NTNU Sak - Involvering av organisasjonen - Kunnskapsbasen
NTNU Sak - Involvering av organisasjonen
NTNU Sak var inndelt i ulike delprosjekter som alle involverte organisasjonen i de oppgavene de jobbet med. Arbeidet fra delprosjektene skulle overleveres til linjeorganisasjonen i løpet av mottaksperioden og innføringsperioden.
Møter med organisasjonen
Prosjektet organiserte informasjonsmøter med innføringsledere på fakultet og i Fellesadministrasjonen omtrent annenhver uke, og holdt blant andre SESAM og AMU orientert om prosjektarbeidet. Innføringslederne hadde informasjonsansvaret for egne enheter inkludert lederarenaer og egne LOSAM. Prosessansvarlige fulgte opp prosessrådgivere i egne nettverk med jevnlige møter som forberedelse til innføring av NTNU Sak. Prosjektet bidro også i ulike møter enhetene organiserte selv.
Prosessansvarlige og nettverk for prosessrådgivere
For å jobbe med prosessforbedring og forberedelse av mottak av ny saksbehandlingsløsning, var det utpekt prosessansvarlige for de fem prosessene. Prosjektet piloterte de fem saksprosessene Basis saksbehandling, Godkjenning av utdanning, Kompetanseopprykk, Innsyn og Styrer, Råd og Utvalg, med formål å sikre prosessforbedring som en del av innføringen.
Oppdraget til nettverkene var å bidra til at prosessene var innholdsmessig rigget med de skjema og maler, i tillegg til annen informasjon som lover, forskrifter, reglement og rutiner. De prosessansvarlige hadde ansvaret for å utforme og gjennomføre opplæring og brukerstøtte.
Du kan lese mer om prosessorganisering ved NTNU på sidene Prosesseierskap og Prosessorganisering – roller og ansvar.
Involvering av og medvirkning fra brukere
Involvering av ansatte, studenter og berørte organisatoriske enheter var viktig. Det ble blant annet jobbet på følgende måte for å sikre god involvering:
- Egen møtearena for innføringsledere
- Involvering av ressurspersoner i kartlegging, konfigurasjon og testing av arbeidsprosessene
- Etablering av nettverk for prosessrådgivere som involveres i testing av ny løsning, bidra inn i design av opplæring og brukerstøtte samt forberedelser til innføring
- Kartlegging av berørte interessentgrupper
- Jevnlig og tydelig kommunikasjon fra prosjektet gjennom egne informasjonsmøter for ledere og NTNU Sak cafeer for ansatte
- Representasjon fra fakultet, institutt, ansatte og studenter i prosjektets styringsgruppe
- Deltagelse i ulike arenaer som SESAM, LOSAM, Dekanmøtet, Administrativt lederutvalg, Arbeidsmiljøutvalget, Fakultetsforum, HR-sjefforum og andre arenaer
En annen form for medvirkning foregikk ved at prosjektet svarte ut spørsmål som møtedeltakere hadde og publiserte dem på nettsiden NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål.