​​Standardisering av arbeidsoppgaver er et arbeid som kommer til å ta tid å gjennomføre for alle arbeidsoppgaver vi gjør når vi saksbehandler. NTNU Sak-løsningen gir oss anledning til å standardisere arbeidet med godkjenning av utdanning, kompetanseopprykk, innsyn og hvordan vi arbeider med saksbehandling knyttet til gjennomføring og etterarbeid i styrer, råd og utvalg.På sikt vil vi jobbe videre med å utvikle nye tjenester og dermed standardisere de arbeidsprosessene som produserer og leverer tjenestene. Fagspesialistenes rolle i dette er avgjørende for å få innspill til hvordan vi best kan utvikle og innføre standardiserte prosesser og tjenester. I første omgang er fagspesialistnettverket opprettet som en del av innføringsarbeidet med NTNU Sak. Hva som vil være fagspesialistnettverkets innretning, oppdrag og formål idet videre etter innføringen i 2023 vil vi komme tilbake til i løpet av våren 2023.

​​Prosjektøkonomer som bruker ePhorte i dag til arkivering av prosjektets dokumentasjon skal gjøre dette i ServiceNow i fremtiden.

Vi utforsker mulighetene for å gjøre et demo-miljø tilgjengelig før oppstart. Vi må imidlertid komme tilbake til om, og eventuelt hvordan, dette vil kunne realiseres.

​Rundt innføringen forventer vi at det kan bli nye ting å sette seg inn i, behov for gjennomføring av opplæring, mulig behov for hjelp/brukerstøtte og antagelig noe merarbeid knyttet til å fortsette med pågående saker, samt sikre nødvendige tilganger. Ressurser, arbeidsbelastning og risiko er noe NTNU Sak har kontinuerlig fokus på sammen med innføringsledere. Vi har også tett dialog med innføringsledere for å oppfordre til at det settes av tilstrekkelig tid til å håndtere innføringen. I tillegg jobber vi med etablering av tilbud for opplæring og brukerstøtte, og vi har tett dialog med de mest berørte avdelingene i fellesadministrasjonen.

​NTNU Sak har i stor grad lagt opp til forankringsarbeid i samarbeid med Digitaliseringsprogrammet, BOTT ØL og prosjekteier Roar Tobro. Vi er/har vært i dekanmøtet, rektorat, SESAM, ALU, HR-sjefforum, fakultetsforum og andre faste arenaer. Sammen med BOTT ØL har vi også etablert faste møter med (1) innføringsledere for fakultet og fellesadministrasjonen, (2) alle administrative ledere og (3) kafeer som er åpne for alle ansatte. I tillegg spiller innføringslederne på fakultet - administrative ledere - en viktig rolle som bindeledd mellom prosjekt og egen organisasjon på fakultet og institutt.Materiale fra gjennomførte møter kan finnes her. Se også våre sider på Innsida og spesielt siden om involvering av organisasjonen.

​NTNU Sak har et tett samarbeid med spesielt UH Sak, Digitaliseringsprogrammet og BOTT ØL, samt god involvering av innføringsledere og ansattrepresentanter inkludert SESAM. Dette for å gjøre nødvendige vurderinger og treffe hensiktsmessige tiltak for å gi en så god innførings som mulig. Dette inkluderer blant annet opplæring, brukerstøtte og tilrettelegging som gjør endringene enklere å håndtere.
I tillegg til tiltak som treffes rundt NTNU Sak, er lokal oppfølging på fakultet/institutt/avdelinger svært viktig. Her har innføringsledere og linjeledere ansvaret for å følge opp og legge til rette for sine ansatte, dette inkluderer også oppfølging av LOSAM. Vi oppfordrer ansatte til å ha dialog med sin leder og innføringslederen for sitt fakultet/avdeling.

