Elements - sak- og arkivsystem - Kunnskapsbasen
Elements - sak- og arkivsystem
Saksbehandling og arkiv
Innholdsfortegnelse [-]
Oppgradering til Elements
NTNU bruker per juni 2024 ePhorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. Høsten 2024, forhåpentligvis tidlig i september, vil vi oppgradere ePhorte til en ny versjon som heter Elements. Elements har et annerledes grensesnitt som vil gi en forbedret brukeropplevelse for deg som er saksbehandler/leder.
Elements knytter NTNUs enheter sammen i ett system og gjør saksbehandlingen og arkiveringen mer effektiv for saksbehandlere, ledere og arkivarer.
NTNUs Elements har løsning for:
- Saksbehandling: Håndtering av elektroniske dokumenter etter spesifikasjon SGK elektronisk saksbehandling
- Elektronisk arkivering av dokumenter etter gjeldende krav, NOARK inkludert
- Søk i arkivet, både på opplysninger om saker, poster og dokument, og fritekst i dokumenter
- Utvalgsbehandling: Møtevirksomheten for styre, råd og utvalg
- Innsyn og offentlig postjournal, samt styre, råd og utvalg, på internett
- Registrering og arkivering av e-post fra Outlook, samt saksbehandling i Outlook
Hvorfor oppgradere til Elements?
Den versjonen av ePhorte vi bruker på NTNU i dag er utdatert og blir ikke vedlikeholdt fra leverandør. Risikovurderinger i forbindelse med utsettelse av NTNU Sak viser at vi MÅ oppgradere ePhorte nå. Den gamle ePhorte-serien er imidlertid ikke lenger kompatibel med Feide-pålogging, vi må derfor over på Elements.
Hva betyr oppgraderingen for deg som bruker?
Dette endres ikke
- dagens arkivnøkkel (organisering av saker) videreføres
- dagens arkivdeler videreføres – bl.a. EMNE3, PERS og STUDENT
- dagens registreringsrutiner videreføres – der de finnes (se NTNUs arkivplan)
- terminologien i verktøyet videreføres
- det du jobber med forsvinner ikke
- innholdet ditt påvirkes ikke
Dette blir bedre
Det du ser
- Elements er mer brukerorientert og fleksibelt
- du har et dashbord/en startside med fire fliser/søk, som du kan velge å justere etter egne ønsker
- du kan jobbe i flere faner inni Elements, så du kan ha flere saker og søk åpne samtidig
- tydeligere, mer visuelle, ikoner
- forhåndsvisning av dokumenter
Det du gjør
- drag-and-drop fra Outlook og filutforsker
- søke opp flere enheter samtidig
- lagre favorittsøk
Hvordan kan du forberede deg?
Elements kursbase er nå tilgjengelig for deg som har en aktiv ePhortebruker. Her kan du bli kjent med den nye arbeidsflaten i ditt eget tempo, og lage egne saker og journalposter.
Har du ikke tilgang, kontakt DOKU så finner vi en løsning.
Logge på Elements kursbase
Det er to snarveier for å logge på Elements.
Via programfarm
- Logg på programfarm
- Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
- Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til Microsoft Edge
Via startmenyen
- Klikk på Windows-knappen på tastaturet
- Skriv inn «Elements»
- Klikk på Elements [EPH]
Opplever du tekniske problemer med bruk av programfarm, kontakt IT via NTNU Hjelp.
Opplæring i Elements
Viktig informasjon legges ut i meldingskanalen NTNU Sak - ePhorte, og bør følges av alle som saksbehandler ved NTNU.
Brukerveiledninger
- Portal med e-læring på InfoCaption.com: Generelle, ikke NTNU-spesifikke veiledninger for Elements
- Rutiner og regelverk for saksbehandling og arkiv finnes på NTNUs arkivplan (NTNU.no/arkivplan)
Kurs
Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning ved Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring legger ut informasjon om opplæringstilbud for Elements på NTNU Sak - ePhorte-kanalen
Introduksjon
- Fagkafé/webinar 14.06.2024
- Fagkafé/webinar 08.05.2024
Kontakt og brukerstøtte
Kontakt oss på: NTNU Hjelp
Kontakt oss på telefon: 73 55 89 20
Besøk nettsiden vår: Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning