Innføring av NTNU Sak som løsning innebærer involvering av organisasjonen på alle ulike nivå. Mottaksprosjektet er inndelt i ulike delprosjekter som alle involverer organisasjonen i de oppgavene delprosjektene jobber med:

• NTNU Sak Innføring
• NTNU Sak Etablering av løsning
• NTNU Sak Forvaltning
• NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon

Arbeidet fra delprosjektene skal overleveres til linjeorganisasjonen i løpet av innføringsperioden til NTNU Sak. Se også siden om innføringsaktiviteter for prosjektet.

Møter med organisasjonen

Prosjektet organiserer informasjonsmøter med innføringslederne på fakultet og Fellesadministrasjonen annenhver uke, og holder SESAM og AMU orientert om prosjektarbeidet. Innføringslederne har informasjonsansvaret for egne enheter inkludert lederarenaer og egne LOSAM. Prosessansvarlige følger opp prosessrådgivere fra høsten 2023 i egne nettverk med jevnlige møter som forberedelse til innføring av NTNU Sak. Prosjektet bidrar også i ulike møter enhetene organiserer selv etter avtale.

Innføringsledere ved enhetene på NTNU

For å bidra til en smidig innføring ved NTNU har prosjektet opprettet et forum for innføringsledere, som består av ledere ved NTNU og er bindeledd mellom de ansatte og prosjektet. Disse er:

• Elin Cecilie Balstad, NV
• Eli Rones Reitan, SU
• Anne Rossvoll, IV
• Gunnar Bendheim, ØK
• Hanne Siri Sund, HF
• Ivar Margido Jensås, VM
• Bernt Asle Arntsen, IE
• Ellen Fjellheim Opland, MH
• Kjersti Møller, AD
• Kirsti Overgaard Vestad, Campusprosjektet
• Ingrid Volden, VIRK
• Eirik Halvorsen Næss, EIENDOM
• Knut Aspås, Rektors stab
• Sven K. Strøm, UB
• Hanne Nordal, UB
• Nina Andersen, UB
• Nora-Marie Brattebø, AUD
• Ragnar Veien Tundal, AUD
• Anette Sofie Knutsen, AUD
• Heine Skipnes, IT
• Gunn Kristin Haukdal, KOMM
• Oddrun Walstad Maaø, FIE
• Hans-Christian Ristad, DOKU
• Asbjørn Wexsahl, ØKavd
• Rasmus Hugdahl, HR/HMS
• Janne Gjengaar, HR/HMS
• Jens Petter Nygård, Stab organisasjon og infrastruktur

Prosessansvarlige og nettverk for prosessrådgivere

Som en del av prosjektet piloterer vi de fem saksprosessene generell saksbehandling, godkjenning av utdanning, kompetanseopprykk, innsyn og styrer, råd og utvalg. Hovedformålet er å sikre prosessforbedring i de fem prosessene som en del av innføringen.

For å jobbe med prosessforbedring og forberedelse av mottak av ny saksbehandlingsløsning, er det oppnevnt prosessansvarlige for de fem prosessene. Basis saksbehandling og styrer, råd og utvalg er hovedprosesser og legger føringer for alle andre saksprosesser. Innen de fem prosessene er det også oppnevnt prosessrådgivere som jobber i nettverk med prosessansvarlig innen hver prosess.

Prosessrådgiverne vil inngå i egne fagnettverk drevet av prosessansvarlige for følgende områder:

• Saksbehandling
• Innsyn
• Styrer, råd og utvalg,
• Godkjenning utdanning
• HR saksbehandling (kompetanseopprykk)

En oversikt over prosessrådgiverne og fagspesialistene finner du i prosjektportalen til NTNU.

Oppdraget til nettverkene er å bidra til at prosessene er innholdsmessig rigget med de skjema og maler som trengs, i tillegg til annen informasjon som lover, reglement, forskrifter og rutiner. Som en del av prosessforbedringsarbeidet får de prosessansvarlige og prosessrådgiverne anledning til å bidra inn i testing og design av opplæring og brukerstøtte. De prosessansvarlige har ansvaret for å utforme og gjennomføre opplæring i prosessene med nytt verktøy.

Du kan lese mer om prosessorganisering ved NTNU her: Prosesseierskap og Prosessorganisering – roller og ansvar.

Involvering av og medvirkning fra brukere

Involvering av ansatte og studenter og berørte organisatoriske enheter er svært viktig. Vi setter derfor stor pris på hjelp til å ha dialog med berørte grupperinger. Ta derfor gjerne kontakt med prosjektleder Øyvind Hauge om det er noen du er usikre på om vi har involvert i tilstrekkelig grad.

Vi jobber på følgende måte for å sikre god involvering. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Egen møtearena for innføringsledere
• Involvering av ressurspersoner i kartlegging, konfigurasjon og testing av arbeidsprosessene
• Etablering av nettverk for prosessrådgivere som involveres i testing av ny løsning, bidra inn i design av opplæring og brukerstøtte samt forberedelser til innføring
• Kartlegging av berørte interessentgrupper
• Jevnlig og tydelig kommunikasjon fra prosjektet
• Representasjon fra fakultet, institutt, ansatte og studenter i prosjektets styringsgruppe
• Deltagelse i ulike arenaer som SESAM, LOSAM, Dekanmøtet, Administrativt lederutvalg, Fakultetsforum, HR-sjefforum og andre arenaer. Underlag til møter vi er i legges under møter på prosjektportalen (krever innlogging som NTNU-bruker)

En annen form for medvirkning foregår ved at vi svarer ut spørsmål som møtedeltakere har og publiserer dem på nettsiden NTNU Sak – Ofte stilte spørsmål. Her legger vi også ut svar på spørsmål som ansatte sender inn til NTNU Hjelp via skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak».

Delprosjektenes involvering av organisasjonen

Innføring

Delprosjektet Innføring jobber med generell involvering av organisasjonen, design og gjennomføring av opplæring og av brukerstøtte. Innføringsteamet i prosjektet jobber tett med linja for å planlegge, forberede og gjennomføre overlevering til linjeorganisasjonen i løpet av innføringsperioden til NTNU Sak.

Etablering av løsning

Delprosjektet Etablering av løsning jobber med involvering av organisasjonen på de spesifikke arbeidsområdene konvertering av data fra ePhorte til ny løsning, integrasjoner, robotisering, infrastruktur, tilgangsstyring og masterdata.

Forvaltning

Delprosjektet Forvaltning jobber med involvering av organisasjonen på de spesifikke arbeidsområdene overlevering til organisasjon av løsning og etablering av forvaltningsorganisasjon.

Konfigurering og innholdsproduksjon

Delprosjektet Konfigurering og innholdsproduksjon jobber med å konfigurere den nye saksbehandlingsløsningen samt fylle den med innhold i form av maler og skjema. I tillegg etablerer delprosjektet en produksjonslinje for utarbeidelse av innhold samt setter i gang produksjonen av dette i prosjektperioden.