Wikier

BOTT - Økonomimodellen - Brukerstøtte

Økonomimodellen ved NTNU - standarder og anbefalinger

Innholdsfortegnelse [-]

I det følgende beskrives føringer for hvordan enhetene ved NTNU skal ta i bruk ny prosjekt- og koststedsstruktur i ny økonomimodell. Informasjonen som gis, er standarder og anbefalinger ved innføring av ny prosjektstruktur, både innen bevilgningsfinansiert- og eksternfinansiert virksomhet, samt koststedsstruktur.

Her kan du laste ned dokumentet.

Formål

Informasjonen på denne siden har som formål å gjøre controllere og prosjektøkonomer i stand til å konvertere eksisterende prosjektverdier og etablere nye konteringsverdier for prosjekt og delprosjekt i ny økonomimodell, både innen bevilgningsfinansiert og bidrag- og oppdragsfinansiert virksomhet. Prosjektene som leveres i datainnsamlingsarket vil være tilgjengelig i Unit4 fra 01.01.2023.

Endelige koststeder er allerede levert til DFØ, men informasjonen som gis her vil også ta for seg prinsipper som gjelder ved opprettelse av nye koststeder.

Informasjonen som gis her vil dog ikke være tilstrekkelig dokumentasjon i konverteringsprosessen, men må ses i sammenheng med dokumenter angitt nedenfor i «Andre sentrale dokumenter/informasjonskilder».

Forutsetninger

I forbindelse med innføring av BOTT-retningslinjer vil det komme endringer i regnskapspraksis. Det som vil berøre enhetene, er spesielt avskrivninger på investeringer. Avskrivningene vil nå bli synliggjort for hver investering på enhetens koststed. Det vil medføre at enhetene får en bedre oversikt over behovet for reinvesteringer og et grunnlag for å utarbeide tilhørende planer.

Nåværende avregningsprosjekter vil bli erstattet med ett felles avregningsdelprosjekt for hele NTNU. Det vil være koststedet sammen med avregningsdelprosjektet som gir oversikt over enhetens saldo og føringer på avregningsprosjektet.

Dagens felles uspesifisert-prosjekt, også kalt 00-prosjektet (prosjekt 00000000), vil i det nye systemet få et annet nummer.

BEVISST Innsikt og BEVISST Plan vil bli oppdatert med den nye økonomimodellen. BEVISST skal fortsatt brukes til plan, budsjett og oppfølging. Det vil bli gitt informasjon og opplæring i endringer i BEVISST senere, når BEVISST er ferdig satt opp med ny økonomimodell.

Andre sentrale dokumenter/informasjonskilder

Disse henvisningene gir mer informasjon relatert til BOTT økonomimodell:

Økonomimodellen ved NTNU

Økonomimodellen ved NTNU tar utgangspunkt i BOTT økonomimodell og er tilpasset NTNUs styringsbehov. Videre følger en oppsummering av BOTT økonomimodell, samt en beskrivelse av hvordan økonomimodellen tas i bruk ved NTNU.

BOTT økonomimodell

BOTT økonomimodell defineres slik:

«Økonomimodellen er et rammeverk for å ivareta virksomhetenes samlede økonomiske styringsbehov. Den gir strukturert informasjon om virksomheten og skal ivareta informasjon som kreves for at BOTT skal kunne rapportere i henhold til identifiserte behov både fra interne og eksterne interessenter.»

Se figur 1: Dimensjoner og relasjoner i BOTT økonomimodell

BOTT økonomimodell består av dimensjoner og relasjoner. Dimensjon er et konteringsbegrep og brukes til registrering/kontering i regnskapet. De seks dimensjonene i økonomimodellen utgjør konteringsstrengen. Prosjekt utledes av delprosjekt, og vil aldri konteres direkte på. Relasjon er et rapporteringsbegrep og er knyttet til de ulike dimensjonene. Alle relasjoner er obligatoriske og må alltid ha en verdi. Det bokføres kun på dimensjoner og relasjonsverdier er ikke synlige ved kontering.

BOTT økonomimodell skiller mellom tre typer relasjoner; 1) relasjoner hvor verdier er felles for alle universitetene i BOTT (blå bokser), 2) relasjoner med verdier utarbeidet av NTNU (hvite bokser) og 3) relasjoner som arves fra obligatorisk informasjon i prosjektmodulen (grønne bokser). Alle relasjonsverdier anses som standarder ved NTNU, med unntak av Hovedprosjekt som ikke har en standardisert verdiliste.

Nærmere beskrivelse av BOTT økonomimodell, dimensjoner og tilhørende relasjoner er beskrevet i dokumentet «Beskrivelse av BOTT økonomimodell versjon 1.3».

BOTT økonomimodell ved NTNU

Bruk av relasjoner ved NTNU

Relasjonene «Overordnet prosjektkategorisering» og «Avsetninger og overføringer» tas ikke i bruk ved NTNU på nåværende tidspunkt.

Konto (Dim 0)

NTNU følger felles kontoplan i BOTT.

Koststed (Dim 1)

Koststed opprettes med relasjonsverdier for Koststedstype, Campus, Nivå 2, Nivå 3 og Nivå 4. Bruk av relasjoner for koststed er nærmere beskrevet i kapitlet "Koststed".

Prosjekt (Dim 2)

Prosjekt opprettes med relasjonsverdier for Sentertype, Strategisk satsning og Hovedprosjekt. Sentertype og Strategisk Satsning har standardiserte verdier, mens navn på Hovedprosjekt angis fritt ved opprettelse og relasjonen brukes når det er behov for å gruppere prosjekter, eksempelvis ved senter. Relasjonsverdiene kan benyttes på tvers av BFV- og BOA-prosjekter.