​​I hvilken grad NTNU er klar for å ta i mot nye endringer er en viktig faktor i vurdering av når innføringen finner sted, og hvordan denne gjennomføres. Det er viktig at det gjøres nødvendige forberedelser både sentralt og lokalt for å sikre sikker drift og en god innføring. Vi har tett dialog med avdelingene og fakultetene, og via dem instituttene, ved NTNU gjennom blant annet innføringsledere, styringsgruppe, Administrativt lederutvalg, Sentralt samarbeidsutvalg, Direktør for organisasjon og infrastruktur sin ledergruppe, og dekanmøtet.

​Nye saksbehandlingsverktøy skal løse de samme oppgavene som dagens løsning, men forhåpentligvis på en bedre måte. Akkurat i overgansperioden må man forberede seg på at det vil være nødvendig å bli kjent med et nytt verktøy og at det vil være noen ekstraoppgaver knyttet til å fortsette arbeidet med pågående saker. Vi er tydelig på dette ovenfor innføringsledere og det er viktig at linjen tar høyde for dette i planlegging av oppgaver rundt oppstarten.

​NTNU har svært mange kompetente saksbehandlere. Samtidig har vi i stort både varierende kompetanse og praksis for saksbehandling, og det er behov for å utvikle både denne kompetansen og praksisen uavhengig av system.​ Med et større fokus på at alle skal bruke samme verktøy for saksbehandling så vil enheter med lav kompetanse og mangelfull praksis i saksbehandling nok merke et større trykk på å utvikle sin kompetanse og praksis.

​Det er utfordrende å svare på hva innføringen av nytt system vil bety for kompetansen på enhetene, det kommer veldig an på hvordan NTNU velger å utvikle og ta i bruk løsningen. Det kan bli mer automatikk og dermed færre manuelle oppgaver, flere utviklingsoppgaver, større mulighet for samarbeid eller flytting av oppgaver, økt fokus på kvalitet og likebehandling, og så videre.

​Funksjonaliten for basis saksbehandling skal dekke alle basisbehov for saksbehandling og skal erstatte ePhorte i sin helhet.

​​Løsningen leveres i tillegg med utviklet støtte for (1) søknad om kompetanseopprykk, (2) søknad om godkjenning av utdanning, (3) innsyn, og (4) gjennomføring av styre, råd og utvalg. I tillegg har NTNU startet arbeidet med en håndfull andre prosesser og integrasjoner.

Fra dag én vil løsningen i liten grad erstatte andre verktøy enn ePhorte. På sikt kan det være aktuelt å utvikle integrasjoner med andre fagsystem og nye digitale tjenester i løsningen som kan supplere eller erstatte andre verktøy. Så langt er det ikke laget konkrete planer for dette.

​Hvem som er påkoblet prosjektet og i hvilken rolle har vi en oversikt over på SharePoint, og på Innsida finnes også informasjon om hvem som sitter i styringsgruppen.

​NTNU Sak Tjenesteutvikling har utarbeidet eget metodeverk for prosessutvikling, som du kan lese mer om på vår side på Innsida. Du kan også lese mer om dette arbeidet på siden NTNU Sak - Arbeid med å understøtte saksprosesser.

​Det nye tjenesteuviklingsteamet på NTNU vil utvikle ytterligere nye prosesser etter innføring av ny plattform. Det er toppledelsen som beslutter hva vi skal holde på med og hvilke prosesser vi skal utvikle videre. Det vil utarbeides en prioriteringsmetodikk. Det som vil bli vurdert i denne metodikken er om det er kritisk å utvikle en prosess, hvorvidt vi har enkle regler som styrer prosessen og behandling av sakene, hvorvidt vi har prosesser som kan automatiseres, sikkerhet og lignende. Dette skal NTNU gjøre i et fellesskap i UH Sak.Hver institusjon skal få prioritere det som er viktigst for seg. Det skal etableres gode strukturer for deling slik at vi kan lære av hverandre og dette vil UH Sak jobbe med gjennom å skape et godt rammeverk for deling. Ett eksempel på dette er dokumentasjon på hva som skal ivaretas ved utvikling av prosesser, slik at arbeidet blir delbart. Målet er å lage et kvalitetsrammeverk så dette blir smidig og få opp noen konsepter for hvordan vi faktisk får oversikt.

