NTNU Sak - innføring - Kunnskapsbasen
NTNU Sak - innføring
English web page: NTNU Sak - Implementation project
NTNU Sak var fra våren 2021 til høsten 2024 et prosjekt for innføring av standard fellestjenester for saksbehandling ved NTNU, med en ny saksbehandlingsløsning levert av det nasjonale prosjektet UH Sak. I løpet av prosjektet har ambisjoner om å heve kvaliteten i saksbehandlingen og forbedre, fornye og forenkle prosesser og tjenester kommet til. Sektoravtalen med leverandøren Sopra Steria ble avsluttet i juni 2024 etter at eierne i UH Sak vurderte risikoen med innføringen som for høy. Se pressemelding fra Sikt, omtale i Universitetsavisa og Khrono 26.06.2024.
Det var usikkert om løsningen ville dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumentasjon godt nok. Mye teknisk og funksjonsmessig utvikling gjensto. Løsningen skulle etter planen erstatte sak- og arkivsystemet ePhorte. I tillegg skulle NTNU få en ny plattform for saksbehandling, med større utviklingsmuligheter.
Som ledd i prosjektets arbeid ble det satt i verk en gjennomgang og forbedring av administrative arbeidsprosesser som ble implementert ved NTNU. Mange ansatte var med i arbeidsgrupper som skulle standardisere og øke kvaliteten i saksbehandlingen. Dette arbeidet fortsetter ved NTNU gjennom prosessorganiseringen.
Prosjektets mål
Prosjektet NTNU Sak skulle understøtte NTNUs strategiske mål:
«Vi har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne. Hver medarbeiders kompetanse blir verdsatt og utviklet systematisk.»
Fremtidens saksbehandling bidrar til å realisere NTNUs strategi. Innen 2025:
- opplever vi å være ett NTNU
- har vi modernisert og utviklet det teknisk-administrative støtteapparatet
- velger de beste studentene NTNU
Fellestjenesten og systemet ville bestå av systemplattformen ServiceNow og arkivkjernen Documaster. I tillegg ble det utviklet særskilt prosesstøtte for innsyn, styre, råd og utvalg, søknad om kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Plattformen kan benyttes til utvikling av brukerorienterte tjenester og digitale arbeidsprosesser.
Organisering av prosjektet
Prosjektet var organisert i flere delprosjekt for å skape resultater innen ulike arbeidsområder som forvaltning, etablering av løsning, konfigurasjon og innholdsproduksjon, samt innføringsarbeid. Organiseringen endret seg over tid og avhengig av prosjektets oppgaver og tilgang på ressurser, hvor nye delprosjekter kom til og andre gikk ut.
Prosjekteier var Direktør for organisasjon og infrastruktur, og styringsgruppen bestod av ledere ved NTNU, representanter fra fagorganisasjonene og leder i arbeidsutvalget i Studenttinget.
Involvering og forankring i organisasjonen
NTNU Sak etablerte en modell med innføringsledere, prosessansvarlige og prosessrådgivere for å sikre brukermedvirkning, ivaretakelse av brukernes behov, samarbeid med kompetansemiljø, prosessrådgivere og system- og IT-administratorer. I tillegg samarbeidet prosjektet med avdelingene for å heve kvaliteten i saksbehandling.
Her finner du flere detaljer om prosjektet.
Vi er ett NTNU
Denne siden og undersider forvaltes av kommunikasjonsansvarlige i NTNU Sak.
Mediekontakt: prosjektleder Øyvind Hauge.
Relaterte ressurser:
Child Pages (5)
-
NTNU Sak - Innføringsaktiviteter
NTNU Sak-prosjektet er under restrukturering, siden er et historisk arkiv og vil utgå 13.09.2024. Innholdsfortegnelse [-] Aktiviteter våren 2024 Juni Mai Mars Februar Januar Aktiviteter høsten 2023...
-
NTNU Sak - Involvering av organisasjonen
Innholdsfortegnelse [-] Møter med organisasjonen Prosessansvarlige og nettverk for prosessrådgivere Involvering av og medvirkning fra brukere NTNU Sak som innføringsprosjekt var inndelt i ulike...
-
NTNU Sak - Nytt saksbehandlingssystem
NTNU vil ikke motta løsningen, se hovedsiden for detaljer. Siden vil utgå 13.09.2024. Den nye løsningen for saksbehandling skulle hete NTNU Sak. Sammenlignet med dagens system ePhorte ville NTNU...
-
NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål
NTNU Sak-prosjektet er under restrukturering, denne siden vil utgå 13.09.2024. Her finner du ofte stilte spørsmål om NTNU Sak, med svar relevant for saksbehandlere, ledere, innføringsledere og...
-
NTNU Sak - Om prosjektet
NTNU Sak-prosjektet er under restrukturering høsten 2024, og denne siden vil oppdateres når det er klart hvordan prosjektet eventuelt videreføres eller avsluttes. Innholdsfortegnelse [-] Mål og...