Plan for opplæring ved overgang til NTNU Sak

I forbindelse med at NTNU tar i bruk det nye saksbehandlingssystemet NTNU Sak, vil det gis tilbud om opplæring til berørte brukergrupper. På denne siden finner du nåværende plan for opplæring.

Hvem blir berørt?

Alle ansatte og studenter vil i større eller mindre grad berøres av overgangen til NTNU Sak, og alle brukergrupper vil få et tilpasset tilbud om opplæring. Studenter og vitenskapelige ansatte får tilrettelagte brukerveiledninger og e-læringsressurser, mens det for ledere og saksbehandlere i tillegg vil arrangeres digitale og fysiske kurs. Les mer om dette på innføringssiden.

Kurstilbud

Digital spørretime – sikker drift ved overgang fra ePhorte til NTNU Sak

Åpent Zoom-møte på én time for å svare ut spørsmål og bistå ledere og saksbehandlere i forbindelse med overgangen fra ePhorte til NTNU Sak. Gjennomføres flere ganger i ukene i perioden før overgang.

Webinar for ledere i to deler

Del 1 er et informasjonskurs med formål å sette ledere i stand til å forstå hvilke endringer overgang til NTNU Sak vil gi for både administrativt og vitenskapelig ansatte, og sette lederne i stand til å iverksette konkrete tiltak for å håndtere overgangen ved sin enhet. Kurset har en varighet på to timer og settes opp med mange gjentakelser syv uker før innføring. Det settes av god tid til spørsmål.

Del 2 har som mål å sette ledere i stand til å ta i bruk NTNU Sak, og vil gi en gjennomgang av funksjonalitet som er relevant for ledere. Aktuelle tema vil være:

• hvordan få oversikt over enhetens saker
• hvordan fordele post
• hvordan motta dokumenter til elektronisk godkjenning
• tilgangsstyring
• eInnsyn
• modul for styrer, råd og utvalg.

Kurset har en varighet på halvannen time og settes opp med mange gjentakelser de to siste ukene før innføring.

Webinar for saksbehandlere

Kurs med formål å sette saksbehandlere i stand til å ta i bruk NTNU Sak. Kurset gir saksbehandlere forståelse av endringer i arbeidsrutiner som overgangen til NTNU Sak innebærer, samt gi en gjennomgang av funksjonalitet som er relevant for saksbehandlere. Aktuelle tema vil være:

• gjennomgang av listevisninger og arbeidsflater
• saksplukking
• hvordan opprette en sak
• brev, notater og bruk av maler med standardtekster
• oppgaver og komiteer
• samskriving
• elektronisk godkjenning
• tilgangsstyring og skjerming
• eInnsyn
• opprette møtesak

Grensesnitt for studenter og vitenskapelig ansatte vil også gjennomgås. Kurset har en varighet på to timer og settes opp med mange gjentakelser 4-6 uker før innføring.

Fysisk ferdighetstrening

Dette er et tilbud om praktisk øving i et opplæringsmiljø. Kursdeltakerne møter opp med egen PC, og får utlevert et oppgavehefte som de jobber seg igjennom. Øvingsoppgavene vil være tilpasset ulike saksområder og vil gi mulighet til praktisk testing av de funksjonalitetene som ble gjennomgått i webinar for saksbehandlere. Noen av oppgavene legges opp slik at to og to kursdeltakere jobber sammen. Prosessrådgivere vil være til stede for å gi veiledning under kurset. Kurset har en varighet på tre timer og settes opp med mange gjentakelser 3-5 uker før innføring. Det vil også settes opp enkelte kurs noen uker etter innføring i alle tre av NTNUs campusbyer; Ålesund, Gjøvik og Trondheim.

Opplæring for spesifikke saksprosesser

Det vil settes opp kurs som omhandler spesifikke saksprosesser der det er behov for dette. Dette vil skje i regi av de ulike prosessnettverkene og prosessansvarlige. For de som trenger slik opplæring før innføring, er det satt av tid til dette to uker før innføring. Videre opplæring tilknyttet de ulike saksprosessene vil gis i perioden etter innføring.

Foto: NTNU Sak. Illustrasjon av kursplanen i ukene før og etter innføring av NTNU Sak (stort format)