Rutiner i PBO-prosessen - Kunnskapsbasen
Rutiner i PBO-prosessen
PBO står for plan, budsjett og oppfølging. PBO-prosessen er en av fire hovedprosesser innen økonomifunksjonen det er arbeidet med i LØF-prosjektet.
Sider merket PBO
Hold deg oppdatert
Abonner og følg med på meldingskanalen for Controllere
Definisjon og avgrensing
Innenfor PBO-prosessen inngår alle aktiviteter i forbindelse med planarbeid for virksomheten, budsjettering og oppfølging.
Aktivitetene i planene skal tallfestes og danner således grunnlag for budsjettering iht. maler, samt oppfølging i form av rapportering (rapporter).
Beskrivelse ny prosess
Utgangspunktet for plan-, budsjett- og oppfølgingsprosessen (PBO-prosessen) er NTNUs langsiktige mål og visjoner samt departementets føringer for virksomheten ved NTNU. På grunnlag av disse dokumentene gjennomføres virksomhetsstyringen hvor det inngår arbeid med:
- strategi og overordnede mål
- årlige planer og budsjetter
- oppfølging av planer, budsjett og regnskap
- rapportering
- evaluering og vurdering av måloppnåelse
Målet med PBO-prosessen er å sikre at virksomheten styres på en slik måte at NTNUs visjon kan realiseres, de langsiktige målene nås og departementets føringer for virksomheten gjennomføres innenfor de økonomiske rammer som virksomheten arbeider innenfor. Dette betinger at virksomheten styres i forhold til de mål som skal oppnås, og at de disponible ressursene benyttes optimalt.
Planlegging
Langtidsbudsjett
Arbeidet med visjon, strategi og overordnede mål er et arbeid med lang tidshorisont (jf. NTNUs mål for 2020). God virksomhetsstyring i forhold til dette langsiktige arbeidet krever langtidsplanlegging som strekker seg flere år fram i tid. Planleggingen av framtidig aktivitet for å kunne nå framtidige mål må imidlertid gjøres i forhold til de økonomiske rammer som til enhver tid gjelder.
Oppfølging og rapportering
Månedsoppfølging
Månedsoppfølgingen er en intern oppfølging på den enkelte enhet, og formålet er å avdekke avvik på et tidlig tidspunkt. Avvik mellom handlingsplaner/aktivitetsplaner og igangsatte aktiviteter, samt avvik mellom budsjett og regnskap kontrolleres. Store avvik skal forklares og det skal utarbeides forslag til tiltak.
Tertialrapport
Tertialrapport utarbeides for første og andre tertial, med det formål å gi styret og ledelsen på de ulike nivå i organisasjonen et godt bilde av status for grad av måloppnåelse og eventuelle økonomiske avvik. Større avvik skal forklares og det må vurderes om tiltak skal iverksettes. Det skal også utarbeides prognoser for økonomisk årsresultat.
Årsrapport
Formålet med årsrapporten er å gi styret og ledelsen på de ulike nivå i organisasjonen en oversikt over måloppnåelse, avvik og tiltak for fjoråret. Årsrapporten er et grunnlag for evaluering av fjoråret og et verktøy til neste års planprosess. Det skal rapporteres om aktivitetene i handlingsplanene ble iverksatt og i hvilken grad fastsatte mål ble nådd. I tillegg skal det rapporteres om avvik mellom budsjett/prognose og endelig regnskap.
Retningslinjer
Fakultetene/VM foretar intern fordeling av inntektene. Aktivitetsnivået innenfor de ulike rammene er allerede satt på overordnet nivå for hver enkelt enhet gjennom innmeldt budsjett.
Budsjettering handler om å planlegge aktiviteter. Hvilke aktiviteter skal gjennomføres, hvem skal gjennomføre aktiviteter og når skal aktiviteter gjennomføres. For å sikre et best mulig utgangspunkt for løpende oppfølging i løpet av året, er det viktig at hver enkelt enhet er klar over, og bevisst på, hvilke forutsetninger som legges inn i det detaljerte budsjettet for kommende år.
Anbefalt organisering
Gjennom controller-rollen gis det lederstøtte innen PBO på alle nivå i organisasjonen. Dette medfører at controller bør jobbe nært opp til ledelsen. Rollen bør derfor innplasseres med tanke på det og at controllers arbeidsoppgaver krever matriserelatert jobbing. Det stilles kompetansekrav til de ansatte som skal inneha controller-rollen og den skal utgjøre minst 50 % av en stilling.
Det anbefales at controllere jobber i 100% stilling for å kunne ivareta spisskompetansen som kreves for rollen. Spisskompetansen blir best ivaretatt dersom alle controllerne ansettes ved fakultet i 100 % stilling uavhengig om de jobber for fakultetet eller for instituttene.