Plan for innføring av Elements
Plan for innføring av Elements
I forbindelse med at NTNU oppgraderer saksbehandlingssystemet ePhorte til Elements, vil det gjennomføres et innføringsopplegg for berørte brukergrupper. På denne siden finner du plan for opplæring, oppstart med brukerstøtte og kommunikasjon.
Aktiviteter i innføringsperioden
|
Når |
Hva for hvem |
Hvor |
|
14. oktober |
||
|
21. oktober |
||
|
22. oktober |
||
|
23. oktober |
||
|
24. oktober |
||
|
25. til 28. oktober Fredag ettermiddag til og med mandag |
Nedetid |
|
|
29. oktober til 1. november |
||
|
4. og 6. november |
Opptak av informasjonsmøter og opplæringswebinar vil i etterkant være tilgjengelig her og på siden Hjelp til bruk av Elements. Der vil du også finne mer støttemateriale, opplæringsmateriale og svar på spørsmål stilt i spørretimene.
Informasjonsmøte for ledere
Her får du som leder en oversikt over hvordan innføringsperioden vil foregå og opplærings- og støttetilbudet til ansatte. På møtet vil du få informasjon om hvordan du kan forberede overgangen fra ePhorte til Elements sammen med dine ansatte. Det blir satt av tid til spørsmål og svar.
- Dato: Mandag 14. oktober
- Tid: 09:00-10:00
- Målgruppe: Administrative ledere og lederstøtte
Administrative ledere ved NTNU er innkalt til møtet per epost utsendt 02.10.2024.
Digitalt kurs for lederoppgaver i Elements
Kom i gang med lederoppgaver og bruk av sak- og arkivsystemet Elements for ledere og lederstøtte.
Kurset gir deg svar på disse spørsmålene:
- Hva har jeg som leder ansvar for når det gjelder saksbehandling ved min enhet?
- Hvordan sørger jeg for at mine ansatte har de riktige tilgangene i Elements?
- Hvordan logger jeg inn i Elements? Hva ser jeg?
- Hvordan holder jeg oversikt over enhetens saksbehandling i Elements?
- Hvordan fordeler jeg post i Elements?
- Hvordan godkjenner jeg dokumenter i Elements?
- Hvordan setter jeg opp stedfortreder?
- Hvor finner jeg informasjon og hjelp?
Kurset har en varighet på to timer. Siste halvtime settes av til spørsmål og svar.
- Målgruppe: Administrative og vitenskapelige ledere og lederstøtte som skal utføre lederoppgaver i Elements
- Du kan velge mellom to alternative tidspunkt for kurs for ledere, innholdet i kursene er likt
Alternativ 1:
- Dato: Tirsdag 22. oktober
- Tid: 09:00-10:30
Alternativ 2:
- Dato: Torsdag 24. oktober
- Tid: 13:00-14:30
Kurset for ledere vil ikke gjennomgå generell saksbehandling i Elements. Er du leder og har behov for opplæring i å utføre flere oppgaver knyttet til saksbehandling – for eksempel sende notat og utgående brev – bør du delta på kurset «Kurs i saksbehandling i Elements: Kom i gang med bruk av sak- og arkivsystemet Elements for saksbehandlere.».
Digitalt kurs for saksbehandling i Elements
Kurs i saksbehandling i Elements: Kom i gang med bruk av sak- og arkivsystemet Elements for saksbehandlere.
Kurset vil gi deg svar på disse spørsmålene:
- Hva har jeg som saksbehandler ansvar for ifm. min saksbehandling?
- Hvordan logger jeg inn i Elements og hva seg jeg?
- Hvilke tilganger har jeg i Elements?
- Hvordan holder jeg oversikt? Søk, lister og dashbord
- Hva er en sak, og hvordan oppretter jeg den?
- Hvordan legger jeg til dokumenter i en sak (inngående og utgående brev, interne notater)?
- Hvordan sammenstiller og henter jeg ut dokumenter fra en sak?
- Hvordan sender jeg et dokument på godkjenning/høring?
- Hvordan sender jeg ut et brev?
- Hvordan lager jeg en møtesak?
- Hvor finner jeg informasjon og hjelp?
Kurset har en varighet på to timer. Siste halvtime settes av til spørsmål og svar.
- Målgruppe: Saksbehandlere og ledere som skal saksbehandle i Elements
- Opptak av kurset gjøres tilgjengelig i etterkant
- Du kan velge mellom to alternative tidspunkt for kurset, innholdet i kursene er likt
Alternativ 1:
- Dato: Mandag 21. oktober
- Tid: 13:00-15:00
Alternativ 2:
- Dato: Onsdag 23. oktober
- Tid: 09:00-11:00
Spørretimer om bruk av Elements
Saksbehandlere og ledere får støtte til bruk av Elements i digitale spørretimer i oppstartsukene. Her vil du få status på innføringen, kjente problemer og løsninger, samt vil nye spørsmål og svar gjennomgås.
I forkant av hver dag vil det publiseres lenke til et felles skjema hvor du kan se hvilke spørsmål som andre har stilt og stemme på dem, samt sende inn dine spørsmål. Dette vil du finne på meldingskanalen NTNU Sak - ePhorte. Her finner du også alle andre oppdateringer fra innføringen.
Spørretime - Felles oppstart
- Dato: Tirsdag 29.10 til fredag 01.11, samt mandag 04.11 og onsdag 06.11
- Tid: 09:00-10:00
- Tema: Formidling av status generelt, løsninger siden i går, nye spørsmål og feil
Spørretime - Felles avslutning
- Dato: Tirsdag 29.10 til fredag 01.11, samt mandag 04.11 og onsdag 06.11
- Tid: 14:00-15:00
- Tema: Status på problemer meldt inn tidligere på dagen og nye løsninger