Wikier

NTNU Sak - innføring

NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål

Her finner du ofte stilte spørsmål om NTNU Sak, med svar relevant for saksbehandlere, ledere, innføringsledere og andre. Mange svar er over tid omgjort til informasjon på temasiden for saksbehandling og på prosjektsidene ellers.

Har du spørsmål om prosjektet eller det vi jobber med? Bruk skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak» på NTNU Hjelp.


Opplæring

Vitenskapelige ansatte vil få en enkel og oversiktlig portal som leder inn til oppgaver de skal utføre, f.eks. faglig vurdering fra komite eller søknader de sender på egne vegne - kompetanseopprykk og annet. I tillegg får de som medlemmer i styrer, råd og utvalg et møteverktøy som vil gi god oversikt over møter, saksunderlag, agenda, referat og så videre. Mer informasjon vil komme på temasiden for saksbehandling.

Se siden Nytt saksbehandlingssystem for mer informasjon. Vi jobber også med muligheten for å teste løsningen før oppstart, men dette er enda ikke avklart.

For systemopplæring settes det opp webinarer og fysiske øvinger som vil bli lagt ut for påmelding i Læringsportalen. Se siden Plan for opplæring ved overgang til NTNU Sak for en oversikt over planen per nå.

Ja, alle som skal bruke saksbehandlingssystemet får tilbud om opplæring, slik at de best kan settes i stand til å anvende systemet i arbeidet med saksbehandling de er involvert i. Dette kan inkludere faglige vurderinger og anbefalinger i ulike saker, eller saksbehandling som medlem i råd, utvalg og/eller styrer.


Brukerstøtte

​NTNU Hjelp vil fortsatt være kanalen for henvendelser om brukerstøtte for systemet og fagområdene. Det er diskutert hvordan og hvorvidt bruken av NTNU Hjelp kan forbedres, men det er ikke planlagt å bytte ut NTNU Hjelp som felles system for støtte.

​Ja, denne muligheten og dette behovet er under diskusjon. Hvordan sammenhengen blir seende ut til slutt må vi komme tilbake til, men vi har et fokus på å skille saksbehandling fra brukerstøtte, og det er mulig å få til en integrasjon mellom systemene på lengre sikt.NTNU Sak blir i prinsippet det eneste, generelle systemet for saksbehandling og NTNU Hjelp forblir det sentrale systemet for brukerstøtte. Altså skal saksbehandling ikke gjøres i NTNU Hjelp, selv om vi er i den situasjonen at vi ennå ikke har erstattet ePhorte med NTNU Sak.
Brukerstøtte er i den kontekst hjelp til hvordan gjøre noe praktisk eller faglig, og saksbehandling utførelsen av det. Nytt system vil tilrettelegge for at studenter bruker portalene der til å søke og benytte tjenester, samt følge opp saksgang, mens koblingen til NTNU Hjelp er å gjøre det enkelt å komme i kontakt med støttepersonell før eller utenom behandlingen av en sak. Vi må gå opp og videre detaljere skillet mellom de to systemene denne høsten.

​​Feil meldes til NTNUs brukerstøtte for saksbehandling og forsøkt løst der. Dersom feil ikke kan løses hos NTNUs brukerstøtte vil den bli meldt til leverandør. Dersom feilen ikke ligger hos leverandør vil det startes feilsøking av leverandør og feilen vil bli rettet der den hører hjemme.

Forbedringsønsker vil bli meldt til prosesseier som vil prioritere ønskene ved NTNU. Dersom endringsønsket innvirker på fellesløsningen i sektoren må prosesseier via NTNUs produkteier ta med seg endringsønsket fra NTNU inn i sektorens produktforum for prioritering der. Sikt koordinerer produktforum på vegne av sektoren.


Overgang fra ePhorte

Løsningen er per oktober 2023 midt i akseptansetest. Vi har sett og testet løsning for å massegenerere vedtak, men det gjenstår arbeid med masseutsendelse av vedtakene. Det er litt for tidlig å svare på om/når masseutsendelse kommer på plass, men vi tror det kommer på plass og håper det er på plass til innføring.


Endringer i arbeidsprosesser

​​I det nye systemet vil det ikke være samlesaker, så dagens oppsett for personalmapper utgår. Ved nytt oppsett er disse inndelt etter prosessen de tilhører, som gir en klarere struktur. Når du saksbehandler i nytt system vil du forholde deg til saksprosessen du jobber i, heller enn arkivstrukturen.

Her er et illustrasjonbilde på hvordan dette er tiltenkt
Foto NTNU Sak

​Vi må være tydelige på at løsningen er under utvikling og at vi enda ikke vet eksakt hvilke støtte som blir bygget inn fra dag én. Dette vil utvikle seg etter som sektoren tar i bruk løsningen.Våren 2024 jobber prosjektet sammen med alle prosesseiere i fellesadministrasjonen med å identifisere og produsere nødvendig støttemateriale til de ulike saksområdene.

​​NTNU Sak vil erstatte ePhorte i sin helhet for ordinær saksbehandling, med mindre det utvikles spesiallaget funksjonalitet for prosessen i et annet fagsystem, f.eks. SAP eller FS.Utover søknad om kompetanseopprykk er det enn så lenge ikke planlagt egen spesialutviklet støtte i NTNU Sak for ansettelser og forlengelser. HR-saker vil dermed løses med basis funksjonalitet for saksbehandling.

​​Som saksbehandler vil du bruke den nye løsningen som kommer med NTNU Sak til å gjennomføre alt av saksbehandling som du i dag gjør i ePhorte. Arbeidsoppgaver som gjelder behov til betaling, lønn, prosjekt og regnskap vil løses i BOTT ØL-løsningene. Hvilke arbeidsoppgaver som løses i hvilket system er ikke endelig avklart, men prosjektet ønsker at arbeidshverdagen blir enklere ved innføring av nytt system.

​Studenten må søke for å få godkjent emner. Enn så lenge vil det ikke være automatisk, uoppfordret godkjenning av utdanning.

​Ny løsning for styrer, råd og utvalg (SRU) legger til rette for planlegging, gjennomføring og etterarbeid med møter i styrer, råd og utvalg. Hvorvidt utvalgssekretær skal delta på møter i fremtiden avhenger av hvilke oppgaver utvalgssekretæren har knyttet til de ulike SRU. Dette vil være et lokalt spørsmål avhengig av hvilke oppgaver en i dag har lagt til en utvalgssekretær til de ulike spesifikk SRU.

​​Standardisering av arbeidsoppgaver er et arbeid som kommer til å ta tid å gjennomføre for alle arbeidsoppgaver vi gjør når vi saksbehandler. NTNU Sak-løsningen gir oss anledning til å standardisere arbeidet med godkjenning av utdanning, kompetanseopprykk, innsyn og hvordan vi arbeider med saksbehandling knyttet til gjennomføring og etterarbeid i styrer, råd og utvalg.På sikt vil vi jobbe videre med å utvikle nye tjenester og dermed standardisere de arbeidsprosessene som produserer og leverer tjenestene. Fagspesialistenes rolle i dette er avgjørende for å få innspill til hvordan vi best kan utvikle og innføre standardiserte prosesser og tjenester. I første omgang er fagspesialistnettverket opprettet som en del av innføringsarbeidet med NTNU Sak. Hva som vil være fagspesialistnettverkets innretning, oppdrag og formål idet videre etter innføringen i 2023 vil vi komme tilbake til i løpet av våren 2023.

​For prosesser hvor det bygges egen prosess-støtte vil det være aktuelt å vurdere muligheten for tilbakeskriving til FS (eller andre relevante fagsystem). Dette må imidlertid vurderes per prosess. For godkjenning av utdanning, som er en av de første prosessene som får egen støtte, jobbes det med tilbakeskriving til FS.

​​ServiceNow er ikke organisert i mappestruktur, men sorterer saker med utgangspunkt i ulike typer metadata. For å ivareta funksjonen til de gamle studentmappene kan vi for eksempel forhåndsdefinere ulike filtre, eller søke på metadata, for å hente frem sammenstilling av informasjon om for eksempel en type saker knyttet til en bestemt student.

​Du gjør saksbehandling hvis du vurderer, utreder og behandler saker, søknader, notater, høringer og andre skriv som har verdi som dokumentasjon. De alminnelige reglene om offentlig saksbehandling, består av veildedningsplikt (§11), plikt til å avgjøre saken uten ugrunnet opphold (§11 a) og taushetsplikt (§13, jamfør Forvaltningslovens kapittel 3.Saksbehandling er det du gjør i et dokument i egenskap av din stilling i virksomheten. Det skal generelt lite til av overveielser før noe regnes som saksbehandling. Kilde Arkivverket.

Løsningen inneholder verktøy for å kunne lage automatisert saksbehandling hvis dette er hensiktsmessig og om det settes av ressurser til å gjøre det. Det er imidlertid ingen konkrete planer foreløpig.De første sporene av automatisk saksbehandling vi vil se, er at i løsningen for godkjenning av utdanning vil det komme muligheter for å lage regler som foreslår vedtak for emner som ofte godkjennes.

​Funksjonaliten for basis saksbehandling skal dekke alle basisbehov for saksbehandling og skal erstatte ePhorte i sin helhet.

​​Løsningen leveres i tillegg med utviklet støtte for (1) søknad om kompetanseopprykk, (2) søknad om godkjenning av utdanning, (3) innsyn, og (4) gjennomføring av styre, råd og utvalg. I tillegg har NTNU startet arbeidet med en håndfull andre prosesser og integrasjoner.

Fra dag én vil løsningen i liten grad erstatte andre verktøy enn ePhorte. På sikt kan det være aktuelt å utvikle integrasjoner med andre fagsystem og nye digitale tjenester i løsningen som kan supplere eller erstatte andre verktøy. Så langt er det ikke laget konkrete planer for dette.

​​Prosjektøkonomer som bruker ePhorte i dag til arkivering av prosjektets dokumentasjon skal gjøre dette i NTNU Sak i fremtiden.

Alle saker må (1) knyttes til en organisasjonsenhet som eier, og (2) knyttes til en saksprosess. Saken kan flyttes mellom organisasjonsenheter.Saker kan (1) plukkes av en saksbehandler som har tilgang til saker av denne typen på denne organisasjonsenheten, eller (2) tildeles en saksbehandler av en saksfordeler med riktige tilganger.

​I grensesnittet kombineres nedtrekksmeny med søk, så du kan "skrive-mens-du-søker" etter tittel på sakstypen. En forhåndsfiltrering etter tilganger vil gjøre dette enda enklere, men det må vi se nærmere på.

Rent teknisk vil det med stor sannsynlighet være mulig å utarbeide en løsning for skikkethetsvurdering i NTNU Sak. På nåværende tidspunkt er det imidlertid ikke planer for dette. Et slikt arbeid mot prioriteres opp mot andre utviklingsmuligheter på plattformen. Så langt vi er kjent med diskuteres det også oppfølging av evaluering av praksis i forbindelse med modernisering av FS. Vi anbefaler derfor å følge opp dette spørsmålet mot prosesseier utdanning for å avklare valg av løsning, og eventuell prioritering inn i arbeidet mot NTNU Sak-plattformen.


Innføring

Ja, NTNU Sak som prosjekt har fått tilført ressurser til å kunne øke kapasiteten noe i forbindelse med oppstart av nytt saksbehandlingssystem. ​I oppstartsfasen hvor alle ledere og saksbehandlere skal i gang med å bruke nytt system forventer vi at det kan bli mange nye ting å sette seg inn i. Vi har utarbeidet en egen plan for opplæring i oppstartsfasen. I tillegg jobber vi med å legge en detaljert plan for brukerstøtten spesielt i beredskapsperioden de første ukene etter oppstart.

Vi forventer også noe merarbeid knyttet til å fortsette med pågående saker, samt sikre nødvendige tilganger. Ressurser, arbeidsbelastning og risiko er noe NTNU Sak har kontinuerlig fokus på sammen med innføringsledere. Vi har også tett dialog med innføringsledere for å oppfordre til at det settes av tilstrekkelig tid og kapasitet lokalt til å håndtere innføringen.

NTNU Sak har i stor grad lagt opp til forankringsarbeid i samarbeid med prosjekteier Roar Tobro. Vi har vært i dekanmøtet, rektorat, SESAM, ALU, HR-sjefforum, fakultetsforum og andre faste arenaer. Vi har etablert faste møter med (1) innføringsledere for fakultet og fellesadministrasjonen, (2) faste informasjonsmøter for alle administrative ledere og (3) webinar/kafeer som er åpne for alle ansatte. I tillegg spiller innføringslederne på fakultet - administrative ledere - en viktig rolle som bindeledd mellom prosjekt og egen organisasjon på fakultet og institutt.

Materiale fra gjennomførte møter kan finnes på SharePoint. Se også våre sider på Innsida og spesielt siden Involvering av organisasjonen.

​NTNU Sak har et tett samarbeid med spesielt UH Sak, Digitaliseringsprogrammet og avdelingsdirektørene for de mest berørte fellesadministrative avdelingene. I tillegg har prosjektet god og jevnlig dialog med innføringsledere og ansattrepresentanter i Arbeidsmiljøutvalget og SESAM. Dette for å gjøre nødvendige vurderinger og treffe hensiktsmessige tiltak for å gi en så god innførings som mulig. Dette inkluderer blant annet opplæring, brukerstøtte, tilgangsstyring og tilrettelegging som gjør endringene enklere å håndtere.

I tillegg til tiltak som treffes rundt NTNU Sak, er lokal oppfølging på fakultet, institutt og avdelinger svært viktig. Her har innføringsledere og linjeledere ansvaret for å følge opp og legge til rette for sine ansatte, dette inkluderer også oppfølging av LOSAM. Vi oppfordrer ansatte til å ha dialog med sin leder og innføringslederen for sitt fakultet/avdeling.

Innføring av ny løsning for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning ved NTNU forskyves fra 2024 til 2025. Nytt innføringstidspunkt bestemmes senere.NTNU er avhengig av et nasjonalt sektorsamarbeid (UH Sak) som anskaffer en ny løsning for hele sektoren. Her gjenstår det arbeid for å sikre riktig kvalitet i sektorløsningen. Det jobbes med forbedringer blant annet (1) grensesnittet mellom saksbehandlingsløsningen og arkivkjernen, (2) arbeidsverktøyet for dokumentasjonsforvaltere og (3) å styrke funksjonaliteten for saksbehandlere. Omfanget av dette arbeidet er såpass stort at det ikke er mulig med innføring for NTNU i 2024.Etter at løsningen er ferdig utviklet må NTNU gjennomføre egne godkjenningstester, ferdigstille opplæringsmateriale, samt gjennomføre opplæring av driftsressurser og sluttbrukere. I parallell med forberedende aktivitet til innføringen, jobber også NTNU med viktig kvalitetshevende arbeid innen saksbehandling. Arbeidet involverer hele organisasjonen og mye av det er ikke direkte avhengig av ny løsning.

​De fire prosessene - Innsyn, Kompetanseopprykk, Godkjenning av utdanning og Styre, Råd og Utvalg, samt Basis saksbehandling - har hovedfokus for innføringen. De har gjennom våren 2023 blitt plassert i organisasjonen med prosesseiere, som har utpekt prosessansvarlige, og det jobbes videre med å utpeke prosessrådgivere. Du kan lese mer om dette på siden Arbeid med å understøtte saksprosesser på Innsida.

