Saksbehandling og arkiv

Oppgradering til Elements

NTNU tar høsten 2024 i bruk Elements som sak- og arkivsystem. Elements har et moderne grensesnitt som vil gi en brukervennlig opplevelse for deg som er saksbehandler/leder.

Elements knytter NTNUs enheter sammen i ett system og gjør saksbehandlingen og arkiveringen mer effektiv for saksbehandlere, ledere og arkivarer.

NTNUs Elements har løsning for:

• Saksbehandling: Håndtering av elektroniske dokumenter etter spesifikasjon SGK elektronisk saksbehandling
• Elektronisk arkivering av dokumenter etter gjeldende krav, NOARK inkludert
• Søk i arkivet, både på opplysninger om saker, poster og dokument, og fritekst i dokumenter
• Utvalgsbehandling: Møtevirksomheten for styre, råd og utvalg
• Innsyn og offentlig postjournal, samt styre, råd og utvalg, på internett
• Registrering og arkivering av e-post fra Outlook, samt saksbehandling i Outlook

Hvorfor oppgradere til Elements?

Versjonen av ePhorte som vi brukte ved NTNU var utdatert og ble ikke vedlikeholdt fra leverandør. Risikovurderinger i forbindelse med utsettelse av NTNU Sak viste at vi måtte oppgradere ePhorte. Den gamle ePhorte-serien er imidlertid ikke lenger kompatibel med Feide-pålogging, vi må derfor over på Elements.

Hva betyr oppgraderingen for deg som bruker?

Dette endres ikke

• dagens arkivnøkkel (organisering av saker) videreføres
• dagens arkivdeler videreføres – bl.a. EMNE3, PERS og STUDENT
• dagens registreringsrutiner videreføres – der de finnes (se NTNUs arkivplan)
• terminologien i verktøyet videreføres
• det du jobber med forsvinner ikke
• innholdet ditt påvirkes ikke

Dette blir bedre

Det du ser

• Elements er mer brukerorientert og fleksibelt
• du har et dashbord/en startside med fire fliser/søk, som du kan velge å justere etter egne ønsker
• du kan jobbe i flere faner inni Elements, så du kan ha flere saker og søk åpne samtidig
• tydeligere, mer visuelle, ikoner
• forhåndsvisning av dokumenter

Det du gjør

• drag-and-drop fra Outlook og filutforsker
• søke opp flere enheter samtidig
• lagre favorittsøk

Hvordan kan du forberede deg?

Elements kursbase er nå tilgjengelig for deg som har en aktiv ePhortebruker. Her kan du bli kjent med den nye arbeidsflaten i ditt eget tempo, og lage egne saker og journalposter.

Har du ikke tilgang, kontakt DOKU så finner vi en løsning.

Logge på Elements

Det er to snarveier for å logge på Elements.

Via programfarm

1. Logg på programfarm med brukernavn, ikke epostadresse, og passord som ellers ved NTNU
2. Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
3. Klikk på Elements [EPH] og kjør filen som lastes ned. Ikonet ser ut som en snarvei til Microsoft Edge

Via startmenyen

1. Klikk på Windows-knappen på tastaturet eller Windows-ikonet nederst til venstre på skjermen
2. Skriv inn «Elements»
3. Klikk på Elements [EPH]

Opplever du tekniske problemer med bruk av programfarm, kontakt IT via NTNU Hjelp.

Logg av Programfarm

Noen ganger kan du oppleve finurligheter i påkoblingen til Elements via Programfarm, og må starte sesjonen på nytt. Da må du logge av Programfarmen, ikke Elements eller maskinen din. Det er to snarveier for å gjøre det.

Via programfarm

1. Logg på programfarm med brukernavn, ikke epostadresse, og passord som ellers ved NTNU
2. Klikk på mappen System Tools («Systemverktøy»)
3. Klikk på Logoff [EPH] og kjør filen som lastes ned

Via startmenyen

1. Åpne startmenyen ved å trykke på Windows-ikonet nederst til venstre på skjermen

2. Søk/skriv «Logoff [EPH] »

3. Trykk på «Logoff [EPH] (NTNU Programfarm)»

4. Vent på at Programfarmen logger deg av

5. Når et stort, blått vindu med teksten «Please wait for the User Profile Service» har kommet og gått er du helt logget av. Det er mulig at du må åpne «Logoff [EPH] (NTNU Programfarm)» flere ganger

Merk: Du må bruke snarveien som ender i [EPH].

Tilgang og rettighetsstyring

Ansatte med administrative oppgaver kan melde behov om brukertilgang til Elements. Dette skal meldes inn av leder i skjemaet "Brukertilgang Elements" i NTNU Hjelp. Ansatt får tildelt brukeridentitet i Elements med rolle tilknyttet en administrativ enhet. Rolle og rettigheter gis på bakgrunn av opplysninger i skjemaet.

Brukertilgang gis for den perioden den ansatte har arbeidsoppgaver som gir rett til tilgangen. Meld fra om opphør av behovet/arbeidsforholdet. Dersom det skjer endringer etter tildelt rolle og rettigheter, må dette meldes via samme skjema for korreksjon av rolle/tilganger.

Tildelt brukeridentitet er personlig, og passord skal aldri overdras til andre - heller ikke IT-personell eller brukerstøtte, dette i henhold til NTNUs IT-reglement.

Opplæring i Elements

Viktig informasjon legges ut i meldingskanalen Elements og saksbehandling, og bør følges av alle som saksbehandler ved NTNU.

Brukerveiledninger

• Portal med e-læring på InfoCaption.com: Generelle, ikke NTNU-spesifikke veiledninger for Elements
• Rutiner og regelverk for saksbehandling og arkiv finnes på NTNUs arkivplan (NTNU.no/arkivplan)

Kurs

Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning ved Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring legger ut informasjon om opplæringstilbud for Elements på Elements og saksbehandling-kanalen

Introduksjon

• Fagkafé/webinar 14.06.2024
  • Opptak
  • Presentasjon
  • Spørsmål og svar
• Fagkafé/webinar 08.05.2024
  • Opptak

Kontakt og brukerstøtte

Kontakt oss på: NTNU Hjelp

Kontakt oss på telefon: 73 55 89 20

Besøk nettsiden vår: Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning