Ekspeder utgående brev i Elements - Kunnskapsbasen
Ekspeder utgående brev i Elements
Innholdsfortegnelse [-]
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
Å ekspedere betyr å sende noe fra seg. Når du ekspederer utgående brev, dokumenterer du for ettertiden at du faktisk har sendt brevet fra oss. Det kan få konsekvenser om vi ikke ekspederer utgående brev, for eksempel at vi ikke bevise at vedtak vi har gjort, er gjort kjent for den eller dem vedtaket gjelder. Dette kan få konsekvenser i en klagesak eller rettstvist.
Viktig presisering
For at du skal kunne bruke Generell digital forsendelse, er det viktig at du har registrert mottaker på utgående journalpost på riktig måte og i riktig rekkefølge:
1. Opprette journalpost – enten ved å svare på et inngående brev eller opprette et nytt utgående brev
2. Registrere mottakere ved oppslag i Folkeregisteret
3. Opprette nytt dokument fra Fil, eller opprett brev via en mal
4. Ekspedere elektronisk
*Er du usikker på om du har registrert mottaker på riktig måte, *se e-læring fra leverandør* – video nummer 2 «Velg mottakere», eller bruk Søk etter person/org ved å trykke på navnet til mottaker i Til-feltet.
Dersom du ikke har hentet mottakers informasjon ved hjelp av personnummer/organisasjonsnummer fra Folkeregisteret/Enhetsregisteret, må du gjøre dette før du ekspederer brevet.
Start ekspedering
Et utgående brev er klart til ekspedering når det har status Ferdig, enten ved at siste godkjenner har godkjent dokumentet eller at saksbehandler har ferdigstilt dokumentet.
Det er ikke nødvendig å konvertere dokumentet til PDF-format før du sender ut. Mottaker vil få dokumentene som PDF i Digipost eller på e-post.
1. Klikk på knappen Ekspeder
2. Klikk videre på Ekspeder digitalt
3. Velg enten Generell digital forsendelse eller via e-post fra nedtrekksmenyen
Alle offentlige virksomheter, inkludert NTNU, er pålagt å bruke digital forsendelse til mottakere som er omfattet av ordningen. Generell digital forsendelse skal derfor være hovedmåten å sende ut brev og vedtak på.
Ekspeder med Generell digital forsendelse
Vær obs på at Generell digital forsendelse kun kan benyttes til privatpersoner med norsk fødselsnummer – via oppslag i Folkeregisteret og enheter med norsk organisasjonsnummer på ni siffer – via oppslag i Enhetsregisteret. Dersom du skal sende til en person eller enhet uten dette, må du enten ekspedere via e-post ekspedere per papirpost.
1.Om mottakers adresse er registrert riktig, vil det ikke være noe ikon på høyre side i boksen, og du kan klikke på Send
2. Når brevet er sendt, vil det komme opp en grønn hake på høyresiden, og du kan klikke på Lukk
3. Du kan se status på utsending ved navnet på mottaker i selve journalposten
Du finner en oversikt over dine elektroniske ekspederinger under søkene EDF i venstremenyen.
Ikoner på konvolutter i forbindelse med utsending
Feilmeldinger
Feil adresse
Om mottakers adresse ikke er registrert riktig, vil du få opp et stoppskilt med beskjed «Receiver is missing an address», og du kan ikke sende ut brevet.
Se presisering i starten av brukerveiledningen som forklaring på hvorfor denne feilmeldingen kommer opp.
Feil organisasjonsnummer
Om mottakers organisasjonsnummer er feil, vil du få feilmeldingen «SSN or organization number is invalid».
1. Klikk på Søk etter person/org for å oppfriske registrert metadata
2. Førsøk å sende på nytt ved å klikke Send
Dersom mottaker har reservert seg for digital post, eller ikke har oppdatert nødvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret, vil brevet sendes til utskrift og utsending i posten. NTNU har inngått avtale om å benytte utskriftstjeneste. Denne tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.
Overføring feiler
Om overføring feilet, vil du få opp en rød konvolutt. Ekspeder-knappen vil da komme tilbake på journalposten og man kan forsøke på nytt. Før det ekspederes på nytt, må man sjekke feilmeldingen i loggen og rette eventuelle feil.
1. For å finne loggen klikker du på knappen med tre prikker som du finner øverst til venstre i journalposten og velger Vis Logg fra nedtrekksmenyen
Hva gjør jeg om feil oppstår?
1. Dobbeltsjekk om adresseopplysningene er fullført
2. Forsøk å ekspedere på nytt ved å oppdatere registrerte adresseopplysninger og deretter klikke på Søk etter person/org
3. Klikk på Send
Merk: Dersom forsendelsen står i status «Klar for sending» – merket med grå konvolutt – over flere sekunder og aldri blir sendt ut – merket med grønn konvolutt, ta kontakt med DOKU på NTNU Hjelp.
Ekspeder med e-post
Dersom brevet ikke er tilknyttet en tilgangskode som gjør at innholdet er unntatt offentlighet, kan du sende et utgående brev på e-post.
Merk: Ulikt fra ePhorte vil du ikke motta kopi av e-posten automatisk. Om du ønsker kopi av e-posten må du sette deg selv som kopimottaker i journalposten. Det er heller ikke mulig å skrive e-posttekst i e-posten som sendes ut fra Elements.
1. Velg E-post fra nedtrekksmenyen i kolonnen Forsendelsesmåte. Pass på at e-postadresse er skrevet inn, og klikk på Send
Mottaker vil motta en e-post med avsender postmottak@ntnu.no og tittel «Elektronisk forsendelse fra NTNU». Husk derfor å skrive i brevet dersom mottaker skal sende svar til en annen e-postadresse enn postmottak.
Siden e-posten sendes med avsender postmottak og ingen tekst i e-posten, kan den lett havne i søppelposten til mottaker.
Sende kryptert e-post fra Outlook
Om du skulle ha behov for å sende et brev på e-post hvor innholdet er unntatt offentlighet, kan du benytte Outlook og kryptere e-posten.
1. Skriv brevet ferdig i Elements, lagre og lukk. Send på godkjenningsflyt dersom det skal godkjennes. Når journalposten er ferdigbehandlet, åpner du dokumentet igjen og lagrer det i en sikker mappe lokalt på din maskin. Husk å slette dokumentet fra din PC etterpå
2. Send e-post med kryptering til mottaker
Les NTNU ITs informasjon om hvordan du krypterer e-posten på Innsida.
3. Husk å sette journalposten til Ekspedert, slik at det er dokumentert i Elements at brevet er sendt ut. Skriv gjerne merknad at det er sendt med kryptert e-post og dato for utsending
Til siden Hjelp til bruk av Elements.
Siden forvaltes av Avdeling for utviklings og virksomhetsstyring.