​NTNU Sak har ikke en egen, helhetlig tidslinje for hvordan prosjektet har jobbet siden 2017. Men på nettsiden til BOTT-samarbeidet finnes en enkel oversikt over dette, og på UH Saks nettside kan du lese mer om utrullingsrekkefølgen for virksomhetene.

​​UH Sak har ansvar for anskaffelse og utvikling av fellestjenesten til UH-sektoren. NTNU Sak har ansvar for innføring av denne tjenesten på NTNU, samt å være nasjonal pilot. Prosjektene er dermed gjensidig avhengig av hverandre og samarbeider derfor tett. Arbeidet med de to prosjektene går også ofte inn i hverandre, spesielt som følge av at flere NTNU-ansatte er med i begge prosjektene.

​​Alle ansatte og studenter kan benytte tjenester i portalen. Det vil også bli løsninger for at eksterne, for eksempel, sensorer eller medlemmer av styrer, råd og utvalg skal kunne benytte løsningen. Ansatte (saksbehandlere) vil ha egne grensesnitt for sine arbeidsprosesser. Det er ikke begrensninger på lisenser til saksbehandlere/operatører så lenge de har riktig tilknytning til NTNU.

Prosjektet jobber for å avklare dette så raskt som mulig, og arbeidet har kommet langt i å identifisere prosesseiere. Eierskapet må imidlertid bestemmes utenfor prosjektet, og det kan være områder hvor det ikke umiddelbart er åpenbart hvem som bør være prosesseier.

Operasjonaliseirngen og forståelsen av prosesseierskap vil være en utviklingsoppgave som NTNU vil jobbe med over lengre tid.

​På NTNU jobber vi med å avklare hvem som skal ha eierskapet og ansvaret for prosessutvikling. I sektoren jobbes det også med å avklare en modell for felles forvaltning. Enn så lenge er verken lokal eller nasjonal organisering endelig landet.

​​For å ivareta personopplysninger, sikkerhet, standardisering, årenhet, dokumentasjonskrav og så videre, vil det trolig ikke være aktuelt at hver enkelt saksbehandler eller enhet lager egne skjema. Dette kan endre seg når vi får mer erfaring med løsningen, slik at prosessutvikling stadig kan flyttes nærmere de som jobber i prosessene. I alle fall til å begynne med vil det nok være mest aktuelt at utvikling skjer i samarbeid med et team har nødvendig kompetanse og sikrer at vi ivaretar alle viktig hensyn.Gitt prioritet, og gitt at dette ikke mer hensiktsmessig inngår i andre løsninger, kan registrering av f.eks. utenlandsreiser være et område hvor det utvikles løsninger i NTNU Sak.

​​Det skal opprettes brukerdokumentasjon og kunnskapsartikler som gjør brukeren i stand til å benytte tjenesten på en selvstendig måte. Hensikten er å ha hjelpetekster nær prosessen slik at man får nødvendig støtte i saksbehandlingen. Hvor informasjonen til slutt vil ligge er under diskusjon.

​Ja, tjenestene for studentene vil også ha kunnskapsartikler for å veilede i hvordan skjema fylles ut og hvilke lovverk og regler som gjelder.

​Når det designes støtte for en prosess så vil man kunne utvikle/bestemme hvilken støtte som er nødvendig og mulig å lage. Dette kan dermed variere mellom ulike prosesser. Følgende er imidlertid ting som kan være aktuelt Maler, lenke til lov/forskrift, veiledning, integrasjon mot fagsystem for henting/skriving av informasjon eller dokumentasjon, automatisk utforming og sending av vedtak, automatisk fatting av vedtak etter regler og så videre.Vi må være tydelige på at løsningen er under utvikling og at vi enda ikke vet eksakt hvilke støtte som blir bygget inn fra dag én. Dette vil utvikle seg etter som sektoren tar i bruk løsningen.

​Ny løsning for styrer, råd og utvalg (SRU) legger til rette for planlegging, gjennomføring og etterarbeid med møter i styrer, råd og utvalg. Hvorvidt utvalgssekretær skal delta på møter i fremtiden avhenger av hvilke oppgaver utvalgssekretæren har knyttet til de ulike SRU. Dette vil være et lokalt spørsmål avhengig av hvilke oppgaver en i dag har lagt til en utvalgssekretær til de ulike spesifikk SRU.

​​Ny løsning vil være integrert med en håndfull fagsystem. For eksempel for prosessen godkjenning av utdanning vil løsningen være integrert med FS og hente opplysninger om studenten, samt skrive godkjente emner/utdanning tilbake til FS. Løsningen får også grensesnitt mot blant annet eInnsyn, eFormidling og Office 365. En fullstendig overersikt over hvilke systemer, og ikke minst hvilke funksjonalitet som er dekket av integrasjoner fra dag, en er ikke klar.
Løsningen vil ha svært gode verktøy for å integrere mot andre fagssystemer. Imidlertid vil integrasjon med andre fagsystemer være et arbeid som vil pågå over tid. Gitt prioriteringer må det jobbes med én og én prosess, og ett og ett system.Vi vil oppdatere svaret når vi har mer utfyllende opplysninger om hvilke integrasjoner som er på plass fra oppstart.

​​Løsningen og integrasjoner testes fortløpende. Vi må være tydelige på at FS-integrasjonen i første omgang er for informasjon om studenten, samt for godkjenning av utdanning. Andre FS-data og annen funksjonalitet fra FS vil ikke være tilgjengelig fra dag én. Det er likevel tenkt å benytte så mye informasjon på tvers av systemer som mulig, for å redusere behovet for å jobbe i flere systemer samtidig. Sektoren vil også jobbe med å utvide integrasjonen mot FS og andre fagsystem.

​Ja, i hvert fall integrasjon som sikrer import fra Outlook tilsvarende funksjonalitet i ePhorteOutlook i dag. Systemet vil også kunne lese eposter fra postmottak og opprette saker.

​​Ja, dagens produksjonsarkiv i ePhorte vil være tilgjengelig i løsningen via søk/oppslag. Etter at ryddingen i ePhorte er avsluttet vil arkivet konverteres inn i den nye arkivkjernen.Tilgang til alle gamle saker og dokumenter vil selvfølgelig tilgangsstyres. Det vil imidlertid være behov for noen manuelle operasjoner for å fortsette med saker som ikke er endelig avsluttet.

​​I det nye systemet vil det ikke være samlesaker, så dagens oppsett for personalmapper utgår. Ved nytt oppsett er disse inndelt etter prosessen de tilhører, som gir en klarere struktur. Når du saksbehandler i nytt system vil du forholde deg til saksprosessen du jobber i, heller enn arkivstrukturen.

Her er et illustrasjonbilde på hvordan dette er tiltenkt
Foto NTNU Sak

​​Spørsmålet er veldig bredt og kan besvares langs flere akser For det første så vil et hierarki av funksjonsområder, underområder og prosesser bygges inn i løsningen. Til dette hierarkiet bygges det inn bevarings og kasseringsregler. Forutsatt at en sak er klassifisert på riktig prosess så vil arkivering av saken skje automatisk i tråd med disse reglene.For det andre så har både ServiceNow (arbeidsflaten) og Documaster (arkivkjernen) grensesnitt som gjør det mulig å integrere andre fagsystemer mot ny tjeneste. Hvis det kun er snakk om arkivering/bevaring så kan det bygges direkte mot Documaster, feks, som med klagesaker på karakter fra FS. Skal det også være arbeidsflyter for saksbehandler så må ServiceNow involveres.For det tredje så vil det være et stort antall prosesser og fagsystemer hvor det er gevinster ved å knytte det til ServiceNow og/eller Documaster. Når dette kan skje må prioriteres. NTNU må velge de områdene som er viktigst først. Samtidig er det mulig å dele løsninger i sektoren slik at vi også kan få/kjøpe løsninger andre har utvikler. På nåværende tidspunkt er det dermed krevende å garantere at "ditt fagsystem" eller "din prosess" blir løst til en gitt dato.

