Hjelp til bruk av Elements

Hjelp til bruk av Elements

På denne siden finner du støtteressurser du kan ta i bruk selv for å lære deg å bruke Sak- og arkivsystemet Elements. Disse er innrettet for hjelp til selvhjelp, for å komme i gang med bruken av systemet.

For å åpne og logge på systemet, se veiledning på egen side.

Spørsmål og svar om bruken av Elements

Etterhvert som kurs og spørretimer har vært gjennomført har det kommet inn mange spørsmål, og derfor mange skriftliggjorte svar. For å gjøre det enklere å finne svar på det du lurer på er de plassert på egne sider:

Komme i gang

E-læring fra leverandør

Brukerdokumentasjon fra leverandør

Digitale kurs

Kom i gang med saksbehandling i Elements

Kom i gang med lederoppgaver i Elements

Brukerveiledninger

Se også faglige opplæringsressurser på sidene Bli kjent med offentlig forvaltning ved NTNU og Opplæring i saksbehandling ved NTNU.

Vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements

Vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte

Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.

Komme inn

Hvordan logger jeg inn i Elements? Det er to snarveier for å logge på Elements.

Via programfarm
  1. Logg på programfarm
  2. Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
  3. Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
Via startmenyen
  1. Klikk på Windows-knappen på tastaturet
  2. Skriv inn «Elements»
  3. Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser vanligvis ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
Du logger på med vanlig brukernavn og passord som ellers på NTNU for Feide.
 
Hvem gir meg systemtilgang, og hvor bestiller jeg det? Hvis du har tilgang til ePhorte i dag, får du automatisk det i Elements. Hvis du ikke har det, bestiller din leder det gjennom skjemaet Brukertilgang ePhorte i NTNU Hjelp.
 
Hvorfor kommer jeg ikke inn i møtemodulen? Har man ikke rollen utvalgssekretær vil man ikke få tilgang til denne. Ønsker man tilgang må det tas med nærmeste leder.
 
Hvordan logger jeg inn i kursbasen i Elements? For å logge inn i kursbasen hvor du kan gjøre deg kjent og prøve ut Elements, må du aktivt velge NTNU Kurs fra nedtrekksmenyen når du åpner Elements. For å komme ut av kursbasen logger du ut gjennom knappen på toppen av venstremenyen.
 
Når skal vi begynne å bruke Elements? Fra og med 29.10 - neste tirsdag. Frem til fredag 25.10 kl. 16.00 bruker vi ePhorte, og lærer oss Elements i kursbasen.
 
Vil man ha tilgang til ePhorte etter 29. oktober? Tilgangen til ePhorte stenges fredag 25.10 kl. 16.00. Alt, inkludert dine tilganger, overføres da til Elements. Du behøver ikke gjøre noe om du allerede har tilgang til ePhorte.
 
Er Elements i bruk nå? Elements har ingen aktiv produksjonsbase per nå, men vil ha det fra tirsdag 29.10. Hvis du har vært der inne i dag er det trolig kursbasen du har vært pålogget.
Kan man ha flere roller i Elements? Som i ePhorte i dag er det mulig å ha flere roller i Elements. Om en/flere roller mangler må du snakke med din leder som kan bestille rollen til deg via skjema i NTNU Hjelp.

 

Første møte

 

Hvordan blir jeg kjent med arbeidsflaten i Elements? Gå til siden Hjelp til bruk av Elements. Her finner du alt av støttemateriale og opplæring.
 
Hvor finner jeg hjelp til bruk av Elements, og hvem kan hjelpe meg? Administrativ-faglig støtte
Støtte til saksbehandling innenfor ditt saksområde, eller hjelp til riktig faglig praksis som rutinebeskrivelser eller retningslinjer, finner du gjennom lenkene på temasiden for saksbehandling. Praktisk veiledning for å registrere dokumentasjon i Elements finner du i registreringsrutinene i NTNUs arkivplan.
Hjelp til bruk av systemet
Det første steget for å finne hjelp til bruk av systemet er å se på støttematerialet på siden Hjelp til bruk av Elements. Ytterligere støtte gis via NTNU Hjelp, for eksempel det du som saksbehandler ikke kan gjøre selv som sletting eller å melde om systemfeil; bruk skjemaet Hjelp til bruk av Elements.
Hvilken rolle er jeg logget inn som? Du ser hvilken rolle du er logget inn som hvis du folder ut venstremenyen. Det står under navnet ditt.

 

Tilpasse til min bruk

 

Kan jeg styre varsler, f.eks. velge å motta e-post fra systemet? I forbindelse med postfordeling finnes det et avkrysningsfelt der postfordeler kan velge å sende varsel på e-post til saksbehandler/mottaker av post. Tilsvarende kan saksbehandler krysse av for å sende varsel på e-post i forbindelse med at et dokument sendes på godkjenning. Som mottaker har du ikke mulighet til å skru av varslene. Vi oppfordrer til at man innad på enheten enes om en felles praksis for bruk av slike varlser. Elements sin funksjonalitet for å sette opp egne varsler benyttes ikke ved NTNU.
 
Hvordan tilpasser jeg arbeidsflaten til mitt behov? Følg leverandørs brukerveiledning for tilpassing av dashboard.
 
Hvordan endrer jeg språk etter at jeg har logget inn? Språk med mer endres ved å trykke på pilen ved navnet ditt, over venstremenyen

 

Behandling av en sak

 

Kan jeg fortsette å arbeide med journalposter med status Reservert i ePhorte? Du kan fortsette med arbeidet etter at overgangen til Elements er gjort. Det eneste du må huske å gjøre er å lagre og lukke dokumentene før fredag 25.10 kl. 16.00.
 
Hvordan kan vi gi andre saksbehandlere tilgang til en sak de burde ha tilgang til? Du kan sette andre saksbehandlere på kopi på journalposten om de trenger tilgang. Saksbehandlere på samme enhet med samme tilgangkoder skal kunne lese hverandres saker. Om dette ikke er tilfelle kan dere snakke med leder om å få bestilt riktig tilgangkode.