Wikier

Brukerveiledninge...

Opprette ny sak i Elements

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Når du har mottatt et arkivverdig dokument, eller du selv skal skrive et dokument, må du alltid starte med å bestemme hvilken saksmappe dokumentet skal tilhøre. I mange tilfeller vil dokumentet passe inn i en allerede eksisterende saksmappe. Dersom det ikke finnes en passende saksmappe, må du som saksbehandler opprette en ny sak. Her lærer du hvordan du går frem.

1. Klikk på knappen Ny sak øverst til venstre på siden

Opprette ny sak i Elements

Du får da opp en ny fane der du registrerer sakens metadata.

2. Fyll inn metadata

Fylle inn sakstittel og arkivdel

Her brukes et eksempel på fra permisjon og avbrudd fra studier, som skal i arkivdelen Studentdokumentasjon.

2.a. Fyll inn Tittel-feltet ut fra standardtittel angitt i registreringsrutinen

Dersom det ikke finnes en registreringsrutine for den typen sak du jobber med, bestemmer du selv en passende tittel. Tenk på at tittelen skal beskrive innholdet i saken og gjøre det lett for deg selv og andre å søke opp saken.

2.b. Fyll inn Arkivdel-feltet

«Saksarkiv NTNU-EMNE3» blir forhåndsvalgt som arkivdel. Dersom din sak skal tilhøre en annen arkivdel, velger du dette fra nedtrekksmenyen. Hvilken arkivdel din sak skal tilhøre, er beskrevet i registreringsrutinen/arkivplanen.

Feltene Status og Saksansvarlig fylles automatisk ut, og du som saksbehandler skal ikke endre på disse. Mappetype benyttes ikke ved NTNU.

3.Fyll inn klassering i radene

Feltene for å registrere primærklassering på en sak

Hvilke ordningsprinsipp og verdi som skal brukes for den aktuelle saken, finner du i registreringsrutinen/arkivplanen.

Den første klasseringen – på første linje – er alltid knyttet til arkivdel og vil derfor komme opp automatisk når arkivdel er valgt. Legg merke til at denne linjen er låst med rød hengelås. Det betyr at den ikke kan endres.

3.a. Fyll inn i kolonnen Verdi ved å velge i nedtrekksmenyen, eller skriv inn

Registrering av sekundær klassering på en sak i Elements

Når verdi er valgt, vil kolonnen Beskrivelse fylles ut automatisk. Dersom registreringsrutinen krever at du legger på en sekundær klassering, klikker du på Ny rad og velger ordningsprinsipp og tilhørende verdi.

Tilgangsbegrens og skjerm

Dersom sakstittelen eller klasseringen inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet, må du sette på en tilgangskode/hjemmel og angi hva som skal skjermes.

4. Klikk på Flere felt for å utvide registreringsbildet

Knapp for utvidelse av registreringsvinduet i Elements

4.a. Fyll inn metadata

Felt for registrering av tilgangskode og hjemmel for unntatt offentlighet, samt avhaking av unntatt offentlighet for klassering, i Elements

4.a. Fyll inn Tilgangskode-feltet ved å velge riktig tilgangskode fra nedtrekksmenyen

4.b. Fyll inn Hjemmel u.off-feltet ved å velge riktig hjemmel fra nedtrekksmenyen

Sjekk registreringsrutinen i arkivplanen dersom du er usikker på hvilke verdier du skal bruke. Øvrige felter skal ikke endres av deg som saksbehandler.

Merk: Funksjonen Tilgangsgruppe benyttes innenfor enkelte saksområder, spesielt der saksbehandlere på tvers av enheter har behov for tilgang til saken. Hvordan funksjonen skal brukes vil framgå av rutinene for de aktuelle saksområdene.

4.c. I radene for klassering setter du kryss i kolonnen U.off. dersom verdien skal skjermes. Dette skal alltid gjøres der fødselsnummer eller ansattnummer brukes som ordningsprinsipp

Skjerming av klassering i Elements

5. I Tittel-feltet for saken, marker eventuell tekst som skal skjermes og høyreklikk på den

5.a. I Skjermingsvalg-boksen som åpnes, velg Merk tekst som skjermet

Skjerming av tekst i sakstittel i Elements

Skjermet tekst vil vises i rødt for brukere med tilgang til saken, og som * for brukere som ikke har tilgang til saken.

6. Klikk på Lagre øverst i høyre

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.

829 Visninger