Ved opprettelse av prosjekt registreres informasjon som er obligatorisk i prosjektregisteret, hvorav deler av informasjonen utgjør relasjoner på prosjekt og delprosjekt. Følgende relasjoner tilknyttes prosjekt; Kunde, Eiersted, Prosjektleder og Protype.

Bruk av relasjoner på prosjekt innen bevilgningsøkonomien og BOA-økonomien er nærmere beskrevet i kapitlene "Prosjektstruktur for bevilgningsøkonmien (BFV)" og "Prosjektstruktur for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)".

Delprosjekt (Dim 5)

Delprosjekter innen bevilgningsøkonomien opprettes med relasjonsverdier for Aktivitetstype, Aktivitet, Finansieringskilde og Spesifisering av finansieringskilde.

Delprosjekter innen BOA-økonomien opprettes med relasjonsverdier for Finansieringskilde og Spesifisering av finansieringskilde.

Følgende relasjoner kopieres fra prosjekt til delprosjekt; Kunde og Eiersted. Verdiene kan overskrives. I tillegg vil relasjonen Prosjekt angi hvilket prosjekt delprosjektet tilhører.

Bruk av relasjoner på delprosjekt innen bevilgningsøkonomien og BOA-økonomien er nærmere beskrevet i kapitlene "Prosjektstruktur for bevilgningsøkonmien (BFV)" og "Prosjektstruktur for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)".

Anlegg/Ansattnummer (Dim 6)

Det er per dags dato ingen relasjoner knyttet til anlegg og ansattnummer.

Bygg/Arbeidspakke (Dim 7)

Bygg opprettes med relasjonsverdier for Eierskap og Byggruppe og benyttes av Eiendomsavdelingen og Avdeling for campusservice. Det er ingen relasjoner knyttet til arbeidspakke.

Hovedprinsipper

Følgende prinsipper ligger til grunn for anbefalingene og bruk av økonomimodellen ved NTNU:

Fristilt koststed: Bruk av fristilt koststed er besluttet ved NTNU, som betyr at man på ett og samme delprosjekt kan regnskapsføre på flere koststeder. Eventuelle avvik fra fristilt koststed er beskrevet i retningslinjer for bruk av ny økonomimodell for BFV og BOA i kapitlene "Prosjektstruktur for bevilgningsøkonmien (BFV)" og "Prosjektstruktur for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)".

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM): Hovedregelen er at BDM fremdeles tildeles på koststed. NTNU åpner for at det kan tildeles BDM på prosjektnivå i enkelte tilfeller ved behov, både innen BOA og BFV.

Verdier i relasjoner: Alle relasjonsverdier i økonomimodellen er standarder for NTNU. Unntaket er hovedprosjekt, hvor navn kan fastsettes etter ønske.

Standardisering: Ved samme behov på tvers av enheter skal økonomimodellen være standardisert med felles struktur slik at det er mulig å bruke styringsinformasjonen likt på NTNU. Ved særskilte behov kan det gis frihet til lokal tilpasning. Behov som kan løses ved hjelp av andre dimensjoner/relasjoner, bør ikke løses ved prosjektstruktur.

Opprettelse av prosjekt og delprosjekt: Alle prosjektøkonomer kan opprette/aktivere BOA-prosjekter. Kun systemadministratorer har anledning til å opprette BFV-prosjekter og redigere malene som skal være grunnlaget for BFV-prosjekter.

Investeringer – nivå på regnskapsføring: Utstyr og avskrivninger regnskapsføres på koststedet og delprosjektet hvor kostnaden hører hjemme. For investeringer i bygg vil man i tillegg kunne føre på byggnummer.

Prosjektstruktur for bevilgningsøkonomien (BFV)

Fra gammelt til nytt prosjekthierarki

Prosjekter innen bevilgningsøkonomien omtales videre som interne prosjekter. I gammel økonomimodell (før 01.01.23) er interne prosjekter håndtert gjennom et hierarki ved inndeling i ramme, aktivitetstype, aktivitet og prosjekt. De tre første nivåene i dette hierarkiet er håndtert gjennom relasjoner knyttet til prosjekt.

I ny økonomimodell benyttes dimensjonene Prosjekt og Delprosjekt med tilhørende relasjonsverdier for å strukturere interne prosjekter, se figur 1. Prosjekthierarkiet består av hovedprosjekt, prosjekt og delprosjekt. I praksis betyr dette at prosjekt og hovedprosjekt kommer i tillegg til dagens prosjekt. Dagens prosjekt blir erstattet av delprosjekt i den nye modellen.

Delprosjekt blir konteringsnivået slik prosjekt er i dag. Prosjekt i ny modell utledes av delprosjekt. Hierarkiet sammen med tilleggsrelasjoner gir nye muligheter til å strukturere interne prosjekter. Alle delprosjekter må tilhøre et prosjekt, og et prosjekt kan ha flere delprosjekter.

Anbefalinger for interne prosjekter

Enkelt prosjekthierarki

Det anbefales å bruke et så enkelt prosjekthierarki som mulig, dvs. ett delprosjekt under et prosjekt. Man bør unngå å samle flere delprosjekter i et prosjekt for RD-prosjekter dersom man ikke har styrings- og analysebehov for gruppering av delprosjekter. Hovedprosjekt skal på samme måte kun benyttes ved styrings- og analysebehov dersom man har behov for en gruppering av prosjekter. Anbefalingen om å unngå bruk av prosjektstrukturen for gruppering av aktivitet i tillegg til standard hovedhierarki er for å unngå en unødig kompleks struktur. Se eksempler på prosjektstruktur for BFV i vedlegg 1.

Eget budsjettdelprosjekt når man bruker prosjekt

Ved opprettelse av prosjekt for å gruppere delprosjekter innenfor RD har man mulighet til å opprette et eget delprosjekt som kan benyttes til å budsjettere samlet for alle delprosjektene tilknyttet prosjektet. Eksempelvis i de tilfeller med et stort antall delprosjekter med mindre beløp (som f.eks. individuelle midler i drift-/annuum/insentiv-/aktivitetsmidler) vil det være lite hensiktsmessig å budsjettere kostnader på hver av disse delprosjektene.

Ved å opprette et eget budsjetteringsdelprosjekt under samme prosjekt er det mulig å budsjettere samlet for hele prosjektet via dette budsjettdelprosjektet. For enkelt å finne dette prosjektet i budsjettløsningen anbefales det å benytte første ledige delprosjektsiffer (100) til dette.

Standarder for interne prosjekter

Standard relasjonsverdier

Alle verdier i alle rapporteringsrelasjoner på prosjekt og delprosjekt er standardisert. Unntaket er hovedprosjekt. For hovedprosjekt kan man bestemme verdi selv, dvs. navnet på hovedprosjektet.

Ved opprettelse av prosjekt og delprosjekt har man et utvalg av standardiserte verdier i relasjonene. Verdiene er ment i hovedsak å dekke de behov som enhetene har for å følge opp bevilgningsøkonomien over en lengre tidsperiode. Andre vesentlige behov som er av kortere varighet og/eller ikke dekkes av de standardiserte relasjonsverdiene, må dekkes gjennom prosjektstrukturen. Se oversikt over relasjonsverdiene med standarder og frihetsgrader i vedlegg 2.

En del av relasjonsverdiene på prosjekt og delprosjekt utgjør et hierarki. Hierarkiet er som følger (merk rekkefølgen): «Protype» - «Finansieringskilde» - «Spesifisering av finansieringskilde» - «Aktivitetstype» - «Aktivitet». Dette betyr at man først velger verdi i «Protype» på prosjekt. Deretter vil man kun få tilgang til å velge verdiene som er gyldig i de påfølgende relasjonene i hierarkiet. Disse relasjonen ligger på delprosjekt. Hierarkiet for RD er vist i vedlegg 3, for RSO i vedlegg 4 og EVU i vedlegg 5.

Innenfor RD vil enhetene i hovedsak selv velge hvilke Aktiviteter som benyttes, samt hvordan delprosjektene grupperes innen hver Aktivitet. Det er likevel utarbeidet en veiledning for hvordan Aktivitet og Aktivitetstype kan benyttes, denne er tilgjengelig i vedlegg 6.

Innenfor RSO delprosjektenes plassering i Aktivitet, samt eventuell gruppering i delprosjekt, fastsettes av Fellesadministrasjonen. Denne grupperingen er tilpasset behov for fordeling og rapportering til NTNU-ledelsen.

Tabellen viser relasjonshierarkiet med tilhørende verdier. Hierarkiet er bygd inn i datainnsamlingsarket for å sikre validering av relasjonshierarkiet.

De resterende relasjonene på delprosjekt må også fylles ut med standardiserte verdier.

Disse er:

Kunde: Her velger man navnet på finansiøren fra NTNUs kunderegister. For interne prosjekter vil det som regel være Kunnskapsdepartementet.

Eiersted: Her velger man det koststedet som eier delprosjektet. På delprosjektet kan det likevel regnskapsføres på alle koststeder.

Prosjektleder: Her velger man ansatt fra NTNUs ansattregister gjennom ansattnummer. Det vil si at man kan få oversikt over delprosjektporteføljen til hver ansatt.

Prosjekt: Feltet må fylles ut med prosjektnummeret som delprosjektet hører til. Feltet sørger for at delprosjektet blir linket til riktig prosjekt.

Relasjonene på prosjekt har også standardverdier. Hovedprosjekt er unntaket (tidligere omtalt). Det kan være behov for å bruke prosjekt i bevilgningsøkonomien (kan for eksempel gjelde for senter og tematiske satsingsområder), og da må følgende relasjoner fylles ut:

Sentertype: Kan benyttes til å få oversikt over hvilken type senter prosjektet tilhører. Hvis prosjektet ikke skal synliggjøres som tilhørende et senter, velger man verdien «Ikke aktuell». Verdiliste: SFF, SFI, SFU, FME, Nasjonalt senter, Annet senter, Ikke aktuell.

Strategisk satsing: Kan benyttes til å få oversikt over hvilken tematisk satsing prosjektet tilhører. Hvis prosjektet ikke skal synliggjøres som tilhørende en tematisk satsing, velger man verdien «Ikke aktuell». Verdiliste: NTNU Bærekraft, NTNU Energi, NTNU Havrom, NTNU Helse, Ikke aktuell.

Kunde: Her velger man navnet på finansiøren fra NTNUs kunderegister. For interne prosjekter vil det være Kunnskapsdepartementet.

Eiersted: Her velger man det koststedet som eier prosjektet. Det kan være forskjellig eiersted mellom prosjekt og delprosjekt.

Prosjektleder: Her velger man ansatt fra NTNUs ansattregister med ansattnummer. Det vil si at man kan få oversikt over alle prosjekt knyttet til hver ansatt. Det kan være forskjellig prosjektleder mellom prosjekt og delprosjekt.

Protype: Tidligere omtalt i dette kapitlet.

Investeringsdelprosjekter

Investeringsdelprosjekter som skal være inkludert i BEVISST Plan Investeringsplan, må identifiseres gjennom bruk av investerings-/infrastrukturaktivitetene som vist i figur 2.

Investeringsprosjekter som ønskes løftes til NTNUs investeringsplan, må også benytte en infrastruktur-/investeringsaktivitet. De prosjektene som i tillegg ønskes å finansieres av avsetninger må identifiseres i egne delprosjekter. Dette for å sikre at NTNU har rapporteringsgrunnlag til KD om investeringer som er tillatt holdt utenom NTNUs avsetningskrav på 5%.

Utdanningsprosjekter

Det skal minimum opprettes ett delprosjekt gruppert under aktiviteten “Utdanningsdrift”. Dette for å kunne skille ut direkte driftskostnader og tilhørende inntekter for utdanning. Dersom man ikke har behov for å kunne analysere og rapportere detaljert på utdanningsaktivitet, skal det opprettes minimum ett delprosjekt for å samle kostnader knyttet til driftsrelaterte aktiviteter knyttet til utdanning. Delprosjektet merkes med relasjonsverdiene «Driftsaktivitet» (i relasjonen aktivitetstype) og «Utdanningsdrift» (i relasjonen aktivitet). Delprosjektet/delprosjektene kan benyttes på tvers av flere enheter, da vil koststedet spesifisere hvilken enhet aktiviteten tilhører.

Ved behov for å kunne analysere og rapportere på nivå av studium (type studium, spesifikt studium/linjer, linjer/fag og enkeltpersoner) ved bruk av flere delprosjekter, anbefales det å benytte prosjektstruktur.

Eksempelvis kan type studium grupperes i relasjonen hovedprosjekt, og spesifikke studium kan grupperes på prosjektnivå. Delprosjekt benyttes til spesifikke kostnader/inntekter knyttet til gjeldende linje. For studium som går på tvers av enheter kan samme struktur (hovedprosjekt, prosjekt og delprosjekt) benyttes, da vil koststedet identifisere hvilken enhet aktiviteten tilhører. Se eksempel i vedlegg 7.

Felles delprosjekter: "Uspesifisert" og "Avregning" ved NTNU

Innenfor RD blir det som tidligere et felles prosjekt for Uspesifisert (tidligere 00-prosjektet). På grunn av systemkrav vil dette delprosjektet nummereres til 999999999. Tilsvarende blir det ett felles avregningsdelprosjekt ved NTNU ved delprosjektnummer 999994100. Avregningsdelprosjekt blir felles for hele NTNU (og alle BOTT-enheter) grunnet systemkrav.

For fellesprosjektene vil koststedet sett i sammenheng med delprosjektet gi oversikt over enhetens inntekter og kostnader.

Felles delprosjekt for disputas ved NTNU

Som standard vil det bli ett felles delprosjekt for disputasaktiviteter. Alle enheter ved NTNU som har doktorgradskandidater hvor kostnadene knyttet til disputas dekkes via RD, må bruke dette delprosjektet. Det vil være koststedet sammen med delprosjektet som gir oversikt over enhetens inntekter og kostnader. Eksempler på disputaskostnader er lønns- og reisekostnader til opponenter, blomster, bespisning, trykking og lignende med tilhørende inntekt. Se eksempel på prosjektstruktur i vedlegg 8.

Felles delprosjekt for bevilgning fra annet departement

Ved bevilgning fra annet departement vil det kreves separat delprosjekt for å kunne spesifisere og rapportere særskilt for aktivitet med denne type bevilgning til både bevilgende myndighet og til Kunnskapsdepartementet. Disse delprosjektene må velge «Bevilgning fra annet departement» i relasjonen Spesifisering av finansieringskilde.

Rekrutteringsstillinger RSO

I relasjonen “Aktivitet” er det en hovedinndeling på frie og øremerkede rekrutteringsstillinger, i tillegg til hvilket år de er tildelt. Dette for å avhjelpe forvaltningen av rekrutteringsstillinger desentralt. I tillegg er aktivitetsverdiene «Frie rekr.still. budsjett» og «Øremerkede rekr.still. budsjett» tilrettelagt for å kunne benyttes for langtidsbudsjettering. Ved å bruke disse verdiene er det ikke nødvendig å budsjettere på hvert enkelt tildelingsår. For selve konverteringsarbeidet vil alle eksisterende rekrutteringsstillinger tildelt t.o.m. 2021 merkes med «Frie rekr.still. tildelt tidligere år» eller «Øremerkede rekr.still. tildelt tidligere år».

Rekrutteringsstilling som skal synliggjøres som egenfinansiering på et BOA-prosjekt

Når en rekrutteringsstilling skal synliggjøres som egenfinansiering på et BOA-prosjekt, skal delprosjektet knyttes til gjeldende BOA-prosjekt (eneste unntak for bruk av relasjonen prosjekt – delprosjekt på tvers av BOA og BFV). I tillegg må «Sentral egenfinansiering» velges i relasjonen Finansieringskilde. Se eksempel vist i vedlegg 9.

Etter- og videreutdanning (EVU) finansiert innen bevilgningsøkonomien (ramme EVU-BFV)

EVU er delt inn etter et behov for å skille på økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet, se standard verdier for prosjekt og delprosjekt i tabellen.

Skillet gjøres på bakgrunn av at ikke-økonomisk aktivitet gir uttelling i studiepoengproduksjon i motsetning til økonomisk aktivitet. Samtidig vil overføringer og eventuelt over- og underskudd regnskapsføres på RD for ikke-økonomisk aktivitet, mens resultat for økonomisk aktivitet vil overføres til virksomhetskapital (VK). Videre gjøres det et skille mellom etterutdanning og videreutdanning på bakgrunn av forskjellig håndtering i studiepoengproduksjon og merverdiavgift. Skillet mellom økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet samt etter- og videreutdanning gjøres gjennom relasjonene Aktivitetstype og Aktivitet. Ved behov for flere delprosjekt tilknyttet et studieprogram anbefales det å benytte prosjektstruktur som vist i eksempel i vedlegg 10.

