Det å jobbe med konkretisering og forbedring av interne arbeidsprosesser ved NTNU er et fokusområde for NTNU Sak, med stort potensial for fornyelse. Tjenesteutviklerne i Fellesadministrasjonen har samarbeidet om dette sammen med prosjektet helt siden prosessutvikling ble et fokusområde.

Saksområder og -prosesser

All saksbehandling skal knyttes til konkrete saksprosesser, med utgangspunkt i en funksjonsanalyse som blir felles for hele UH-sektoren. Denne er inndelt ut fra universitetenes virksomhetsområder, og utrykkes som underliggende saksområder og saksprosesser. Disse skiller seg fra arbeidsprosesser som omfatter alle aktiviteter vi gjør daglig – praktisk arbeid med ulike oppgaver – og som ikke nødvendigvis utløser en dokumentasjons- og arkiveringsplikt.

Funksjonsanalysen vil fungere som grunnstruktur i saksbehandling, og erstatter dagens arkivnøkkel som en klassifikasjonssystem for dokumentasjon og arkivering. Analysen er en oversikt over alle transaksjoner i en saksprosess som regnes som dokumentasjonspliktig. All saksbehandling som skaper dokumentasjon, skal knyttes til en bestemt saksprosess. Den samme oversikten vil også fungere som grunnlag for tilgangsstyring, slik at saksbehandlere skal ha tilgang til saksprosesser i de saksområdene de jobber med.

Gjennomgående prosesser

NTNU Sak tar utgangspunkt i arbeidet med de standardiserte tjenestene som leveres ferdig fra UH Sak og som understøtter saksbehandling generelt. I innføringsprosjektet skal vi legge til rette for at NTNU tar i bruk disse nye gjennomgående prosessene:

• Basis saksbehandling, som skal dekke grunnleggende støtte til ulike typer saksbehandling som ikke har egen prosesstøtte
• Innsyn
• Styrer, råd og utvalg (SRU)
• Godkjenning av utdanning
• Søknad om kompetanseopprykk

Hver av disse har en prosessansvarlig, som er delegert dette ansvaret fra prosesseiere. Første oppdrag for de prosessansvarlige er å kartlegge og produsere støttemateriale i form av maler og skjema som vil berike det nye saksbehandlingssystemet og øke brukervennligheten både for saksbehandlere selv og også for ansatte generelt, samt studenter og eksterne samarbeidspartnere. Delprosjektet konfigurasjon og innholdsproduksjon har iverksatt en innholdsfabrikk, og er i ferd med å utvikle maler og skjema.