​​ServiceNow er ikke organisert i mappestruktur, men sorterer saker med utgangspunkt i ulike typer metadata. For å ivareta funksjonen til de gamle studentmappene kan vi for eksempel forhåndsdefinere ulike filtre, eller søke på metadata, for å hente frem sammenstilling av informasjon om for eksempel en type saker knyttet til en bestemt student.

​​Som saksbehandler vil du bruke den nye løsningen som kommer med NTNU Sak til å gjennomføre alt av saksbehandling som du i dag gjør i ePhorte. Arbeidsoppgaver som gjelder behov til betaling, lønn, prosjekt og regnskap vil løses i BOTT ØL-løsningene. Hvilke arbeidsoppgaver som løses i hvilket system er ikke endelig avklart, men prosjektet ønsker at arbeidshverdagen blir enklere ved innføring av nytt system.

​Det skjer åpenbart endringer gjennom at NTNU får nye systemer. Samtidig forsvinner også enkelte gamle systemer. Det skjer imidlertid også vesentlig endringer i de løsningene NTNU allerede bruker, for eksempel har Office365 og Teams har gjennomgått stor utvikling siden NTNU først tok dem i bruk. Endringer er med andre ord ikke noe som bare skjer ved at NTNU får nye system, men endringer og konsolidering av systemer er noe som må kontinuerlig følges opp. Det er derfor umulig å gi ett svar på at konsolidering er tenkt «slik».

Samordning og konsolidering IT-systemer er imidlertid en viktig del av arbeidet i både Digitaliseringsprogrammets prosjekter og ikke minst i IT-avdelingen. Dette inkluderer blant annet pågående prosjekter som NTNU Sak, BOTT ØL, arbeid med ny HR-løsning, arbeid med kanalstrategi og erstatning av Innsida. Det vil imidlertid også involvere arbeidet i videre forvaltning av løsningene som leveres fra disse prosjektene, og arbeid i nye, kommende prosjekter.

​Prosjektet har jobbet tett sammen med BOTT ØL i deres innføringsperiode, men kommunikasjon mellom enhetene og nivåene ved NTNU vil foregå i ServiceNow når det innføres. Vi følger prinsippet om at NTNU Hjelp er en plattform for brukerstøtte, ikke saksbehandling.

​​NTNU Sak vil erstatte ePhorte i sin helhet for ordinær saksbehandling, med mindre det utvikles spesiallaget funksjonalitet for prosessen i et annet fagsystem, f.eks. SAP eller BOTT HR. Utover søknad om kompetanseopprykk, er det enn så lenge ikke planlagt egen spesialutviklet støtte i NTNU Sak for ansettelser og forlengelser. HR-saker vil dermed løses med basis funksjonalitet for saksbehandling.

​​De faktiske arbeidsflatene er ikke ferdig utviklet. Ulike utkast til hvordan arbeidsflater kan se ut er utarbeidet. Ingen av disse utkastene representerer det endelige brukergrensnittet i løsningen.

​NTNU Hjelp vil fortsatt være kanalen for henvendelser om brukerstøtte for systemet og fagområdene. Det er diskutert hvordan og hvorvidt bruken av NTNU Hjelp kan forbedres, men det er ikke planlagt å bytte ut NTNU Hjelp som felles system for støtte.

​For prosesser hvor det bygges egen prosess-støtte vil det være aktuelt å vurdere muligheten for tilbakeskriving til FS (eller andre relevante fagsystem). Dette må imidlertid vurderes per prosess. For godkjenning av utdanning, som er en av de første prosessene som får egen støtte, jobbes det med tilbakeskriving til FS.