​Ledere og saksbehandlere skal få tilbud om opplæring før oppstart. Prosjektet planlegger med en seksukers periode med opplæring før oppstart. Tidspunkt og omfang vil vi vite mer om når vi har mottatt løsningen ved NTNU.

Det er prosessansvarlige med sine prosessgrupper som lager støttemateriale for sine saksområder og saksprosesser. Noe vil leveres som standard med nytt system og noe vil måtte utvikles lokalt ved NTNU, hvor sistnevnte vil gis støtte til fra prosjektet ut fra en prioritering.

​Nytt saksbehandlingssystem skal løse de samme oppgavene som dagens, men forhåpentligvis på en bedre måte. Akkurat i overgansperioden må man forberede seg på at det vil være nødvendig å bli kjent med et nytt system og at det vil være noen ekstraoppgaver knyttet til å fortsette arbeidet med pågående saker. Vi er tydelig på dette ovenfor innføringsledere og det er viktig at linjen tar høyde for dette i planlegging av oppgaver rundt oppstarten. Informasjon om overgangen og innføring finner du på temasiden for saksbehandling, og se også siden med ofte stilte spørsmål.

​NTNU har svært mange kompetente saksbehandlere. Samtidig har vi i stort både varierende kompetanse og praksis for saksbehandling, og det er behov for å utvikle både denne kompetansen og praksisen uavhengig av system.​ Med et større fokus på at alle skal bruke samme verktøy for saksbehandling så vil enheter med lav kompetanse og mangelfull praksis i saksbehandling nok merke et større trykk på å utvikle sin kompetanse og praksis.

​Det er utfordrende å svare på hva innføringen av nytt system vil bety for kompetansen på enhetene, det kommer veldig an på hvordan NTNU velger å utvikle og ta i bruk løsningen. Det kan bli mer automatikk og dermed færre manuelle oppgaver, flere utviklingsoppgaver, større mulighet for samarbeid eller flytting av oppgaver, økt fokus på kvalitet og likebehandling, og så videre.

Det er per november 2023 ikke endelig avklart hvordan NTNU kommer til å gjennomføre tilgangsbestillinger. Vi ser på muligheter for å gjøre mest mulig automatisk.

​Hvem som er påkoblet prosjektet og i hvilken rolle har vi en oversikt over på SharePoint, og på Innsida finnes også informasjon om hvem som sitter i styringsgruppen.


Annet


Organisering

​UH Sak har ansvar for anskaffelse og utvikling av fellestjenesten til UH-sektoren. NTNU Sak har ansvar for innføring av denne tjenesten på NTNU, samt å være nasjonal pilot. Prosjektene er dermed gjensidig avhengig av hverandre og samarbeider derfor tett. Arbeidet med de to prosjektene går også ofte inn i hverandre, spesielt som følge av at flere NTNU-ansatte er med i begge prosjektene.

Støttemateriale til NTNU Sak omfatter mye, og det skilles i hovedsak mellom praktisk støtte og faglig informasjon. I systemet skal innhold være tilgjengelig for å gi støtte til brukeren og saksbehandler der de er, når de er der. Utenom - som regel på Innsida - skal innhold være tilgjengelig som forklarer det faglige rundt en søknadsprosess, et saksområde eller en saksprosess.Dette for å gjøre det enklest mulig å finne det man trenger, uten at støttematerialet konkurrer om plass i systemet. Det vil selvfølgelig lenkes mellom disse, inkludert relevante eksternt materiale som er til hjelp for saksbehandlingen.

​NTNU kan bestemme hvem som skal ha tilgang til den nye saksbehandlingsløsningen som får navnet NTNU Sak. ServiceNow er plattformen som saksbehandlingsløsningen er bygget på. Saksbehandlingsløningen vil ha to grensesnitt som ansatte vil kunne forholde seg til (1) en enkel portalløsning for alle ansatte hvor de kan bruke tjenester rettet mot ansatte og/eller gjøre enkle oppgaver som faglige vurderinger som ledd i behandling av en sak og (2) en arbeidsflate for saksbehandlere for arbeid med saker.

​​Alle ansatte og studenter kan benytte tjenester i portalen. Det vil også bli løsninger for at eksterne, for eksempel, sensorer eller medlemmer av styrer, råd og utvalg skal kunne benytte løsningen. Ansatte (saksbehandlere) vil ha egne grensesnitt for sine arbeidsprosesser. Det er ikke begrensninger på lisenser til saksbehandlere/operatører så lenge de har riktig tilknytning til NTNU.

​Prosjektet har jobbet tett sammen med BOTT ØL i deres innføringsperiode, men kommunikasjon mellom enhetene og nivåene ved NTNU vil foregå i ServiceNow når det innføres. Vi følger prinsippet om at NTNU Hjelp er en plattform for brukerstøtte, ikke saksbehandling.

