Du kan overføre e-post fra Outlook til Elements via appen «Outlook plugin for Elements», som er installert i Outlook for alle som har en bruker i Elements ved NTNU.

1. Åpne eposten i Outlook, og klikk på Elements-ikonet

Elements-ikonets plassering avhenger av hvilken type Outlook du benytter. Du finner ikonet inne i selve e-postmeldingen, dersom du har ny Outlook, og oppe på verktøylinjen øverst på høyre side, dersom du har gammel Outlook.

Du vil da få opp et panel på høyre side i Outlook. Her kan du registrere saken.

Hvis saken finnes fra før

Dersom e-posten skal registreres inn på en eksisterende sak, kan du søke opp saken ved å skrive inn saksnummer eller ord fra tittel, i saksfeltet.

1. Hvis du nylig har vært inne på saken, kan du benytte hurtigsøket Siste saker sett på øverst i panelet, og velge sak fra listen du da får opp

Hvis saken ikke finnes fra før

1. Klikk på ikonet for ny sak

2. Du får da opp et nytt vindu der du registrerer sakens metadata og oppretter den. Skriv inn en passende sakstittel og fyll inn de resterende feltene i henhold til eksisterende registreringsrutiner

2.a. Dersom ord i sakstittelen må skjermes: Marker aktuell tekst og klikk på det blå skjoldet på toppen av sakstittelfeltet

2.b. Klikk på den grønne saksmappen nederst i vinduet for å opprette saken

Saken er nå opprettet, og du kan registrere e-posten på saken.

Velge riktig dokumenttype

Du vil her få opp et forslag, men det er viktig at du kontrollerer at dette blir riktig.

1. Gjør endringer i dokumenttittel i henhold til registreringsrutinen. Dokumenttittel blir stående som journalposttittel i Elements

2. Vurder om det er behov for at dokumentet skal unntas offentlighet, og sett i så fall inn tilgangskode og hjemmel for skjerming. Dersom ord i dokumenttittel skal skjermes, markerer du den aktuelle teksten og klikker på skjoldet

3. Avsender av e-posten settes automatisk inn som avsender. Dersom du ønsker å redigere eller skjerme avsender, klikker du på blyanten ved siden av navnet

Du får da opp et vindu for redigering av avsender/mottaker.

4. Dersom e-posten er sendt av en person på vegne av en virksomhet, skriver du navnet på virksomheten i avsenderfeltet. Navnet på personen som sendte eposten flyttes da over til feltet Kontakt. Dersom avsender skal skjermes, haker du av i feltet Unntatt offentlighet

Vedlegg

Helt nederst i panelet finner du oversikt over vedlegg. Her velger du hvilke vedlegg som skal være med og hvilket dokument som skal være hoveddokument.

1. Klikk på det grønne ikonet nederst i panelet, og e-posten overføres til Elements

2. Du kan se informasjon om journalposten du har opprettet ved å klikke på åpne oppsummering. Her kan du klikke på lenke til journalposten i Elements

Vær oppmerksom på at Elements ikke vil fungere fullt ut dersom du klikker på lenken fra i panelet. Du må åpne Elements via Programfarm for å få full funksjonalitet i systemet.