Arbeidet med prosessorganisering ved NTNU foregår flere steder, blant annet knyttet til arbeidet med Ett NTNU, gjennomgående prosesser ved NTNU og NTNU Sak-prosjektet.

På overordnet nivå er vi nå i gang med å utarbeide felles strukturer og rammer for prosessforbedring.

Dette arbeidet tar utgangspunkt i en relativt bred forståelse av begrepet “prosess”, som en måte å organisere menneskelig innsats på.En prosess omfatter alt og alle som inngår i behandlingen av en sak, altså både saken selv, personene som er involvert, aktivitetene som utføres, hjelpemidlene som benyttes, og resultatene som frembringes. Definisjonen er hentet fra Jon Idens bok “Prosessledelse”.

Ved NTNU har arbeidet med prosessutvikling så langt fokusert på gjennomgående prosesser. I tillegg har flere av NTNUs store fellesprosjekt, for eksempel BOTT Økonomi og lønn og NTNU Sak, pekt på nødvendigheten av å jobbe med prosesseierskap i saksbehandling på både strategisk, taktisk og operativt nivå.

Gjennomgående prosesser

Rapporten “Ett NTNU – for det administrative støtteapparatet” publisert i 2022 pekte videre blant annet på at NTNU må styrke sin evne til å jobbe på tvers av enheter, og jobbe videre med å utvikle gjennomgående prosesser. “Gjennomgående prosesser” defineres her som felles administrative prosesser som kan bidra til bedre samarbeid og flyt på tvers av enheter og nivå i organisasjonen.

Dette arbeidet har kommet lengst for tre prosesser som i 2017 ble valgt ut for å pilotere denne måten å jobbe med langsiktig prosessforbedring på tvers av nivå:

• Rekruttering av fast vitenskapelig ansatte (HR)

• Plan- og budsjettoppfølgingsprosessen (PBO-prosess)

• Studieplanprosessen (utdanningskvalitet)

Erfaringer fra disse tre prosessene er sentrale når vi nå ønsker å utvide dette arbeidet.

NTNUs saksbehandlingsprosesser

UH-sektoren har utarbeidet en felles oversikt over saksbehandlingsprosesser og hvilken dokumentasjon som er nødvendig for de ulike prosessene. Oversikten er organisert i tre nivå - funksjon, underfunksjon og prosess. Oversikten over alle saksområder og saksprosesser finner du i SharePoint. Gjennom NTNU Sak-prosjektet har vi kartlagt eierskap for alle saksprosessene og laget en interaktiv oversikt over prosessporteføljen knyttet til prosesseier og prosess-/virksomhetsområde.

NTNU jobber nå med å kartlegge og lage en systematisk oversikt ansvaret for alle saksprosessene.