​​I avtalen med leverandøren skilles det mellom feilmeldinger og endringsanmodning. Direkte feil i løsningen eller nedetid kan brukerne melde inn via brukerstøtte som melder videre via en samhandlingsportal til leverandøren. Leverandøren skal da svare og utbedre feilen. Dette er litt viktig da det er en tjenestenivåavtale med leverandør ("service level agreement"). Dersom leverandøren bryter disse kravene vil det gi økonomiske konsekvenser. Tilbakemeldig til bruker om når feilen er utbedret går via brukerstøtte. Blant annet er det krav til responstid og feilrettingstid.Endringshåndtering er en litt annen prosess. Siden vi har anskaffet en felles løsning for UH-sektoren må endringsønsker behandles i de rette kanaler og organer. Det har vært dialog med leverandør og Sikt om dette. Tanken er at det vil bli utnevnt produkteiere for NTNU som deltar i et produkteierforum i regi av Sikt. Der vil det skje prioriteringer av endringsønskene for sektoren. Endringer som er spesifikke for NTNU og som ikke påvirker andre i sektoren kan bestilles direkte via leverandør og må da dekkes av NTNU.

​Alle prosessansvarlige skal delta i et onboardingsprogram for prosessansvarlige høsten 2023. Formålet er å sette prosessansvarlige i stand til å starte arbeidet med prosessforbedring av egne prosesser. De tekniske ressursene som skal jobbe med å utvikle prosesser teknisk i den nye løsningen vil få opplæring som prosessdesigner. innføringsleder eller prosessrådgiver. Snakk med innføringsleder eller prosessrådgiver ved din enhet for mer informasjon.

​Det er ikke endelig bestemt hvordan tildeling av roller i saksbehandlingsløsningen skal skje. Våren 2024 jobber prosjektet med å avklare hvordan endelig tilgangsstyringsmodell for NTNU Sak skal bli. Som del av arbeidet med å utforme tilgangsstyringsmodellen involverer vi i prosjektet alle prosesseiere for alle saksområder ved NTNU i tillegg til dialog med innføringsledere og mulighet for innspill til modellen på informasjonsmøte for ledere og NTNU Sak-kafe i løpet av februar og mars 2024. Vi vil gi ut informasjon på Innsida om tilgangsstyringsmodellen så snart som den er avklart.

Prosjektet jobber for å avklare dette så raskt som mulig, og arbeidet har kommet langt i å identifisere prosesseiere. Eierskapet må imidlertid bestemmes utenfor prosjektet, og det kan være områder hvor det ikke umiddelbart er åpenbart hvem som bør være prosesseier.

Operasjonaliseirngen og forståelsen av prosesseierskap vil være en utviklingsoppgave som NTNU vil jobbe med over lengre tid.

​På NTNU jobber vi med å avklare hvem som skal ha eierskapet og ansvaret for prosessutvikling. I sektoren jobbes det også med å avklare en modell for felles forvaltning. Enn så lenge er verken lokal eller nasjonal organisering endelig landet.


Endrings-/forbedringsønsker

​Spørsmålet kan forstås på to ulike måter

Om Tilgangsstyring Vil de som jobber i HR også ha tilgang til å saksbehandle enkeltpersoners saker om godkjenning av utdanning?

Dette vil avhenge av hvordan en setter opp tilgangsstyring av saksområder generelt sett og knytter saksbehandlere til ulike sakbehandlerroller. Per 16.10.23 jobber prosjektet med å vurdere hvordan den tekniske løsningen best mulig kan støtte NTNUs behov for en tilgangsstyring som er så åpen som mulig og så lukket som nødvendig.

Om Innsyn Vil de som jobber i HR også ha innsyn i ferdigbehandlede saker om godkjenning av utdanning for stipendiater?

Dette kan være informasjon som påvirker tilsettingsforholdet til stipendiaten og som kan være nyttig at ender i personalmappen til stipendiaten i rollen som ansatt. Hvis det er dette forholdet spørsmålet dreier seg om, så er svaret Vi har per 16.10.23 ikke fullstendig oversikt over den endelige funksjonaliteten i saksprosessen Godkjenning av utdanning og om dette er et behov det blir tatt høyde for i utviklingen av funksjonaliteten og arkivering av denne typer saker som spesifikt gjelder for stipendiater. Det kan dekkes ved forbedring av standardisert løsning som kommer og som kan videreprioriteres inn i et endrings- og forbedringsarbeid etter innføring av løsningen.

​​For å ivareta personopplysninger, sikkerhet, standardisering, årenhet, dokumentasjonskrav og så videre, vil det trolig ikke være aktuelt at hver enkelt saksbehandler eller enhet lager egne skjema. Dette kan endre seg når vi får mer erfaring med løsningen, slik at prosessutvikling stadig kan flyttes nærmere de som jobber i prosessene. I alle fall til å begynne med vil det nok være mest aktuelt at utvikling skjer i samarbeid med et team har nødvendig kompetanse og sikrer at vi ivaretar alle viktig hensyn.Gitt prioritet, og gitt at dette ikke mer hensiktsmessig inngår i andre løsninger, kan registrering av f.eks. utenlandsreiser være et område hvor det utvikles løsninger i NTNU Sak.

Løsningen har nødvendige byggeklosser for å kunne lage en arbeidsavtale som signeres av en nyansatt. Det må imidlertid lages skjema og arbeidsflyter for dette. På nåværende tidspunkt foreligger det ikke konkrete planer for å lage dette, men dette behovet er kartlagt i pågående arbeid med oversikt over skjema og maler for hele NTNU. Samtidig jobber også NTNU med et nytt HR-system. Vi anbefaler derfor at spørsmålet følges opp mot prosesseier på HR-området både om valg av løsning og om prioritering av hvilke skjema/arbeidsflyter som eventuelt bør prioriteres inn i NTNU Sak.