​Studenter og ansatte får tilgang til tjenester via en nettbasert portal som også fungerer på mobil. Ansatte får i tillegg tilgang til en nettbasert arbeidsflate for saksbehandling. Vi vil dele skjermbilder og video som viser brukeropplevelsen på våre nettsider NTNU Sak - innføringsprosjekt etter som de blir tilgjengelig.
​​Prosjektets opplevelse av verkøyet - ServiceNow - slik det er vist frem av leverandør er at det er en moderne, kraftig arbeidsflate med mange muligheter for ulik funksjonalitet.

​Kontekstuelle søk, også kjent som presedens, vil kunne vises når en sak opprettes og jobbes med, til hjelp for saksbehandler. Kunnskapsartikler vil også bidra til å veilede til korrekt saksbehandling.

​​Det er ikke tatt stilling til om ServiceNow skal være NTNUs grenseflate for bestillinger, da det gjøres i ulike systemer inkludert NTNU Hjelp i dag. Skjema for bestillinger er en mulighet for fremtidig utvikling, men det vil ikke være tilgjengelig fra dag én.

​Det er ikke diskutert da NTNU allerede har systemer for håndtering av slike varsler.

​Så langt vi har forstått vil det være mulig å samarbeide om å skrive underlagsdokumentasjon gjennom integrasjon mot Office365.

​I grensesnittet kombineres nedtrekksmeny med søk, så du kan "skrive-mens-du-søker" etter tittel på sakstypen. En forhåndsfiltrering etter tilganger vil gjøre dette enda enklere, men det må vi se nærmere på.

​Ja, det bygges inn i grensesnittet ulike måter å holde oversikt over saker på. Det jobbes med å utvikle hvilke søk og filtre som er best egnet for å ha god kontroll på restanser og uløste saker.

​Ja, i grensesnittet benyttes faner slik at flere saker og sider fra systemet kan være åpne samtidig. For de som har svart på spørsmål i NTNU Hjelp er det funksjonaliteten i nettleseren veldig lik.

​Ja, systemet har en integrasjon med Office 365 som vil gjøre dette mulig.

​Slik vi forstår spørsmålet og slik vi kjenner løsningen per i dag, så er nok dessverre svaret på spørsmålet nei for samarbeid på institusjonsnivå for alle i NTNU og alle i SINTEF.

Det vil være mulig å sende brev til både personer og enheter. Det er også mulig å registrere enkeltpersoner som gjester med en tilknytning til NTNU i Gjesteregisteret, slik at disse kan få tilgang til løsningen. Dette er nok primært tenkt brukt når for eksempel en kollega fra en annen insitutsjon skal være med i et utvalg eller gjøre en faglig vurdering.

Det er trolig teknisk mulig å utvikle integrasjoner mot andre parters saksbehandlingssystem. Dette er imidlertid ikke et arbeid som verken er utforsket, prioritert eller planlagt.

​Ved innføring av det nye systemet vil ePhorte bli avsluttet med det som vi kaller et skarpt periodeskille. Arkivperioden for ePhorte avsluttes og ny arkivperiode i ny løsning etableres fra det tidspunktet den nye løsningen blir tatt i bruk.

Saker som er arkivert i ePhorte vil bli værende i ePhorte. Nye saker registreres i ny arkivperiode i ny løsning. Brukere skal ha mulighet til å søke fra ny løsning etter saker som er arkivert i ePhorte. Slik søkemulighet skal gjøres tilgjengelig ved å etablere integrasjon mellom ny løsning og ePhorte.Etter hvert vil ePhorte-arkivert bli konvertert og migrert over som historisk arkiv i den nye løsningen. Det vil fortsatt være mulig å søke etter saker i ePhorte-arkivet etter en slik konvertering.

​​Den er tilrettelagt for sikker informasjon, inkludert å unngå GDPR-problematikk og sensitiv informasjon, men erstatter ikke Nettskjema som løsning for innsamling av informasjon for forskning. Der er Nettskjema det eneste egnede skjemaverktøyet som NTNU har databehandleravtale med, og det eneste verktøyet vi har tilgang til som støtter Fortrolig og Sterk fortrolig informasjon. Se også Skjemaverktøy på Innsida.