Leiested

Leiested er anbefalt videreført som koststed. Vurdering om leiested som eget koststed er allerede foretatt av enhetene og liste over koststed for leiested er levert til DFØ. Enhetene må videre gjøre en vurdering av hvordan leiested struktureres med eventuelle prosjekt og delprosjekt i tillegg til koststed, slik at strukturen dekker ønsket behov for økonomisk oppfølging.

Anbefalinger ved bruk av prosjekt og delprosjekt for leiested

Prosjekt og delprosjekt kan eksempelvis benyttes for inndeling av leiested i laboratorium, soner eller instrument for synliggjøring av:

Drift
Utstyr
Investeringer
Tilleggspris
Ulik aktivitet

Dimensjon prosjekt kan benyttes hvis det er behov for en samling /gruppering av delprosjekter tilhørende et leiested. Det kan for eksempel være et utstyr man ønsker å samle all drift, inntekt og investeringer på eller utstyr som det er eget rapportering- og oppfølgingsbehov for. Se egen veiledning for leiested med eksempler på prosjektstrukturer for leiested.

Antall delprosjekt vil avhenge av hvilke oppfølgingsnivå det er behov for på leiestedet. Etter prinsippet om fristilt koststed kan det også opprettes felles delprosjekter på tvers, der inntekter og kostnader henføres til riktig leiested ved bruk av koststed.

Dersom det ikke er behov for å skille ut ulike aktiviteter på prosjekt og delprosjekt, men har nok styringsinformasjon ved kontering direkte på leiestedets koststed, kan NTNUs felles uspesifiserte delprosjekt benyttes (tidligere kalt 00-prosjektet).

Standard bruk av relasjoner på prosjekt og delprosjekt for leiested

Leiested opprettes som egne koststed med koststedstype «Leiested» eller «Kjernefasilitet». Prosjekt og delprosjekt tilhørende leiested opprettes med relasjonsverdier angitt i kapitlet «Standarder for interne prosjekter».

Delprosjekt skal merkes med relasjoner, herunder både aktivitet og aktivitetstype. NTNUs uspesifiserte fellesdelprosjekt (tidligere kalt 00-prosjekt) vil automatisk bli merket med aktivitetsrelasjonen “Interne driftsaktiviteter”. Denne aktivitetsrelasjonen vil også bli benyttet til aktiviteter som ikke er relatert til leiesteder. Tilsvarende vil gjelde for investeringsprosjekt som vil få ulike aktivitetsrelasjoner ut fra type investering. Dette innebærer at det er selve delprosjekt og prosjekt på leiestedet som kan spesifisere aktiviteten, mens det er koststedstype som viser at det tilhører leiested.

Avhengigheter

Andre forhold som må vurderes og hensyntas ved utarbeidelse av prosjektstruktur leiested, er rapporteringsbehov og føringer som blir gitt i forbindelse med anleggsregister, investeringsplan BEVISST Plan og NTNUs investeringsplan.

For investeringer som inngår i NTNUs investeringsplan og Investeringsplan BEVISST Plan vil det være krav til bruk av spesifikke relasjoner, se beskrivelse i kapitlet «Standarder for interne prosjekter».

Noen generelle anbefalinger for bruk av koststed, prosjekt og delprosjekt

Store leiested med underliggende lab-er: Hver lab med eget koststed (8 siffer).

Relasjon Nivå 4 for koststed benyttes for å gruppere leiestedet. Delprosjekt benyttes for å skille ulike typer instrument/aktivitet der det er behov for detaljert oppfølging. Dette gir total rapporteringsoversikt over hele leiestedet, og man har fremdeles muligheten til å synliggjøre aktiviteten som tilhører hver enkelt lab selv ved fellesprosjekt og støtte fra andre finansieringskilder.

Utstyrsenhet vurdert som eget leiested: Prosjektdimensjon

For å skille ut kostnader og inntekter på instrumentnivå (spesielt kostbart utstyr) anbefales det å benytte prosjektdimensjonen, som i mange tilfeller vil erstatte dagens bruk av analyse. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å opprette instrument/utstyr som leiested på eget koststed.

Leiested med ansatte: Eget koststed (8 siffer).

Det vil være ett felles avregningsprosjekt for hele NTNU. Ved timeføring vil det da være koststed som synliggjør aktiviteten på riktig leiested.

Kun ett leiested på instituttet: Eget koststed (8 siffer).

Aktiviteten synliggjøres på ett prosjekt med tilhørende delprosjekt for det man ønsker å skille av type inntekt og type kostnad.

Flere små og tilnærmet like leiesteder: Sammenslåing til ett koststed (8 siffer).

Man kan skille disse leiestedene ved bruk av dimensjon prosjekt og delprosjekt hvis behov, under forutsetning av man ikke benytter fellesprosjekt på tvers av leiestedene.

Prosjektstruktur for bidrag- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

Standarder ved opprettelse av nye BOA-prosjekter

Standard for prosjektstruktur - koststed

Utgangspunktet for BOA-prosjektstrukturer er den prinsipielle beslutningen om fristilt koststed. Det vil si at samme delprosjekt blir brukt av alle involverte koststeder.

Der det er flere koststeder involvert er anbefalingen, slik det beskrives nærmere i kapittel "Anbefalinger ved opprettelse av nye BOA-prosjekter", å bryte med dette utgangspunktet.

Noe av bakgrunnen for at det anbefales et avvik fra den prinsipielle beslutningen, er at egenfinansieringsandel fastsettes på delprosjektnivå, og ved bruk av fristilt koststed vil følgelig samme egenfinansieringsandel bli gjeldende for alle involverte enheter.

Standard for prosjektstruktur - finansiører

Unit4 ERP prosjektmodul har som utgangspunkt at det skal opprettes et eget delprosjekt for hver kunde som skal faktureres, og det er ikke mulig å fakturere flere kunder fra samme delprosjekt i prosjektmodulen.

På enkelte av de større prosjektene ved NTNU, f.eks. sentre, kan det være veldig mange kunder. Å opprette en mengde delprosjekter for å få fakturert alle disse kundene vil være en stor jobb i etableringsfasen. Videre vil det også være en forholdsvis stor jobb knyttet til å få registrert kostnader på de enkelte delprosjektene (og det er kostnader bokført som er utgangspunktet for inntektsføring, ikke eventuell fakturering – motsatt sammenstilling).

Det finnes derfor en mulighet for å samle alle kunder som tilhører samme finansieringskilde i ett felles delprosjekt, og så fakturere kundene fra «Salgs- og ordremodulen» i Unit4 ERP. Grensen for når det vil være mest hensiktsmessig å opprette egne delprosjekter pr. kunde og når det vil være mest hensiktsmessig å heller fakturere fra «Salgs- og ordremodulen», må gås opp mer grundig etter hvert som man får mer erfaring.

I mange av eksemplene i dette dokumentet med flere finansiører, beskrives det løsninger som forutsetter at det opprettes delprosjekt pr. finansieringskilde i stedet for pr. finansiør.

Standard relasjonsverdier for prosjekt og delprosjekt

Bortsett fra at det må være en sammenheng mellom Finansieringskilde og Spesifisering av finansieringskilde, hvor sistnevnte gir tilleggsinformasjon om enkelte av finansieringskildene er det ingen regler/hierarki som gjelder for relasjonsverdiene på prosjekt og delprosjekt innen BOA.

Alle finansieringskilder er imidlertid ikke aktuelle for alle protyper, og det er illustrert i tabellene i dette dokumentet.

Øvrige relasjoner på prosjekt har standardverdier.

Hovedprosjekt er unntaket (tidligere omtalt i kapittel "Standarder for interne prosjekter").

Overordnet prosjektkategorisering: NTNU benytter ikke denne relasjonen, og man velger derfor verdien «Ikke aktuell».

Kunde: Her velger man navnet på finansiøren fra NTNUs kunderegister.

Eiersted: Her velger man det koststedet som eier prosjektet.

Prosjektleder: Her velger man ansatt fra NTNUs ansattregister med ansattnummer.

De resterende relasjonene på delprosjekt må også fylles ut med standardiserte verdier. Disse er:

Aktivitetstype: NTNU benytter ikke denne relasjonen på BOA-prosjekter – unntatt for rekrutteringsstillinger som skal synliggjøres som egenfinansiering på BOA (se beskrivelse i kapittel "Standarder ved opprettelse av nye BOA-prosjekter" ovenfor og vedlegg 9) og for alle andre delprosjekter enn disse velger man derfor «Ikke aktuell».

Aktivitet: NTNU benytter ikke denne relasjonen på BOA-prosjekter – unntatt for det tilfellet nevnt for aktivitetstype og for alle andre delprosjekter enn disse velger man derfor «Ikke aktuell».

Kunde: Her velger man navnet på finansiøren av delprosjektet fra NTNUs kunderegister. Finansiøren av et delprosjekt kan avvike fra «hovedfinansiøren» (den som er kunde på prosjektet). NB: Hvis delprosjektet har finansieringskilde «Sentral egenfinansiering», skal kunde være «Kunnskapsdepartementet», mens hvis finansieringskilden er «Omveltning» skal kunden være den samme som på prosjektet (hovedfinansiøren).

Eiersted: Her velger man det koststedet som eier delprosjektet. På delprosjektet kan det likevel regnskapsføres på alle koststeder.

Prosjektleder: Her velger man ansatt fra NTNUs ansattregister gjennom ansattnummer. Det vil si at man kan få oversikt over delprosjektporteføljen til hver ansatt.

Prosjekt: Feltet må fylles ut med prosjektnummeret som delprosjektet hører til. Feltet sørger for at delprosjektet blir linket til riktig prosjekt.

Anbefalinger ved opprettelse av nye BOA-prosjekter

Basert på de standarder beskrevet i kapittel "Standarder ved opprettelse av nye BOA-prosjekter" for bruk av økonomimodellen og relasjoner/relasjonsverdier beskrives i dette kapittelet de anbefalinger som er utarbeidet for prosjektstruktur BOA.

Anbefalinger for BOA-prosjekter er gjort ut fra hvor mange finansiører og koststeder som er involvert.

Anbefalingene gjelder i prinsippet for alle BOA-prosjekter, men ved konvertering av eksisterende BOA-prosjekter kan det være historiske forhold som gjør det er uhensiktsmessig å implementere disse anbefalingene.

Se derfor kapittel "Konvertering av eksisterende BOA-prosjekter" for anbefalinger for konvertering.

BOA-prosjekt med 1 koststed og 1 finansiør

Man oppretter ett prosjekt per kontrakt/avtale og ett delprosjekt for finansiør. Dersom det er aktuelt å rapportere eller styre ved hjelp av arbeidspakker, kan disse opprettes.

Hovedprosjekt kan kun benyttes som en rapporteringsrelasjon i de tilfeller man ønsker å rapportere flere prosjekter samlet. Se eksempel i vedlegg 11.

BOA-prosjekt med flere koststeder og 1 finansiør

Dersom det er en finansiør av prosjektet, men flere involverte enheter, er anbefalingen at det opprettes egne delprosjekter for hvert involvert koststed. På denne måten ivaretar man at prosjektets egenfinansieringsandel per koststed kan være ulik. Arbeidspakker kan brukes på tvers av delprosjektene.