​Vi vil få mulighet til å utvikle egne saksflyter for NTNUs felles saksprosesser og standardiserte rutiner. Vi vil kunne ta i bruk saksflyter utviklet av andre UH-institusjoner og tilpasse de til NTNU.


Om funksjonalitet

​Både og. Vi får veldig gode verktøy for å modellere nye prosesser. Vi skal selv kunne lage og utvikle prosessene og det vil være mange verktøy i systemet for å gjøre dette. F.eks. kan man gjenbruke prosesser og gjøre justeringer på allerede eksisterende prosesser. Dette skal være noe institusjonene skal gjøre selv uten leverandør.

Tilrettelegging til eksamen er ikke en del av leveransen fra det nasjonale prosjektet UH Sak. Høsten 2023 jobber vi med å få oversikt over alle skjema og maler som kan være virksomhetskritisike å få utviklet inn i løsningen før innføring. Tilrettelegging på eksamen er ett av flere skjema som vil kunne bli utviklet før innføring. Prioritering av alle kartlagte maler og skjema pågår i oktober 2023, og videre prioritering vil skje innen de ulike saksområdene i løpet av november og desember.

​Det skjer åpenbart endringer gjennom at NTNU får nye systemer. Samtidig forsvinner også enkelte gamle systemer. Det skjer imidlertid også vesentlig endringer i de løsningene NTNU allerede bruker, for eksempel har Office365 og Teams har gjennomgått stor utvikling siden NTNU først tok dem i bruk. Endringer er med andre ord ikke noe som bare skjer ved at NTNU får nye system, men endringer og konsolidering av systemer er noe som må kontinuerlig følges opp. Det er derfor umulig å gi ett svar på at konsolidering er tenkt «slik».

Samordning og konsolidering IT-systemer er imidlertid en viktig del av arbeidet i både Digitaliseringsprogrammets prosjekter og ikke minst i IT-avdelingen. Dette inkluderer blant annet pågående prosjekter som NTNU Sak, BOTT ØL, arbeid med ny HR-løsning, arbeid med kanalstrategi og erstatning av Innsida. Det vil imidlertid også involvere arbeidet i videre forvaltning av løsningene som leveres fra disse prosjektene, og arbeid i nye, kommende prosjekter.

Løsningen vil ha integrasjon mot eSignering (https://www.digdir.no/felleslosninger/esignering/789)/Postens signeringstjeneste. Vi har imidlertid enda ikke sett arbeidsflyten for signering av dokumenter og kan derfor ikke beskrive akkurat hvordan dette skal gjøres ennå.

​​Løsningen og integrasjoner testes fortløpende. Vi må være tydelige på at FS-integrasjonen i første omgang er for informasjon om studenten, samt for godkjenning av utdanning. Andre FS-data og annen funksjonalitet fra FS vil ikke være tilgjengelig fra dag én. Det er likevel tenkt å benytte så mye informasjon på tvers av systemer som mulig, for å redusere behovet for å jobbe i flere systemer samtidig. Sektoren vil også jobbe med å utvide integrasjonen mot FS og andre fagsystem.

​Saker fra historiske arkiv og fra dagens produksjonsarkiv i ePhorte skal bli tilgjengelig for søk/oppslag i ServiceNow. Slik løsningen er per oktober 2023 er det egne søk mot henholdsvis (1) historiske arkiv, og (2) dagens produksjonsarkiv i ePhorte. Disse kommer i tillegg til søk etter nye saker i den nye løsningen.Alle saker i ePhorte må avsluttes/stenges for redigering. For saker det skal arbeides videre med må det opprettes en ny sak i ny løsning. Når vi får tilgangen til ny løsning må vi jobbe videre med akkurat hvordan overgangen fra ePhorte til Service Now blir.

Det er spesifisert i kravene til systemet at det skal være universelt utformet, så det skal være det fra leverandør. Det må selvfølgelig testes for å verifiseres. Lokalt ved NTNU må vi selvfølgelig kvalitetssikre at innhold vi selv lager også blir det.

​​Det er ikke tatt stilling til om ServiceNow skal være NTNUs grenseflate for bestillinger, da det gjøres i ulike systemer inkludert NTNU Hjelp i dag. Skjema for bestillinger er en mulighet for fremtidig utvikling, men det vil ikke være tilgjengelig fra dag én.

​Ja, i hvert fall integrasjon som sikrer import fra Outlook tilsvarende funksjonalitet i ePhorteOutlook i dag. Systemet vil også kunne lese eposter fra postmottak og opprette saker.

Vi har ikke sett funksjonalitet for dette, men det er mulighet for at dette kan utvikles senere.

​Hvem som bestemmer sladding kommer an på kompleksiteten i saken og innsynet. Er det et ganske enkelt innsyn, så vil det også være lett for saksbehandler å gjennomføre sladding selv. Det er i bunn og grunn saksbehandler som bør gjennomføre sladding, da de kjenner saken best, og juristene ofte kan bli nedlesset i henvendelser om all sladding må gjennom dem.

