Wikier

Brukerveiledninge...

Fordeling av post i Elements

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

I denne brukerveiledningen får du lære om flere måter å fordele post på i sak- og arkivsystemet Elements. Her får du lære om:

Journalposttyper i Elements

Ikon Journalposttype

Inngående brev vises med en gul konvolutt

Inngående brev vises med en gul konvolutt

Utgående brev vises med en blå konvolutt

Utgående brev vises med en blå konvolutt

Internt notat uten oppfølging vises med en utklippstavle (X-notat) uten flagg

Internt notat uten oppfølging vises med en utklippstavle (X-notat) uten flagg

Internt notat med oppfølging (N-notat) vises med en utklippstavle med rødt flagg

Internt notat med oppfølging (N-notat) vises med en utklippstavle med rødt flagg

Fordeling av inngående post

1. Åpne Ledersøk i venstremenyen, og klikk på Fordel brev

Ledersøk og søket "Fordel brev" i Elements

2. Marker journalposten du skal fordele og klikk på knappen Fordel på høyre side i bildet

Fordele journalpost i Elements

3. Skriv inn ansvarlig saksbehandler og klikk på Lagre

Du kan også skrive en merknad, legge til kopimottaker(e) og sette inn en forfallsdato.  Det er også mulig å sende varsel på e-post. Hak da av for dette før du klikker på Lagre. Detaljer ved fordeling i Elements

Fordeling av interne notater (N og X)

Notater, både N- og X-notat, kan ikke fordeles på samme måte som et inngående brev. Det er fordi de allerede har en saksbehandler og det kun skal settes en mottaker på notatet. Du vil derfor ikke finne knappen som heter Fordel, fordi notatet har allerede en sakseier - altså saksbehandler som har opprettet notatet.

1. Åpne Ledersøk på venstremenyen, og klikk på Fordel notater

Ledersøk og søket "Fordel notater" i Elements

2. Marker notatet du ønsker å fordele og klikk på Rediger til høyre over visningen av journalposten

Fordele notat i Elements

3. Klikk på din administrative enhet, velg saksbehandler fra nedtrekksmenyen eller skriv navnet på saksbehandler som skal stå som mottaker på notatet. Velg om du vil sende e-post eller sette inn medmottaker og klikk på Lagre

Se også leverandørs læringsmateriale om Medmottaker.

Detaljer ved fordeling av notat i Elements

4. Om du ønsker å sette noen saksbehandlere som kopimottaker på notatet, kan du skrive saksbehandlers navn i Kopi-feltet, slik som du skriver inn mottakere i e-post

Legge til saksbehandler som kopimottaker av notat i Elements

5. Klikk på Lagre og lukk og mottaker er satt på notatet

Fordele kopier

1. Åpne Ledersøk på venstremenyen, og klikk på Fordel kopier

Ledersøk og søket "Fordel kopier" i Elements

2. Klikk på journalposten du ønsker å fordele som kopi og klikk på Rediger

Redigere journalpost i Elements

3. Klikk på din administrative enhet, velg saksbehandler fra nedtrekksmenyen eller skriv navnet på saksbehandler. Velg om du vil sende e-post eller sette inn medmottaker og klikk på Lagre

Detaljer for kopimottaker i Elements

Fordele flere journalposter til samme saksbehandler eller enhet samtidig

Det er også mulig å fordele flere saker samtidig til en saksbehandler eller enhet.

1. Åpne Ledersøk på venstremenyen og velg enten Fordel brev eller Fordel notater. Sett hake ved de journalpostene som skal fordeles til saksbehandler og klikk på RedigerRediger journalpost i Elements

2. Skriv inn navnet til saksbehandler eller navnet på administrativ enhet og klikk på Lagre

Velge saksbehandler i Elements

Hvis du starter å skrive forkortelsen til enheten vil hele navnet komme opp som et valg.

Velge enhet i Elements

Merk: Om du velger denne fremgangsmåten måten, vil du ikke kunne sette inn forfallsdato, merknad eller kopimottaker.

Fordele post fra dashbord

Dersom du har «Fordel brev» eller «Fordel notat» som en av flisene på dashbordet, kan du fordele post direkte derfra.

1. Klikk på konvoluttikonet på den journalposten som du skal fordele, og klikk på Fordel

Fordele brev i Elements

2. Skriv inn navnet på saksbehandler som du skal fordele posten til. Sett på eventuell forfallsdato og merknad og klikk på Lagre

Velge saksbehandler i Elements

Omfordele journalposter

Som leder har du også mulighet til å omfordele journalposter fra en saksbehandler til en annen dersom det skulle være behov for det.

1. Søk opp journalposten enten med saksnummer via Hurtigsøk i venstremenyen eller tittel i søkefeltet øverst til høyre

Pass på å endre fra Sak til Journalpost dersom det er en journalpost du skal søke etter.

Feltet for å omfordele sak i Elements

2. Hak av journalposten og klikk på Rediger

Et bilde som inneholder tekst, Font, line, NettsideAutomatisk generert beskrivelse

3. Endre navn på saksbehandler og klikk på Lagre

Velge saksbehandler i Elements

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.

892 Visninger