Fordeling av post i Elements - Kunnskapsbasen
Fordeling av post i Elements
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
I denne brukerveiledningen får du lære om flere måter å fordele post på i sak- og arkivsystemet Elements. Her får du lære om:
- Fordeling av inngående post
- Fordeling av interne notater (N og X)
- Fordele kopier
- Fordele flere journalposter til samme saksbehandler eller enhet samtidig
- Fordele post fra dashbord
- Omfordele journalposter fra en saksbehandler til en annen
Journalposttyper i Elements
Ikon | Journalposttype |
|
Inngående brev vises med en gul konvolutt |
|
Utgående brev vises med en blå konvolutt |
|
Internt notat uten oppfølging vises med en utklippstavle (X-notat) uten flagg |
|
Internt notat med oppfølging (N-notat) vises med en utklippstavle med rødt flagg |
Fordeling av inngående post
1. Åpne Ledersøk i venstremenyen, og klikk på Fordel brev
2. Marker journalposten du skal fordele og klikk på knappen Fordel på høyre side i bildet
3. Skriv inn ansvarlig saksbehandler og klikk på Lagre
Du kan også skrive en merknad, legge til kopimottaker(e) og sette inn en forfallsdato. Det er også mulig å sende varsel på e-post. Hak da av for dette før du klikker på Lagre.
Fordeling av interne notater (N og X)
Notater, både N- og X-notat, kan ikke fordeles på samme måte som et inngående brev. Det er fordi de allerede har en saksbehandler og det kun skal settes en mottaker på notatet. Du vil derfor ikke finne knappen som heter Fordel, fordi notatet har allerede en sakseier - altså saksbehandler som har opprettet notatet.
1. Åpne Ledersøk på venstremenyen, og klikk på Fordel notater
2. Marker notatet du ønsker å fordele og klikk på Rediger til høyre over visningen av journalposten
3. Klikk på din administrative enhet, velg saksbehandler fra nedtrekksmenyen eller skriv navnet på saksbehandler som skal stå som mottaker på notatet. Velg om du vil sende e-post eller sette inn medmottaker og klikk på Lagre
Se også leverandørs læringsmateriale om Medmottaker.
4. Om du ønsker å sette noen saksbehandlere som kopimottaker på notatet, kan du skrive saksbehandlers navn i Kopi-feltet, slik som du skriver inn mottakere i e-post
5. Klikk på Lagre og lukk og mottaker er satt på notatet
Fordele kopier
1. Åpne Ledersøk på venstremenyen, og klikk på Fordel kopier
2. Klikk på journalposten du ønsker å fordele som kopi og klikk på Rediger
3. Klikk på din administrative enhet, velg saksbehandler fra nedtrekksmenyen eller skriv navnet på saksbehandler. Velg om du vil sende e-post eller sette inn medmottaker og klikk på Lagre
Fordele flere journalposter til samme saksbehandler eller enhet samtidig
Det er også mulig å fordele flere saker samtidig til en saksbehandler eller enhet.
1. Åpne Ledersøk på venstremenyen og velg enten Fordel brev eller Fordel notater. Sett hake ved de journalpostene som skal fordeles til saksbehandler og klikk på Rediger
2. Skriv inn navnet til saksbehandler eller navnet på administrativ enhet og klikk på Lagre
Hvis du starter å skrive forkortelsen til enheten vil hele navnet komme opp som et valg.
Merk: Om du velger denne fremgangsmåten måten, vil du ikke kunne sette inn forfallsdato, merknad eller kopimottaker.
Fordele post fra dashbord
Dersom du har «Fordel brev» eller «Fordel notat» som en av flisene på dashbordet, kan du fordele post direkte derfra.
1. Klikk på konvoluttikonet på den journalposten som du skal fordele, og klikk på Fordel
2. Skriv inn navnet på saksbehandler som du skal fordele posten til. Sett på eventuell forfallsdato og merknad og klikk på Lagre
Omfordele journalposter
Som leder har du også mulighet til å omfordele journalposter fra en saksbehandler til en annen dersom det skulle være behov for det.
1. Søk opp journalposten enten med saksnummer via Hurtigsøk i venstremenyen eller tittel i søkefeltet øverst til høyre
Pass på å endre fra Sak til Journalpost dersom det er en journalpost du skal søke etter.
2. Hak av journalposten og klikk på Rediger
3. Endre navn på saksbehandler og klikk på Lagre
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.