Er du fast ansatt i vitenskapelig stilling, stipendiat eller postdoktoktor og planlegger forskningsopphold i utlandet? Her finner du informasjon nødvendige forberedelser før reisen.

Veiledningen gjelder for opphold med varighet inntil 12 måneder.

English version: Plan your research stay abroad

Ser du etter noe annet? Temaside om forskertermin | Temaside om reise

Denne veiledningen gjelder for deg som oppfyller disse punktene:

• Du er normalt bosatt i Norge og har vært bosatt i Norge i minst ett år før utenlandsoppholdet.
• Du er ansatt på NTNU og mottar kun lønn fra NTNU under hele utenlandsoppholdet.
• Du har avklart utenlandsoppholdet med din leder.

Avtale om endring av arbeidssted

Hvis du skal arbeide i utlandet i mer enn 4 sammenhengende uker, skal avtale om endring av arbeidssted inngås.

For at lønnen du tjener i utlandet kan registreres riktig, må Tjenestesenter for lønn og HR-tjenester informeres om utenlandsoppholdet. Dette forbedrer muligheten til enklere og mer korrekt skatteoppgjør, og kan være nyttig hvis det må søkes om skattefradrag for ekstra kostnader ved utlandsoppholdet.

Avtale med vertsinstitusjon

Du skal selv knytte kontakt med vertsinstitusjon i utlandet. Når dere har blitt enige om at du skal oppholde deg der, må du be om «Letter of invitation». Et invitasjonsbrev er en formell invitasjon fra institusjon i utlandet, skrevet på institusjonens brevmal, som normalt inneholder navn på den som inviteres, beskrivelse av formålet for oppholdet og lengde. Dette er ofte nødvendig for å kunne søke om visum, og som vedlegg til Skatteetaten ved eventuell søknad om skattenedsettelse.

Trygd

Folketrygdmedlemskap

Som statsansatt har du normalt medlemskap i norsk folketrygd også når du jobber fra utlandet. Medlemskapet skal dokumenteres av NAV.

EU/EØS-borgere

Er du EU/EØS-borger, skal du søke NAV om bekreftelse på medlemskapet i folketrygden når du planlegger å være i utlandet i mer enn 2 måneder.

Hvis du skal på forskningsopphold i et

a) annet EU/EØS-land, søk om A1-attest (nav.no).

b) land utenfor EU/EØS-området, søk om Certificate of coverage (nav.no)

Tredjelandsborgere

Er du statsborger av et land utenfor EU/EØS-området, skal du søke NAV for alle utenlandsopphold (ikke konferanser og slike korte opphold). Det gjør du i skjemaet Certificate of coverage.

Arbeidsgiver skal fylle ut sin del.

Har du med deg familiemedlemmer, må de avklare sitt trygdemedlemskap.

Europeisk helsetrygdekort og S1

Er du EØS-borger og skal reise innen EØS-området, bør du ha med Europeiske helsetrygdkort. Kortet gir rett til dekning av nødvendig helsehjelp på samme vilkår som innbyggerne i landet du oppholder deg i.

Ved lengre opphold i EØS-området, kan du også søke om rettighetsdokumentet S1. Det dokumenterer rett til nødvendige utgifter til helsetjenester i det offentlige helsevesenet i arbeidslandet. Kortet må registreres i arbeidslandet og prosessen kan ta noen måneder.

Forsikring

Som utsendt arbeidstaker, opprettholder du alle forsikringer gjennom Statens Pensjonskasse, som gruppelivsforsikring og yrkesskadeforsikring. I tillegg får du ulykkesforsikring som gjelder hele døgnet.

Les mer om forsikringer under utenlandsopphold.

Reiseforsikring

Det anbefales å tegne en privat forsikring i tillegg til de ytelsene du får via folketrygden eller lignende rettigheter i andre land. Private forsikringer kan dekke

• hjemtransport
• helseproblemer
• tyveri
• ulykker

Du bør minimum tegne en forsikring som dekker hjemtransport ved sykdom eller død. Vær også oppmerksom på at reiseforsikringer kan ha begrenset varighet. Sørg for å være dekket under hele oppholdet.

Betaler du reisen med NTNUs kredittkort Eurocard/AirPlus, får du reiseforsikring som er gyldig i inntil 90 dager i utlandet.

Vaksine

Husk å undersøke hvilke vaksiner du må ta for det aktuelle landet: Vaksine.

Folkeregister

Ved utenlandsopphold som overskrider 6 måneder, skal du melde flytting til Skatteetaten. Det er i henhold til lov om folkeregistrering

Legg ved dokumentasjon som viser at dette er et midlertidig opphold. For eksempel:

• utfylt skjema for endring av arbeidssted
• tildelingsbrev for stipend eller lignende

Visum

I besøkslandet: Behov for visum må avklares i god tid før planlagt oppstart. Søknadsprosess for visum kan ofte ta inntil 6 måneder.

Oppholdstillatelse

I Norge: Dersom du har midlertidig oppholdstillatelse i Norge kan du miste den ved utenlandsopphold som varer mer enn 6 måneder. For å undersøke dette kan du kontakte UDI.

Bolig

Veiledning til deg som skal leie bolig i utlandet og/eller leie ut boligen din i Norge:

Bolig og forskningsopphold i utlandet

Kontakt

• Du får bistand til utfylling av skjemaer og veiledning før utenlandsoppholdet av HR ved din enhet. Dersom lokal HR har behov for bistand, kontakt: NIRS
• Dersom du har spørsmål om lønn eller utbetaling av stipend, kontakt Tjenestesenter for lønn og HR- tjenester.