Bruk av Elements til saksbehandling
Bruk av Elements til saksbehandling
På siden Hjelp til bruk av Elements finner du e-læringsmateriale, opptak av digitale kurs, lenker til brukerveiledninger og brukerdokumentasjon.
Øvingsoppgaver for Elements
I kursbasen kan du øve deg på å bruke Elements. Kursbasen er et trygt testmiljø og det du gjør i kursbasen blir ikke med over i produksjonsbasen i Elements. Oppgaven består i å gjennomføre disse stegene:
- Logg deg inn i Elements kursbase. Mangler du tilgang til kursbasen, kontakt DOKU via NTNU Hjelp
- Opprett en sak
- I saken oppretter du et internt notat med oppfølging (N-notat) som du sender til din enhet ved NTNU
- Opprett en journalpost som utgående brev. Send det utgående brevet på godkjenning til en kollega, som godkjenner brevet
- Sjekk at journalpostene er ferdigstilt, og avslutt saksmappen
Trenger du tips?
- Se opptak fra kurs
- Bruk registreringsrutinene dersom ditt fagområde har det. De finner du i NTNUs arkivplan
- Se leverandørs læringsmateriale om å Opprette Ny Sak
Vanlige og ofte stilte spørsmål om saksbehandlers bruk av Elements
Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om saksbehandlers bruk av Elements, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.
- Starten på en sak
- Første møte
- Behandling av en sak
- Tilgangsstyring
- Ferdigstille sak
- Godkjenning
- Annet
- Faglig støtte
Starten på en sak
Hvor finner jeg relevante eksempler på saker?
Når du mottar en sak til behandling, kan det være nyttig å se på hvordan tilsvarende saker er behandlet tidligere.Du kan finne sammenlignbare saker som du har tilgang til ved et godt rettet søk. Her er noen tips til hvordan du setter opp et godt søk:- Se på den aktuelle registreringsrutinen for å finne ut hvordan denne typen saker skal registreres
- Ta utgangspunkt i Avansert søk - Saksmappe eller Avansert søk - Journalpost.
- Søk på tittel som oppgitt i registreringsrutinen, eller eventuelt klassering og ordningsverdi
- Dersom søket gir veldig mange treff, kan du snevre inn ved for eksempel å begrense tidsperioden
- Dersom det ikke eksisterer en registreringsrutine for den type sak du jobber med, kan du søke på aktuelle ord i tittel. Trunkering ved bruk av * kan hjelpe deg å utvide antall treff.
Hvordan starter jeg en sak, og finnes det flere måter å gjøre det på?
I Elements oppretter du en ny sak ved å trykke på arkfanen + Ny sak øverst på startsiden. Det er viktig at feltene i registreringsvinduet blir fylt ut riktig. Det vil si at saken får en beskrivende tittel og at riktig arkivdel, klassering og tilgangskode settes. Informasjon om dette finner du i registreringsrutinene i NTNUs arkivplan. Se også brukerveiledningen Opprette ny sak i Elements.Du kan også opprette en ny sak gjennom Outlook, ved å bruke Elements der. Se brukerveiledningen Arkivere e-post fra Outlook til Elements. Eventuelt kan du opprette ny sak ved å kopiere en eksisterende sak. Gå da til den saken du ønsker å kopiere, og velg Kopier sak i saksmenyen.
Finnes det noe som tilsvarer feltet "Obsdato" i ePhorte når man oppretter eller redigerer en sak?
Feltet for «Obsdato» finner man også i Elements. Du finner det under knappen Flere felt, og nesten nederst til venstre i bildet når du oppretter ny sak.I ePhorte kan saksbehandlere selv "plukke" sine journalposter. Vil dette også være mulig i Elements?
I Elements kan du som saksbehandler fordele inngående journalposter til deg selv. Du kan sette deg selv som mottaker på interne notat uten oppfølging (X-notat). Det er kun leder/postfordeler ved din enhet som kan sette deg som mottaker av interne notat med oppfølging (N-notat).Er for eksempel tilbud fra NTNU leverandør noe som skal arkiveres offentlig i forbindese med et prosjekt?
Ja, men i en spesifikk form. Økonomiavdelingen har rutiner for dette.Kan man registrere sakspart på saksnivå i Elements?
Ja, men kan registrere sakspart på en sak i Elements. Se brukerdokumentasjon fra Sikri for beskrivelse.Er det forskjell på hvordan man oppretter en saksmappe ut fra hvilket fagområde man tilhører?
Det er ikke noen systemmessing forskjell på hvordan du oppretter en saksmappe, journalpost eller et dokument.Når en saksmappe skal opprettes, er det saksbehandler som gjør vurderinger når det gjelder tittel og skjerming. For sakstyper der registreringsrutiner finnes i NTNUs arkivplan, må disse følges. I tilfeller der det ikke finnes en rutine, er det saksbehandler som velger en beskrivende tittel som gjør det enkelt å finne tilbake til saken for saksbehandler og andre. Saksbehandler må da ta stilling til om metadata skal skjermes i henhold til gjeldende lovverk, se spesielt forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Kan jeg "plukke" saker fra Enhets ufordelte journalposter, eller fordele til andre saksbehandlere?
Ja, hvis myndighet til å gjøre dette er delegert av leder. Se brukerveiledningen Selvplukk av inngående restanser i Elements.Første møte
Hvilke saker og hvilket innhold kan jeg søke etter?
I Elements kan du søke på mange ulike måter. Du kan for eksempel søke på sakstittel, saksansvarlig, journalposttittel, mottaker, avsender, klassering, osv. Se opplæringsmaterialet og brukerveiledning fra leverandør for flere detaljer.Hvor finner jeg mine saker?
I venstremenyen finner du en liste med mange predefinerte søk. Her finner du blant annet disse søkene:Mine saker: Viser alle åpne saker der du står som saksansvarlig.Mine avsluttede saker: Viser alle avsluttede saker der du står som saksansvarlig.Ubesvart post: Viser alle notater og inngående brev der du har en restanse, det vil si post som krever et svar fra deg.Hvor finner jeg saker for min enhet/mitt fagområde?
I venstremenyen finner du en samling søk under overskriften Enhetens saker. Her finner du følgende søk:Enhetens post: Viser alle inngående brev, n-notater og x-notater som har kommet inn til din enhet. Søket viser all post uavhengig av om den er fordelt og avskrevet. Du bør derfor avgrense søket på dato.Enhetens restanser: Viser alle inngående brev og n-notater som har kommet inn til din enhet og som har en restanse som ikke er avskrevet.Enhetens ufordelte journalposter: Viser alle inngående brev, n-notater og x-notater som ikke er fordelt til en saksbehandler.
Behandling av en sak
Hvordan oppretter jeg et dokument?
Alle dokumenter må tilhøre en journalpost, og alle journalposter må tilhøre en sak. Når du har opprettet en journalpost, kan du lage et dokument fra mal, knytte det til fra en annen journalpost eller importere det fra filutforsker, se opplæringsmateriale og brukerveiledning fra leverandør.Hvordan laster jeg opp et dokument?
Når du har opprettet en journalpost, kan du importere et dokument fra filutforsker, se opplæringsmateriale fra leverandør. Alternativt kan du importere det fra Outlook, også vist i opplæringsmateriale.Hvordan får jeg skrevet ut et dokument?
Dersom du har åpnet et dokument, enten i forhåndsvisning eller redigeringsmodus, finner du en utskriftsknapp på verktøylinja øverst. Dersom du står i journalposten, finner du utskriftsfunksjonen i nedtrekksmenyen som du kan åpne ved siden av dokumenttittelen. Se brukerveiledningen Utskrift av dokument fra Elements.Husk å behandle utskrift i henhold til skjermingskode angitt på dokumentet.
Hvordan skjermer jeg et dokument?
Bruk av tilgangskoder og aktiv skjerming av opplysninger på sak- og journalpostnivå styrer hvilken informasjon som er tilgjengelig for de som er logget inn i Elements og hvilken informasjon som vises på offentlig journal.Se opplæringsmateriale fra leverandør for hvordan du gjør dette.Hvordan deler jeg, eller samarbeider om, et dokument med andre?
Her er to måter å løse dette på:- Bruke funksjonaliteten for dokumentflyten «høringsrunde» i Elements, se læringsmateriale fra leverandør
- Samarbeide om og samskrive dokumenter til journalposter i SharePoint/Teams før de lastes inn i Elements
Må man manuelt skrive inn alle fakultet/institutt/avdelinger dersom man skal sende et notat til flere ved NTNU?
