Wikier

NTNU Sak - innføring

(Videresendt fra NTNU Sak - Innføringsprosjekt)

NTNU Sak – kvalitet i brukerorienterte tjenester

Tegning av ansatte som samarbeider. Illustrasjon.NTNU ønsker å heve kvaliteten i saksbehandling. NTNU skal også bruke saksbehandlingssystemet til å forbedre, fornye og forenkle prosesser og tjenester.

NTNU Sak er en standard fellestjeneste for saksbehandling som leveres av det nasjonale prosjektet UH Sak.

English web page: NTNU Sak - Implementation project

Har du spørsmål om prosjektet eller det vi jobber med? Bruk skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak» på NTNU Hjelp.

 

Innføringsaktiviteter

 

Hvordan blir du berørt?

Leder

Som leder får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt, fordeling, godkjenning og delegering av saker. Du kan også bruke verktøyet i utvikling av din egen enhet da du får fullstendig oversikt over status på alle saker ved din enhet og hvem som jobber med hvilke saker. Du får møteverktøy for styrer, råd og utvalg, og gjennomføring av møter og dokumentasjon av saksbehandling i ett grensesnitt.

Du vil dra nytte av bedre oversikt over, og fordeling av saker for dine kollegaer/ansatte. Godkjenning og andre operasjoner kan enkelt gjøres på PC og mobil. Et bedre verktøy vil forenkle hverdagen for dine ansatte og redusere behovet for opplæring.

Les gjerne om hva du som leder må forberede deg på før innføring av nytt saksbehandlingssystem.

Saksbehandler

Som saksbehandler får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt og formidling av saker. Du får også støtte i de fire saksprosessene som innføres først; generell saksbehandling, innsyn, kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Du får møteverktøy som medlem eller utvalgssekretær i styrer, råd og utvalg.

Les gjerne om hva du som saksbehandler må forberede deg på før innføring av nytt saksbehandlingssystem.

Vitenskapelig ansatt

Som vitenskapelig ansatt vil du bidra med faglig vurdering og deltakelse i styre, råd og utvalg slik du gjør i dag. Forskjellen blir at oppgavene utføres via det nye systemet. Du vil jobbe sømløst med faglig vurdering i f.eks. godkjenning av utdanning, når du skal sende egne søknader som ansatt, f.eks. søknad om kompetanseopprykk, og innkalling, referat og som møteverktøy når du er medlem i styrer, råd og utvalg. Det vil også gi en bedre oversikt over tidligere saker sånn at du unngår å gi en faglig begrunnelse i lignende saker flere ganger.

Student

Som student får du tilgang til å sende søknader til NTNU, f.eks. godkjenning av utdanning. Du får også tilgang til møteverktøy som representant i formelle styrer, råd og utvalg ved NTNU.

Ekstern samarbeidspartner

Som ekstern samarbeidspartner får du tilgang til møteverktøy som medlem i styrer, råd og utvalg. Du får også tilgang til faglig vurdering i saksbehandling, f.eks. som ekstern sensor.

Du har mulighet til å be om innsyn.


På Innsida får du et innblikk i hvordan det nye systemet vil se ut.

Drifts- og forvaltningspersonell

Du som jobber med å drifte og forvalte det nye systemet, vil få opplæring både i selve systemet, dokumentasjonen av systemet samt tid til å sette deg inn i det nye systemet før vi setter det i drift. NTNU Sak-prosjektet har ansvar for opplæring i prosjektperioden.

Overgang til nytt saksbehandlingssystem

Kurs og opplæring

NTNU Sak vil tilby opplæring i nytt saksbehandlingssystem for ulike brukergrupper ved NTNU:

  • Ledere - både enhetsledere og ledere i ulike styrer, råd og utvalg
  • Saksbehandlere
  • Drifts- og forvaltningspersonell av nytt system

NTNU Sak jobber med å forberede opplæring i det nye saksbehandlingssystemet. Våren 2024 kan du fortsatt delta på NTNU Sak-kafeer der du får høre om systemet og de ferdiglagde prosessene for innsyn, utdanning og kompetanseopprykk, og i styrer råd og utvalg.

