Wikier

NTNU Sak - innføring

NTNU Sak - Innføringsaktiviteter

Innføring av nytt saksbehandlingssysem innebærer involvering av organisasjonen på alle nivå. Denne siden gir en oversikt over pågående aktiviteter med en kort oppsummering for hver måned sammen med lenker til månedsrapporter.

Kommunikasjonsplan NTNU Sak 2024

Aktiviteter våren 2024

Juni

  • 20. juni er det NTNU Sak kafé for ledere og administrativt ansatte ved NTNU. Tema er styrer, råd, utvalg og nemnder for utvalgssekretærer og ledere. Lenke til zoommøtet passord 630166.

Mai

Mars

Du kan lese månedsrapporten fra februar og mars 2024 her.

Februar

  • 29. februar var det NTNU Sak kafé for administrativt ansatte ved NTNU. Tema for møtet var tilgangsstyring. Det ble også informert om fremdriften og veien videre i innføring av nytt saksbehandlingssystem.
  • 15. februar var det informasjonsmøte for alle ledere ved NTNU. Tema for møtet var tilgangsstyring.
  • 1. februar var det NTNU Sak kafé for alle ansatte ved NTNU. Tema for møtet var innsyn. Det berører alle ansatte ved NTNU. Tekster om innsyn på NTNUs nettsider har blitt oppdatert nå i vår.

Januar

Månedsrapport for januar er lagret her.

Aktiviteter høsten 2023

Desember

  • 12. desember var det NTNU Sak-kafé for alle ansatte ved NTNU.
  • 8. desember var det informasjonsmøte for alle ledere ved NTNU.

November

Månedsrapport for november er lagret her. Her kan du lese om tilgangsstyring, kvalitet i saksbehandling og forvaltningsorganisasjonen. Du finner også lenke til en ny nettside for ledere og saksbehandlere.

  • 10. november var det NTNU Sak-kafé for alle ansatte ved NTNU. Kafeen handlet om fremtidens saksbehandling.
  • 2. november var det informasjonsmøte for alle ledere ved NTNU.

Oktober

Månedsrapport for oktober finner du her.

I oktober har vi jobbet med å få på plass en løsning for tilgangsstyring som fungerer for ulike brukergrupper og ulike saksområder ved NTNU. Vi har også oppdatert teksten på den engelske nettsiden om innføring av nytt saksbehandlingssystem.

September

Månedsrapport for september er lagret her. Vi har satt i gang arbeidet med å kartlegge skjema og maler som brukes ved NTNU.

August

Her finner du månedsrapport for august.

  • 31. august var det samordningsmøte prosjekt-linje. Dette er faste møter mellom prosjektledelsen i NTNU Sak og linjeledere fra de avdelingene som får et drifts- og forvaltningsansvar med den nye løsningen. Det blir faste møter annenhver uke framover. Formålet med møtene er å sikre god dialog og koordinering mellom prosjekt og linje.

Aktiviteter våren 2023

Juni

Mai

April


  • 20. april på Lerkendalsamlingen for alle administrative ledere ved NTNU dreide ett av innleggene seg om prosessorganisering. Prosessforbedring og prosessorganisering er prinsipper vi bruker i NTNU Sak-prosjektet.

Februar

Månedsrapport for februar handler om det som har skjedd i prosjektet denne måneden. Her ligger det lenke til en nasjonal undersøkelse om saksbehandling, og hvordan hver enhet kan hente ut statistikk i saksbehandling.

Januar

  • 24-25. januar deltok prosjektet på NTNUs ledersamling på Hell, hvor vi intervjuet fem ulike ledere ved NTNU om bruk av ePhorte, NTNU Sak, Styre, Råd og Utvalg, samt samarbeid og Ett NTNU

Månedsrapport finnes på SharePoint.

Aktiviteter høsten 2022

November og desember

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • 9. desember ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
  • 9. november var det demonstrasjon av basis saksbehandling, holdt av leverandør og med deltakere fra UH Sak tilstede for påfølgende workshop
  • 3. november var det NTNU Sak-kafé med over 200 deltakere, med tema fremtidige muligheter for utvikling av tjenester etter innføring av ServiceNow og Documaster ved NTNU

Oktober

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • 28. oktober ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
  • 20. oktober var det kommunikasjonskafé for BOTT ØL og NTNU Sak
  • 7. oktober var det møte med ledere ved NTNU om NTNU Sak og BOTT ØL
  • 6. oktober var det NTNU Sak-kafé med over 234 deltakere, med tema basis saksbehandling

September

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • 8. september var det NTNU Sak-kafé med over 170 deltakere
  • 7. september var det møte med ledere ved NTNU om NTNU Sak og BOTT ØL

August

Månedsrapport finnes på SharePoint.

