Den operative gjennomføringen av de viktigste aktivitetene i virksomhetsstyringen ved NTNU skjer gjennom årshjulet og PBO-prosessen, som er en forkortelse for Plan, Budsjett og Oppfølging. Dette er en gjennomgående prosess som involverer alle enheter på alle nivå i NTNU, og du som leder må kjenne til hvordan dette påvirker din enhet.

Hovedside: Virksomhetsstyring ved NTNU

I NTNUs virksomhetsstyring bruker vi prinsippene fra PDCA-sirkelen – Plan, Do, Check og Act.

PBO-prosessen

PBO-prosessen tar utgangspunkt i overordnede rammer, som strategier, utviklingsavtalen med Kunnskapsdepartementet (KD), tildelingsbrev, styringsdialog, føringer fra KD eller Rektor, samt gjeldende budsjettrammer slik de fordeles gjennom rammefordelingsmodellen som styret har vedtatt. Totaliteten danner de overordnede rammene for PBO-prosessen.

• Fastsetter mål og planer for kommende år og i langtidsperioden
• Planene ivaretas i budsjetteringsfasen, hvor det fordeles midler og prioriteres ressurser for å gjennomføre planene man har lagt

Eksempler på dette kan være at det settes av midler til endringer i studieporteføljen, planlagte investeringer eller at man ønsker å styrke forskningsaktiviteten i en faggruppe.

• Det bør deretter være samsvar mellom planene og budsjettene og den faktiske gjennomføringen av aktiviteten
• Etter gjennomføring kommer oppfølging, som består av både læring, evaluering og rapportering

For å kunne ha en god virksomhetsstyring er det nødvendig å ha en god kobling med utdannings- og forskningsprosessene. Her er eksempler på tiltak som både er aktuelt for PBO-prosessen, og utdanning/forskningsprosessene:

• Endringer i studieportefølje
• Tiltak for å bedre utdanningskvalitet
• Egenfinansiering i forskningsprosjekter
• Tiltak for å danne robuste faggrupper

Figur 1: Fasene i PBO-prosessen (stort bilde)

PBO-prosessen fastsetter mål og planer for kommende år og i langtidsperioden, og gjennomføres etter et årshjul. Disse planene må ivaretas i budsjetteringsfasen, hvor det fordeles midler og prioriteres ressurser for å gjennomføre planene man har lagt.

Enhetene planlegger og budsjetterer fremtidig aktivitet, både for inneværende år (prognose), påfølgende år (årsplan og årsbudsjett) og i langtidsperioden (periodeplan, utviklingsavtalen og langtidsbudsjett). Etter gjennomføring rapporterer og evaluerer enhetene, etter hver tertial (tertialrapport) og etter årsavslutning (årsrapport og årsregnskap).

Det er flere stopp-punkt gjennom året, og under vises de største leveransene i PBO-prosessen, fordelt på fremtidsskuende (plan/budsjett) og tilbakeskuende (oppfølging/rapportering).

I visualiseringen under er årshjulene fremstilt som et fremtidsskuende og et tilbakeskuende. Det er imidlertid store sammenhenger mellom disse årshjulene.

• Fremtidsskuende: handler om å planlegge aktivitet
• Tilbakeskuende handler om å rapportere den samme aktiviteten.

Her er årshjulene visuelt skilt for å få en bedre oversikt:

Figur 2. Årshjulet for kommende år og langtidsperioden (stort bilde)

Figur 3. Årshjulet for inneværende år (stort bilde)

Verktøy for økonomi- og virksomhetsstyring

• BEVISST - System for virksomhetsstyring
• Rammefordelingsmodellen og viderefordelingsmodellene [LENKE] for tildeling
• Årshjul knyttet til PBO-leveranser fra BEVISST Plan

Styresaker om virksomhetsrapporter, plan og budsjett

Saker om virksomhetsrapportering, plan, budsjett og regnskap, samt tildelingsbrev, kommer jevnlig opp i møter i NTNUs styre.

Kontakt

Ansvarlig for siden: Avdeling for utvikling, økonomi og virksomhetsstyring