En person som ikke er ansatt ved NTNU, må først få opprettet bruker i Betalmeg før hen kan registrere en regning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen.

Er du NTNU-ansatt? Se Reiseregning

English - Betalmeg - travel expenses claim for non-employees

Temaside reise

Slik får en ikke-ansatt tilgang til Betalmeg-løsningen

Obs! Framgangsmåten beskrevet her gjelder ikke for personer med oppdragskontrakt. Se eget avsnitt.

1) Send inn skjema til Tjenestesenteret

Det må først sendes inn skjema til Tjenestesenteret. Tjenestesenteret vil da opprette brukeren i systemet. Det kan gå noen dager fra skjemaet sendes inn til brukeren er opprettet.

• Hvis du som ikke-ansatt selv skal sende opplysninger, bruker du dette skjemaet for eksterne: Bestilling av tilganger til BetalMeg-løsningen
• Hvis du er NTNU-ansatt og skal sende inn opplysninger på vegne av en ekstern, bruker du skjemaet Bestill tilgang til Betalmeg i NTNU Hjelp

I skjemaet skal du skrive:

• Personalia og kontaktinformasjon til ny bruker
• Bankinformasjon. Skal utbetaling skje til en utenlandsk bankkonto, må skjema for utenlandsbetaling være utfylt og legges ved skjemaet i NTNU Hjelp.
• Navnet på enhet/institutt brukeren skal registrere ved. Det inkluderer koststed. Se oversikt over koststed. Dersom brukeren skal knyttes til et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/-navn. Hvis denne informasjonen registreres når brukeren gis tilgang, skal det automatisk komme fram i reiseregningsskjemaet.

2) Vent på at brukertilgangen registreres

Det kan ta noen dager fra brukertilgangsskjemaet er sendt inn til Tjenestesenteret før personen blir registrert i systemet. Når personen er registrert, vil som regel tilgangen være tilgjengelig dagen etter.

3) Når personen har fått brukertilgang til Betalmeg, vil hen motta en e-post

I e-posten står det en del informasjon om hvordan hen logger inn og hva som er viktig å huske på. E-posten sendes fra DFØ som leverer Betalmeg-løsningen for NTNU. Hvis personen ikke mottar e-posten, kan den ha havnet i spam-filter.

DFØ henter ut skattekort i forbindelse med registreringen av bruker.

Send inn utgifter

Når NTNU har opprettet bruker til deg, kan du som ikke-ansatt be om å få refundert utgiftene dine enten via selvbetjeningsportalen Betalmeg eller DFØ-appen:

Logg inn i selvbetjeningsportalen Betalmeg

eller Last ned DFØ_appen (dfo.no)

Hvis du ikke har norsk bank-ID må du logge inn på alternativ måte.

Når kommer utbetalingen? Se avsnitt om utbetalingsdatoer og hva de ulike statusene i skjemaet betyr.

Oppdragstakere og tilgang til Betalmeg

Personer som har inngått oppdragskontrakt med NTNU, trenger ikke registreres i Betalmeg. Forutsatt at kontrakt er signert og godkjent får disse automatisk tilgang til Betalmeg fra startdato i kontrakten. Husk derfor å sette startdato i oppdragskontrakten til litt før personen skal reise. Tilgangen varer en stund etter oppdraget. Brukeren vil bli slettet fra Betalmeg hvis hen har vært inaktiv i ett år.

Oppdragstakeren mottar e-post med bl.a. informasjon om Betalmeg etter at de har signert oppdragskontrakt med NTNU via Tilsetting og arbeidskontrakt.

Oppdragstakere skal ikke legge inn selve honoraret sitt i Betalmeg-løsningen. Betalmeg-løsningen er kun for utgifter som skal betales tilbake. Selve honoraret vil en oppdragstaker få utbetalt etter sluttdatoen for oppdraget.

Konteringsinformasjon for oppdragstakere

Når en oppdragstaker har fått kontrakt via Tilsetting og arbeidskontrakt, har enheten allerede registrert konteringsinformasjon. Den eksterne skal la feltet "kostnadsfordeling" stå som standard med mindre hen har fått beskjed fra oppdragsgiver om å legge inn en annen kostnadsfordeling. Se fra cirka 1 minutt i denne YouTube-videoen om reiseregning i Betalmeg (dfø) om hvordan du endrer kontering.

Pålogging for utenlandske brukere av Betalmeg

Utenlandske brukere som ikke kan logge seg på med bank-ID, mottar en e-post med et brukernavn. Første gang du logger deg på https://login.dfo.no/ velger du "other agencies".

Der skal du skrive inn brukernavn og velge "glemt passord". Du får da tilsendt en kode på SMS. Etter at denne er registrert, kan du lage ditt eget passord som de bruker ved pålogging.

Hvis du har glemt eller ikke har mottatt brukernavn, kan du velge «glemt brukernavn». Se skjermbilder og steg-for-steg guide på engelsk wikiside om Betalmeg.

Følgende er tilgjengelig på både norsk og engelsk:

• Betalmeg-løsningen
• I machform-skjemaet der de skal registrere egne opplysninger til Betalmeg, kan de velge språk i starten.
• Wikisiden om Betalmeg er på norsk og engelsk.

Veiledning

Slik bruker du Selvbetjeningsportalen Betalmeg (dfo.no)

Utbetaling

Se lønnskjøringsplanen for utbetalingsdatoer og frister.

Lurer du på hvor langt reiseregningen din har kommet?

Gå til "Registrer reiseregning" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Reiseregningen er påstartet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Reiseregning blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Husk dette når du registrerer reiseregning og refusjon i Betalmeg

• Legg ved spesifiserte kvitteringer som dokumenterer alle utlegg. Med spesifisert kvittering menes det at kvitteringen viser hva det er betalt for. En bankutskrift som kun viser hvilket beløp som er betalt vil derfor ikke være tilstrekkelig.
• Kravet skal leveres innen en måned.
• Sørg for at opplysningene på skjema er korrekte og komplette
• For reiseutgifter som skal betales tilbake, velger du «Registrer reiseregning» når du kommer inn i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen Betalmeg. Hvis du krever refusjon for noe som ikke er knyttet til en reise, velger du «Registrer utgiftsrefusjon».
• Ikke-ansatte ved NTNU er ikke omfattet av statens reiseregulativ, og har derfor ikke krav på kost- og kilometergodtgjørelse. I enkelte tilfeller kan dette imidlertid avtales spesielt. NB! Ettersom kost- og kilometergodtgjørelse er skattepliktig, anbefales ikke dette til personer uten norsk skattekort på grunn av lang behandlingstid ved skattepliktsvurdering.

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller behov for hjelp med Betalmeg, kontakt Tjenestesenteret.