Som leder får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt, fordeling, godkjenning og delegering av saker. Du får også et mulig verktøy i utvikling av egen enhet. Du får møteverktøy for styrer, råd og utvalg, og gjennomføring av møter og dokumentasjon av saksbehandling i ett grensesnitt.

Du vil dra nytte av bedre oversikt over, og fordeling av saker for dine kollegaer/ansatte. Godkjenning og andre operasjoner kan enkelt gjøres på PC og mobil. Et bedre verktøy vil forenkle hverdagen for dine ansatte og redusere behovet for opplæring.

Som saksbehandler får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt og formidling av saker. Du får også støtte i de fire saksprosessene som innføres først; generell saksbehandling, innsyn, kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Du får møteverktøy som medlem eller utvalgssekretær i styrer, råd og utvalg.

Som vitenskapelig ansatt vil du bidra med faglig vurdering og deltakelse i styre, råd og utvalg slik du gjør i dag. Forskjellen blir at oppgavene utføres via den nye løsningen. Du vil jobbe sømløst med faglig vurdering i f.eks. godkjenning av utdanning, når du skal sende egne søknader som ansatt, f.eks. søknad om kompetanseopprykk, og innkalling, referat og som møteverktøy når du er medlem i styrer, råd og utvalg. Det vil også gi en bedre oversikt over tidligere saker sånn at du unngår å gi en faglig begrunnelse i lignende saker flere ganger.

Som student får du tilgang til å sende søknader til NTNU, f.eks. godkjenning av utdanning. Du får også tilgang til møteverktøy som representant i styrer, råd og utvalg.

Som ekstern får du tilgang til møteverktøy som medlem i styrer, råd og utvalg. Du får også tilgang til faglig vurdering i saksbehandling, f.eks. som ekstern sensor.

Du får også mulighet til å be om innsyn.

Du som jobber med å drifte og forvalte den nye løsningen, vil få opplæring både i selve systemet, dokumentasjonen av systemet samt tid til å sette deg inn i den nye løsningen før vi setter den i drift. NTNU Sak-prosjektet har ansvar for opplæring i prosjektperioden.

NTNU Sak vil tilby opplæring i ny saksbehandlingsløsning for ulike brukergrupper ved NTNU:

• Ledere - både enhetsledere og ledere i ulike styrer, råd og utvalg
• Saksbehandlere
• Drifts- og forvaltningspersonell av ny løsning

NTNU Sak jobber med å forberede opplæring i den nye saksbehandlingsløsningen. Høsten 2023 kommer det NTNU Sak-kafeer hvor vi vil informere om løsningen og de ferdiglagde prosessene for innsyn, utdanning og kompetanseopprykk, og i styrer råd og utvalg.  

NTNU Sak er i ferd med å designe generell opplæring i saksbehandling. I høst kommer det fagspesifikk opplæring i innsyn, utdanning og kompetanseopprykk, og i styrer råd og utvalg.

Her kan du lese mer om hvordan vi tilpasser opplæring til alle ved NTNU.

Den nye temasiden om saksbehandling ved NTNU inneholder alt du trenger som leder og saksbehandler.

Alle ansatte får en egen portal med flere ulike oppgaver for å bidra inn i saksbehandling eller for selv å starte en sak som ansatt. Denne portalen vil også gi alle ansatte som medlemmer i ulike styrer, råd og utvalg, tilgang til møteportalen hvor all saksbehandling tilknyttet møter, vil bli gjennomført.  

Alle saksbehandlere får i tillegg tilgang til et eget grensesnitt for saksbehandling med oversikt over tildelte saker, pågående saker og ferdige saker. Saksbehandlere får god støtte i saksbehandlingen med hjelp underveis i hvert steg i saksbehandlingen. Det er enkelt å invitere andre inn i saken, ansatte eller eksterne, for å bidra inn som medsaksbehandlere. All kommunikasjon mellom saksbehandlerne gjøres i verktøyet og en kan lett samskrive saker i fellesskap.

Se bilder fra ny saksbehandlingsløsning (pdf) 

Før du kan gå over til det nye saksbehandlingssystemet, må du rydde og arkivere dokumenter i ePhorte. Her kan du lese mer om rydding og arkivering.

Du vil få tilgang til rutiner som gjelder i overgangsperioden mellom nytt og gammelt system. Overgangsrutinene blir publisert før beredskapsperioden begynner. Beredskapsperioden starter 6-8 uker før vi går over til nytt system. 

Det nasjonale prosjektet UH Sak jobber med å ferdigstille løsningen sammen med leverandør og starter straks opp akseptansetest av løsningen. NTNU Sak antas å få løsningen til NTNU i november 2023. Beslutning om innføringstidspunkt ved NTNU vil først tas etter akseptansetest er gjennomført og løsningen er godkjent. Tidligste tidspunkt for oppstart med ny løsning er april 2024. Neste mulighetsvindu er september/oktober 2024 fordi NTNU ønsker å unngå innføring midt i eksamensperioder og semesterstart.

I innføringsprosjektet jobber vi nå med tekniske avklaringer og forankring i ledelsen for hvordan vi skal rigge tilgangsstyringen inne i løsningen. Når denne fasen avsluttes, vil du få informasjon om hvordan tilgangsstyring i systemet vil være, og hva du må gjøre for å få de tilgangene du trenger for å kunne bruke løsningen. Dette er informasjon vi vil forankre godt i organisasjonen gjennom innføringsledere og linjeledere, før vi endelig lander en løsning for tilgangsstyring for hele NTNU.

Prosjekteieren og styringsgruppa har poengtert at løsningen for tilgangsstyring må gjenspeile NTNUs digitale strategi om Ett NTNU. Vi har testet ulike løsninger, diskutert scenario og fått mange gode innspill. Vi har tatt utgangspunkt i informasjonen vi har samlet inn fra ansatte innen HR og utdanning, og styringsgruppens ønsker. 

Tilgangsstyring