Wikier

NTNU Sak - Om...

NTNU Sak - Arbeid med å understøtte saksprosesser

Å jobbe med konkretisering og forbedring av interne arbeidsprosesser ved NTNU var et fokusområde for NTNU Sak, med stort potensial for fornyelse. Tjenesteutviklerne i Fellesadministrasjonen samarbeidet om dette med prosjektet helt siden prosessutvikling ble et fokusområde.

Saksområder og -prosesser

All saksbehandling skal knyttes til saksprosesser, med utgangspunkt i en funksjonsanalyse som er felles for UH-sektoren. Denne er inndelt ut fra universitetenes virksomhetsområder, og utrykkes som underliggende saksområder og saksprosesser. Disse skiller seg fra arbeidsprosesser som omfatter alle aktiviteter vi gjør daglig – praktisk arbeid med ulike oppgaver – og som ikke nødvendigvis utløser en dokumentasjons- og arkiveringsplikt.

Funksjonsanalysen fungerer som grunnstruktur i saksbehandlingen, og vil erstatte dagens arkivnøkkel som klassifikasjonssystem for dokumentasjon og arkivering. Analysen er en oversikt over alle transaksjoner i en saksprosess som regnes som dokumentasjonspliktig. All saksbehandling som skaper dokumentasjon, skal knyttes til en bestemt saksprosess. Den samme oversikten ville også fungere som grunnlag for tilgangsstyring, slik at saksbehandlere får ha tilgang til saksprosesser i de saksområdene de jobber med.

Gjennomgående prosesser

NTNU Sak tok utgangspunkt i arbeidet med de standardiserte tjenestene som skulle leveres fra UH Sak og som understøttet saksbehandling generelt. I innføringsprosjektet ble det lagt til rette for at NTNU tok i bruk de nye gjennomgående prosessene:

  • Basis saksbehandling, som skal dekke grunnleggende støtte til ulike typer saksbehandling som ikke har egen prosesstøtte
  • Innsyn
  • Styrer, råd og utvalg (SRU)
  • Godkjenning av utdanning
  • Søknad om kompetanseopprykk

Hver av disse har en prosessansvarlig, som er delegert dette ansvaret fra prosesseiere. Første oppdrag for de prosessansvarlige var å kartlegge og produsere støttemateriale i form av maler og skjema som vil berike det nye saksbehandlingssystemet og øke brukervennligheten både for saksbehandlerne selv og også for ansatte generelt, samt studenter og eksterne samarbeidspartnere. Delprosjektet konfigurasjon og innholdsproduksjon iverksatte en innholdsfabrikk, for å utvikle maler og skjema.

3850 Visninger
Tagger
ntnu sak