Å jobbe med konkretisering og forbedring av interne arbeidsprosesser ved NTNU er et fokusområde for NTNU Sak, med stort potensial for fornyelse gjennom innføring av nytt verktøy for saksbehandling. Dette arbeides med av tjenesteutviklerteamet i HR- og HMS-avdelingen, sammen med NTNU Sak Innføring og NTNU Sak Konfigurering og innholdsproduksjon.

Saksprosesser i funksjonsanalysen (FUP)

All saksbehandling i den nye saksbehandlingsløsningen skal knyttes til konkrete saksprosesser, med utgangspunkt i en funksjonsanalyse som er gjennomført felles for hele UH-sektoren. Denne er inndelt ut fra universitetenes virksomhetsområder, og utrykkes som Funksjon, Underfunksjon, og Prosess – noen ganger kjent som «FUP-en». Fordi vi snakker om ulike typer prosesser om hverandre, har vi valgt å kalle prosessene i FUP-en for saksprosesser. Disse skiller seg fra arbeidsprosesser som omfatter alle aktiviteter vi gjør daglig – praktisk arbeid med ulike oppgaver – og som ikke nødvendigvis utløser en dokumentasjons- og arkiveringsplikt.

Funksjonsanalysen vil fungere som grunnstruktur i den nye saksbehandlingsløsningen, og erstatter dagens arkivnøkkel som en innholdsfortegnelse for dokumentasjon og arkivering. Analysen er en oversikt over alle transaksjoner i en saksprosess som regnes som arkivverdig. Dette innebærer at alle saker som opprettes i saksbehandlingsløsningen skal knyttes til en bestemt saksprosess. Den samme oversikten vil også fungere som grunnlag for tilgangsstyring, slik at saksbehandlere skal ha tilgang til saksprosesser innen de saksområdene de jobber med.

Gjennomgående prosesser

NTNU Sak tar utgangspunkt i arbeidet med de standardiserte tjenestene som leveres ferdig fra UH Sak og som understøtter basis saksbehandling. I innføringsprosjektet skal vi legge til rette for at NTNU tar i bruk den nye saksbehandlingsløsningen for følgende gjennomgående prosesser:

• Basis saksbehandling, som skal dekke grunnleggende støtte til ulike typer saksbehandling som ikke har egen prosesstøtte
• Godkjenning av utdanning
• Søknad om kompetanseopprykk
• Innsyn
• Styrer, råd og utvalg (SRU)

I tillegg jobber prosjektet med å utarbeide en løsning for tilgangsstyring.

Alle disse gjennomgående prosessene har i løpet av høsten 2022 fått definerte prosesseiere. Våren 2023 er prosessansvarlige for alle saksprosesser identifisert og har fått tildelt ansvar for porteføljer av saksprosesser. Høsten 2023 gjennomføres et onboardingprogram for prosessansvarlige med det formål å onboarde de prosessanvarlige i rollen.

Utarbeidelse av støttemateriale til saksprosessene

Delprosjektet konfigurering og innholdsproduksjon har fått i oppdrag å etablere og iverksette en skjemafabrikk slik at vi kan få utviklet maler og skjema i den nye saksbehandlingsløsningen.

På kort sikt blir det viktig å finne ut hvilket støttemateriale som trengs for å kunne ta i bruk saksbehandlingsløsningen, og hvordan vi skal jobbe på tvers av systemet og andre fag- og samhandlingssystemer. Vi trenger oversikt over hvordan saksprosessene henger sammen med det arbeidet vi gjør, og på sikt hvordan de kan knyttes til gjennomgående prosesser. Første oppdrag for de prosessansvarlige er å kartlegge og produsere støttemateriale i form av maler og skjema som vil berike den nye saksbehandlingsløsningen og øke brukervennligheten både for saksbehandlerne selv og også for ansatte generelt, samt studenter og eksterne.