Wikier

Skjemaverktøy

Denne siden hjelper deg til å finne riktig skjemaverktøy til riktig formål, og inneholder også informasjon og veiledning for de som skal opprette et digitalt skjema.

Hvis du trenger verktøy til forskning, les først temasiden om Forskningsdata.

Innhold

Opprette digitale skjema

Hvis du trenger et digitalt skjema eller å digitalisere et eksisterende skjema, kontakt din lokale superbruker.

Sjekkliste før du bestiller

  1. Er skjemaet nødvendig? Gjør det livet enklere for sluttbrukeren? I mange tilfeller lager man skjema som heller kan løses med tillitssystemer eller man setter strøm på tungvinte arbeidsprosesser. En god start er å analysere og forenkle arbeidsprosessen før du lager skjema.
  2. Lag en rutinebeskrivelse for hvordan skjemadata skal behandles. Er innsamlede data arkivverdig? Skal det brukes i annet fagsystem eller gjennomgå saksbehandling? Hvor lenge skal data bevares før de slettes? Hvem er ansvarlig for dette, og har de kapasitet til å gjøre dette?
  3. Bestem hvem som er skjemaeier. Det må dokumenteres hvem som er ansvarlig/eier av arbeidsprosessen som benytter dette spesifikke skjemaet. Enheten har det det fulle og hele ansvar for skjema de anvender.
  4. Vurder sikkerhet. Skjemaverktøyet leverer svar via e-post til angitte mottakere. Det er strenge begrensninger til hvilken informasjon som kan sendes med e-post. Det er skjemaeiers ansvar å vurdere sikkerhet.
  5. Hva vil du oppnå eller hente inn? Hvilke felter og informasjon skal du ha med? En god regel er å gjøre det så enkelt som mulig. Ikke spør om noe du ikke trenger og unngå dropp felter som er kjekt å ha. Ikke bland mange arbeidsprosesser inn i samme skjema.

Tilgjengelige verktøy

Det er i hovedsak fire skjemaverktøy i bruk ved NTNU. Det finnes mange andre verktøy, men de mangler databehandleravtale med NTNU, og anbefales derfor ikke å brukes.

Skjemaverktøy ved NTNU

Informasjonsklassifisering:

Åpen

Intern

Fortrolig

Strengt fortrolig

MachForm

OK

OK

NEI

NEI

Microsoft Forms

OK

NEI (1)

NEI (1)

NEI (1)

TOPDesk (NTNU Hjelp)

OK

OK

NEI

NEI

Nettskjema

OK 

OK

OK (x)

OK (x)

(1) Ikke vurdert informasjonsklassifiseringsnivå

(x) UiOs nettskjema må benyttes sammen med TSDs lagringsløsning 

Hvis du er usikker på hvilket verktøy du bør bruke, kontakt IT-avdelingen for hjelp. Hvis du trenger hjelp til vurdering av innsamling av data, kontakt Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU).

Hjelp til utvikling av prosesser og digitalisering av skjema

DOKU har ansvar for tilrettelegging for innsamling av data, og ønsker å bidra til at skjema tilhørende NTNU standardiseres. Enhetene og skjemaansvarlig kan kontakte DOKU for hjelp til dette arbeidet, og de vil sammen med IT kunne bidra til å forbedre både arbeidsprosess og datainnsamling.

Bygging av skjema

Det er generelt flere skjemabyggere som har kompetanse til å utvikle digitale skjema ved NTNU, men dette varierer mellom enhetene. MachForm, som brukes til administrative arbeidsprosesser, har egne superbrukere som har tilgang til å opprette og redigere skjema. Microsoft Forms er tilgjengelig for alle ansatte, mens TOPDesk er begrenset til skjemaansvarlige ved hver enhet. Nettskjema er tilgjengelig for de fleste, men formell bruk er ikke avklart på organisasjonsnivå.

Det er enheten som ønsker å bruke et skjema i sine arbeidsprosesser som er skjemaeier, og derfor ansvarlig for alle elementer ved skjemaet – inkludert sikkerhet. Informasjonssikkerhetsansvarlig ved NTNU kan gi råd og veiledning.

Sikkerhet

Det er skjemaeier, altså den som eier arbeidsprosessen, normalt en avdeling, et institutt, fakultet, e.l. som er ansvarlig for å vurdere sikkerheten og om skjemaet er i tråd med gjeldende lover og regler. Her er noen tips og råd:

Personopplysninger

Personopplysning er informasjon eller vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, registreringsnummer på bil, bilder, osv. Før man samler inn og behandler personopplysninger, skal det vurderes om behandlingen er lovlig ifølge Personopplysningsloven. Det er blant annet krav om at:

  • Den det samles opplysninger om skal gi eksplisitt samtykke til hvilke data som samles inn, samt behandlingen av de. Hvis samtykke ikke etterspørres skal det oppgis hvilken lovhjemmel som anvendes for å rettferdiggjøre innsamlingen
  • Behandlingen av data skal være formålstjenlig, altså direkte knyttet til en arbeidsprosess
  • Det skal bare samles inn informasjon som er relevant og nødvendig.  Opplysninger kan ikke brukes til andre formål enn det det er gitt samtykke til
  • Den som det behandles informasjon om har krav på innsyn og sletting av data
  • Informasjon må ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for behandlingen
  • Opplysninger må sikres og beskyttes slik at bare de som har saklig grunn til det får tilgang, og de må også beskyttes mot endring

Datatilsynet har eksplisitt vedtatt at e-post ikke kan brukes til å distribuere personnummer eller fødselsnummer – disse er identiske – selv om det i utgangspunktet ikke er sensitive data.

Sensitive personopplysninger

Merk: Dersom det skal behandles sensitive personopplysninger, eller annen informasjon som bør hemmeligholdes, kan ikke MachForm brukes per i dag.

Sensitive personopplysninger inkluderer:

  • Rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • Politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmedlemskap
  • Genetiske og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
  • Helseopplysninger
  • En fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering

Tilsvarende er det forbudt å samle inn fortrolige og strengt fortrolige opplysninger, hvor konfidensialitetsklassifisering vil tilsi at «offentliggjøring vil skade offentlige interesser, institusjonen eller enkeltperson(er)» eller «gi betydelig skade» på disse.

Skjemaeier, systemeier og skjemabygger

Skjemaeier: Det er enheten som bruker et skjema i sine arbeidsprosesser som er skjemaeier, og derfor ansvarlig for innsamling og behandling av data, samt sikkerhet. Personvernombud ved NTNU kan gi råd og veiledning.

Systemeier: Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU eier skjemaverktøyet MachForm, men har ikke ansvar for de enkelte skjemaene. IT-avdelingen utvikler og drifter skjemaverktøyet.

Skjemabygger: Det er flere skjemabyggere som har kompetanse til å utvikle digitale skjema, og de er organisert rundt et superbrukernettverk som gis praktisk og faglig støtte av DOKU. Hvis din enhet ønsker å ta i bruk digitale skjema er lokal skjemabygger kontaktpunkt for dette arbeidet.

Hovedside DOKU | Temaside om administrative systemer | Sider merket med Skjema

Child Pages (3)

  • MachForm

    NTNU har tatt i bruk MachForm for å lage digitale skjema til støtte i arbeidsprosesser som ikke har egne fagsystemer eller dedikerte skjemaløsninger. Innhold Varianter Bruk og bruksområde Regler...

  • MachForm - English

    NTNU uses MachForm for creating digital forms to support work processes that do not have their own solutions or dedicated form systems. Contents Variants Use and area of application Rules for use...

  • Microsoft Forms

    I Office 365 kan du sette opp enkle uformelle, skjema, som for eksempel påmelding til julebord. Åpne skjemaverktøyet Microsoft Forms 1. Klikk på vaffelmenyen, deretter Office 365 2. I siden som...