Sende dokumenter til godkjenning i Elements - Kunnskapsbasen
Sende dokumenter til godkjenning i Elements
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
I denne brukerveiledningen får du lære om flere måter å sende dokumenter til godkjenning på i sak- og arkivsystemet Elements. Innhold:
- Start en godkjenningsrunde
- Følg med på framgangen i godkjenningsrunden
- Legg til flere godkjennere
- Avbryte en godkjenningsrunde
- Motta et dokument som er avvist
- Ekspeder et dokument som er godkjent
For å lære hvordan du mottar et dokument til godkjenning og behandling, se brukerveiledningen Godkjenne dokumenter i Elements.
Start en godkjenningsrunde
For å kunne starte en godkjenningsrunde, må journalposten som skal godkjennes være lagret og lukket.
1. Klikk på journalposten og deretter på dokumentflytikonet
2. Skriv inn navnet på den, eller de, som skal godkjenne dokumentet. Du kan velge å skrive inn en forfallsdato. Klikk på Lagre
Dersom det er flere som skal godkjenne dokumentet, kan du velge Parallell behandling som Behandlingsform. Alle godkjennere mottar da godkjenningsoppgaven samtidig og kan godkjenne uavhengig av rekkefølgen du har ført de opp. Hvis du velger Sekvensiell behandling, mottar godkjennere sin godkjenningsoppgave i den rekkefølgen du har ført de opp.
En god huskeregel ved sekvensiell behandling er at den siste på lista alltid skal være den som er høyest oppe i hierarkiet. For eksempel at en seksjonsleder på et fakultet alltid skal godkjenne før dekan.
3. Journalposten har nå status Til godkjenning – Runa Nilssen, altså er godkjenningsoppgaven hos Runa.
Følg med på framgangen i godkjenningsrunden
I listen over journalposter kan du se hvilke journalposter som er sendt til godkjenning fordi de har dokumentflytikonet på høyre side.
1. Klikk på ikonet for dokumentflyt for å se status. I eksemplet under er det to personer som skal godkjenne, men ingen har fullført. Oppgaven til første godkjenner vil vises som aktivert med et blått symbol. Det vil vises et grønt symbol når oppgaven er fullført.
Legg til flere godkjennere
Noen ganger kan det være behov for å legge til en ekstra godkjenner etter at godkjenningsrunden er opprettet.
1. I dokumentflytoversikten, som vist over, velger du hvor i godkjenningsflyten du vil legge til en ekstra godkjenner. Ny godkjenner vil alltid legge seg under det nivået der du legger til, ikke automatisk som siste godkjenner. Trykk på de tre prikkene der du ønsker at det skal legges til ny godkjenner
2. Sett status til Ikke startet, skriv inn navnet på saksbehandler du ønsker å legge til og klikk på Lagre
3. Du vil nå se at ny godkjenner har lagt seg til i godkjenningsflyten etter første godkjenner
Avbryte en godkjenningsrunde
Noen ganger har du behov for å avbryte godkjenningsrunden. Du kan da velge å slette den.
1. I flytoversikten klikker du på de tre prikkene på øverste nivå
2. Velg Slett og Bekreft sletting. Oppdater siden, og du vil se at godkjenningsrunden er slettet
Motta et dokument som er avvist
Et dokument som er sendt på godkjenningsrunde, kan avvises av en av godkjennerne. Godkjenningsrunden vil da avbrytes, og dokumentet settes tilbake til Reservert.
Du finner avviste dokumenter under søket Ikke godkjent dokument under Sakbehandlersøk.
I godkjenningsflyten vil det stå Negativ, og den som avviser en godkjenning, har mulighet til å skrive en merknad.
1. For å endre på dokumentet som er avvist, klikk på pilen ved siden av dokumentet på høyresiden av skjermen, og velg rediger
2. Rediger dokumentet ut fra tilbakemelding fra den som avviste godkjenningen, lukk og lagre dokumentet. I den grå boksen som dukker opp nede i høyre hjørne når du lukker og lagrer dokumentet, kan du krysse av for Send til godkjenning
3. Skriv inn de som skal godkjenne dokumentet, eventuell merknad og klikk på OK
4. Ny godkjenningsflyt vises under den opprinnelige, og første godkjenner kan starte godkjenning på nytt
Ekspeder et dokument som er godkjent
Når en journalpost er godkjent, får den status som Ferdig.
Et dokument som er sendt på godkjenning kan redigeres av godkjennere, se overmerknader og sjekke om det er flere versjoner av dokumentet som er sendt på godkjenning. Det anbefales at du avtaler med godkjenner hvordan du får beskjed om eventuelle endringer som er gjort direkte i dokumentet.
Du kan se versjonsloggen til dokumentet på samme sted som du finner forhåndsvisning av dokumenter.
Merk: Dersom dokumentet som sendes til godkjenning er et notat eller et saksfremlegg, vil det ikke komme tilbake til deg som saksbehandler for ekspedering, men sendes direkte til mottaker når siste godkjenner har godkjent. Dersom det er et utgående brev, vil det komme tilbake til deg for ekspedering.
Du finner godkjente journalposter under søket Ekspeder godkjente dokumenter under Saksbehandlersøk.
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.