NTNU har gjennom delegasjonsreglementet tydeliggjort delegering av myndighet for NTNUs ulike forvaltningsområder til spesifikke prosesseiere. Avdelingene i Fellesadministrasjonen og Vitenskapsmuseet har forvaltningsansvaret og dermed prosesseierskap innen følgende funksjonsområder:

• Internadministrasjon
• Forskning og innovasjon
• Utdanning
• Formidling
• Museum og samling

Strategiske mål årsak til arbeid med prosesseierskap ved NTNU

NTNU har mål om at vi i 2025 har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og at vi yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne. For å lykkes med å yte gode tjenester for våre studenter, ansatte og eksterne samarbeidspartnere, er det avgjørende at vi lykkes med godt samarbeid om hvordan vi leverer våre tjenester. Prosessorganisering er et viktig grep for å stimulere til delingskultur og til at ressurser og kompetanse brukes på tvers av enheter.

Prosessorganisering innebærer en tydeliggjøring av hvilke ressurser som bidrar for å skape resultater og leveranser i en spesifikk prosess, fra ende-til-ende. Det innbefatter alle aktører som inngår i behandling av en sak i tillegg til alle verktøy og teknologi som en benytter i behandling av en sak, saken selv, samt resultatene av prosessen. For å kunne operasjonalisere prosessorganisering er tydeliggjøring av prosesseierskap avgjørende.

Fase 1: operasjonalisering av prosesseierskap – avklaring av eierskap

Høsten 2022 har NTNU startet arbeidet med plassering av prosesseierskap for alle saksprosesser ved NTNU. Arbeidet er iverksatt i forbindelse med arbeidet med innføring av nytt saksbehandlingsverktøy NTNU Sak. I perioden høsten 2022 til våren 2023 er det gjennomført minst 2 møter for gjennomgang med hver avdeling i Fellesadministrasjonen, representert ved alle avdelingsledere og deres ledergrupper.

Kartleggingen av prosesseierskap har tatt utgangspunkt i UH-sektorens felles Funksjonsanalyse, som er delt inn i Funksjon (F), underfunksjon (U) og (saks)prosess (P). Funksjonsanalysen gir i korte trekk en oversikt over ulike saksbehandlingsprosesser som forventes å produsere arkivpliktig materiale. Kartleggingen er samlet i en SharePoint-liste, og visualisert i et PowerBI-dashboard.

Funksjonsområdene (formidling, forskning, internadministrasjon, museum og samling, og utdanning) overlapper i grove trekk med avdelingenes ansvarsområder slik disse er definert i NTNUs delegasjonsreglement. Underfunksjonsområdene oppleves jevnt over som gjenkjennbare, og korresponderer noen ganger til etablerte seksjoner og faggrupper.Underfunksjonsområdene oppleves jevnt over som gjenkjennbare, og korresponderer noen ganger til etablerte seksjoner og faggrupper.

I fase 1 er det identifisert eierskap til saksområder under hvert funksjonsområde. I tillegg har avdelingslederne diskutert i ledergruppen med Direktør for organisasjon og infrastruktur (DOI), spesifikke saksprosesser hvor eierskap var vanskelig å plassere eller der det kunne være mulig med flere mulige prosesseiere. Eierskapet er fortsatt uavklart for et lite utvalg saksprosesser. Dette gjelder spesifikt prosesser som ligger på tvers av flere avdelinger i dag og som omhandler styring og utvikling av NTNU som organisasjon. Adressering av prosesseierskap til disse prosessene er lagt inn i prosjektet for Framtidas fellesadministrasjon.

Bevisstgjøring hos prosesseiere og partnere/interessenter om nødvendigheten av samarbeid på tvers av avdelinger og virksomhetsområder og -nivå om enkelte prosesser har vært en viktig effekt av et dialogbasert kartleggingsarbeid.

Fordelingen av saksprosesser ble oppdatert basert på dialogmøter og skriftlige innspill fra prosesseierne. Innenfor hvert funksjonsområde finnes saksprosesser som ivaretas i andre avdelinger enn grovsorteringen tilsier. For eksempel ligger en rekke ph.d.-relaterte prosesser i utgangspunktet under funksjonsområdet «utdanning», men eierskapet er plassert hos Avdeling for forskning, innovasjon og eksterne relasjoner. Funksjonsområdet «internadministrasjon» er fordelt på alle dagens avdelinger i fellesadministrasjonen.

