BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim for å anskaffe, etablere og forvalte felles systemer og teknologi. UH Sak (tidligere BOTT saksbehandling og arkiv) er et samarbeidsprosjekt i UH-sektoren for anskaffelse av en saksbehandlingsplattform og en separat Noark 5-arkivkjerne.

Tanken er at likt system for like institusjoner med like behov skal gi en enklere arbeidshverdag. I tillegg har samarbeidet som mål at felles erfarings- og kompetanseutvikling mellom samarbeidspartnerne vil bidra til å finne beste praksis i sektoren.

BOTT-samarbeidet er et resultat av mange års samarbeid om felles økonomisystemer. I Kunnskapsdepartementet sin Digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren 2017-2021 gis BOTT et ansvar for å se på felles løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren. Samarbeidet skal frigjøre ressurser til kjerneoppgaver ved universitetene.

Abonner på meldingskanalen BOTT- og UH-samarbeidet

Tjenestene som blir innført ved de fire universitetene, er et tiltak for å nå målbildet som er beskrevet under:

Målbilde for administrative systemer

• Alle tjenester, informasjon og kommunikasjon er så langt det er mulig, digitalt tilgjengelige.
• Behov, brukervennlighet og brukeropplevelser er hovedkriteriene for realiseringen av nye løsninger.
• Administrative arbeidsprosesser og brukergrensesnitt er forbedret og effektivisert gjennom standardisering og digitalisering.
• Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov (budsjett, regnskap, lønn, innkjøp osv.).
• Mulighetene for automatisering og selvbetjening er godt utnyttet slik at tjenestene framstår som enkle, effektive og brukervennlige.

Visjon

Effektive tjenester og frigjorte ressurser gjennom digitalisering.

Felles nettside for BOTT

Prosjektene

UH Sak (tidligere BOTT SA)

Det nasjonale prosjektet, UH Sak, skal utvikle digitale løsninger for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i sektoren. UH sak skal utvikle basis saksbehandling og felles prosesser som skal tas i bruk ved NTNU 1. mars 2023 og deretter av alle i sektoren.

De felles prosessene er:

• Godkjenning av utdanning
• Søknad om opprykk til professor
• Innsyn via eInnsyn
• Styre, råd og utvalg

Det nasjonale prosjektet har anskaffet løsningen Serivce Now til saksbehandling og Documaster som arkivkjerne. Innføring av nye tjenester, prosesser og verktøy vil endre og forenkle saksbehandlingen, hvor automatisk arkivering og journalføring blir en integrert del av saksbehandlingsprosessen.

NTNU startet opp sitt innføringsprosjekt, NTNU Sak, ved årsskiftet 2020/2021. Prosjektet skal levere innføringen ved NTNU.

Informasjon om prosjektet NTNU Sak: https://s.ntnu.no/ntnusak

Kontakt prosjektet

For spørsmål om NTNU Sak, ta kontakt med prosjektleder Øyvind Hauge eller kontakt oss via NTNU Hjelp: https://s.ntnu.no/sak-hjelp (krever innlogging)

BOTT Økonomi og lønn

BOTT økonomi og lønn skal ha en samordnet økonomi- og lønntjeneste innen 2022; UiB fra januar 2021, UiO fra mai 2021. UiT fra januar 2022. NTNU tar sikte på innføring januar 2023. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er BOTT sin leverandør for nye felles tjenester på økonomi- og lønnsområdet. Samarbeidet skal gjøre universitetssektoren mer samkjørt med standardiserte arbeidsprosesser og rutiner.

Det er opprettet et innføringsprosjekt for BOTT Økonomi og lønn på NTNU. Målet er å forberede organisasjonen på nye løsninger og prosessene som kommer fra BOTT økonomi og lønn nasjonalt.

For spørsmål om BOTT økonomi og lønn innføring på NTNU, kontakt prosjektet via skjema i NTNU Hjelp.

BOTT tilgangsstyring

Fellesløsning for identitets- og tilgangsstyring (IAM) for UH-sektoren.

• Nettside for BOTT tilgangsstyring
• Kontaktpersoner

BOTT HR - Felles HR-system for staten

Det nasjonale prosjektet for felles HR-system skal utvikle og innføre et modulbasert HR-system som skal føre en mer datadreven organisasjon. Digital systemstøtte vil også bidra til å effektivisere HR-prosessene, slik at de ansatte får bedre tid til kjerneoppgavene.