Wikier

NTNU Sak - innføring

NTNU Sak - Nytt saksbehandlingssystem

Den nye løsningen for saksbehandling vil hete NTNU Sak. Sammenlignet med dagens system vil det ha mer støtte for saksbehandling bygget inn i verktøyet, også for brukerne av tjenester og skjema. Det kan tilpasses spesifikke saksområder og -prosesser. Nytt system er en sikker løsning for saksbehandling. Det skal dekke alle behov for dokumentasjon skapt ved NTNU som skal arkiveres etter lovverket eller er arkivverdig for ettertiden.

Generelt om systemet

  • Studenter og ansatte får tilgang til tjenester via en nettbasert portal som også er tilgjengelig på mobil
    • Ansatte får i tillegg tilgang til en nettbasert arbeidsflate for saksbehandling
    • I systemet kan du ha mange saker og dokumenter åpne samtidig – veldig likt fanene i en moderne nettleser
  • Man kan samskrive saksdokumenter, også saksunderlag til møter
  • Integrasjon med Office-programmene, inkludert Outlook for å starte saksbehandling fra mottatt epost, motta varsler fra systemet, sende møteinnkallinger og booke rom til møter
  • Integrasjon med Felles Studentsystem (FS), eInnsyn, eFormidling, eSignering, gamle saker og historiske data fra ePhorte, Vitnemålsportalen, Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Organisasjonsregisteret (OrgReg)
    • For eksempel mot FS for å hente opplysninger om studenten, samt skrive godkjente emner/utdanning tilbake for saksprosessen Godkjenning av utdanning
  • Systemet kan brukes på bokmål og engelsk. I tillegg arbeides det med å gjøre nynorsk og samisk tilgjengelig

Når du oppretter og jobber med en sak i systemet, vil du også kunne åpne relevante, tidligere saker. Dette kalles sakspresedens og vil kunne konfigureres slik at det blir tilgjengelig gjennom spesielle søk for typen saksprosess du jobber i. Du vil også finne mye støttemateriale, som kunnskapsartikler, lenker til relevant lovverk, maler med standardtekster, skjema med hjelpetekster og annet vil også bidra til å veilede til korrekt saksbehandling, inkludert forhåndsdefinerte sakstitler og hjemler for hver saksprosess.

Hvordan vil det nye systemet se ut?

Med forbehold om at systemet fortsatt er under utvikling og at det kan komme endringer, så finner du bilder og videoer som gir et innblikk i systemet under. Du kan også se en lengre introduksjon fra UH Sak i Panopto.

For ansatte

Ansattportal i NTNU Sak

Ansattportal for ledere, saksbehandlere og ansatte som er medlem i styre, råd, utvalg, nemnd eller komité. Her finner du tjenester og skjemaer, dine saker, oppgaver, godkjenninger, kunnskapsbase med støtte til bruk av systemet, saksbehandling, din profil, dine tilganger og portalen for styrer, råd, utvalg og nemnder. (stort format)

UH Sak har laget en kort video som viser ansattportalen.

Oversikt over egne saker og oppgaver i NTNU Sak

Enkel oversikt over egne saker og oppgaver. (stort format)

Liste med saker i behandling i NTNU Sak

Liste med saker i behandling. (stort format)

UH Sak har laget en kort video som viser arbeidsflaten.

Tilpasset arbeidsflate for saksprosess i NTNU Sak

Tilpasset arbeidsflate for saksprosess. (stort format)

UH Sak har laget en video som viser arbeidsflaten for saksprosessen Godkjenning av utdanning i detalj.

For studenter

Studentportal for tilgang til tjenester og skjemaer, status for dine pågående saker, kunnskapsbase med støtte til bruk av systemet, samt din profil i NTNU Sak

Studentportal for tilgang til tjenester og skjemaer, status for dine pågående saker, kunnskapsbase med støtte til bruk av systemet, samt din profil. (stort format)

UH Sak har laget en kort video som viser studentportalen.

For ledere

Dashbord for leder med oversikt over enhetens saker i NTNU Sak

Dashbord for leder med oversikt over enhetens saker. Her får du oversikt over sakene til din enhet. (stort format)

Godkjenning for leder i NTNU Sak

Godkjenning for leder. (stort format)

UH Sak har laget en kort video som viser godkjenning.

Saker til fordeling i NTNU Sak

Saker til fordeling. (stort format)

For medlemmer av eller sekretærer i styrer, råd, utvalg eller nemnder

Møtemodul for styre, råd, utvalg, nemnder og komiteer i NTNU Sak

Møtemodul for styre, råd, utvalg, nemnder og komiteer (stort format).

UH Sak har laget en kort video som viser hvordan du oppretter utvalg og legger til medlemmer, og hvordan du oppretter møter.​​​​​​

934 Visninger