Wikier

Brukerveiledninge...

Arkivere e-post fra Outlook til Elements

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Du kan overføre e-post fra Outlook til Elements via appen «Outlook plugin for Elements», som er installert i Outlook for alle som har en bruker i Elements ved NTNU.

1. Åpne eposten i Outlook, og klikk på Elements-ikonet

Elements-ikonets plassering avhenger av hvilken type Outlook du benytter. Du finner ikonet inne i selve e-postmeldingen, dersom du har ny Outlook, og oppe på verktøylinjen øverst på høyre side, dersom du har gammel Outlook.

Elements-ikonet i Outlook

Elements-ikonet i Outlook

Du vil da få opp et panel på høyre side i Outlook. Her kan du registrere saken.

Hvis saken finnes fra før

Dersom e-posten skal registreres inn på en eksisterende sak, kan du søke opp saken ved å skrive inn saksnummer eller ord fra tittel, i saksfeltet.

1. Hvis du nylig har vært inne på saken, kan du benytte hurtigsøket Siste saker sett på øverst i panelet, og velge sak fra listen du da får opp

Arkiveringspanelet i Outlook

Hvis saken ikke finnes fra før

1. Klikk på ikonet for ny sak

Ny sak via arkiveringspanelet i Outlook

2. Du får da opp et nytt vindu der du registrerer sakens metadata og oppretter den. Skriv inn en passende sakstittel og fyll inn de resterende feltene i henhold til eksisterende registreringsrutiner

2.a. Dersom ord i sakstittelen må skjermes: Marker aktuell tekst og klikk på det blå skjoldet på toppen av sakstittelfeltet

2.b. Klikk på den grønne saksmappen nederst i vinduet for å opprette saken

Arkivere sak fra arkiveringspanelet i Outlook

Saken er nå opprettet, og du kan registrere e-posten på saken.

Velge riktig dokumenttype

Du vil her få opp et forslag, men det er viktig at du kontrollerer at dette blir riktig.

Velge dokumenttype i arkiveringspanelet i Outlook

1. Gjør endringer i dokumenttittel i henhold til registreringsrutinen. Dokumenttittel blir stående som journalposttittel i Elements

Skrive dokumenttittel i arkiveringspanelet i Outlook

2. Vurder om det er behov for at dokumentet skal unntas offentlighet, og sett i så fall inn tilgangskode og hjemmel for skjerming. Dersom ord i dokumenttittel skal skjermes, markerer du den aktuelle teksten og klikker på skjoldet

Skjerme i arkiveringspanelet i Outlook

3. Avsender av e-posten settes automatisk inn som avsender. Dersom du ønsker å redigere eller skjerme avsender, klikker du på blyanten ved siden av navnet

Redigere avsender i arkiveringspanelet i Outlook

Skjerme avsender i arkiveringspanelet i Outlook

Du får da opp et vindu for redigering av avsender/mottaker.

4. Dersom e-posten er sendt av en person på vegne av en virksomhet, skriver du navnet på virksomheten i avsenderfeltet. Navnet på personen som sendte eposten flyttes da over til feltet Kontakt. Dersom avsender skal skjermes, haker du av i feltet Unntatt offentlighet

Vedlegg

Helt nederst i panelet finner du oversikt over vedlegg. Her velger du hvilke vedlegg som skal være med og hvilket dokument som skal være hoveddokument.

1. Klikk på det grønne ikonet nederst i panelet, og e-posten overføres til Elements

Endre vedlegg i arkiveringspanelet i Outlook

2. Du kan se informasjon om journalposten du har opprettet ved å klikke på åpne oppsummering. Her kan du klikke på lenke til journalposten i Elements

Vær oppmerksom på at Elements ikke vil fungere fullt ut dersom du klikker på lenken fra i panelet. Du må åpne Elements via Programfarm for å få full funksjonalitet i systemet.

Til siden Hjelp til bruk av Elements.

Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.

506 Visninger