Her kan du lese mer om hvordan vi tilpasser opplæring til alle ved NTNU.

NTNU Sak lager e-læringsressurser for vitenskapelig ansatte som på ulike måter bidrar med vurderinger i forbindelse med saksbehandling.

Den nye temasiden om saksbehandling ved NTNU inneholder alt du trenger som leder og saksbehandler.

Hvordan ser det nye saksbehandlingssystemet ut?

Alle ansatte får en egen portal med flere ulike oppgaver for å bidra inn i saksbehandling eller for selv å starte en sak som ansatt. Ansattportalen vil også gi alle ansatte som medlemmer i ulike styrer, råd og utvalg tilgang til møteportalen. Møteverktøyet vil ivareta all saksbehandling tilknyttet møter i styre, råd og utvalg.

Alle saksbehandlere får i tillegg tilgang til et eget grensesnitt for saksbehandling med oversikt over tildelte saker, pågående saker og ferdige saker. Saksbehandlere får god støtte i saksbehandlingen med hjelp underveis i hvert steg i saksbehandlingen. Det er enkelt å invitere andre inn i saken, ansatte eller eksterne, for å bidra inn som medsaksbehandlere. All kommunikasjon mellom saksbehandlerne gjøres i verktøyet og en kan lett samskrive saker i fellesskap.

På siden om nytt saksbehandlingssystem kan du se hvordan det nye systemet ser ut.

Nytt saksbehandlingssystem

Overgangen fra dagens saksbehandling til NTNU Sak

Før du går over til det nye saksbehandlingssystemet, må du rydde og arkivere dokumenter i ePhorte.Her kan du lese mer om rydding og arkivering.

Du vil få tilgang til rutiner som gjelder i overgangsperioden mellom nytt og gammelt system. Overgangsrutinene blir publisert før beredskapsperioden begynner. Beredskapsperioden starter 6-8 uker før vi går over til nytt system.

Tidslinje - hva skjer når?

Det nasjonale prosjektet UH Sak jobber med å ferdigstille systemet sammen med leverandør og planlegger ny akseptansetest av systemet. NTNU Sak antas å få systemet til NTNU til våren 2025. Beslutning om innføringstidspunkt ved NTNU vil først tas etter at akseptansetesten og løsningen er godkjent. Når vi planlegger oppstarten, unngår vi innføring i eksamensperiode og semesterstart.

Brukerstøtte

Det å samle brukerstøtten i nettverk kan bidra til å innføre beste praksis som bedre ivaretar tilbudet på tvers av NTNU, og tjenesten kan bedre tilpasses brukerens behov. Slik utvikler vi brukerstøtten i innføringsprosjektet i NTNU Sak.

Tilganger

Prosjekteieren og styringsgruppa har poengtert at løsningen for tilgangsstyring må gjenspeile NTNUs digitale strategi om Ett NTNU. Vi har vurdert ulike løsninger, diskutert scenario og fått mange gode innspill fra forskjellige administrative fagmiljøer ved NTNU. Vi har tatt utgangspunkt i informasjonen vi har samlet inn fra ansatte innen HR og utdanning, og styringsgruppens ønsker.

I innføringsprosjektet jobber vi nå med tekniske avklaringer og forankring i ledelsen for hvordan vi skal rigge tilgangsstyringen inne i systemet. Når denne fasen avsluttes, vil du få informasjon om hvordan tilgangsstyring i systemet vil være, og hva du må gjøre for å få de tilgangene du trenger for å kunne bruke systemet. Dette er informasjon vi vil forankre godt i organisasjonen gjennom innføringsledere og linjeledere, før vi endelig lander en løsning for tilgangsstyring for hele NTNU.

Prosjekteieren og styringsgruppa har poengtert at løsningen for tilgangsstyring må gjenspeile NTNUs digitale strategi om Ett NTNU. Vi har testet ulike løsninger, diskutert scenario og fått mange gode innspill. Vi har tatt utgangspunkt i informasjonen vi har samlet inn fra ansatte innen HR og utdanning, og styringsgruppens ønsker.

Tilgangsstyring

Om innføringsprosjektet

Bakgrunn

Denne siden har som hensikt å informere aktuelle interessenter om prosjektarbeidet i NTNU Sak. Prosjektet startet i mars 2021 og er forventet å være avsluttet i løpet av 2025.

NTNU Sak er et innføringsprosjekt som skal motta ny saksbehandlingsløsning fra det nasjonale prosjektet UH Sak. Målet er å anskaffe nye tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. NTNU har påtatt seg rollen som pilot i det nasjonale prosjektet. NTNU Sak som prosjekt skal innføre det nye saksbehandlingssystemet og bidra til å forbedre, fornye og forenkle prosesser, løsninger og tjenester for saksbehandling ved NTNU.

Prosjektets mål

Prosjektet NTNU Sak skal understøtte NTNUs strategiske mål:

«Vi har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne. Hver medarbeiders kompetanse blir verdsatt og utviklet systematisk.»

Fremtidens saksbehandling bidrar til å realisere NTNUs strategi. Innen 2025:

  • opplever vi å være ett NTNU
  • har vi modernisert og utviklet det teknisk-administrative støtteapparatet
  • velger de beste studentene NTNU

Fellestjenesten og systemet består av prosessplattformen ServiceNow og arkivkjernen Documaster. I tillegg utvikles støtte for innsyn, styre, råd og utvalg, søknad om kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Plattformen kan benyttes til utvikling av brukerorienterte tjenester og digitale arbeidsprosesser.

Organisering av prosjektet

Prosjektet er organisert i flere delprosjekt for å skape resultater innen ulike arbeidsområder som forvaltning, etablering av løsning, konfugurasjon og innholdsproduksjon samt innføringsarbeid. Organiseringen vil endre seg avhengig av prosjektets oppgaver og tilgang på ressurser, men allikevel sånn at det til enhver tid ivaretar prosjektets mål.

Prosjekteier er Direktør for organisasjon og infrastruktur, og styringsgruppen består av ledere ved NTNU, representanter fra fagorganisasjonene og leder i arbeidsutvalget i Studenttinget.

Involvering og forankring i organisasjonen

NTNU har etablert en modell med innføringsledere, prosessansvarlige og prosessrådgivere for å sikre brukermedvirkning, ivaretakelse av brukernes behov, samarbeid med kompetansemiljø, prosessrådgivere og system- og IT-administratorer. I tillegg samarbeider prosjektet med Avdeling for dokumentasjonsforvaltning om opplæring og brukerstøtte ut mot avdelinger, fakultet og institutt for å heve kvaliteten i saksbehandling.

Her finner du flere detaljer om prosjektet.

Vi er ett NTNU

Denne siden og undersider forvaltes av kommunikasjonsansvarlige i NTNU Sak.

Mediekontakt: prosjektleder Øyvind Hauge.

Child Pages (5)

  • NTNU Sak - Innføringsaktiviteter

    Innholdsfortegnelse [-] Aktiviteter våren 2024 Juni Mai Mars Februar Januar Aktiviteter høsten 2023 Desember November Oktober September August Aktiviteter våren 2023 Juni Mai April Februar Januar...

  • NTNU Sak - Involvering av organisasjonen

    Innholdsfortegnelse [-] Møter med organisasjonen Innføringsledere ved enhetene på NTNU Prosessansvarlige og nettverk for prosessrådgivere Involvering av og medvirkning fra brukere Delprosjektenes...

  • NTNU Sak - Nytt saksbehandlingssystem

    Den nye løsningen for saksbehandling vil hete NTNU Sak. Sammenlignet med dagens system vil det ha mer støtte for saksbehandling bygget inn i verktøyet, også for brukerne av tjenester og skjema. Det...

  • NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål

    Her finner du ofte stilte spørsmål om NTNU Sak, med svar relevant for saksbehandlere, ledere, innføringsledere og andre. Mange svar er over tid omgjort til informasjon på temasiden for...

  • NTNU Sak - Om prosjektet

    Innholdsfortegnelse [-] Mål og mandat Overordna mål Prosjektmandat Prosjektorganisering Delprosjekter Mål og mandat Overordna mål Prosjektet er eit strategisk tiltak som byggjer opp under NTNU sitt...