NTNU Sak som innføringsprosjekt var inndelt i ulike delprosjekter som alle involverte organisasjonen i de oppgavene delprosjektene jobber med:

• NTNU Sak Innføring
• NTNU Sak Etablering av løsning
• NTNU Sak Forvaltning
• NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon

Arbeidet fra delprosjektene skulle overleveres til linjeorganisasjonen i løpet av innføringsperioden til NTNU Sak.

Møter med organisasjonen

Prosjektet organiserte informasjonsmøter med innføringslederne på fakultet og i Fellesadministrasjonen annenhver uke, og holdt SESAM og AMU orientert om prosjektarbeidet. Innføringslederne hadde informasjonsansvaret for egne enheter inkludert lederarenaer og egne LOSAM. Prosessansvarlige følger opp prosessrådgivere fra høsten 2023 i egne nettverk med jevnlige møter som forberedelse til innføring av NTNU Sak. Prosjektet bidro også i ulike møter enhetene organiserte selv etter avtale.

Prosessansvarlige og nettverk for prosessrådgivere

Som en del av prosjektet pilotertes de fem saksprosessene Basis saksbehandling, Godkjenning av utdanning, Kompetanseopprykk, Innsyn og Styrer, Råd og Utvalg. Hovedformålet var å sikre prosessforbedring i de fem prosessene som en del av innføringen.

For å jobbe med prosessforbedring og forberedelse av mottak av ny saksbehandlingsløsning, var det utpekt prosessansvarlige for de fem prosessene. Basis saksbehandling og Styrer, Råd og Utvalg var hovedprosesser og la føringer for alle andre saksprosesser. Innen de fem saksprosessene var det også oppnevnt prosessrådgivere som jobbet i nettverk med prosessansvarlig innen hver prosess.

Oppdraget til nettverkene var å bidra til at prosessene er innholdsmessig rigget med de skjema og maler, i tillegg til annen informasjon som lover, reglement, forskrifter og rutiner. De prosessansvarlige har ansvaret for å utforme og gjennomføre opplæring og brukerstøtte.

Du kan lese mer om prosessorganisering ved NTNU her: Prosesseierskap og Prosessorganisering – roller og ansvar.

Involvering av og medvirkning fra brukere

Involvering av ansatte og studenter og berørte organisatoriske enheter er svært viktig. Det ble blant annet jobbet på følgende måte for å sikre god involvering:

• Egen møtearena for innføringsledere
• Involvering av ressurspersoner i kartlegging, konfigurasjon og testing av arbeidsprosessene
• Etablering av nettverk for prosessrådgivere som involveres i testing av ny løsning, bidra inn i design av opplæring og brukerstøtte samt forberedelser til innføring
• Kartlegging av berørte interessentgrupper
• Jevnlig og tydelig kommunikasjon fra prosjektet gjennom egne informasjonsmøter for ledere og NTNU Sak cafeer for ansatte
• Representasjon fra fakultet, institutt, ansatte og studenter i prosjektets styringsgruppe
• Deltagelse i ulike arenaer som SESAM, LOSAM, Dekanmøtet, Administrativt lederutvalg, Arbeidsmiljøutvalget, Fakultetsforum, HR-sjefforum og andre arenaer. Underlag til møter vi er i legges under møter på prosjektportalen (krever innlogging som NTNU-bruker)

En annen form for medvirkning foregikk ved at prosjektet svarte ut spørsmål som møtedeltakere hadde og publiserte dem på nettsiden NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål.