BEVISST virksomhetsstyringssystem skal gi deg som leder og lederstøtte lett tilgang til styrings- og ledelsesinformasjon til bruk ved egen enhet. BEVISST skal være et støtteverktøy i virksomhetsprosesser og skal understøtte funksjoner som planlegging, innsikt, analyse og styring.

Se også: BEVISST brukerstøtte | PBO-prosessen |

Logg inn i BEVISST innsiktLogg inn i BEVISST plan

Hva er system for virksomhetsstyring?

BEVISST virksomhetsstyringssystem består av både BEVISST innsikt og BEVISST plan. Som leder og lederstøtte skal du gjennom BEVISST innsikt få bedre innsikt i virksomhetsområder som utdanning, forskning, formidling og nyskaping og støttefunksjonene økonomi og HR. I BEVISST plan skal du som leder og lederstøtte kunne ressursplanlegge virksomheten og vurdere realismen i planer og budsjett for inntil 10 år fremover.

BEVISST plan

BEVISST plan er NTNUs nye budsjett- og planleggingsverktøy hvor alle enheter skal planlegge bemanning, legge budsjett og planer for årene fremover. Følgende planleggingsmoduler i BEVISST plan er satt i produksjon:

• Bemanningsplan: her skal enhetene utarbeide bemanningsplan og lønnsbudsjett
• Inntektssimulering: her kan instituttledergruppene simulere fremtidige inntekter og utarbeide langtidsplan med utgangspunkt i de faste produksjonsindikatorer: publikasjoner, doktorgrader, ekstern forskningsfinansiering, utveksling og gjennomføring av grader og studiepoengsproduksjon
• Inntektsfordeling: her fordeles inntekter ut til enhetene basert på NTNUs rammefordelingsmodell (RFM) og fakultetenes viderefordelingsmodell (VFM)
• BOA-samspill: her skal enhetene estimere fremtidig BOA- aktivitet og inntekt samt sette opp BOA-samspillet med BFV
• Budsjettsammenstilling: her skal enhetene legge årsbudsjett og langtidsbudsjett og sammenstille endelig budsjett med lønnsbudsjett fra bemanningsplan og samspillsbudsjett fra BOA og samspill, i tillegg til budsjett på bevilgningsinntekt fra VFM og investeringsbudsjett fra investeringsplan
• Investeringsplan: her skal enhetene utarbeide investeringsplan og angi hvordan investeringene skal finansieres
• Prognose: her skal enhetene sette årsprognose med lønnsprognose fra bemanningsplanen og grunnlag prognose på samspill fra BOA og samspillsmodulen, samt prognose investeringer fra investeringsplan

Ressursplanlegging av utdanning og ph.d.-utdanningsom funksjonalitet i BEVISST plan er under utvikling og antas ferdig innført i 2024.

BEVISST innsikt

I BEVISST innsikt sammenstilles data fra flere virksomhetsområder, og gir grunnlag for analyser og rapporter om egen enhet. BEVISST innsikt er delt inn i 3 ulike landingssider med ulike produkter tilpasset ulike brukergrupper.

NTNU styringsdata: Formålet med denne landingssiden (blå ikoner) er å gi ledelse på NTNU styringsdata på et overordnet nivå med mulighet til å se fakultetene samlet. Fokus er oppfølging av strategi i kjerneområder og innsatsområder. Følgende produkter er tilgjengelige her:

• Utdanning: oversikt over NTNUs samlede utdanningsaktivitet med mulighet for å sammenligne mellom fakultetene
• Forskning: oversikt over NTNUs eksterntfinansierte forskningsaktivitet med mulighet for å sammenligne mellom fakultetene
• Formidling: oversikt over NTNUs formidlingsaktivitet med mulighet for å sammenligne mellom fakultetene
• Nyskaping: oversikt over NTNUs nyskapingsaktiviteter som er registrert hos TTO
• Utvikling bemanning: oversikt over NTNUs utvikling innen bemanning, inklusive midlertidighet, avlønning, stipendiater, postdoktorer og lærlinger
• Utvikling økonomi: oversikt over NTNUs økonomi samlet og sammenligning mellom fakultetene

Ledelse: Formålet med denne landingssiden (rosa ikoner) er å gi tilpassede dashbord til ulike ledergrupper med fokus på enhet. Her vil du som bruker komme rett inn på din enhet. F.eks: hvis du ikke jobber på et institutt vil du ikke få tilgang til dette produktet. Følgende produkter er tilgjengelige her:

• Våre studieprogram: et dashbord for studieprogramledere for å få innsikt i data om eget studieprogram (gjennomføring, frafall, søkertall, mm)
• Vårt fakultet: et dashbord for ledere og lederstøtte på fakultet med innsikt i status for eget fakultet med mulighet for sammenligning mellom instituttene på fakultetet innen utdanning, forskning, HR og økonomi.
• Vårt institutt: et dashbord for ledere og lederstøtte på instituttet med innsikt i status for egen utdanning, forskning, HR og økonomi.
• Vår avdeling: et dashbord for ledere og lederstøtte i Fellesadministrasjonen med innsikt i egen utvikling innen økonomi og bemanning
• Vår driftsenhet: et dashbord for de ulike driftsenhetene i Fellesadministrasjonen hvor de kan følge opp sine avdelinger samlet i forhold til utvikling innen bemanning og økonomi
• Vår NTNU-by: et dashbord for ledere og lederstøtte til vise-rektorene og stedlig ledelse ved NTNU Gjøvik og NTNU Ålesund med fokus på bemanning, økonomi samt søkertall og studieomfang spesifikt knyttet til Ålesund og Gjøvik

Innsikt: Formålet med denne landingssiden (oransje ikoner) er å ivareta lederstøttens behov for tilgang til data for hele NTNU med mulighet for å drille seg nedover i strukturen uavhengig av hvilken enhet en jobber ved. Følgende produkter er tilgjengelige her:

• HR-portal: oversikt over NTNUs bemanning ned på enhetsnivå
• Datagrunnlag til NTNUs kvalitetsmelding for utdanning: oversikt over utdanning på alle fakultet og institutt
• Doktorgradsportal: oversikt over NTNUs doktorgradsproduksjon og ph.d.-kandidater (ikke enkeltpersoner) med mulighet for å se alle enheter
• Økonomiportal: samling av rapporter med detaljunderlag til bruk for økonomistyring på enhetene
• BOA-portal: rapporter for oppfølging av BOA-aktivitet og BOA-samspill på et overordnet nivå for alle enheter (del av økonomistyring)
• Prosjektportal: rapporter for oppfølging av internprosjekter
• Detaljrapporter økonomi: tilgang til detaljerte økonomidata på laveste detaljerte nivå (register, faktura, bilag)
• FA-portal:// detaljert utgave av Min avdeling og Min driftsenhet med fokus på internprosjekt
• Klimarapport: oversikt over NTNUs miljøregnskap med mulighet å drille seg ned til enhetsnivå
• Publiseringsdata: oversikt over NTNUs publikasjoner med mulighet for å drille ned til enhetsnivå
• Formidling: oversikt over NTNUs formidlingsaktiviteter registrert i Cristin med mulighet for å drille ned til enhetsnivå
• Sampubliseringer: oversikt over NTNUs sampublikasjoner med mulighet for å drille ned til enhetsnivå
• Siteringer: oversikt over siteringer fra NTNUs publikasjoner med mulighet for å drille ned til enhetsnivå

Datakilder i BEVISST

I BEVISST innsikt og BEVISST plan (ikke alle datakildene nevnt her brukes som grunnlag for planlegging i BEVISST plan) får du som bruker tilgang til data om NTNU i tall som baserer seg på data fra følgende fagkildesystemer:

• Paga (tom. 31.12.2022), SAP (fom. 01.01.2023): HR-data om ansatte
• Cristin: Data om publikasjoner
• Felles Studentsystem (FS): data om emner, studieprogrammer og grader
• OF regnskapssystem (tom. 31.12.2022), UNIT4 (fom. 01.01.2023) : data om regnskap og bevilgningsfinansiert budsjett
• Maconomy (tom. 31.12.2022), UNIT4 (fom. 0101.2023) : prosjektdata og BOA-budsjett
• Scival: Data om NTNUs sampublisering
• Altmetric: Data om NTNUs publikasjoner og siteringer
• Studiebarometeret: data om studieprogrammer og studenters vurderinger av tilfredshet og opplevd kvalitet på studieprogrammene våre
• DBH: Data vi rapporterer til Kunnskapsdepartementet
• Organisasjonsregisteret NTNU: Data om alle organisasjonsenheter ved NTNU

Virksomhetsstyringssystemet erstatter ikke fagsystemene som saksbehandlingssystem.