Denne anbefalingen fraviker prinsippet om fristilt koststed ved en finansiør. Fristilt koststed er prinsippet som benyttes også systemteknisk, og når man fraviker dette prinsippet må man justere prosjektstrukturen i forhold til standard. Fra Pre-Award vil det bli overført ett delprosjekt til Unit4. Når man følger anbefalingen, må man altså opprette de resterende delprosjektene manuelt. Se eksempel i vedlegg 12 med fordeler og ulemper.

Ved full enighet mellom involverte koststeder er det tillatt å avtale at man likevel benytter systemets løsning, dvs. fristilt koststed. Det anbefales at man i et slikt tilfelle også avtaler hvordan budsjettendringer/endringer i egenfinansiering skal håndteres mellom involverte enheter.

BOA-prosjekt med 1 koststed og 2 finansiører

Man bruker systemets løsning, dvs. ett delprosjekt per finansiør, men budsjetterer og regnskapsfører på omveltningsdelprosjekt. Omveltning av regnskapstransaksjoner skjer automatisk og daglig, mens omveltning av budsjettposter vil sikre at hver enhet har riktig estimat for BOA-aktivitet og samspill per finansieringskilde. Prosjektstruktur blir overført fra Pre-Award. Se eksempel i vedlegg 13.

BOA-prosjekter med flere koststeder og flere finansiører (senter)

Det anbefales å gå bort fra prinsippet om fristilt koststed. Dvs. at i tillegg til de delprosjektene som kommer fra Pre-Award, må det opprettes delprosjekter per koststed. Dette medfører at et BOA-prosjekt med tre finansiører og fem koststeder involvert så blir det totalt 15 delprosjekter. Se eksempel i vedlegg 14.

Fordeler og ulemper er beskrevet tidligere i vedlegg 12. I tillegg må man her gjøre manuell kostnadsomveltning (på hvert koststed) – månedlig. Ved fristilt koststed er det automatisert rutine for dette.

Noen praktiske tilnærminger - anbefalinger

Mer detaljert nedbrytning enn de nødvendige delprosjektene per finansieringskilde bør unngås, for som eksempel i vedlegg 12 og 14 viser, vil anbefalingene alene gi en ganske omfattende prosjektstruktur. Dessuten vil det i nytt system både budsjetteres og regnskapsføres på ansattnummer, slik at det for oppfølgningsformål ikke er nødvendig å ha eget delprosjekt for en stipendiat/postdoc. Av den grunn bør det være unødvendig å ha egne delprosjekter per stipendiat/postdoc, og man må vurdere veldig nøye om det er et behov for å ha egne delprosjekter for f.eks. driftsmidler stipendiat/postdoc.

Konvertering av eksisterende BOA-prosjekter

Overordnet anbefaling

Dersom det ikke er noen kriterier beskrevet i denne veiledningen som er til hinder, vil det som oftest være enklest å videreføre dagens inndeling i delprosjekter.

Enkelt prosjekt – ingen «delprosjekt» i Maconomy

Hovedregel for konvertering: Se figur 3.

Enkelt prosjekt – ingen «delprosjekt» i Maconomy men med flere finansieringskilder

Dersom det er fakturert/skal faktureres kunder innen flere finansieringskilder må det minimum være et eget delprosjekt for hver finansieringskilde (se kommentar om standard prosjektstruktur finansiører i kapittel "Standarder ved opprettelse av nye BOA-prosjekter". Se eksempel på konvertering i vedlegg 15.

Forholdsvis enkelt prosjekt – eksempelvis 1 delprosjekt per koststed eller 1 delprosjekt per arbeidspakke

Hovedregel: Viderefør dagens prosjektstruktur.

Alternativ: Bruk 1 delprosjekt per institutt og bruk arbeidspakker.

Se eksempel i vedlegg 16.

Senter (SFF, SFI osv.) hvor NTNU ikke er koordinator

NTNU har hittil brukt «NFR via 3.part» på disse prosjektene. Dette er ofte en unøyaktighet som må rettes i forbindelse med konvertering. Det må være et delprosjekt for hver finansieringskilde.

Mulighet: Viderefør dagens struktur, men med flere delprosjekter (det må minimum være eget delprosjekt per finansieringskilde).

Se eksempel 17a i vedlegg 17.

Anbefaling:

Ved kun ett koststed: Samle dagens delprosjekter i ett felles delprosjekt. Se eksempel 17b i vedlegg.
Ved flere koststeder: Kan også samle dagens delprosjekter i ett felles delprosjekt, dersom det er enighet om å bruke fristilt koststed – dvs. samme løsning som er vist i eksempel 17b i vedlegg
Ved flere koststeder: Dersom man ikke ønsker å benytte fristilt koststed kan det likevel være et alternativ å samle all aktivitet på hvert koststed i så få delprosjekter som mulig på hvert koststed (minimum antall delprosjekter pr. koststed tilsvarer antall finansieringskilder). Se eksempel 17c i vedlegg.

EU-prosjekter med arbeidspakker og flere koststeder

Anbefaling: Videreføring av dagens prosjektstruktur

Alt. 1: Eget delprosjekt per koststed

Alt. 2: Bruke fristilt koststed (bortsett fra delprosjekt kursdel er det samme egenfinansiering). Dette anses ikke som et spesielt godt/aktuelt alternativ

Alt. 3: Bruke fristilt koststed, men med eget delprosjekt for kursdel (100% egenfinansiering)

Se alternativene tegnet ut i vedlegg 18.

Koststed

Koststeder i ny økonomimodell er allerede innhentet fra enhetene og levert til DFØ.

Videre følger prinsipper som gjelder dersom det er behov for innsendelse av tilleggskoststeder.

