Prosessansvarlig får sitt mandat delegert fra prosesseier, med utgangspunkt i et fellesmandat for prosessansvarlige. Den som får ansvar som prosessansvarlig har et taktisk og operativt oppgaveansvar og er “ekspert” på prosessen fra “ende til ende”, og bidrar til å sikre at prosessen ivaretar brukerens behov og fungerer som den skal.

Mandat og oppdrag

Ansvaret innebærer å:

• Følge opp at prosessen oppfyller målene som er satt
• Sikre at prosessen etterleves
• Følge opp at aktuelle prosess-, rutine- og rollebeskrivelser etterleves
• Følge opp og evaluere prosessen
• Sikre kontinuerlig forbedring av prosessen
• Sikre at prosessen dekker brukernes behov på en hensiktsmessig måte
• Koordinere kommunikasjon og brukermedvirkning i utvikling og forbedring av prosessen
• Bidra i opplæring av prosessrollene

Prosessansvarsteam

Prosessansvarlig kan ha nytte av å etablere et lokalt prosessansvarsteam sammen med andre prosessansvarlige ved egen enhet der hvor det er hensiktsmessig. Det kan også være enkelte prosesser hvor det er nyttig å etablere prosessansvarsteam med andre prosessansvarlige på tvers av enheter. Arbeid med personvern og informasjonssikkerhet, saksbehandling generelt og plan-, budsjett og oppfølgingsprosessen kan være eksempler på prosesser hvor det kan være nyttig å etablere prosessansvarsteam på tvers der hvor flere prosesser henger tett sammen.

Samarbeidspartnere

Prosessansvarligrollen krever et godt samarbeid også med samarbeidspartnere som er relevante for at prosessen skal virke fra “ende til ende”. Dette kan være partnere i prosessen i form av andre prosessansvarlige en må samarbeide med i prosessen, fagressurser eller nettverk/forum en bør involvere i arbeidet med prosessen, og gjerne også nettkontakt eller kommunikasjonsressurser for å sikre god informasjon og kommunikasjon om prosessen.

Arenaer og møter

Følgende samarbeidsarenaer er sentrale i arbeidet for prosessansvarlig:

• Møtearena prosesseier
• Møtearena linjeleder
• Møtearena prosessrådgivere som har kompetanse på prosessen
• Utvidet prosessnettverk / fagressurser

Kompetansekrav

Prosessansvarlig bør ha fullført følgende opplæringstilbud:

• Kurs i ny saksbehandlingsløsning for prosessansvarlig
• Påmønstringsprogram for prosessansvarlige

Grunnleggende kunnskap og ferdigheter

• Generell forvaltningskompetanse (f.eks e-læringskurs fra DFØ)
• Saksbehandlererfaring
• Erfaring med prosessarbeid og –ledelse ved NTNU
• Kommunikasjonskompetanse (klarspråk, brukertilpasning osv..)

Ekspertkompetanse

• Erfaring og kunnskap om den spesifikke prosessen
• Kunnskap om tilstøtende prosesser og arbeid i nettverk

Anbefaling

Rollen som prosessansvarlig delegeres til en spesifikk person. Det anbefales likevel å forankre arbeidet til prosessansvarlig i en arbeidsgruppe eller et team lokalt i den enheten som har prosesseierskapet for å forebygge sårbarhet.

Prosessansvarlige ved NTNU

Her finner du oversikt over hvem som er prosessansvarlig for alle saksprosessene ved NTNU

Ansvarskort

I NTNU bruker vi NTNU Sak som case for pilotering av prosessorganisering. Følgende prosesser inngår i piloten og har utarbeidet egne ansvarskort for de prosessansvarlige og prosessrådgivere.

• Prosessansvarlig saksbehandling
• Prosessansvarlig Styrer, råd og utvalg
• Prosessansvarlig Godkjenning utdanning
• Prosessansvarlig Innsyn
• Prosessansvarlig HR og kompetanseopprykk