Nye datasett, nye datakilder

Nye datasett fra allerede påkoblede kilder vil kunne gjøres tilgjengelig i BEVISST, ut fra prioriterte innmeldte behov. Innhenting av data fra nye datakilder vil også være en del av den videre utviklingen av BEVISST virksomhetsstyringssystem. Våren 2020 kom Klimarapport inn i BEVISST innsikt som nytt produkt med data om hvordan NTNUs miljøregnskap ser ut fordelt på de ulike enhetene ved NTNU.

Målgrupper

Brukere som har behov for virksomhetsstyringssystemet direkte i sitt arbeid enten som leder eller lederstøtte:

• Ledere - rektoratgruppen, avdelingsdirektørene, dekaner, instituttledere og studieprogramledere
• Lederstøtte - kontorsjefer, seksjonssjefer, lederstøtte med analyseoppgaver innen HR, forskning og utdanning, controllere

Opplæring

Som leder vil du kunne få opplæring tilrettelagt etter behov fra din lokale lederstøtte og fra superbrukere ved ditt fakultet eller i fellesadministrasjonen.

Gå til siden for brukerstøtte

Brukerstøtte lokalt er medarbeidere som

• vi har i fellesadministrasjonen og ved fakultetene
• har opparbeidet seg en spisskompetanse og har ansvar for opplæring og utvikling på eget fakultet
• har kompetanse til å videreutvikle BEVISST med egne rapporter på eksisterende datasett i tillegg til egne datasett som kan lastes opp i BEVISST.

BEVISST-café

• er en brukerworkshop primært for brukerstøtte og lederstøtte hvor en kan jobbe fram rapporter og få hjelp og svar på spørsmål
• arrangeres jevnlig digitalt
• annonseres i BEVISST meldingskanal for aktuelle brukergrupper

Trenger du hjelp med en gang? Kontakt NTNU-hjelp

BEVISST meldingskanal

Med meldingskanalen holder du deg oppdatert om aktiviteter i BEVISST virksomhetsstyringssystem.

BEVISST kjerneteam

Arbeidet med å viderutvikle, drifte og forvalte BEVISST som digital tjeneste er lagt til Avdeling for virksomhetsstyring som Tjenesteeier. BEVISST som digital tjeneste skal tilby digitale tjenester som understøtter NTNUs behov for planlegging, innsikt, styring og analyse og har ledere og lederstøtte på alle nivå i organisasjonen som målgrupper. BEVISST kjerneteam er sammensatt av medarbeidere fra ulike avdelinger i Fellesadministrasjonen som jobber med de ulike kildesystemene og som har kompetanse innen analyse og styringsdata. I tillegg er et eget scrum-team fra IT utvikling en del av BEVISST kjerneteam som utviklere, forvaltere og driftere av de digitale løsningene sammen med sentrale medarbeidere ved Avdeling for virksomhetsstyring allokert til arbeidet med BEVISST. Utviklingsaktivitetene knyttet til utvikling av BEVISST plan er delfinansiert av Digitaliseringsprogrammet. For informasjon om utviklingsarbeidet av BEVISST plan se Digitaliseringsprogrammets prosjektportal.

BEVISST-prosjektet avsluttet 2017

BEVISST-prosjektets oppgave var å innføre et virksomhetsstyringssystem for NTNU og å få på plass en organisering av hvordan BEVISST skal utvikles videre, forvaltes og driftes. Fra og med 1.januar 2018 er Avdeling for virksomhetsstyring Tjenesteeier for BEVISST og det er etablert et permanent kjerneteam for BEVISST som skal sikre videre utvikling og forvaltning av BEVISST.