Sladding per i dag kan kun gjøres sikkert på 1 måte Printe ut dokumentet/dokumentene, bruke svart tusj over de partiene som ikke skal være med, før det deretter skannes inn på nytt. Det finnes andre løsninger, men disse er ikke like sikre og vil medføre risiko at uvedkommende får informasjon de ikke skal ha.

Sladding i løsningen fungerer godt, men her har jeg ikke blitt satt til å teste dette på et grunnleggende nivå som hvor sikkert det er, mer på hvordan det fungerer for en saksbehandler å faktisk sladde noe selv. Her regner jeg med de som sitter med sikkerhetsbiten av UH-sak har gått mer i dybden på dette, jeg tar det som en forutsetning at løsningen er sikker nok.

Når sladdefunksjonen i ServiceNow benyttes, så opprettes det en ny versjon av dokumentet som sladdes. Det vil si at både originalversjon og sladdet utgave (pluss eventuelle flere sladdede versjoner) er å finne igjen i både ServiceNow og i Documaster. Så vidt jeg vet skal versjonene ikke la seg fjernes fra DM.

​Alle ansatte og studenter vil kunne logge seg inn i løsningen ved hjelp av sin Feide-ID som er tilknyttet NTNU. Brukere som ikke har FEIDE-ID tilknyttet NTNU, men som skal ha en tilknytning til NTNU, kan registreres via Gjesteregisteret (GREG). De får da en NTNU-tilknyttet Feide-ID.

For brukere som ikke har en tilknytning til NTNU, så skal løsningen ha mulighet til å ta i mot henvendelser fra brukere som identifiserer seg med e-postadresse. Dette kan skje via e-post, eller skjema. Skjemaene må være spesielt laget for brukere som ikke har logget seg inn i løsningen. Vi har ikke ennå sett dette i praksis og legger derfor inn et lite forbehold om endringer.

​Slik vi forstår spørsmålet og slik vi kjenner løsningen per i dag, så er nok dessverre svaret på spørsmålet nei for samarbeid på institusjonsnivå for alle i NTNU og alle i SINTEF.

Det vil være mulig å sende brev til både personer og enheter. Det er også mulig å registrere enkeltpersoner som gjester med en tilknytning til NTNU i Gjesteregisteret, slik at disse kan få tilgang til løsningen. Dette er nok primært tenkt brukt når for eksempel en kollega fra en annen insitutsjon skal være med i et utvalg eller gjøre en faglig vurdering.

Det er trolig teknisk mulig å utvikle integrasjoner mot andre parters saksbehandlingssystem. Dette er imidlertid ikke et arbeid som verken er utforsket, prioritert eller planlagt.

For å utføre saksbehandling må du være registrert som saksbehandler eller medsaksbehandler på den aktuelle saken. Dersom du er en leder som utfører saksbehandling, vil du ha to roller i systemet. For å utføre saksbehandling må du være inne med rollen saksbehandler. Det er lett å skifte mellom rollene ved å velge fra en nedtrekksmeny, og du trenger ikke å logge ut/inn for å gå fra lederrolle til saksbehandlerrolle.

Hvis det er kritisk for bruken av nytt system så vil det selvfølgelig videreformidles til det nasjonale prosjektet UH Sak. Eventuelle ønsker om forbedringer vil vi måtte vente til systemet er innført. Akkurat hvordan endringsønsker da tas med videre er uavklart. Det jobbes med dette i forbindelse med etablering av forvaltningsorganisasjon.


Framdrift

Nye prosesser og tjenester som skal utvikles vil bli prioritert av prosesseiere i dialog med brukere og samarbeidspartnere. Tjenesteuviklingsteamet på NTNU vil utvikle ytterligere nye prosesser etter innføring av ny plattform. Det er utarbeidet en prioriteringsmodell for dette. Det som vil bli vurdert i denne metodikken er om det er kritisk å utvikle en prosess, hvorvidt vi har enkle regler som styrer prosessen og behandling av sakene, hvorvidt vi har prosesser som kan automatiseres, sikkerhet og lignende. Les mer om arbeidet på siden om Innholdsfabrikken.

​Den mest oppdaterte informasjonen NTNU Sak har om fremdrift finnes på våre nettsider og i denne presentasjonen. Vi jobber også med enkelte enda spissere fremdriftsplaner, f.ek., for opplæring.
Det er imidlertid krevende for NTNU Sak å utarbeide gode og langsiktige fremdriftsplaner som følge av at utviklingen av løsningen pågår, og at vi dessverre har noe begrenset forutsigbarhet i dette arbeidet. Vi har også en del ubesvarte spørsmål knyttet til hvordan løsningen blir, og NTNUs langsiktige ambisjoner.


​NTNU Sak Tjenesteutvikling har utarbeidet eget metodeverk for prosessutvikling, som du kan lese mer om på vår side på Innsida. Du kan også lese mer om dette arbeidet på siden NTNU Sak - Arbeid med å understøtte saksprosesser.

Prioriteringsmodell med kriterier for utvikling av innhold i saksbehandlingsløsningen kan du lese mer om på NTNU Sak - Prioriteringsmodell på Innsida.

Fram til alle formelle styrer, råd og utvalg er kommet inn i nytt system vil vi fortsette med migrering av dokumenter fra SharePoint-løsning.


