Til siden Hjelp til bruk av Elements.

I denne brukerveiledningen får du lære om flere måter å godkjenne i sak- og arkivsystemet Elements.

Merk: I Elements kan du sende et dokument på høringsrunde eller godkjenningsrunde. Det er samme framgangsmåte for begge. Høringsrunde brukes bare for å få innspill på innholdet i et dokument. Velg derfor godkjenningsrunde dersom du ønsker at dokumentet skal bli formelt godkjent.

En godkjenningsflyt starter med at saksbehandler sender et dokument til godkjenning.Hvordan dette gjøres kan du se i brukerveiledningen Sende dokumenter til godkjenning i Elements og i læringsmateriale fra leverandør.

Hvor finner jeg dokumenter til godkjenning?

1. Du finner dokumenter som er sendt til deg på godkjenning i et eget søk i venstremenyen som heter Dokumenter på godkjenning, under Oppgaver

Begge søkene under Oppgaver viser dokumenter som er sendt til deg på godkjenning, men under søket Dokumenter på godkjenning får du også oversikt over hvilken saksbehandler som har sendt dokumentet på godkjenning.

1.a. Ønsker du listevisning av dokumentene som er sendt på godkjenning kan du endre visning på knappene oppe til høyre i bildet. Klikk på ikonet for Liste eller Tabell

Mottar du mange dokumenter på godkjenning, kan det være lurt å legge dette søket til som egen flis på dashbordet for å få bedre oversikt. Du finner beskrivelse av hvordan du endrer flisene på dashbordet i brukerveiledning fra leverandør.

Et dokument som er sendt på godkjenningsflyt, er merket med dokumentflytikon når du ser det i en liste.

2. For å starte godkjenningen klikker du på tittelen på journalposten

Du vil da komme inn i saken som journalposten tilhører, og du får journalposten opp på høyre siden i bildet. Et dokument som er sendt på godkjenningsflyt, er merket med dokumentflytikon når du ser det i en liste.

Endre i dokumentet og skrive merknad

Om du som godkjenner ønsker å redigere dokumentet før du godkjenner det, kan du klikke på pilen ved siden av dokumentet og velge Opprett ny versjon fra nedtrekksmenyen. Da vil saksbehandler kunne se hva som er redigert ved å gå tilbake i versjonsloggen.

Gjør endringer i dokumentet, lukk ved å klikke på krysset øverst i høyre hjørne og lagre. Ikke kryss av i innsjekkingsboksen som vises et kort øyeblikk på skjermen.

Godkjenne eller avvise journalpost

1. Når du skal godkjenne dokumentet, trykker du på knappen Godkjenning. Velg om du vil godkjenne eller sende tilbake til saksbehandler som ikke godkjent

Om du ikke får opp knappen Godkjenning, sjekk at status på journalposten er Til godkjenning [Navn på godkjenner]. Dersom journalposten har en annen status, for eksempel Ferdig eller Reservert, vil ikke godkjenningsknappen komme opp.

2. Du vil nå få opp en boks. Her kan du skrive en merknad, hake av for å sende varsel med e-post og klikke på Lagre

3a. Når et utgående brev er godkjent, går det tilbake til saksbehandler for ekspedering. Dersom det er et internt notat (N-notat) vil det sendes direkte ut etter godkjenningsrunden.

3b. Om du avviser godkjenningen – altså velger Returner til saksbehandler – går journalposten tilbake til saksbehandler. Journalposten blir satt tilbake til Reservert og saksbehandler kan endre i dokumentet, basert på det du har skrevet i merknadsfeltet, før den sendes på ny godkjenningsrunde.

Dersom en av godkjennerene har avvist godkjenningen, blir godkjenningsrunden brutt og vil ikke sendes videre til neste godkjenner.

Er dere flere som skal godkjenne?

Dersom det er flere som skal godkjenne samme dokument, kan du se oversikt over dette i listen over journalposter midt i vinduet. Klikk på flyttegnet, og du vil få opp oversikt over godkjenningsflyten

Her vil du kunne se hvem journalposten er sendt på godkjenning til, hvor langt man har kommet i godkjenningsflyten, merknader og om de som er før deg har godkjent eller avvist journalposten.

Du kan også godkjenne journalposten herfra, ved å trykke på linjen der ditt navn står, og så hake av for Ikke godkjent eller godkjent, skrive merknad og trykke på lagre. Du kan ikke velge å sende e-postvarsling via denne godkjenningsmåten.

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.