NTNU Sak - Innføringsaktiviteter - Kunnskapsbasen
NTNU Sak - innføring
NTNU Sak - Innføringsaktiviteter
Innføring av NTNU Sak som løsning innebærer involvering av organisasjonen på alle ulike nivå. Denne siden for innføringsaktiviteter gir en oversikt over pågående aktiviteter med en kort oppsummering for hver måned, samt lenker til månedsrapporter siden mars 2022.
Aktiviteter høsten 2023
August
- 31. august var det samordningsmøte prosjekt-linje. Dette er faste møter mellom prosjektledelsen i NTNU Sak og linjeledere fra de avdelingene som får et drifts- og forvaltningsansvar med den nye løsningen. Det blir faste møter annenhver uke framover. Formålet med møtene er å sikre god dialog og koordinering mellom prosjekt og linje.
Aktiviteter våren 2023
Juni
- 22. juni var det samling for prosessrådgivere og fagspesialister i saksbehandling, innsyn, godkjenning av utdanning, HR saksbehandling og styre, råd og utvalg.
- 15. juni var det samling for innføringsledere hvor vi la planer for høsten.
Mai
- 8. mai var det kick off for prosessroller og innføringsledere i Fellesadministrasjonen
April
- 20. april på Lerkendalsamlingen for alle administrative ledere ved NTNU dreide ett av innleggene dreide seg om prosessorganisering. Prosessforbedring og prosessorganisering er prinsipper vi bruker i NTNU Sak-prosjektet.
Februar
- 9. februar var det informasjonsmøte for alle ledere ved NTNU
Januar
- 24-25. januar deltok prosjektet på NTNUs ledersamling på Hell, hvor vi intervjuet fem ulike ledere ved NTNU om bruk av ePhorte, NTNU Sak, Styre, Råd og Utvalg, samt samarbeid og Ett NTNU
Månedsrapport finnes på SharePoint.
Aktiviteter høsten 2022
November og desember
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 9. desember ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
- 9. november var det demonstrasjon av basis saksbehandling, holdt av leverandør og med deltakere fra UH Sak tilstede for påfølgende workshop
- 3. november var det NTNU Sak Kafé med over 200 deltakere, med tema fremtidige muligheter for utvikling av tjenester etter innføring av ServiceNow og Documaster ved NTNU
Oktober
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 28. oktober ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
- 20. oktober var det kommunikasjonskafé for BOTT ØL og NTNU Sak
- 7. oktober var det møte med ledere ved NTNU om NTNU Sak og BOTT ØL
- 6. oktober var det NTNU Sak Kafé med over 234 deltakere, med tema basis saksbehandling
September
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 8. september var det NTNU Sak Kafé med over 170 deltakere
- 7. september var det møte med ledere ved NTNU om NTNU Sak og BOTT ØL
August
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 19. august ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
Aktiviteter våren 2022
Juni
- 16. juni var det prøve-kick-off for opplæring for fagspesialistene, som forberedelse til høstens kurs i offentlig forvaltning og tilpassede kurs for ulike saksområder
- 10. juni var det informasjonsmøte for ledere i NTNU Sak og BOTT ØL
- 3. juni bidro fagspesialister til design av brukerstøtte for saksbehandling
Mai
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 9. mai var det heldagssamling for administrative ledere om Ett NTNU og endringsarbeidet fremover med NTNU Sak og BOTT ØL som eksempler
- 6. mai bidro fagspesialister til design av opplæring
- Presentasjon
- Ulike behov for ulike brukergrupper beskrives gjennom brukerhistorier
- 4. mai hadde vi felles informasjonsmøte for ledere for BOTT ØL og NTNU Sak
- FAQ åpnes opp og fagspesialistene får opplæring i bruk av FAQ til å finne informasjon og svar på spørsmål
- Omstrukturering av nettsider for NTNU Sak med for å gjøre informasjonen mer levende og sikre løpende informasjon til alle ved NTNU
- Andre demo av ny løsning slippes
April
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- 22. april ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
- Fagspesialister presenteres for ambisjonsnivå med innføring av NTNU Sak og bidrar til å identifisere hva som må til for å sette organisasjonen i stand til å motta ny løsning
- Fagspesialister bidrar inn i UH Sak-prosjektet, som utvikler standard fellestjeneste, med deltakelse i tidlig testing av utviklede løsninger. I tillegg bidrar de med brukerhistorier om ulik arbeidsfunksjonalitet som skal utvikles inn i løsningen: Varsler, purringer, rapporter til ledere og frister
- Møtefrekvensen med innføringsledere endres til annenhver uke for å kunne ta løpende problemstillinger til diskusjon og for å kunne være bedre koordinert med BOTT ØL
- Egne møtearenaer for ledere og alle ansatte er under planlegging
- Flere fakultet organiserer egne samlinger for administrative ledere og administrasjon, hvor også NTNU Sak settes på agendaen. Formål er å forstå hva som skjer fremover og hvordan dette påvirker arbeidshverdagen til administrasjonen
- Arbeidet med brukerstøtte for ny løsning planlegges og involvering av andre enheter ved NTNU som driver brukerstøtte er i oppstart. Formålet er å lære av andre enheter og bidra til felles praksis ved bruk av verktøy og begrep
- Det samles inn spørsmål fra organisasjonen gjennom alle møter Innføring deltar på, og de brukes som utgangspunkt for å utarbeide en FAQ for NTNU Sak
- Første demo fra utvikling av ny løsning slippes
Mars
Månedsrapport finnes på SharePoint.
- Etablering av fagspesialistnettverk med fagspesialister innen ulike sakbehandlingsområder som HR, utdanning, forskning, styrer, råd og utvalg, samt innsyn
- Opplæringsplan utarbeides basert på ulike faser:
- Fase 1 Bli kjent med offentlig forvaltning
- Fase 2 Saksbehandling på NTNU
- Fase 3 Innføring av NTNU Sak - verktøysfokus
- Fase 4 Rollebasert opplæring - funksjonsområder
- Merete Aagesen, kommunikasjonsmedarbeider fra BOTT ØL, kommer inn i 50% i NTNU Sak for å bidra til bedre koordinering mellom innføringsarbeidet i prosjektene
- Brukerstøtte for ny løsning er i sluttfase med kartlegging av ulik praksis med brukerstøtte blant ulike enheter ved NTNU
- NV utfordrer prosjektet til å utforske det forskningsadministrative området gjennom opplæring i dokumentfangst og arkivering for prosjektøkonomer og forskningsrådgivere. Formål er å bistå denne medarbeidergruppen ved NV med arbeidet og å lære mer om hvilke behov denne medarbeidergruppen har ved innføring av ny løsning, og hvilket opplæringsbehov de har
Februar
- Innføringslederne bidrar med innspill til ambisjonsnivå for NTNU Sak i workshop
- Spørreundersøkelse om bruk av ePhorte blant saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere gjennomføres i det nasjonale prosjektet UH Sak på 21 institusjoner
- Innføring som delprosjekt i NTNU Sak opprettes med innføringsleder Gry Jordet Kibsgaard, og Opplæring og Brukerstøttes flyttes til dette delprosjektet
- NTNU Sak oppfordres til å etablere tettere koordinasjon med BOTT ØL sitt innføringsarbeid
Januar
- Opplæring og Brukerstøtte er organisert under delprosjektet Tjenesteutvikling hvor de siden før sommeren 2021 har jobbet med å utvikle modeller for brukerstøtte og opplæring som tjenester
Aktiviteter våren 2021
Juni
- 18. juni ble SESAM oppdatert om status for prosjektet
Mars
- 15. mars ble prosjektet presentert for SESAM