Wikier

NTNU Sak - innføring

(Videresendt fra NTNU Sak - Innføringsprosjekt)

NTNU Sak – kvalitet i brukerorienterte tjenester

Tegning av ansatte som samarbeider. Illustrasjon.NTNU Sak er en del av et nasjonalt initiativ som skal forbedre, fornye og forenkle prosesser, løsninger og tjenester.

NTNU Sak er NTNUs innføringsprosjekt av ny saksbehandlingsløsning i sektoren. Formålet med innføring av ny løsning er å heve kvalitet i saksbehandlingen. NTNU skal også anvende løsningen til å forbedre, fornye og forenkle prosesser og tjenester.

English web page: NTNU Sak - Implementation project

Har du spørsmål om prosjektet eller det vi jobber med? Bruk skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak» på NTNU Hjelp.

Hvordan blir jeg berørt?

Leder

Som leder får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt, fordeling, godkjenning og delegering av saker. Du får også et mulig verktøy i utvikling av egen enhet. Du får møteverktøy for styrer, råd og utvalg, og gjennomføring av møter og dokumentasjon av saksbehandling i ett grensesnitt.

Du vil dra nytte av bedre oversikt over, og fordeling av saker for dine kollegaer/ansatte. Godkjenning og andre operasjoner kan enkelt gjøres på PC og mobil. Et bedre verktøy vil forenkle hverdagen for dine ansatte og redusere behovet for opplæring.

Saksbehandler

Som saksbehandler får du verktøy for samarbeid, koordinering, oversikt og formidling av saker. Du får også støtte i de fire saksprosessene som innføres først; generell saksbehandling, innsyn, kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Du får møteverktøy som medlem eller utvalgssekretær i styrer, råd og utvalg.

Vitenskapelig ansatt

Som vitenskapelig ansatt vil du bidra med faglig vurdering og deltakelse i styre, råd og utvalg slik du gjør i dag. Forskjellen blir at oppgavene utføres via den nye løsningen. Du vil jobbe sømløst med faglig vurdering i f.eks. godkjenning av utdanning, når du skal sende egne søknader som ansatt, f.eks. søknad om kompetanseopprykk, og innkalling, referat og som møteverktøy når du er medlem i styrer, råd og utvalg. Det vil også gi en bedre oversikt over tidligere saker sånn at du unngår å gi en faglig begrunnelse i lignende saker flere ganger.

Student

Som student får du tilgang til å sende søknader til NTNU, f.eks. godkjenning av utdanning. Du får også tilgang til møteverktøy som representant i styrer, råd og utvalg.

Ekstern

Som ekstern får du tilgang til møteverktøy som medlem i styrer, råd og utvalg. Du får også tilgang til faglig vurdering i saksbehandling, f.eks. som ekstern sensor.

Du får også mulighet til å be om innsyn.

Drifts- og forvaltningspersonell

Du som jobber med å drifte og forvalte den nye løsningen, vil få opplæring både i selve systemet, dokumentasjonen av systemet samt tid til å sette deg inn i den nye løsningen før vi setter den i drift. NTNU Sak-prosjektet har ansvar for opplæring i prosjektperioden.

Overgang til ny saksbehandlingsløsning

Kurs og opplæring

NTNU Sak vil tilby opplæring i ny saksbehandlingsløsning for ulike brukergrupper ved NTNU:

  • Ledere - både enhetsledere og ledere i ulike styrer, råd og utvalg
  • Saksbehandlere
  • Drifts- og forvaltningspersonell av ny løsning

NTNU Sak jobber med å forberede opplæring i den nye saksbehandlingsløsningen. Høsten 2023 kommer det NTNU Sak-kafeer hvor vi vil informere om løsningen og de ferdiglagde prosessene for innsyn, utdanning og kompetanseopprykk, og i styrer råd og utvalg.  

NTNU Sak er i ferd med å designe generell opplæring i saksbehandling. I høst kommer det fagspesifikk opplæring i innsyn, utdanning og kompetanseopprykk, og i styrer råd og utvalg.

Her kan du lese mer om hvordan vi tilpasser opplæring til alle ved NTNU.

Den nye temasiden om saksbehandling ved NTNU inneholder alt du trenger som leder og saksbehandler.

Hvordan ser det den nye saksbehandlingsløsningen ut?

Alle ansatte får en egen portal med flere ulike oppgaver for å bidra inn i saksbehandling eller for selv å starte en sak som ansatt. Denne portalen vil også gi alle ansatte som medlemmer i ulike styrer, råd og utvalg, tilgang til møteportalen hvor all saksbehandling tilknyttet møter, vil bli gjennomført.  

