Hjelp til bruk av Elements
Hjelp til bruk av Elements
På denne siden finner du støtteressurser du kan ta i bruk selv for å lære deg å bruke Sak- og arkivsystemet Elements. Disse er innrettet for hjelp til selvhjelp, for å komme i gang med bruken av systemet.
Spørsmål og svar om bruken av Elements
Etterhvert som kurs og spørretimer har vært gjennomført har det kommet inn mange spørsmål, og derfor mange skriftliggjorte svar. For å gjøre det enklere å finne svar på det du lurer på er de plassert på egne sider:
- Denne siden: Om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte
- Bruk av Elements til saksbehandling: Om saksbehandlers bruk av og saksbehandling i Elements
- Leder og lederstøttes bruk av Elements: Om leders og lederstøttes bruk av Elements, særlig lederoppgaver
Komme i gang
E-læring fra leverandør
- Saksbehandling i Elements
- Begrepene Sak, Journalpost og Dokument
- Introduksjonsvideo til brukergrensesnittet
- Opprette, behandle og ferdigstille en sak og journalposter
- Tilgangskoder og skjerming
- Søk og søkemuligheter
- Lederoppgaver
- eSignering: Digital signering av brev
Brukerdokumentasjon fra leverandør
- Brukergrensesnittet, hurtig søk, ulike søk i venstremenyen, opprette og lagre søk
- Saksmapper, -dokumenter, journalføring
- Fordele, offentlighetsvurdere og godkjenne post, svare på og avskrive post, ferdigstille og ekspedere
- Møteavvikling, sakskart, protokoll, melde sak til behandling i møte, presedens
- Skanning, versjonering
Se også faglige opplæringsressurser på sidene Bli kjent med offentlig forvaltning ved NTNU og Opplæring i saksbehandling ved NTNU.
Vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte
Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.
Komme inn
Hvordan logger jeg inn i Elements?
Det er to snarveier for å logge på Elements.Via programfarm
- Logg på programfarm
- Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
- Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
- Klikk på Windows-knappen på tastaturet
- Skriv inn «Elements»
- Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser vanligvis ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
Hvem gir meg systemtilgang, og hvor bestiller jeg det?
Hvis du har tilgang til ePhorte i dag, får du automatisk det i Elements. Hvis du ikke har det, bestiller din leder det gjennom skjemaet Brukertilgang ePhorte i NTNU Hjelp.Hvorfor kommer jeg ikke inn i møtemodulen?
Har man ikke rollen utvalgssekretær vil man ikke få tilgang til denne. Ønsker man tilgang må det tas med nærmeste leder.Hvordan logger jeg inn i kursbasen i Elements?
For å logge inn i kursbasen hvor du kan gjøre deg kjent og prøve ut Elements, må du aktivt velge NTNU Kurs fra nedtrekksmenyen når du åpner Elements. For å komme ut av kursbasen logger du ut gjennom knappen på toppen av venstremenyen.Når skal vi begynne å bruke Elements?
Fra og med 29.10 - neste tirsdag. Frem til fredag 25.10 kl. 16.00 bruker vi ePhorte, og lærer oss Elements i kursbasen.Vil man ha tilgang til ePhorte etter 29. oktober?
Tilgangen til ePhorte stenges fredag 25.10 kl. 16.00. Alt, inkludert dine tilganger, overføres da til Elements. Du behøver ikke gjøre noe om du allerede har tilgang til ePhorte.Er Elements i bruk nå?
Elements har ingen aktiv produksjonsbase per nå, men vil ha det fra tirsdag 29.10. Hvis du har vært der inne i dag er det trolig kursbasen du har vært pålogget.Kan man ha flere roller i Elements?
Som i ePhorte i dag er det mulig å ha flere roller i Elements. Om en/flere roller mangler må du snakke med din leder som kan bestille rollen til deg via skjema i NTNU Hjelp.
Første møte
Hvordan blir jeg kjent med arbeidsflaten i Elements?
Gå til siden Hjelp til bruk av Elements. Her finner du alt av støttemateriale og opplæring.Hvor finner jeg hjelp til bruk av Elements, og hvem kan hjelpe meg?
Administrativ-faglig støtteStøtte til saksbehandling innenfor ditt saksområde, eller hjelp til riktig faglig praksis som rutinebeskrivelser eller retningslinjer, finner du gjennom lenkene på temasiden for saksbehandling. Praktisk veiledning for å registrere dokumentasjon i Elements finner du i registreringsrutinene i NTNUs arkivplan.
Hjelp til bruk av systemet
Det første steget for å finne hjelp til bruk av systemet er å se på støttematerialet på siden Hjelp til bruk av Elements. Ytterligere støtte gis via NTNU Hjelp, for eksempel det du som saksbehandler ikke kan gjøre selv som sletting eller å melde om systemfeil; bruk skjemaet Hjelp til bruk av Elements.
Hvilken rolle er jeg logget inn som?
Du ser hvilken rolle du er logget inn som hvis du folder ut venstremenyen. Det står under navnet ditt.
Tilpasse til min bruk
Kan jeg styre varsler, f.eks. velge å motta e-post fra systemet?
I forbindelse med postfordeling finnes det et avkrysningsfelt der postfordeler kan velge å sende varsel på e-post til saksbehandler/mottaker av post. Tilsvarende kan saksbehandler krysse av for å sende varsel på e-post i forbindelse med at et dokument sendes på godkjenning. Som mottaker har du ikke mulighet til å skru av varslene. Vi oppfordrer til at man innad på enheten enes om en felles praksis for bruk av slike varlser. Elements sin funksjonalitet for å sette opp egne varsler benyttes ikke ved NTNU.Hvordan tilpasser jeg arbeidsflaten til mitt behov?
Følg leverandørs brukerveiledning for tilpassing av dashboard.Hvordan endrer jeg språk etter at jeg har logget inn?
Språk med mer endres ved å trykke på pilen ved navnet ditt, over venstremenyen
Behandling av en sak