Denne retningslinjen er en utdyping av Delegasjonsreglementet for NTNU punkt 4.7 i del 1 og punkt 3.2.2 i del 2.

Generelt om budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for NTNU, skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Før den som har budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal følgende være ivaretatt:

• Hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.
• Budsjettmessig dekning for disposisjonen og/eller utbetalingen.
• Disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
• Disposisjoner som medfører utbetaling av lønn, honorarer eller dekning av reiseutgifter er en naturlig del av virksomhetens ansvarsområde.
• Utbetaling av lønn, honorar eller reiserefusjon er i samsvar med foreliggende godkjenning og utført arbeid.

Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Budsjettdisponeringsmyndighet skal forvaltes og utøves i samsvar med ”Bestemmelser om økonomistyring i staten” punkt 2.5., 5.2. og 5.3.

Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet

Rektor har budsjettdisponeringsmyndighet og kan etter Delegasjonsreglementet punkt 3.2.2 delegere budsjettdisponeringsmyndighet til prorektorer, viserektor, direktør for organisasjon og infrastruktur, og dekaner for disposisjoner innenfor deres respektive budsjettområder.

Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres helt eller delvis til lavere nivåer. Videredelegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig, med en angivelse av de begrensninger som gjelder fullmakten.

Delegeringslinjen skal følge av organisasjonsstrukturen slik den fremgår av Styringsreglementet.

Ved fungering eller ved fravær vil den som er stedfortreder ha de samme fullmaktene som den som har ordinær budsjettdisponeringsmyndighet. Det skal til enhver tid være oppdatert skriftlig oversikt over hvem som er stedfortreder for en leder som er delegert slik myndighet til å disponere budsjettet.

Registrering og kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet

Økonomiavdelingen har ansvar for at det foreligger et oppdatert fullmaktsregister over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet, og at retningslinjer følges ved tildeling av budsjettdisponeringsmyndigheten.

Når en ansatt slutter i sin stilling eller endrer ansvarsområde som medfører opphør av tildelt budsjettdisponeringsmyndighet, skal enheten sende skriftlig melding til Økonomiavdelingen om dette. Ny budsjettdisponeringsmyndighet må samtidig tildeles en annen i henhold til gjeldende rutine for tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet, der dette vurderes som nødvendig. Melding om budsjettdisponering gjøres i NTNU Hjelp og videredelegering kan kun gjøres av den som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Kontroll av fullmaktsregisteret gjennomføres jevnlig og kontrollen dokumenteres.

Særskilt om budsjettmyndighet

Av Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.5.2.1 i fremgår følgende:

«Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.»

Dette gjelder ulike typer av lønnsrelaterte ytelser, refusjon av reiseregninger og andre typer refusjoner til den enkelte. Dette gjelder også utbetalinger til leverandører som gjelder kostnader knyttet til egen person, for eksempel knyttet til representasjon, bevertning, egen mobiltelefon, lesebrett, bærbar PC, kontingenter og abonnementer. Den enkelte må utøve godt skjønn og stor varsomhet. I slike tilfeller må den som har budsjettdisponeringsmyndighet videresende bilaget opp i myndighetshierarkiet eller til personer som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet.

Dette gjelder også utbetalinger til selskaper, stiftelser, organisasjoner og andre typer av juridiske enheter der den som har budsjettdisponeringsmyndighet enten har styreverv, annen sentral posisjon eller egeninteresse på annet vis. Ordinære habilitetsregler, blant annet gitt i Forvaltningsloven § 6, må følges.

Om retningslinjene

Retningslinjene bygger på Reglement for økonomistyring i staten fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003, med endringer senest 20. desember 2022.

Se Styrings- og delegasjonsreglement ved NTNU (fastsatt av styret 2.12.21)

Kontakt

Ved spørsmål, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no