Når du begynner å skrive Fakultet/Avdeling/Institutt i Til-feltet, vil det nederst i lista komme opp et valg som heter [Fak]/[Avd]/[Inst]. Trykk på denne, og du vil kunne hake av for institutter ved din avdeling, fakulteter eller avdelinger i Fellesadministrasjonen.Kan jeg saksbehandle på vegne av en kollega i Elements?
Ansatte med saksbehandlerrolle i Elements kan ikke sette andre som stedfortreder. Det er bare Leder/postfordeler som har mulighet til det. Leder kan omfordele en sak til deg om det er behov for at du behandler en sak som har vært tildelt din kollega.Må vi skrive ut brev til offentlige instanser og sende per post, selv om de har epostmottak?
Du kan ekspedere et brev via e-post, og du kan sende et brev digitalt til et organisasjonsnummer. Se læringsressurs fra Sikri (leverandør av Elements) for forklaring på hvordan dette gjøres.Kan man svare på et N-notat i en sak etter at saken er ferdigstilt?
En sak må være åpen, det vil si satt i status under behandling, for at man skal kunne saksbehandle. På lik linje med at man må åpne konvolutten på et fysisk brev om det er noe som skal tilføyes.Kan man velge bare studenter ved instituttene som mottaker?
Ja, du kan velge å sende ut brev på e-post, og da kan du sende til studenter. Merk at det bare er brev uten tilgangskode som kan sendes på e-post. Dersom det er brev med tilgangskode velger du generell digital forsendelse.Kan du legge til et ferdig dokument som vedlegg fra egen PC?
Du kan bruke Dra og slipp fra filutforsker. Se brukerveiledning på hvordan du bruker dra og slipp. Eventuelt kan du hente dokumentet inn via Elements. Se "Knytte til vedlegg med filvedlegg" i e-læring fra leverandør for hvordan du gjør det.Når bør man jobbe direkte i Word åpnet fra Elements, og når bør man jobbe lokalt for eksempel å kunne samskrive?
Det finnes en funksjon som heter Høringsrunde, det er en samarbeidsform som man kan bruke i Elements. Men på generelt grunnlag er det anbefalt at dersom man jobber alene, kan man bruke Elements, men i samskriving med andre bør man bruke Teams/SharePoint.Kan man ekspedere et utgående brev med e-post?
Ja, hvis det ikke er tilgangsbegrenset. Hovedregelen er likevel at man ekspederer med sikker digital forsendelse.Hvordan sender man brev til utlandet dersom mottaker er et firma, enkeltperson i et firma eller en utdanningsinstitusjon?
Du kan bruke e-post for å sende post til utenlandske mottakere som ikke er omfattet av de norske løsningene for digital forsendelse av post til privatpersoner og virksomheter. Når du har ferdigstilt brevet, velger du Ekspeder digitalt fra journalposten, og deretter e-post som forsendelsesmåte.Vær oppmerksom på at du ikke kan ekspedere skjermede brev på e-post fra Elements! Du må da sende brevet fra Outlook. Husk å legge på kryptering! Se nettsiden Sikker e-post for mer informasjon.
Hvis du deretter laster opp e-posten til Elements, må du fjerne krypteringen igjen, og legge på korrekt skjerming i henhold til standardene her.
Kan man opprette en utgående journalpost selv om man ikke har et inngående brev som skal svares ut?
Det er mulig å opprette et utgående dokument uten at det er et inngående dokument du skal vare på. Se e-læring fra leverandør om hvordan du oppretter en utgående journalpost.Hvordan oppdaterer eller erstatter jeg et hoveddokument i en journalpost?
Når du laster opp fil fra disk, kan du huke av for at dette er nytt hoveddokument. Du kan også endre rekkefølgen på vedleggene for å endre dette. Se leverandørs læringsmateriale.Hvordan endrer jeg navn på en fil lagt til en journalpost?
Når du oppretter dokumentet fra mal eller ved opplasting, kan du endre Dokumenttittel. Ved å klikke på pilen som du finner ved siden av navnet til filen, vil du få opp en nedtrekksmeny hvor du kan velge å endre dokumentdetaljer, og også endre tittel på dokumentet.Hvorfor får jeg ikke opp valget om å slette eller redigere et dokument?
