Ledere - forberedelser før overgang til ny saksbehandlingsløsning

Ledere - forberedelser før overgang til ny saksbehandlingsløsning

NTNU Sak-prosjektet er under restrukturering, denne siden utgår og slettes 05.09.2024.

På denne siden finner du viktige aktiviteter du som leder selv kan gjøre før innføringen av nytt system i forbindelse med NTNU Sak.

Aktiviteter for sikker drift før innføring

  • Sett deg inn i hvilke endringer overgang til ny saksbehandlingsløsning vil medføre for dine arbeidsprosesser og dine arbeidsrutiner
  • Rydding og dokumentfangst
  • Hev kompetanse på forvaltning og saksbehandling
  • Delta på informasjonsmøter om NTNU Sak og følg med på informasjon om NTNU Sak på prosjektets innføringsside

Du som leder må forberede dine ansatte på endringene

Sørg for at du og dine ansatte er godt forberedt på endringene ved å:

  • Alle ansatte skal ta i bruk den nye saksbehandlingsløsningen: Ledere, saksbehandlere, ansatte, studenter og eksterne samarbeidspartnere
  • Det er ditt ansvar som leder å motivere til at alle dine ansatte forplikter seg til innføringen og de endringene dette medfører på deres lokale arbeidsprosesser
  • Delta på informasjonsmøter for ledere i NTNU Sak, se oversikt på siden for innføringsaktiviteter
  • Sørg for at dine ansatte deltar på NTNU Sak kafeer og holder seg oppdatert på nettsidene til innføringsprosjektet

Du må forberede endringer i arbeidsprosesser knyttet til saksbehandling

  1. Som leder forventes du å bidra til å forbedre enhetens saksbehandlingspraksis
    • Innføringsleder for NTNU Sak på ditt fakultet/din avdeling har sammen med lokalt innføringsteam gjort en kartlegging på enheten
  2. Sett deg inn i resultatene fra kartleggingen og hva som forventes av deg og din enhet
    • Lag en oppsummering av kartleggingen for din enhet og presenter for dine ansatte hvilke endringer i lokale arbeidsprosesser dere må gjennomføre
  3. Sett mål for hvilke forbedringer dere skal gjøre før oppstart med ny saksbehandlingsløsning
    • Innføringsleder på ditt fakultet/din avdeling gjennomfører hver måned en risiko- og mulighetsvurdering av innføringen av NTNU Sak lokalt. Gi innspill fra din enhet
  4. Hvert fakultet og hver avdeling har utpekt egne prosessrådgivere til å bidra i forbedring av arbeidsprosesser knyttet til saksbehandling generelt, styrer, råd og utvalg, innsyn, godkjenning av utdanning og kompetanseopprykk
    • Finn ut hvem som er innføringsleder og prosessrådgivere ved ditt fakultet/din avdeling og bruk dem som støtte i det lokale endringsarbeidet

Hev kompetansen på offentlig forvaltning og saksbehandling

  • Sørg for at dine ansatte har god forståelse for hvilke dokumenter i arbeidsprosesser de jobber med som er arkivverdige, journalpliktige og arkivpliktige
  • Legg gjerne til rette for kompetanseheving og refleksjon om forvaltningsansvaret ved enheten ved å gjennomføre opplæringen som lenket til på temasiden for saksbehandling

Ansvar for sikker drift ved overgang til ny saksbehandlingsløsning

  • Gå gjennom alle åpne saker i ePhorte ved enheten og vurder hvilke gamle, åpne saker du kan få lukket og avsluttet – trenger du hjelp, ta kontakt på NTNU Hjelp for brukerstøtte til ePhorte
  • Når NTNU går over til ny saksbehandlingsløsning er det ditt ansvar som leder å sikre at alle åpne saker under arbeid blir ivaretatt og videreføres inn i ny saksbehandlingsløsning
  • Det vil bli utarbeidet en egen plan for sikker drift ved overgang som iverksettes når oppstarten nærmer seg

Nyttige lenker