Den nye løsningen for saksbehandling vil hete NTNU Sak. Sammenlignet med dagens system vil det ha mer støtte for saksbehandling bygget inn i verktøyet, også for brukerne av tjenester og skjema. Det kan tilpasses spesifikke saksområder og -prosesser. Nytt system er en sikker løsning for saksbehandling. Det skal dekke alle behov for dokumentasjon skapt ved NTNU som skal arkiveres etter lovverket eller er arkivverdig for ettertiden.

Generelt om systemet

• Studenter og ansatte får tilgang til tjenester via en nettbasert portal som også er tilgjengelig på mobil
  • Ansatte får i tillegg tilgang til en nettbasert arbeidsflate for saksbehandling
  • I systemet kan du ha mange saker og dokumenter åpne samtidig – veldig likt fanene i en moderne nettleser
• Man kan samskrive saksdokumenter, også saksunderlag til møter
• Integrasjon med Office-programmene, inkludert Outlook for å starte saksbehandling fra mottatt epost, motta varsler fra systemet, sende møteinnkallinger og booke rom til møter
• Integrasjon med Felles Studentsystem (FS), eInnsyn, eFormidling, eSignering, gamle saker og historiske data fra ePhorte, Vitnemålsportalen, Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Organisasjonsregisteret (OrgReg)
  • For eksempel mot FS for å hente opplysninger om studenten, samt skrive godkjente emner/utdanning tilbake for saksprosessen Godkjenning av utdanning
• Systemet kan brukes på bokmål og engelsk. I tillegg arbeides det med å gjøre nynorsk og samisk tilgjengelig

Når du oppretter og jobber med en sak i systemet, vil du også kunne åpne relevante, tidligere saker. Dette kalles sakspresedens og vil kunne konfigureres slik at det blir tilgjengelig gjennom spesielle søk for typen saksprosess du jobber i. Du vil også finne mye støttemateriale, som kunnskapsartikler, lenker til relevant lovverk, maler med standardtekster, skjema med hjelpetekster og annet vil også bidra til å veilede til korrekt saksbehandling, inkludert forhåndsdefinerte sakstitler og hjemler for hver saksprosess.

Hvordan vil det nye systemet se ut?

Med forbehold om at systemet fortsatt er under utvikling og at det kan komme endringer, så finner du bilder og videoer som gir et innblikk i systemet under.