Aktiviteter våren 2022

Juni

  • 16. juni var det prøve-kick-off for opplæring for fagspesialistene, som forberedelse til høstens kurs i offentlig forvaltning og tilpassede kurs for ulike saksområder
  • 10. juni var det informasjonsmøte for ledere i NTNU Sak og BOTT ØL
  • 3. juni bidro fagspesialister til design av brukerstøtte for saksbehandling

Mai

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • 9. mai var det heldagssamling for administrative ledere om Ett NTNU og endringsarbeidet fremover med NTNU Sak og BOTT ØL som eksempler
  • 6. mai bidro fagspesialister til design av opplæring
  • 4. mai hadde vi felles informasjonsmøte for ledere for BOTT ØL og NTNU Sak
  • FAQ åpnes opp og fagspesialistene får opplæring i bruk av FAQ til å finne informasjon og svar på spørsmål
  • Omstrukturering av nettsider for NTNU Sak med for å gjøre informasjonen mer levende og sikre løpende informasjon til alle ved NTNU
  • Andre demo av ny løsning slippes

April

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • 22. april ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
  • Fagspesialister presenteres for ambisjonsnivå med innføring av NTNU Sak og bidrar til å identifisere hva som må til for å sette organisasjonen i stand til å motta ny løsning
  • Fagspesialister bidrar inn i UH Sak-prosjektet, som utvikler standard fellestjeneste, med deltakelse i tidlig testing av utviklede løsninger. I tillegg bidrar de med brukerhistorier om ulik arbeidsfunksjonalitet som skal utvikles inn i løsningen: Varsler, purringer, rapporter til ledere og frister
  • Møtefrekvensen med innføringsledere endres til annenhver uke for å kunne ta løpende problemstillinger til diskusjon og for å kunne være bedre koordinert med BOTT ØL
  • Egne møtearenaer for ledere og alle ansatte er under planlegging
  • Flere fakultet organiserer egne samlinger for administrative ledere og administrasjon, hvor også NTNU Sak settes på agendaen. Formål er å forstå hva som skjer fremover og hvordan dette påvirker arbeidshverdagen til administrasjonen
  • Arbeidet med brukerstøtte for ny løsning planlegges og involvering av andre enheter ved NTNU som driver brukerstøtte er i oppstart. Formålet er å lære av andre enheter og bidra til felles praksis ved bruk av verktøy og begrep
  • Det samles inn spørsmål fra organisasjonen gjennom alle møter Innføring deltar på, og de brukes som utgangspunkt for å utarbeide en FAQ for NTNU Sak
  • Første demo fra utvikling av ny løsning slippes

Mars

Månedsrapport finnes på SharePoint.

  • Etablering av fagspesialistnettverk med fagspesialister innen ulike sakbehandlingsområder som HR, utdanning, forskning, styrer, råd og utvalg, samt innsyn
  • Opplæringsplan utarbeides basert på ulike faser:
    • Fase 1 Bli kjent med offentlig forvaltning
    • Fase 2 Saksbehandling på NTNU
    • Fase 3 Innføring av NTNU Sak - verktøysfokus
    • Fase 4 Rollebasert opplæring - funksjonsområder
  • Merete Aagesen, kommunikasjonsmedarbeider fra BOTT ØL, kommer inn i 50% i NTNU Sak for å bidra til bedre koordinering mellom innføringsarbeidet i prosjektene
  • Brukerstøtte for ny løsning er i sluttfase med kartlegging av ulik praksis med brukerstøtte blant ulike enheter ved NTNU
  • NV utfordrer prosjektet til å utforske det forskningsadministrative området gjennom opplæring i dokumentfangst og arkivering for prosjektøkonomer og forskningsrådgivere. Formål er å bistå denne medarbeidergruppen ved NV med arbeidet og å lære mer om hvilke behov denne medarbeidergruppen har ved innføring av ny løsning, og hvilket opplæringsbehov de har

Februar

  • Innføringslederne bidrar med innspill til ambisjonsnivå for NTNU Sak i workshop
  • Spørreundersøkelse om bruk av ePhorte blant saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere gjennomføres i det nasjonale prosjektet UH Sak på 21 institusjoner
  • Innføring som delprosjekt i NTNU Sak opprettes med innføringsleder Gry Jordet Kibsgaard, og Opplæring og Brukerstøttes flyttes til dette delprosjektet
  • NTNU Sak oppfordres til å etablere tettere koordinasjon med BOTT ØL sitt innføringsarbeid

Januar

  • Opplæring og Brukerstøtte er organisert under delprosjektet Tjenesteutvikling hvor de siden før sommeren 2021 har jobbet med å utvikle modeller for brukerstøtte og opplæring som tjenester

Aktiviteter våren 2021

Juni

  • 18. juni ble SESAM oppdatert om status for prosjektet

Mars