Fase 2: operasjonalisering av prosesseierskap – identifisering av prosessansvarlige

Sentralt i operasjonalisering av prosesseierskap er tydeliggjøring av roller og ansvar. Dette er blitt gjort i konkrete prosessroller på det strategiske, taktiske og operative nivået. I fase 2 har prosesseierne startet arbeidet med å identifisere og melde inn prosessansvarlige for sine prosesser. I juni 2023 ble alle prosesseiere i fellesadministrasjonen bedt om å melde inn prosessansvarlige for sin prosessportefølje (ePhortesak 23/14615). Bestillingen ble svart ut på litt ulike måter. Enhetene har fått tilbud om oppfølging og bistand i dette arbeidet.

De overordnede rollene som er foreslått i prosessorganisering bygger på at prosesseiers strategiske ansvar for en prosess ende-til-ende delegeres til en prosessansvarlig. Prosessansvarlig får myndighet til å utføre taktisk og operativ oppfølging av prosessen i samgang med relevante prosessrådgivere og fagressurser på nivå 1, 2 og 3. Det er viktig at prosessansvarlige har tid og kompetanse til å følge opp arbeidet som følger med rollen. Av kapasitetshensyn er det blitt anbefalt at linjeledere som hovedregel ikke selv tar rollen som prosessansvarlig. Rollebeskrivelser og oppdrag til de ulike rollene er beskrevet mer i detalj under prosessorganisering - roller og ansvar.

Status innmelding av prosessansvarlige

Enheter med et overkommelig antall saksprosesser har jevnt over meldt inn prosessansvarlig for alle sine saksprosesser. Vi ser to hovedvarianter der

1. enkeltpersoner får en portefølje med en eller flere prosesser, eller
2. et prosessteam ved enheten får tildelt en prosessportefølje som forvaltes i fellesskap.

Enhetene har valgt ulike pragmatiske løsninger som fyller deres behov på nåværende tidspunkt.

Arbeidet med å aktivere de prosessansvarlige kanaliseres primært gjennom et eget påmønstringsprogram for prosessansvarlige høsten 2023. De 5 prosessansvarlige som ble plukket ut allerede våren 2023 for å pilotere arbeidet med prosessansvarlige, fikk et eget påmønstringsprogram for å starte opp arbeidet. NTNU Sak kommer som saksbehandlingsverktøy med 5 prosessområder og de prosessansvarlige for dette arbeidet utgjør pilot for arbeidet med prosessansvarlige og prosessrådgivere innen saksbehandling, innsyn, styrer, råd og utvalg samt kompetanseopprykk og godkjenning av utdanning. Det er utarbeidet egne ansvarskort for de 5 prosessansvarlige med beskrivelse av deres mandat og oppgaver, samt samspill med prosessrådgivere.

Videre arbeid med prosesseierskap

For eiere med store prosessporteføljer (50+ saksprosesser) er det utfordrende å håndtere porteføljen uten å gruppere saksprosesser til større prosessområder. Dette gjelder i hovedsak Avdeling for utdanning (144 saksprosesser), Avdeling for forskning, innovasjon og eksterne relasjoner (58 saksprosesser) og HR- og HMS-avdelingen (56 saksprosesser). I de fleste tilfeller er det som en start mulig å fordele saksprosessene til dagens seksjoner og arbeidsgrupper. Arbeidet med å identifisere og utvikle større prosessområder er et krevende modningsarbeid som vil ta tid.

Vitenskapsmuseet (VM) har en relativt stor portefølje (37 prosesser), som i hovedsak består av interne prosesser mellom enhet og egne fagmiljø, eller prosessflyt mellom VM og eksterne aktører.

Arbeidet med prosessorganisering vil ta tid. Det er nødvendig å jobbe videre med prosesseierskap og organisering ved NTNU i et større perspektiv som forholder seg til, men ikke er begrenset til, funksjonsanalysen for saksbehandlingsprosesser. Det kan også være nødvendig å samle og behandle eierskap til flere saksprosesser som en portefølje for å få til hensiktsmessig forvaltning av større gjennomgående prosesser og -områder. Videre arbeid vil foregå både opp mot Direktør for organisasjon og infrastruktur, og i dialog med prosesseiere og -ansvarlige.