Du kan bare endre et dokument hvis journalposten står som Reservert. For å få opp valget om å redigere eller endre det må du endre status på journalposten.Du kan slette et vedlegg, men ikke et hoveddokument. For å se hvordan du kan sette et vedlegg som hoveddokument kan du se e-læring fra leverandør.
Hvordan setter jeg en kopimottaker av et utgående brev som ekstern eller intern?
Du kan lese om hvordan du legger til kopimottaker i læringsmateriale fra leverandør.Hvordan endrer jeg rekkefølge på dokumenter i en journalpost?
Du kan endre rekkefølgen ved å klikke på pilen ved siden av ett av dokumentene, se «Fjerne filvedlegg, endre hoveddokument og dokumentrekkefølge» i læringsmateriale fra leverandør.Hvordan kan jeg knytte dokumenter i en sak til en journalpost, f.eks. et vedtak, før jeg sender til godkjenning?
Du kan lenke sammen saksmapper, journalposter og dokumenter, samt eksterne sider på internett. Se læringsmateriale og brukerdokumentasjon fra leverandør.Tilgangsstyring
Hvem kan se innholdet i saken, foruten meg selv?
Det er bare brukerne som er autorisert for, det vil si har tilgang til, påført tilgangskode innenfor aktuell administrativ enhet som kan lese det som er skjermet internt. Se opplæringsmateriale fra leverandør for mer informasjon.Kommer det alltid forslag om tilgangskode på en journalpost selv om denne ikke er riktig?
Elements vil i likhet med ePhorte arve tilgangskode fra saksnivå. Denne må endres manuelt hvis den er feil i forhold til journalpostens innhold.Må man fjerne tilgangskode på en journalpost om tilgangskode er arvet fra saksmappen?
Dersom noe av innholdet i dokumentet tilsier at det fortsatt skal skjermes, tar du ikke bort skjerming. Om det ikke er noe i dokumentets innhold som skal skjermes, skal som hovedregel tilgansgkode tas bort. Se registreringsrutinene i NTNUs arkivplan dersom ditt arbeidsområde har registreringsrutine.Kan man gi andre saksbehandlere tilgang til tilgangsstyrte journalposter?
Ja, man kan sette en annen saksbehandler på kopi på en journalpost. Det er viktig å sjekke at saksbehandler har riktig tilgang for å kunne åpne journalposten.Vil man se/ha tilgang til studenter utenfor eget eget fakultet/institutt?
Det vil være avhengig av tilgangskoden som legges inn på journalposten, likt som i ePhorte.Skal man fjerne tilgangskode ved utsendelse til utenlandsk mottaker?
Hvis du skal sende skjermet informasjon på e-post til utenlandsk mottaker, person eller virksomhet, bør du sende dette via Outlook i stedet for Elements. Dette fordi du må kryptere e-posten eller dokumentet før sending. Hvis du fjerner tilgangskoden i Elements og sender på e-post derfra, blir dette sendt usikret til mottaker.Når du har sendt e-posten fra Outlook, må du fjerne krypteringen igjen før du overfører den fra Sendte elementer i Outlook til Elements via Elements plug-in.Hvorfor får ikke mottakere av et internt notat lesetilgang på journalposten?
Tilgangen til journalposten kan være begrenset av andre tilgangsbegrensninger. For å lese mer om tilganger kan du se arkivplanen til NTNU.Ferdigstille sak
Hvordan ferdigstiller jeg en sak?
Når du er ferdig med å behandle saken, klikker du på Ferdigstill sak, som vist i opplæringsmateriale fra leverandør.Hva skjer når saken er avsluttet fra min side?
Når du setter saken som avsluttet fra saksbehandler, går saken til Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning som kvalitetssikrer og setter den til endelig avsluttet. Saken vil fortsatt være tilgjengelig for søk og lesing, men det vil ikke kunne gjøres endringer. Når saken er avsluttet, vil den ikke lenger dukke opp i det predefinerte søket «Mine saker», men den vil isteden dukke opp i søket «Mine avsluttede saker».Dersom det er behov for å legge til nye dokumenter i en avsluttet sak, kan Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning bistå med gjenåpning.