Om du skal ansette en medarbeider som skal arbeide i utlandet, eller hvis en av dine ansatte skal endre arbeidssted helt eller delvis til utlandet, så kan det påvirke trygdeforhold, forsikringer og skatteplikt. Det kan også føre til at NTNU får plikter i arbeidslandet.

Informasjonen på denne siden omhandler i hovedsak arbeidsgivers overordnede ansvar og retter seg primært mot HR- og HMS-ledere, prosjektledere, enhetsledere og medarbeidere i HR Rekruttering og HR Forvaltning.

Temasider: Ansette medarbeider |Forskningstermin

Leter du etter noe annet? Ansette utenlandsk medarbeider som skal jobbe i Norge | Forskningsopphold i utlandet | Sider merket med ansettelse

Arbeidsgivers ansvar

Arbeidsgiver skal undersøke om ansettelsen krever spesielle tiltak i Norge eller i andre land. HR- og HMS-avdelingens støttefunksjon for grenseoverskridende arbeidsforhold, forkortet GOA, tilbyr bistand til ledere og HR-medarbeidere i slike saker.

Lokal enhet har ansvaret for medarbeideren i hele prosessen, og GOA har en rådgivende rolle.

Det anbefales å kontakte GOA tidlig i prosessen slik at konsekvensen av ansettelsen eller endringen kan vurderes i god tid før oppstart.

Arbeidskontrakten

Hvis arbeidet skal utføres i andre land, så bør arbeidskontrakten vurderes med tanke på avvikende lov- og regelverk:

• Ordinære, statlige kontraktmaler kan måtte endres, tilpasses eller utformes i henhold til aktuelle lands arbeidsrettslige regler.
• I noen tilfeller er det tilstrekkelig med en tilleggsavtale til den eksisterende arbeidskontrakten.
  • Se informasjon om Avtale om endring av arbeidssted
• I noen tilfeller må arbeidskontrakten baseres på et annet lands arbeidsrettslige regler. En kontrakt som er gyldig i det aktuelle landet kan da benyttes.

Det er utarbeidet et forslag til internasjonal arbeidsavtale: Employment contract (docx). Avtalen må tilpasses det enkelte lands lovverk og det som avtales. Vær oppmerksom på at avtalen ikke er tilstrekkelig ved alle typer ansettelser i utlandet. Kontakt GOA for råd og veiledning ved behov.

Skal din ansatt ha forskningsopphold i utlandet, se siden Forskningsopphold i utlandet for informasjon om hva som skal gjøres før et forskningsopphold i utlandet.

Arbeidstillatelse

Det er viktig å være sikker på at den ansatte har tillatelse til å arbeide for NTNU i det aktuelle landet. Landene i Norden, i EU/EØS-området og i verden for øvrig forholder seg til sine ulike regler og prosedyrer.

Trygdemedlemskap og forsikringer

NTNUs ansatte vil i mange tilfeller ha norsk trygdemedlemskap og ordinære forsikringer når de skal utføre arbeid for NTNU i utlandet. Hovedregelen er at NTNU-ansatte som er EU/ EØS-borgere er norske trygdemedlemmer når de arbeider innen EU/EØS-området. Det må søkes til NAV om bekreftelse på medlemskap for medarbeidere som ikke er registrert bosatt i Norge.

• Trygdemyndighetene i aktuelle land avgjør hvilket lands trygdesystem en person skal tilhøre. GOA kan bistå med å vurdere mest sannsynlig utfall av søknader.
• For tredjelandsborgere (Tredjelandsborgere - Store norske leksikon) må trygdemedlemskapet uten unntak undersøkes nærmere hvis de er bosatt i utlandet og arbeidet utføres utenfor Norge.
• Statlige norske arbeidsgivere skal oppfylle ordinære arbeidsgiverplikter også når lønn opptjenes i utlandet. Dokumentasjon på fritak fra plikten til å avsette norske avgifter eller å foreta skattetrekk av lønn, må innhentes fra myndighetene.
• Arbeidsgiver sørger for avgifter og forsikringer til det aktuelle trygdelandet, og eventuell tilbakeføring av norske avgifter når det er aktuelt.

Skatteplikt

• Det er internasjonale skatteavtaler som regulerer skatteplikten. Ansatte som bor og arbeider fra utlandet av personlige årsaker (og ikke faglige) er normalt skattepliktige til arbeidslandet. Dette må undersøkes i hvert enkelt tilfelle.
• Skatteetaten vurderer norsk skatteplikt etter individuell søknad. Arbeidsgiver kan i noen tilfeller søke om skattepliktvurdering på vegne av en ansatt.
• Ved kortvarig opphold i utlandet oppstår det normalt ikke skatteplikt til arbeidslandet.
• For utenlandske ansatte som ikke har etablert norsk skatteplikt, er det vesentlig at både norsk og utenlandsk skatteplikt undersøkes og dokumenteres.

Skattetrekkplikt

• NTNU foretar skattetrekk av lønn, basert på skattekort, skattefritak eller skattepliktvurdering.
• Det kan oppstå trekkplikt i flere land. Det innhentes dokumentasjon fra andre lands skattemyndigheter.
• Hvis arbeidet foregår i flere land, etterspørres en reiseplan for avtalt periode. Dette legger grunnlag for riktig skattetrekk av lønn.

Bistand fra eksterne rådgivere

• Arbeid i utlandet krever omfattende juridisk vurdering av NTNU som arbeidsgiver. Ofte er det behov for konsulentbistand for å avklare sakene.
• NTNU har rammeavtale med KPMG om konsulentbistand i utlandet. Kontakt GOA ved vurdering av behov for bistand.
• Konsulentkostnader knyttet til saken dekkes av lokal enhet. Omfanget av kostnader kan i enkelte tilfeller bli betydelig og anbefales derfor kartlagt.

Typiske ledd i ansettelsesprosessen

1. Behov for ansettelse eller endring av arbeidsland oppstår. Faglig bistand etterspørres. Undersøkelser iverksettes ved behov.
2. Enheten fatter beslutning. Kontraktstilbud/endringsavtale utarbeides. Det igangsettes tiltak for å skaffe nødvendig informasjon fra aktuelle lands myndigheter og den ansatte.
3. Oppstart av arbeidsforholdet skjer etter avtale.
4. Dokumentasjon fra myndighetene innhentes. Pålegg fra andre lands myndigheter ivaretas når vedtak foreligger. Dette kan for eksempel være krav om innbetaling av sosiale kostnader, forsikringer eller skattetrekk.
5. Arbeidsgivertiltak i andre aktuelle land iverksettes etter avtale med enheten.
6. Enheten ivaretar den ansatte og arbeidsforholdet. HR-medarbeider ved enheten har dialog med GOA ved behov.

Søknader og skjema

• Endring av arbeidssted
• Registrering av reiseplanlegger i NTNU Hjelp - Velg "Reiseplanlegger" i rullegardinmenyen
• Søke om skattekort på vegne av utenlandsk arbeidstaker
• Employment contract (docx)
• Checklist (docx)

Nyttig informasjon

• Ansette utenlandsk Professor II som har hovedstilling i hjemlandet
• Informasjon dersom arbeid skal utføres fra Sverige
• Forskningsopphold i utlandet
• Informasjon om rammeavtale med KPMG
• Søknad om avklaring av trygdetilhørighet under opphold i EØS eller Sveits - nav.no
• Informasjonssikkerhet på reise
• Informasjon om den ansatte, ved vurdering av sak (docx)

Kontakt

Kontakt GOA ved ønske om bistand.