Faglig

Søknader som sendes til NFR og andre finansieringskilder arkiveres i mottakers arkivsystem, som f.eks. NFRs søknadsportal. Det er ikke opprettet automatisk innhenting av dokumenter fra NFR til NTNUs arkivsystem. Alle forskningssøknader som går ut fra NTNU kan være arkivverdig og bør vurderes som dette når søknad sendes fra NTNUs institutter, fakulteter og eventuelt avdelinger. Forskningssøknader inneholder ofte en forpliktelse på interne ressurser og skal ha godkjenning fra leder ved de organisasjonsenhetene som er involvert i søknaden. Dette gjelder også i søknader hvor organisasjonsenheten ikke er hovedsøker, eller står kun som samarbeidspartner. Les mer i NTNUs arkivplan for forskningprosjekter om hva som er arkivpliktig og arkivverdig i forskningsprosjekter https://ntnu.no/arkivplan/rutiner/saksomraader/prosjekter/

Saker som skal behandles i flere utvalg og råd før det går til et styre for endelig vedtak vil alltid ha egne saksfremlegg for hvert enkelt råd, utvalg og styre. Vedleggene til saken kan derimot følge saken gjennom behandlingen i de ulike råd, utvalg og til slutt styre. Vedlagte dokumenter kan unntas offentlighet og tilgjengeliggjøres for hvert enkelt SRU der det er behov. Spørsmål om sakseier er avhengig av hvilken type sak det gjelder. Les mer om sakseierskap i Forvaltningsloven og retningslinjer for ulike saksområder i NTNUs arkivplan.

​Lovverket er alltid grunnlaget for hvilken hjemmel som skal benyttes, og det er svært viktig at det skjermes etter rette hjemler. Særtilfeller hvor unntak benyttes må begrunnes juridisk med bakgrunn i hvorfor det gjøres unntak, da NTNU er forpliktet til å følge loven.

I utgangspunktet er det ikke mulig, da et godkjent dokument er endelig godkjent. Eventuelle endringer betyr i så fall at dokumentet versjoneres og må godkjennes på nytt, før det sendes ut på nytt. Det må avklares hvorvidt et gyldig vedtak kan endres, på hvilke vilkår, og hvilke juridiske implikasjoner endringer har.

​Nei, løpende arkivering medfører at en sak i seg selv ikke kan slettes. Men korreksjon av metadata og sakstype vil trolig være mulig innenfor gitte rammer.

​​Alle saker og alt innhold vil være tilgangsstyrt, men prinsippet om meroffentlighet gjelder allikevel ved NTNU. Det betyr i praksis at systemet gir muligheter for å gjøre flere saker mer tilgjengelig på tvers av organisasjonen, men at lover og regler fortsatt ivaretas innenfor saksfeltene. Du kan les mer om dette på siden NTNU Sak - Tilgangsstyring i ServiceNow på Innsida.

I utgangspunktet er det ingen begrensninger i systemet på formater eller størrelse, men det er begrensninger på hva som er gyldig dokumentasjon. Gyldige formater for dokumentasjon og etter hvilken standard det skal arkiveres er beskrevet i kapittel 5 av Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift).

​​Ja, dette blir mulig gjennom systemet, men vil måtte defineres per prosess. Ulike dokumenter har ulike nivå for sensitivitet og fortrolighet, og derfor fordrer slike prosesser svært streng tilgangsstyring. Det er et behov for grundig kartlegging av disse før de utvikles.


Tekniske problemstillinger

​​Den er tilrettelagt for sikker informasjon, inkludert å unngå GDPR-problematikk og sensitiv informasjon, men erstatter ikke Nettskjema som løsning for innsamling av informasjon for forskning. Der er Nettskjema det eneste egnede skjemaverktøyet som NTNU har databehandleravtale med, og det eneste verktøyet vi har tilgang til som støtter Fortrolig og Sterkt fortrolig informasjon. Se også Skjemaverktøy på Innsida.

​​Spørsmålet er veldig bredt og kan besvares langs flere akser For det første så vil et hierarki av funksjonsområder, underområder og prosesser bygges inn i løsningen. Til dette hierarkiet bygges det inn bevarings og kasseringsregler. Forutsatt at en sak er klassifisert på riktig prosess så vil arkivering av saken skje automatisk i tråd med disse reglene.For det andre så har både ServiceNow (arbeidsflaten) og Documaster (arkivkjernen) grensesnitt som gjør det mulig å integrere andre fagsystemer mot ny tjeneste. Hvis det kun er snakk om arkivering/bevaring så kan det bygges direkte mot Documaster, feks, som med klagesaker på karakter fra FS. Skal det også være arbeidsflyter for saksbehandler så må ServiceNow involveres.For det tredje så vil det være et stort antall prosesser og fagsystemer hvor det er gevinster ved å knytte det til ServiceNow og/eller Documaster. Når dette kan skje må prioriteres. NTNU må velge de områdene som er viktigst først. Samtidig er det mulig å dele løsninger i sektoren slik at vi også kan få/kjøpe løsninger andre har utvikler. På nåværende tidspunkt er det dermed krevende å garantere at "ditt fagsystem" eller "din prosess" blir løst til en gitt dato.


UH Sak

Informasjon om UH Sak er tilgjengelig på deres sider hos Sikt.