Alle saksbehandlere får i tillegg tilgang til et eget grensesnitt for saksbehandling med oversikt over tildelte saker, pågående saker og ferdige saker. Saksbehandlere får god støtte i saksbehandlingen med hjelp underveis i hvert steg i saksbehandlingen. Det er enkelt å invitere andre inn i saken, ansatte eller eksterne, for å bidra inn som medsaksbehandlere. All kommunikasjon mellom saksbehandlerne gjøres i verktøyet og en kan lett samskrive saker i fellesskap.

Se bilder fra ny saksbehandlingsløsning (pdf) 

Overgangen fra dagens praksis i saksbehandling til NTNU Sak

Før du kan gå over til det nye saksbehandlingssystemet, må du rydde og arkivere dokumenter i ePhorte. Her kan du lese mer om rydding og arkivering.

Du vil få tilgang til rutiner som gjelder i overgangsperioden mellom nytt og gammelt system. Overgangsrutinene blir publisert før beredskapsperioden begynner. Beredskapsperioden starter 6-8 uker før vi går over til nytt system. 

Tidslinje - hva skjer når?

Det nasjonale prosjektet UH Sak jobber med å ferdigstille løsningen sammen med leverandør og starter straks opp akseptansetest av løsningen. NTNU Sak antas å få løsningen til NTNU til våren 2024. Beslutning om innføringstidspunkt ved NTNU vil først tas etter akseptansetest er gjennomført og løsningen er godkjent. Tidligste tidspunkt for oppstart med ny løsning er oktober 2024 fordi NTNU ønsker å unngå innføring midt i eksamensperioder og semesterstart.

Tilganger

I innføringsprosjektet jobber vi nå med tekniske avklaringer og forankring i ledelsen for hvordan vi skal rigge tilgangsstyringen inne i løsningen. Når denne fasen avsluttes, vil du få informasjon om hvordan tilgangsstyring i systemet vil være, og hva du må gjøre for å få de tilgangene du trenger for å kunne bruke løsningen. Dette er informasjon vi vil forankre godt i organisasjonen gjennom innføringsledere og linjeledere, før vi endelig lander en løsning for tilgangsstyring for hele NTNU.

Prosjekteieren og styringsgruppa har poengtert at løsningen for tilgangsstyring må gjenspeile NTNUs digitale strategi om Ett NTNU. Vi har testet ulike løsninger, diskutert scenario og fått mange gode innspill. Vi har tatt utgangspunkt i informasjonen vi har samlet inn fra ansatte innen HR og utdanning, og styringsgruppens ønsker. 

Tilgangsstyring

Mer om prosjektet

Siste nytt i innføringsarbeidet

Her finner du informasjon om aktiviteter i oktober og november.

Innføringsaktiviteter

Brukerstøtte

Det å samle brukerstøtten i nettverk kan bidra til å innføre beste praksis som bedre ivaretar tilbudet på tvers av NTNU, og tjenesten kan bedre tilpasses brukerens behov. Slik utvikler vi brukerstøtten i innføringsprosjektet i NTNU Sak.

Bakgrunn

Denne siden har som hensikt å informere aktuelle interessenter i prosjektperioden NTNU Sak foregår. Prosjektet startet i mars 2021 og er forventet å være avsluttet innen desember 2024.

NTNU er del av et nasjonalt initiativ for å anskaffe nye tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. NTNU har påtatt seg rollen som pilot i det nasjonale prosjektet. Dagens arkivløsning ved NTNU, ePhorte, ble innført i 2006. ePhorte er ikke så godt egnet for saksbehandling. Det begynner å bli utdatert, og er derfor overmodent for utskiftning.

Prosjektets mål

Prosjektet NTNU Sak skal understøtte NTNUs strategiske mål:

«Vi har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne. Hver medarbeiders kompetanse blir verdsatt og utviklet systematisk.»

Fremtidens saksbehandling bidrar til å realisere NTNUs strategi. Innen 2025:

  • opplever vi å være ett NTNU
  • har vi modernisert og utviklet det teknisk-administrative støtteapparatet
  • velger de beste studentene NTNU

Tjenesten/løsningen består av prosessplattformen ServiceNow og arkivkjernen Documaster. I tillegg utvikles støtte for innsyn, styre, råd og utvalg, søknad om kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Plattformen kan benyttes til utvikling av brukerorienterte tjenester og digitale arbeidsprosesser.