Kriterier for koststed

Koststed definerer hvilken enhet i organisasjonen transaksjonen tilordnes. I ny økonomimodell består koststed av åtte siffer, en endring fra dagens seks siffer, og har en hierarkisk oppbygging som angir nivået i organisasjonen. Det medfører at NTNU får et ekstra nivå for rapportering sammenlignet med tidligere. Selv om koststedsstrukturen endres, vil NTNUs offisielle organisasjonsstruktur ikke bli endret som følge av dette.

For å opprette koststed ved NTNU må ett eller flere av følgende kriterier være oppfylt:

Det gis en varig bevilgning fra RFM/VFM eller annet departement/kapittel
Det har oppstått en fast organisering (eksempelvis senter som har finansiering i 8 år)
Det opprettes en organisasjonsenhet med tilknyttede ansatte
Senter av en viss størrelse
Leiested av en viss størrelse
Fakultetet/VM/FA har et begrunnet behov

Leiested som koststed

For total økonomisk oversikt på leiestedsnivå er leiested anbefalt opprettet som koststed. Leiested sine koststed tagges med koststedstype «Leiested» eller «Kjernefasilitet», slik at det kan trekkes ut totaloversikt over alle leiesteder og kjernefasiliteter i en samlet rapport.

Begrepet leiested defineres slik i TDI-modellen:

«Med leiested menes laboratorium eller annen felles infrastruktur der driftskostnader synliggjøres særskilt og fordeles forholdsmessig mellom de prosjekter og aktiviteter som anvender infrastrukturen.».

Presisering av definisjon:

Definisjonen bør oppfattes slik at et leiested består av flere instrumenter. Det bør unngås å bruke koststed til kun ett instrument. Det kan unntaksvis benyttes et koststed for et instrument dersom det er stort/omfattende/komplisert.
Laboratorier med utelukkende studentaktivitet, og uten brukerbetaling, anses ikke som leiested. For å få oversikt over en studentlab kan man opprette delprosjekt og registrere all bruk via Bookitlab uten å fakturere for dette.

For å få oversikt over leiestedets totalkostnad, forutsetter det at man bokfører alle tilhørende kostnader på leiestedet. Hvis man i tillegg benytter Bookitlab og fører inntekter (brukerbetaling) inn på leiestedets koststed, vil man se hvorvidt prisene dekker påløpte kostnader, eller om/hvor mye leiestedet også trenger støtte fra instituttets rammetildeling. Det vil også være et godt grunnlag for å estimere TDI-pris når man har samlet tilhørende kostnader på leiestedet, og tilpasse dette til reglene i TDI for prisberegning.

Andre forhold som tilsier at det er anbefalt å ha eget koststed for leiested:

Det er lagt opp til et felles avregningsprosjekt på NTNU, noe som innebærer at for å kunne henføre timeføring fra ansatte på leiested, må det knyttes opp til koststed
For leiested som har ekstern finansiering, eller har interne fellesprosjekt som brukes på tvers av leiested, kan det bare henføres til riktig leiested ved hjelp av koststed

Opprette nytt koststed

Ved opprettelse av nytt koststed må ovennevnte kriterier oppfylles. Følgende informasjon må oppgis: Koststednummer (8 sifre) og –navn. Oppgi om koststedet i sin helhet er lokalisert på Gjøvik eller i Ålesund. Oppgi om koststedet er et leiested eller en kjernefasilitet. Oppgi også navn for nivå 2, 3 og 4 for koststedet.

Veiledning inkludert eksempler på koststedstruktur.

Kurs i budsjettering i BEVISST (januar 2023)

Som følge av ny økonomimodell som trådde i kraft 01.01.2023, gjennomgås i dette kurset hovedendringer i hvordan budsjettere i modulene budsjettsammenstilling og investeringsplan i BEVISST Plan. Kursdokumentasjon. Opptak av kurset.

Opplæring i økonomimodellen - juni 2021

Basiskurs 1: Innføring i økonomimodellen

Kurset gir innføring i standarder og anbefalinger for bruken av ny økonomimodell for å kunne konvertere eksisterende prosjekter til ny økonomimodell.

Her finner du kursdokumentasjon og opptak av kurs 1.

Basiskurs 2: Innføring i standard prosjektstruktur for bevilgningsøkonomien (BFV) inkl. leiested

Kurset gir en innføring i å kunne anvende standarder og anbefalinger for bruk av prosjektstrukturer BFV til å strukturere økonomistyring ved egen enhet og for å konvertere eksisterende BFV-prosjekter til ny økonomimodell.

Her finner du kursdokumentasjon og opptak av basiskurs 2.

Basiskurs 3 A: Innføring i standard prosjektstruktur for BOA - en oversikt

Kurset gir en innføring i å kunne anvende standarder og anbefalinger for bruk av prosjektstruktur BOA til å strukturere økonomistyring ved egen enhet og for å konvertere eksisterende BOA-prosjekter til ny økonomimodell.

Her finner du kursdokumentasjon og opptak av basiskurs 3 A.

Basiskurs 3 B: Innføring i standard prosjektstruktur for BOA - fordypning

Kurset gir en innføring i å kunne anvende standarder og anbefalinger for bruk av prosjektstruktur BOA til å strukturere økonomistyring ved egen enhet samt konvertere eksisterende BOA-prosjekter.

Her finner du kursdokumentasjon og opptak av basiskurs 3 B.

Kurs i utfylling av datainnsamlingark for BFV-prosjekter - august 2021

Kurset gir en innføring i hvordan fylle ut datainnsamlingsarket for å kunne konvertere nåværende BFV-prosjekter til ny økonomimodell.

Her finner du kursdokumentasjon og opptak av kurset.

Kurs i utfylling av datainnsamlingark for BOA-prosjekter - august 2021

Kurset gir en innføring i hvordan fylle ut datainnsamlingsarket for å kunne konvertere nåværende BOA-prosjekter til ny økonomimodell.