Dersom du skal ansette medarbeider som skal jobbe for NTNU i utlandet, eller dersom en ansatt skal endre arbeidssted helt eller delvis til utlandet, kan dette utløse en situasjon som påvirker den ansattes trygdetilhørighet, skatteplikt og forsikringer, i tillegg til at arbeidsgiver kan få forpliktelser i det aktuelle landet.

NTNUs støttefunksjon for arbeidskontrakter ved arbeid i utlandet (GOA), tilbyr støtte til ledere og HR i slike saker. Ved behov for rådgivning bør GOA kobles på så tidlig som mulig, gjerne før beslutningen er endelig, for informasjon om arbeidsgivers ansvar og kartlegging av risikofaktorer. Det er utarbeidet en prosessflyt slik at man kan se hva som skal gjøres og hvilke roller som ivaretar hvilke oppgaver i de ulike fasene av disse prosessene.

Ansette utenlandsk medarbeider som skal jobbe i Norge | Sider merket med ansettelse

Prosessflyt

Behovsfase

Behov for ansettelse i utlandet eller endring i arbeidssted oppstår. Allerede her bør leder/HR kontakte GOA for råd og veiledning, gjerne før en beslutning tas. Dette vil bidra til at det tas en veloverveid og opplyst beslutning på et tidligst mulig stadium. Henvendelser sendes til GOA.

Tilbudsfase

Etter samtale med GOA vil leder/HR ta en avgjørelse om ansettelse i utlandet/endring av arbeidssted til utlandet.

Ved ansettelse innhenter HR nødvendig informasjon fra- og gir nødvendig informasjon til den ansatte, sammen med tilbud om stilling. Bruk malen for arbeidsavtale, utland inkl. vedlegg- informasjons- og sjekkliste: Employment contract (docx). Det presiseres at avtalen må tilpasses for hvert enkelt tilfelle for blant annet å være gyldig i det aktuelle arbeidslandet. For hjelp til korrekt utfylling, sendes henvendelse til GOA.

Ved endring av arbeidssted fra Norge til utlandet sørger HR for utfylling og signatur av skjema for forflytning av arbeidssted:

• Tilleggsavtale for forflytning av arbeidssted, norsk og engelsk (docx)

HR arkiverer avtalen i ePhorte og sender den til Tjenestesenteret via NTNU hjelp: Registrering av forflytting av arbeidssted, utland i NTNU hjelp - Velg "Endre arbeidsland" i rullegardinmenyen.

Følg også sjekklisten Veileder om forberedelser før forskningsopphold i utlandet (pdf) (sjekklisten gjelder for de fleste utenlandsopphold, selv om den i hovedsak tar for seg phd-kandidater.)

HR sørger selv for oversendelse til Tjenestesenteret for registrering i lønnssystemet innen oppstartdato. I noen tilfeller har HR signaturer og tilstrekkelig opplysninger allerede her til å gjøre registreringene. I andre tilfeller må man vente til kartleggingen i neste fase er ferdig.

Avklaringsfase

GOA kobles her på for bistand med å kartlegge mulige risikofaktorer og arbeidsgiverforpliktelser. GOA påser også at arbeidsavtalen fyller kriteriene til “gyldig arbeidsavtale” i det landet vedkommende skal jobbe i, og vil eventuelt utforme en tilleggsavtale ved behov for dette.

GOA vil også samhandle med- og være kontaktpunktet mot eksterne konsulenter ved behov for dette. GOA sørger også for nødvendige registreringer av NTNU og den ansatte i arbeidslandet.

Driftsfase

I denne fasen er lokal HR/leder ved enhet kontaktpunktet for arbeidstakeren. Lokal HR kontakter GOA ved behov for bistand knyttet til spørsmål som omhandler skatt, folketrygd og forsikringer som skulle oppstå i utlandet.

Avslutningsfase

I noen tilfeller gjelder avtalt sluttdato for stillingen og opphør av utenlandsoppholdet, andre ganger oppstår endringer underveis, som forlengelser eller den ansatte sier opp. Enkelte ganger skal den ansatte avslutte utenlandsoppholdet og jobbe i Norge etterpå. HR lokalt følger opp mot leder og ansatt for tidlig kartlegging og planlegging av ev. forlengelser, endringer, hjemreise eller opphør. HR kobler på GOA ved behov.

Lokal enhet har arbeidsgiveransvaret i alle faser, og skal følge opp den ansatte ved behov.

I løpet av prosessen kan det bli behov for bistand fra eksterne konsulenter. Kostnader knyttet til dette fordeles slik at kostnader ved å registrere NTNU som arbeidsgiver i et annet land dekkes av NTNU sentralt. Kostnader knyttet til vurderinger og utredninger knyttet til den ansatte dekkes av fakultet og institutt. Dette inkluderer månedlig rapportering til myndigheter i utlandet hvor dette er nødvendig.

Saker som ikke behandles av GOA

Opplysningene på denne siden tar ikke for seg:

• Ansatte som midlertidig reiser ut, for eksempel ved forskningsopphold (stipendiater, post.doc. og forskere)
• Professor II

For disse gruppene er det utarbeidet egne rutiner, retningslinjer og veiledere som vil muliggjøre for enhetene å gjennomføre ansettelsen /utreisen uten at saken oversendes til GOA. Under er en samling med nyttige lenker i så måte. GOA kan kontaktes for råd og veiledning i disse sakene, selv om saken ikke oversendes på samme måte.

Søknader og skjema

• Skjema for forflytning av arbeidssted, norsk og engelsk (docx)
• Registrering av forflytting av arbeidssted, utland i NTNU Hjelp - Velg "Endre arbeidsland" i rullegardinmenyen
• Registrering av reiseplanlegger i NTNU Hjelp - Velg "Reiseplanlegger" i rullegardinmenyen
• Søke om skattekort på vegne av utenlandsk arbeidstaker
• Employment contract (docx)

Nyttig informasjon

• Ansette utenlandsk Professor II som har hovedstilling i hjemlandet
• Informasjon dersom arbeid skal utføres fra Sverige
• Forskningsopphold i utlandet
• Informasjon om rammeavtale med KPMG
• Veileder om forberedelser før forskningsopphold i utlandet (pdf)
• Checklist for non- Norwegian nationals employed by NTNU internationally (docx)
• Søknad om medlemskap i folketrygden under opphold utenfor EØS - nav.no
• Søknad om avklaring av trygdetilhørighet under opphold i EØS eller Sveits - nav.no
• Informasjonssikkerhet på reise

Kontakt

Du kommer i kontakt med GOA-teamet ved å sende en e-post til: GOA@hr-hms.ntnu.no