Organisering av prosjektet

Prosjektet etablerer delprosjekt, og organiseringen vil endre seg avhengig av prosjektets oppgaver og tilgang på ressurser, men allikevel sånn at det til enhver tid ivaretar prosjektets mål.

Prosjekteier er Direktør for organisasjon og infrastruktur, og styringsgruppen består av ledere ved NTNU, representanter fra fagorganisasjonene og leder i arbeidsutvalget i Studenttinget.

Involvering og forankring i organisasjonen

NTNU har etablert en modell med innføringsledere, prosessansvarlige og prosessrådgivere for å sikre brukermedvirkning, ivaretakelse av brukernes behov, samarbeid med kompetansemiljø, prosessrådgivere og system- og IT-administratorer. I tillegg samarbeider prosjektet med Avdeling for dokumentasjonsforvaltning om opplæring og brukerstøtte ut mot avdelinger, fakultet og institutt for å heve kvaliteten i saksbehandling.

Her finner du flere detaljer om prosjektet.

Vi er ett NTNU

Denne siden og undersider forvaltes av kommunikasjonsansvarlige i NTNU Sak. 

Child Pages (12)

  • NTNU Sak - Arbeid med å understøtte saksprosesser

    Innholdsfortegnelse [-] Saksprosesser i funksjonsanalysen (FUP) Gjennomgående prosesser Utarbeidelse av støttemateriale til saksprosessene Å jobbe med konkretisering og forbedring av interne...

  • NTNU Sak - Forvaltning

    Innholdsfortegnelse [-] Hva jobber vi med? Hvordan skal vi utvikle og etablere en forvaltningsorganisasjon? Hvem er vi som jobber i NTNU - Sak Forvaltning? NTNU Sak - Forvaltning er et delprosjekt...

  • NTNU Sak - Innføringsaktiviteter

    Innholdsfortegnelse [-] Aktiviteter høsten 2023 November Oktober September August Aktiviteter våren 2023 Juni Mai April Februar Januar Aktiviteter høsten 2022 November og desember Oktober September...

  • NTNU Sak - Involvering av organisasjonen

    Innholdsfortegnelse [-] Møter med organisasjonen Innføringsledere ved enhetene på NTNU Nettverk for fagspesialister og fagnettverk for prosessrådgivere Involvering av og medvirkning fra brukere...

  • NTNU Sak - Konfigurasjon og innholdsproduksjon

    NTNU Sak - Konfigurasjon og innholdsproduksjon er et delprosjekt i NTNU Sak, som er etablert for å jobbe med å gjøre de nødvendige konfigureringene i NTNU Sak som gjør at systemet fungerer på NTNU....

  • NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål

    Ettersom NTNU Sak har utviklet seg har vi mottatt mange spørsmål, og her finner du svar på en rekke av de. Merk at både NTNU Sak og NTNU er i stadig utvikling, og at alle svar kan endre seg. Du kan...

  • NTNU Sak - Om prosjektet

    Innholdsfortegnelse [-] Mål og mandat Overordnede mål Prosjektmandat Prosjektorganisering Delprosjekter Mål og mandat Overordnede mål Prosjektet er et strategisk tiltak som bygger opp under NTNUs...

  • NTNU Sak - Tilgangsstyring i ServiceNow

    Hvem har ikke irritert seg over å ikke ha tilgang til systemer slik man har behov for? I NTNU Sak har vi tatt utgangspunkt i organisasjonens ønsker og brukernes behov når vi har jobbet frem...

  • NTNU Sak Brukerstøtte

    Innholdsfortegnelse [-] NTNU Brukerstøtte som uformelt nettverk Faser i utvikling av brukerstøtten NTNU Sak Brukerstøtte er en del av NTNU Sak Innføring, og har som formål å sikre et skalerbart...

  • NTNU Sak Etablering av løsning

    NTNU Sak Etablering av løsning er et delprosjekt i NTNU Sak etablert for å sikre at den nye plattformen for saksbehandling fungerer som forventet. Det inkluderer overgang fra gammelt system –...

  • NTNU Sak Opplæring

    Innholdsfortegnelse [-] Hva jobber vi med nå? Fase 1: Bli kjent med offentlig forvaltning Fase 2: Saksbehandling ved NTNU Fase 3: Innføring av NTNU Sak – verktøysfokus Fase 4: Rollebasert opplæring...

  • Saksområder og saksprosesser

    I det nye systemet for saksbehandling, NTNU Sak, vil det være nødvendig å forstå hvordan NTNUs virksomhetsområder med underliggende saksområder, og der igjen underliggende saksprosesser, henger...