dfo.no)
• Godkjenne tid
• Godkjenne overtid
• Teamkalender

Godkjenningsfrister

Se Lønnskjøringsplan.

Godkjenne reiseregning, utlegg, og godtgjørelse (tillegg)

Disse vil være attestert av en attestant (godkjenner 1) før det går til godkjenning hos deg som kostnadsgodkjenner.

Veiledning:

• Godkjenne reiseregninger og utgiftsrefusjoner (dfo.no)
• Godkjenne godtgjørelse (dfo.no)
• Reise - presentasjon for ledere og HR (Tjenestesenteret og Økonomiavdelingen 27. februar 2025): PDF og PPT

Godkjenne reisesøknad og reiseforskudd

Når en ansatt sender en reisesøknad og søknad om forskudd i Selvbetjeningsportalen, går den direkte til leder med rollen "kostnadsgodkjenner". Denne søknaden må leses nøye før du godkjenner: Vær oppmerksom på at du må trykke på en PDF-lenke under konteringer ("tilleggsinformasjon") for å se hva den ansatte har søkt om i et eventuelt reiseforskudd. Det kan være et annet beløp enn det som er oppgitt under estimerte kostnader.

Hvis du godkjenner søknaden bare basert på estimerte kostnader uten å åpne PDF-en, kan du godkjenne et forskudd du ikke har sett.

Godkjenne time-, måneds- og oppdragskontrakter

Time-, måneds- og oppdragskontrakter, samt utbetaling av timer/oppdrag, håndteres i egen arbeidsflyt med utarbeidelse og attestasjon av deg som kostnadsgodkjenner, hvis du har fått tilgang til dette.

Veiledning:

• Godkjenne time-, måneds- og oppdragskontrakter
• NTNUs hovedside om time-, måned- og oppdragskontrakter Tilsetting og arbeidskontrakt
• Hente rapporter på kontrakt (dfo.no)
• Ledere og saksbehandlere (koordinator kontrakt) som har behov for det, kan ta ut rapporter med info om kontrakt med status, timelister og oppdrag.

Stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Alle godkjennere må sørge for at oppgavene i Selvbetjeningsportalen håndteres av andre i ferie og annet fravær som ikke alltid er planlagt. Derfor er det kritisk at det til en hver tid er registrert stedfortredere som kan steppe inn ved behov.

Hvem kan være stedfortreder?

Når du aktiverer en stedfortreder, overtar denne personen alle dine roller i Selvbetjeningsportalen. Personen må derfor oppfylle kravene til både personalgodkjenner og kostnadsgodkjenner. Hovedregelen er at du delegerer ansvaret oppover eller sideveis, f.eks. at lederen over deg overtar dine oppgaver - alternativt at en kollega på samme nivå stepper inn for deg (en kontorsjef blir stedfortreder for en annen kontorsjef).

Stedfortrederen må ha

• budsjettdisponeringsmyndighet for aktuell enhet
• gjennomført e-læringskursene og lest rollebeskrivelse under "Lønn" på BOTT-samarbeidet
• nødvendige tilganger i Selvbetjeningsportalen

Hvem er din stedfortreder?

Leder administrerer selv sin stedfortreder. Gå til stedfortreder-administrasjonen via din innkurv i Selvbetjeningsportalen for å se om/hvilken stedfortreder som står oppført hos deg. Hvis du ikke har oppført stedfortreder, eller du ønsker å endre stedfortreder, følger du veiledningen under.

Slik aktiverer du stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Før du kan velge stedfortreder, må du sjekke om personen har de nødvendige tilgangene. Uten korrekt tilgang, vil ikke stedfortreder motta oppgavene dine i Selvbetjeningsportalen.

1. Send skjemaet Roller og tilganger i SAP - NTNU Hjelp og velg "stedfortreder". Tjenestesenteret sjekker om personen oppfyller kravene og bestiller tilgang fra DFØ. Merk at det kan ta et par dager før DFØ får registrert rollene. Du får tilbakemelding i NTNU Hjelp når nødvendige tilganger og roller er i orden.
2. Etter mottatt svar i saken, gå til «Min innkurv» under «Hjem» i selvbetjeningsportalen.
3. Klikk på personikonet øverst til høyre.
4. Klikk på «Administrer mine stedfortredere». Se veiledning med skjermbilder på Registrere stedfortreder(DFØ)

• En planlagt stedfortreder (aktiv) har automatisk tilgang til dine oppgaver i sin innkurv i en gitt periode.
• En ikke-planlagt stedfortreder (passiv) kan når som helst ta din rolle ved å overføre oppgaver (DFØ).
• Se detaljert veiledning med skjermbilder på Registrere stedfortreder(DFØ)

Husk å slette stedfortredere ved rolle-endringer

Hvis du har gått ut av rollen som godkjenner i Selvbetjeningsportalen, må du slette eventuelle stedfortredere. Det må du også gjøre, hvis du har registrert stedfortredere som ikke lenger skal ha den rollen.

1. Gå inn i Min innkurv i Selvbetjeningsportalen. Der finner du menyen "Administrasjon av stedfortredere".
2. Åpne "Registrere stedfortreder" og følg veiledningen Slette stedfortreder (DFØ).

Kontakt

Ved spørsmål eller trenger hjelp med Selvbetjeningsportalen, kontakt Tjenestesenteret.