Innføring av NTNU Sak som løsning innebærer involvering av organisasjonen på alle ulike nivå. Mottaksprosjektet er inndelt i ulike delprosjekter som alle involverer organisasjonen i de oppgavene delprosjektene jobber med:

• NTNU Sak Innføring
• NTNU Sak Etablering av løsning
• NTNU Sak Forvaltning
• NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon

Arbeidet fra delprosjektene skal overleveres til linjeorganisasjonen i løpet av innføringsperioden til NTNU Sak. Se også siden om innføringsaktiviteter for prosjektet.

Møter med organisasjonen

Prosjektet organiserer informasjonsmøter med innføringslederne på fakultet og Fellesadministrasjonen annenhver uke, og holder SESAM og de ulike LOSAM orientert om prosjektarbeidet. Innføringslederne har informasjonsansvaret for egne enheter inkludert lederarenaer og LOSAM. Prosessansvarlige følger opp prosessrådgivere fra høsten 2023 i egne fagnettverk med jevnlige møter som forberedelse til innføring av NTNU Sak. Prosjektet bidrar også i ulike møter enhetene organiserer selv etter avtale.

Innføringsledere ved enhetene på NTNU

For å bidra til en smidig innføring ved NTNU har prosjektet opprettet et forum for innføringsledere, som består av ledere ved NTNU og er bindeledd mellom de ansatte og prosjektet. Disse er:

• Elin Cecilie Balstad, NV
• Eli Rones Reitan, SU
• Anne Rossvoll, IV
• Gunnar Bendheim, ØK
• Hanne Siri Sund, HF
• Ivar Margido Jensås, VM
• Bernt Asle Arntsen, IE
• Ellen Fjellheim Opland, MH
• Kjersti Møller, AD
• Kirsti Overgaard Vestad, Campusprosjektet
• Ingrid Volden, VIRK
• Eirik Halvorsen Næss, EIENDOM
• Knut Aspås, Rektors stab
• Sven K. Strøm, UB
• Hanne Nordal, UB
• Nina Andersen, UB
• Nora-Marie Brattebø, UA
• Ragnar Veien Tundal, UA
• Anette Sofie Knutsen, UA
• Heine Skipnes, IT
• Gunn Kristin Haukdal, KOMM
• Janne Østvang, FIE
• Hans-Christian Ristad, DOKU
• Asbjørn Wexsahl, ØKavd
• Rasmus Hugdahl, HR/HMS
• Janne Gjengaar, HR/HMS
• Jens Petter Nygård, Stab organisasjon og infrastruktur

Nettverk for fagspesialister og fagnettverk for prosessrådgivere

Prosjektet har etablert et eget nettverk for fagspesialister som består av fagspesialister fra fakultet, institutt og fellesadministrative avdelinger med fagkompetanse på generell saksbehandling, godkjenning av utdanning, kompetanseopprykk, innsyn og styrer, råd og utvalg. Fagspesialistene bidrar inn i testing av ny løsning, design av opplæring og brukerstøtte samt innføring av ny løsning lokalt ved egne enheter. Rollen som fagspesialist knyttet til prosjektet er midlertidig.

Våren 2023 ble det opprettet permanente prosessrådgiveroller for de samme fagområdene. Høsten 2023 og våren 2024 vil arbeidet med gjennomføring av opplæring, brukerstøtte og prosessrådgivning organiseres sammen med prosessrådgiverne. Prosessrådgiverne vil inngå i egne fagnettverk drevet av prosessansvarlige for følgende områder:

• Saksbehandling
• Innsyn
• Styrer, råd og utvalg,
• Godkjenning utdanning
• HR saksbehandling (kompetanseopprykk)

En oversikt over prosessrådgiverne og fagspesialistene finner du i prosjektportalen til NTNU.

Involvering av og medvirkning fra brukere

Involvering av ansatte og studenter og berørte organisatoriske enheter er svært viktig. Vi setter derfor stor pris på hjelp til å ha dialog med berørte grupperinger. Ta derfor gjerne kontakt med prosjektleder Øyvind Hauge om det er noen du er usikre på om vi har involvert i tilstrekkelig grad.

Vi jobber på følgende måte for å sikre god involvering. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Etablering av møtearena for innføringsledere
• Involvering av ressurspersoner i kartlegging, konfigurasjon og testing av arbeidsprosessene
• Etablering av eget nettverk for fagspesialister som involveres i testing av ny løsning, bidra inn i design av opplæring og brukerstøtte samt forberedelser til innføring
• Kartlegging av berørte interessentgrupper
• Jevnlig og tydelig kommunikasjon fra prosjektet
• Representasjon fra fakultet, institutt, ansatte og studenter i prosjektets styringsgruppe
• Deltagelse i ulike arenaer som SESAM, LOSAM, Dekanmøtet, Administrativt lederutvalg, Fakultetsforum, HR-sjefforum og andre arenaer. Underlag til møter vi er i legges under møter på prosjektportalen (krever innlogging som NTNU-bruker)

Delprosjektenes involvering av organisasjonen

Innføring

Delprosjektet Innføring jobber med generell involvering av organisasjonen, design og gjennomføring av opplæring og av brukerstøtte. Innføringsteamet i prosjektet jobber tett med linja for å planlegge, forberede og gjennomføre overlevering til linjeorganisasjonen i løpet av innføringsperioden til NTNU Sak. Innføringsarbeid fra prosjektet sin side skal være ferdigstilt i løpet av 2024.

Etablering av løsning

Delprosjektet Etablering av løsning jobber med involvering av organisasjonen på de spesifikke arbeidsområdene konvertering av data fra ePhorte til ny løsning, integrasjoner, robotisering, infrastruktur, tilgangsstyring og masterdata.

Høsten 2023 jobber Etablering med løsning med følgende enheter på NTNU:

• Avdeling for dokumentasjonsforvaltning
• IT-utvikling
• IT-strategi og -styring
• IT-drift
• IT-forvaltning

NTNU Sak som prosjekt skal bidra sammen med NTNU for å finne løsninger for hvordan mottak av ny løsning med eierskap til tjenester og prosesser skal organiseres. Hvilke deler av organisasjonen som skal ha eierskap for de ulike tjenestene og prosessene er ikke avklart våren 2022.

Forvaltning

Delprosjektet Forvaltning jobber med involvering av organisasjonen på de spesifikke arbeidsområdene overlevering til organisasjon av løsning og etablering av forvaltningsorganisasjon.

Høsten 2023 jobber Forvaltning med følgende enheter ved NTNU:

• Avdeling for dokumentasjonsforvaltning
• Avdeling for virksomhetsstyring
• IT-utvikling
• IT-strategi og -styring
• IT-drift
• IT-forvaltning

Konfigurering og innholdsproduksjon

Delprosjektet konfigurering og innholdsproduksjon jobber med å konfigurere den nye saksbehandlingsløsningen samt fylle den med innhold i form av maler og skjema. I tillegg etablerer delprosjektet en produksjonslinje for utarbeidelse av innhold samt setter i gang produksjonen av dette i prosjektperioden.

Høsten 2023 jobber Konfigurering og innholdsproduksjon med følgende enheter ved NTNU:

• Avdeling for dokumentasjonsforvaltning
• IT-utvikling
• IT-strategi og -styring
• IT-drift
• IT-forvaltning