Delprosjektet Tjenesteutvikling i NTNU Sak er avsluttet og overlevert til linjen ved Tjenesteutviklingsteamet ved HR- og HMS-avdelinga. Se nettsidene til NTNU Sak for nåværende delprosjekter.

NTNU Sak Tjenesteutvikling er et delprosjekt i NTNU Sak, etablert for å gjøre NTNU i stand til å drive utvikling av egne prosesser i det nye saksbehandlingsverktøyet ServiceNow. Vårt formål er å legge til rette for at organisasjonen er i stand til å utvikle digitale tjenester i denne plattformen etter at NTNU Sak er innført.

Hva jobber vi med?

Foto: NTNU Sak Tjenesteutvikling (stor versjon)

Våre oppgaver inkluderer:

• Utarbeide metode og arbeidsform for god tjeneste- og prosessutvikling tilpasset NTNU
• Utvikle og innføre prosesser som er digitalisert i ePhorte i dag
• Legge til rette for kontinuerlig, brukersentrert tjenesteutvikling ved NTNU

En oversikt over våre leveranser i prosjektet så langt, kan leses om i presentasjonen Leveranser tjenesteutviklingsteam NTNU Sak.

Hvordan kan vi utvikle gode digitale tjenester med brukeren i fokus?

ServiceNow gir oss muligheter til å utvikle gode, brukersentrerte tjenester og prosesser i større grad enn dagens systemer. Tjenesteutviklingsteamet jobber med utvikling av metodikk og verktøy for hvordan NTNU kan jobbe med prosess- og tjenesteutvikling i framtiden. Metodikken ønsker vi at skal bli et godt rammeverk og legge til rette for at NTNU kan jobbe bruker- og behovsorientert med tjeneste- og prosessutvikling på smidig måte.

Foto: NTNU Sak Tjenesteutvikling (stor versjon)

Gjennom arbeidet håper vi å kunne gå fra en situasjon hvor utvikling er preget av en silotankegang med lav grad av brukerinvolvering, som kan skape fragmenterte og lite brukervennlige tjenester, til en situasjon preget av samarbeid på tvers og brukerinvolvering i forbedringsarbeidet som muliggjør helhetlige og brukervennlige tjenester.For å lære mer om vårt metodearbeid, se presentasjon fra og opptak av NTNU Sak Kafe 3. november.

For å lære mer om vårt metodearbeid, se presentasjon fra og opptak av NTNU Sak Kafe 3. november 2022.

Foto: NTNU Sak Tjenesteutvikling (stor versjon)

Når vi jobber med tjenesteutvikling og prosessutvikling, kommer vi ofte borti problemstillingen rundt hva som er forskjellen på tjenesteutvikling og prosessutvikling. Prosess og tjeneste blir ofte nevnt i sammenheng. For å forstå hva vi mener med tjeneste og hva vi mener med prosess, har vi illustrert dette med en teaterscene.

På en teaterscene har vi et skille mellom det som foregår foran og bak sceneteppet.

Foran sceneteppet er stedet der brukeren møter tjenesten. Det vil si alt det som en student møter og erfarer med NTNU, eller det ansatte opplever ved f.eks. pålogging til systemer, og i arbeidsflaten sin.

Backstage er oss ansatte, det vil si alt som foregår i organisasjonen for å levere tjenesten. Folk, systemer, rutiner, saksbehandling og ulike aktiviteter som er usynlige for den som står på scenen, men som bidrar til å skape verdi for brukeren. Med andre ord, summen av alt, prosessen, er det som bidrar til at brukeren kan oppleve teaterstykket på scenen.

I tillegg til det som foregår bak i kulissene, har vi en del rammebetingelser som legger premisser for backstagearbeidet – vi kaller det «behind the scenes». Rammebetingelsene er det som definerer og regulerer hvordan vi rigger arbeidet i prosessen. Rammebetingelser er ofte lover og regler, forskrifter, retningslinjer og politikk.

I vårt arbeid med prosessforbedring i NTNU sak, ønsker vi å fokusere på tjenesteutvikling, gjennom å:

• Sette sluttbrukeren i sentrum ved utvikling, planlegging og organisering av tjenester, som skaper gode brukeropplevelser på tvers av kontaktpunkter over tid.
• Prosessene og systemene (backstage) må optimaliseres for å kunne skape helhetlige, brukervennlige og gode tjenester for sluttbruker.
• De som jobber i organisasjonen (backstage) må ha gode grensesnitt og systemer å arbeide i for å kunne levere gode tjenester til sluttbrukeren.

Hvilke av dagens digitaliserte prosesser kommer med i nytt system?

NTNU har en god del tjenester og prosesser i ePhorte i dag som oppleves som digitalisert for brukeren. Målet er at disse skal fortsatt oppleves som digitalisert når vi tar i bruk det nye systemet. I tillegg er noen av prosessene prioritert til å prosessutvikles i det nye systemet, både for å skape en bedre brukeropplevelse i prosessen, men også for å bruke prosessene i det praktiske arbeidet med utvikling av arbeidsmetode for prosessutvikling ved NTNU. Prosessene vi jobber med er:

1. Søke om praksisplass med særlige behov
2. Søke om 4. og 5. gangs eksamensforsøk
3. Søke om studiepermisjon
4. Levere taushetserklæring
5. Be om innsyn i egne opplysninger ved NTNU (GDPR)
6. Be om papirvitnemål

Etter innføringen vil tjenester og prosesser utvikles etter hvert som de prioriteres.